3.3.1 Bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán Cty Tân Phú Vinh- chi nhánh Cần Thơ
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán
Kế toán trưởng: chức năng lãnh đạo trực tiếp về nghiệp vụ kế toán của toàn công ty. Nhiệm vụ theo dõi kiểm tra tất cả các công việc về số liệu, sổ sách, chịu trách nhiệm ký duyệt các giấy tờ về mặt kế toán tài chính.
Tổng Giám đốc Phó GĐ tài chính Phó GĐ Kinh doanh Phòng TC hành chính Phòng Kế toán CN Tp. HCM CN Cần Thơ Phòng Kinh doanh Phòng QL kỹ thuật CN Đà Nẵng CN Hà Nội Trưởng phòng kế toán Trưởng phòng kế toán Trưởng phòng kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán công nợ Kế toán NVL, TSCĐ, XDCB Tổ quỹ, vi tính Phó phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp chi phí Kế toán hàng hóa
27
Phó phòng kế toán: chịu trách nhiệm về nhập, xuất, tiêu thụ hàng hóa tại công ty và ký duyệt các chứng từ thay kế toán trưởng khi vắng mặt.
Kế toán hàng hóa: theo dõi việc nhập, xuất, tồn hàng hóa ở công ty, hàng ngày vào sổ chứng từ để lập báo cáo hàng tháng.
Kế toán tổng hợp chi phí: cuối tháng, cuối kỳ kế toán tổng hợp các khoản chi phí phát sinh, tổng hợp lại và lập báo cáo tháng, quý cho toàn công ty.
Kế toán thanh toán: theo dõi việc thu, chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng. Kế toán công nợ: theo dõi việc tăng, giảm nợ của khách hàng cũng như trng nội bộ của đơn vị.
Kế toán XDCB, TSCĐ: theo dõi các công trình xây dựng cơ bản, bàn giao TSCĐ, ghi sổ báo cáo.
Tổ quỹ, vi tính: nhập các dữ liệu vào máy, theo dõi các sổ sách, ghi nhận từ các chứng từ gốc, lập các báo cáo
3.3.2 Hình thức kế toán
- Hình thức kế toán mà công ty sử dụng là hình thức “ chứng từ ghi sổ” Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ hoặc chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế tập hợp vào bảng chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái có liên quan.
Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ thì phản ánh vào sổ chi tiết đến cuối kỳ kế toán ( tháng, quý, năm) tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của các tài khoản trên sổ cái, sau đó tiến hành đối chiếu các số liệu trên sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Nếu khớp đúng thì phản ánh vào bảng cân đối tài khoản và các báo cáo kế toán.
28
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty quyết định chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 15/2006/ QĐ-BTC
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Trong công tác hạch toán hàng tồn kho, để quản lý thống nhất và tạo điều kiện thuận lợi trong công tác ứng dụng tin học cho kế toán, công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “ kê khai thường xuyên”.
Phương pháp nộp thuế GTGT: Công ty nộp thuế theo quy định của Nhà nước và sử dụng hóa đơn GTGT do Bộ Tài Chính phát hành, công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp tính trị giá xuất kho: Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, mỗi khi nhập kho
Chứng từ kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
29
theo đơn giá mới khác với đơn giá hiện đang còn tồn kho thì doanh nghiệp sẽ tính đơn giá bình quân để làm đơn giá cho lần xuất kho tiếp theo. Hạch toán tại các đơn vị trực thuộc
- Đối với các đại lý và cửa hàng: Công ty áp dụng hình thức hạch toán báo sổ. Hàng ngày, căn cứ vào tình hình thu chi để ghi vào sổ sau đó luân chuyển đến công ty để kế toán tập hợp vào bảng kê và ghi sổ kế toán. Quan hệ kế toán ở các cửa hàng thông qua tài khoản 1312 “ Phải thu đại lý”, tài khoản 1313 “ Phải thu cửa hàng”, không sử dụng tài khoản 136.
- Đối với các chi nhánh công ty: Các chi nhánh công ty có hệ thống hạch toán riêng, quan hệ kế toán giữa các chi nhánh thông qua tài khoản 3361 “Phải trả nội bộ”.
3.4 KHÁI QUÁT VỀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA BA NĂM 2010- 2012 BA NĂM 2010- 2012 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
30
Bảng 3.1: Khái quát doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty qua ba năm ( 2010- 2012)
Đvt: đồng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%)
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1.260.360.016 1.615.782.206 1.939.828.025 355.422.190 28,2 324.045.819 20,05 2. Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ 1.260.360.016 1.615.782.206 1.939.828.025 355.422.190 28,2 324.045.819 20,05 3. Giá vốn hàng bán 690.874.191 933.832.820 1.022.067.034 242.958.629 35,16 88.234.214 9,44 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ(= 2-3) 569.485.825 681.949.386 917.760.991 112.463.561 19,74 235.811.605 34,58 5. Doanh thu hoạt động tài
chính
16.175.814 17.821.131 14.005.869 1.645.317 10,17 (3.815.262) (21,4) 6. Chi phí bán hàng 42.254.322 54.312.030 66.058.323 12.057.708 28,53 11.746.293 21,62 7. Chi phí quản lý DN 351.958.315 463.194.039 662.798.096 111.235.724 31,6 199.604.057 43,09 8. Lợi nhuận từ hoạt động kinh
doanh (= 4+5-6-7)
191.449.002 182.264.448 202.910.441 ( 9.184.554) (4,79) 20.645.993 11,32
9. Chi phí khác - - 1.312.500 - - - -
10. Lợi nhuận khác - - (1.312.500) - - - -
11. Lợi nhuận kế toán trước thuế
191.449.002 182.264.448 202.779.236 ( 9.184.554) 20.514.788 11,25
31
Dựa vào bảng khái quát doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty qua ba năm ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty luôn đạt hiệu quả cao. Năm 2011 doanh thu đạt 1.615.782.206 đồng tăng 355.422.190 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 28,2 %. Năm 2012, doanh thu đạt được là 1.939.828.025 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 20,05%. Doanh thu năm 2011 so với năm 2010 tăng là do công ty đã có những chính sách bán hàng hợp lý, chiến lược kinh doanh đề ra đạt hiệu quả cùng với đội ngũ nhân viên bán hàng nhiều kinh nghiệm đã tạo được lòng tin cho khách hàng tin dùng sản phẩm. Sang đến năm 2012, doanh thu bán hàng có tăng so với năm 2011, nhưng mức tăng chỉ đạt 20,05%. Dù mức doanh thu của năm 2012 không đạt ở mức như năm 2011 nhưng doanh thu qua các năm luôn tăng đây là một tín hiệu tốt cho công ty.
Doanh thu các năm tăng cũng đồng thời làm cho giá vốn hàng bán tăng theo. Năm 2011, giá vốn hàng bán là 933.832.820 đồng tăng 242.958.629 đồng tương ứng là 35,16%, qua đến năm 2012 giá vốn hàng bán là 1.022.067.034 đồng tăng 88.234.214 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 9,44%. Giá vốn hàng bán tăng là do các yếu tố đầu vào để sản xuất sản phẩm trên tổng công ty tăng dẫn đến nguồn hàng giao xuống cũng tăng giá. Dù giá vốn hàng bán tăng nhưng luôn thấp hơn tỷ lệ tăng doanh thu điều này làm cho lợi nhuận gộp của công ty biến động theo chiều hướng tốt.
Doanh thu tài chính cũng góp phần không nhỏ ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của toàn công ty. Năm 2011, doanh thu tài chính đạt 17.821.131 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 10,17%. Doanh thu tài chính chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Sacombank, năm 2011 lãi suất tăng nên tiền gửi tại ngân hàng tăng theo. Đến năm 2012 doanh thu tài chính chỉ đạt 14.005.869 đồng giảm 3.815.262 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 21,4%. Doanh thu tài chính năm 2012 giảm là do lãi suất tiền gửi giảm, để các doanh nghiệp có thể tiếp cận vốn vay để sản xuất kinh doanh.
Cùng với giá vốn hàng bán thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng biến động nhiều qua các năm. Trong năm 2010 chi phí bán hàng là 42.254.322 đồng, đến năm 2011 thì chi phí bán hàng là 54.312.030 đồng tăng 28,53% so với năm 2010, qua đến năm 2012 thì chi phí bán hàng là 66.058.323 đồng tương ứng với tỷ lệ là 21,62%. Chi phí bán hàng của công ty chủ yếu là tiền hoa hồng trả cho nhân viên bán hàng, chi phí bán hàng tăng tức là số lượng hàng hóa bán ra nhiều, đây là một tín hiệu tốt công ty nên phát huy.
Trong các khoản chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty thì chi phí quản lý doanh nghiệp luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu tổng chi phí. Năm 2010 chi phí QLDN là 351.958.315 đồng đến năm 2011 đã tăng lên
32
463.194.039 đồng tương ứng với tỷ lệ là 31,6%. Sang đến năm 2012, chi phí QLDN đã tăng lên 662.798.096 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 43,09%. Chi phí quản lý bao gồm tiền dịch vụ mua ngoài như tiền điện, tiền nước, tiền lương nhân viên quản lý… Việc chi phí quản lý tăng qua các năm là do giá điện nước hai năm qua liên tục tăng cộng với tiền lương nhân viên tăng dẫn đến chi phí quản lý tăng theo.
Sự biến động của doanh thu, chi phí ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận thuần của công ty qua các năm, năm 2011 lợi nhuận đã giảm 9.184.554 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 4,79% so với năm 2010 nhưng đến năm 2012 lợi nhuận đã tăng 11,32% tương ứng là 20.645.993 đồng so với năm 2011 đây là một kết quả tốt mà công ty cần hướng tới.
Các khoản thu nhập khác và chi phí khác ít phát sinh nên lợi nhuận trước thuế của công ty chịu ảnh hưởng lớn từ hoạt động kinh doanh. Năm 2011 lợi nhuận trước thuế đã giảm 9.184.554 đồng tương ứng giảm 4,79% so với năm 2010, nhưng đến năm 2012 lợi nhuận trước thuế đã tăng 20.514.788 đồng tương ứng là tăng 11,25% so với năm 2011, điều này cho thấy chỉ tiêu lợi nhuận ngày càng có xu hướng tăng chứng tỏ việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả tốt.
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG TỚI 3.5.1 Thuận lợi 3.5.1 Thuận lợi
Công ty nằm ngay quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ nên thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty vì Cần Thơ là trung tâm của các tỉnh miền Tây Nam Bộ, giao thông thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa tới các tỉnh trong khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long.
Bên cạnh đó nguồn hàng của công ty được tiếp nhận từ các hãng và công ty lớn trên toàn quốc cũng như trên thế giới như Casio, Samsung, Quorion, Datamax nên nguồn hàng luôn được đảm bảo về chất lượng. Sản phẩm của công ty đa dạng, nhiều chủng loại : nhóm máy tính tiền ( máy tính tiền Casio TE 4000F, Casio TE – 100, Casio TE 8000F….), nhóm máy in ( máy in SRP - 275CP, máy in SRP- 350U, máy in SRP 350Plus…), nhóm giấy tính tiền (giấy cộng khổ K80, giấy cộng khổ K75, giấy cộng khổ K44…).
Sau nhiều năm kinh doanh trên thị trường công ty đã chiếm được sự tín nhiệm của khách hàng và người tiêu dùng trên toàn quốc, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.5.2 Khó khăn
Hoạt động theo cơ chế bán hàng hưởng hoa hồng trên thực tế hàng bán ra đã hạn chế tính chủ động, khả năng linh hoạt trong kinh doanh của công ty.
33
Tình hình thị trường trên địa bàn công ty được phân công ngày càng phức tạp, nhiều đầu mối nhập hàng trực tiếp đã có mặt tại Cần Thơ với hệ thông kho bãi hiện đại, khả năng cạnh tranh cao, gây áp lực đối với công ty.
Tốc độ phát triển của mạng lưới tư nhân quá nhanh, phương thức bán hàng linh hoạt : giao hàng tận nơi, khuyến mãi đa dạng, các hình thức bán trả góp… làm cho sức cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn.
3.5.3 Phương hướng tới
Tiến hành khảo sát, nghiên cứu và lập kế hoạch đầu tư xây dựng mới hệ thống phân phối, kho bãi nhằm nâng cao lượng hàng kịp thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Phát triển hệ thống dịch vụ như tư vấn, gia công thiết bị để hỗ trợ tốt cho hoạt động kinh doanh chính của công ty, nâng cấp xây dựng mới một số cửa hàng nhằm củng cố và mở rộng quy mô hoạt động của công ty.
Cùng với sự xuất hiện ngày càng nhiều các doanh nghiệp kinh doanh máy tính tiền điện tử, máy in mã vạch buộc công ty phải đẩy nhanh đa dạng hóa về sản phẩm, mẫu mã để tăng lượng hàng bán ra để phát huy nguồn lực công ty và tăng thêm thu nhập cho người lao động tạo tiền đề vững chắc cho việc hội nhập nền kinh tế.
34
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
4.1 CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRONG THÁNG 3
1. Ngày 02/03, công ty nhập kho hàng hóa:
+ Máy TT SE- C300: 18 cái * 5.027.122 đồng / 1 Cái + Máy đọc vân tay : 8 cái * 2.131.438 đồng/ 1 Cái + Máy in hóa đơn: 6 cái * 3.340.123 đồng/ 1 Cái + Máy scan LS-2300: 15 cái * 1.896.600 đồng/ 1 Cái + Máy đọc mã vạch: 4 cái * 2.006.977 đồng/ 1 Cái + Mực máy TK-2300: 40 cái * 57.716,35 đồng/ 1 Cái
Tất cả số hàng hóa trên đều chịu thuế VAT 10%, công ty chưa thanh toán tiền cho tổng công ty.
2. Ngày 04/03, xuất bán giấy mực các loại cho Cty CP thương nghiệp tổng hợp Cần Thơ theo HĐ GTGT số 4541, giá xuất kho là 525.000 đồng, giá bán là 930.000 đồng, VAT 10%, thu bằng tiền mặt.
3. Ngày 05/03, xuất bán 15 cuộn giấy khổ 57 CN cho Cty TNHH TM DV Á Châu Đại Thắng theo HĐ GTGT số 4542, trị giá hàng xuất là 206.258 đồng/ 1cuộn, giá bán là 515.000 đồng / 1cuộn, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
4. Ngày 06/03, xuất bán 4 máy TT SE- C300 cho DNTN Kim Hồng Yến theo HĐ GTGT số 4543, trị giá xuất kho là 5.030.695đồng / 1 máy, giá bán là 6.900.000 đồng / 1 máy, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
5. Ngày 07/03, xuất bán 5 máy đọc mã vạch cho Trường THPT chuyên Nguyễn Bỉnh Khiêm theo HĐ GTGT số 4544, giá xuất kho là 2.332.515 đồng/ 1 máy, giá bán chưa thuế là 4.815.000 đồng / 1 máy, VAT 10%, thu bằng tiền mặt.
6. Ngày 08/03, xuất bán giấy mực các loại cho công ty CP Phát Hành Sách TP.HCM theo HĐ 4545, hàng xuất kho trị giá 885.496 đồng, giá bán là 975.000 đồng, VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
7. Ngày 10/03, xuất bán decal và film in MV các loại cho cty CP sách thiết bị Sóc Trăng theo HĐ GTGT số 4546, giá xuất kho là 2.051.906 đồng, giá bán là 3.800.000 đồng, VAT 10%, thu bằng tiền mặt.
8. Ngày 12/03, công ty chi tiền mặt trả tiền điện nước phục vụ cho công tác quản lý số tiền là 3.194.984 đồng, VAT 10%.
9. Ngày 13/03, xuất bán 5 máy TT SE- C300 cho DNTN Ngọc Thư Quân theo HĐ 4547, trị giá hàng xuất là 5.030.695 đồng / 1 máy, giá bán chưa thuế là 6.900.000 đồng / 1 máy, VAT 10%, chưa thu tiền.
35
10. Ngày 14/03, xuất bán 06 cuộn K80 CN cho Bệnh viện ĐK Phụng Hiệp theo HĐ GTGT số 4548, giá xuất kho là 250.000 đồng / 01 cuộn, giá bán là 380.000 đồng / 01 cuộn, VAT 10%, chưa thanh toán.
11. Ngày 15/03, xuất bán 8 máy đọc vân tay cho CN cty CP Mỹ Phẩm Đẹp theo HĐ 4549, trị giá hàng xuất là 2.135.900 đồng/ 1 máy, giá bán là