Thực trạng về hoạt động kênh phân phối của công ty

4. Kết cấu đề tài

2.2.4 Thực trạng về hoạt động kênh phân phối của công ty

2.2.4.1 Công tác lựa chọn thành viên kênh

Cũng giống như việc chọn nhân viên trong chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện, trong quá trình tổ chức hoạt động của kênh, chi nhánh công ty phải lựa chọn và thu hút những trung gian thương mại cụ thể tham gia vào kênh phân phối của mình. Việc lựa chọn này có ảnh hưởng rất lớn tới sự tồn tại và phát triển của kênh nói riêng và toàn công ty nói chung. Chi nhánh công ty muốn tạo được chỗ đứng trên thị trường, muốn phát triển thương hiệu thì hoạt động của kênh phân phối phải mạnh, muốn vậy các thành viên trong kênh phải hoạt động tốt và có sức cạnh tranh cao. Để hoàn thiện được hệ thống kênh phân phối hoạt động ngày càng có hiệu quả thì công tác lựa chọn các thành viên kênh là một đòi hỏi tất yếu

SV: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – 11DQM04 GVHD: TS. Lê Quang Hùng

cần phải kỹ càng và chặt chẽ.

Các thành viên trong kênh phân phối của chi nhánh công ty bao gồm: Lực lượng bán hàng và các đại lý.

 Thành viên là lực lượng bán hàng:

Lực lượng bán hàng của công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện bao gồm các nhân viên thuộc phòng bán hàng, các nhân viên thuộc cửa hàng giới thiệu sản phẩm, các nhân viên thuộc các kho. Như vậy, ta có thể chia lực lượng bán hàng này thành hai đối tượng chính là: lực lượng bán hàng bên trong và lực lượng bán hàng bên ngoài.

Lực lượng bán hàng bên trong là các nhân viên làm việc tại văn phòng, trực tiếp xử lý các đơn hàng online.

Lực lượng bán hàng bên ngoài là các nhân viên bán hàng tại cửa hàng trưng bày và nhân viên bán hàng tại các kho.

Nhiệm vụ chủ yếu của lực lượng bán hàng là tìm kiếm và phát triển thị trường, thu thập thông tin của khách hàng, giải quyết các thắc mắc, tư vấn về sản phẩm, hướng dẫn sử dụng sản phẩm và thực hiện hoàn hảo các dịch vụ cho khách hàng , bên cạnh đó họ còn phải biết phân tích dữ liệu tiêu thụ, đo lường tiềm năng thị trường, thu nhặt tin tức thị trường, tiến hành điều phối hàng hóa, làm những báo cáo về giao dịch và triển khai chiến lược phân phối.

Hiện nay, bộ phận bán hàng của chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện có khoảng 10 nhân viên hoạt động ở các khu vực thị trường khác nhau. Lực lượng này được tuyển rất kỹ trên nhiều tiêu thức song tiêu thức chủ yếu vẫn là: trình độ, kỹ năng, khả năng hiểu biết thị trường hàng trẻ, khả năng am hiểu về khách hàng và biết cách xây dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng, năng động, nhiệt tình, có khả năng làm việc theo nhóm.

 Thành viên là các đại lý

Việc lựa chọn các thành viên là đại lý là yêu cầu quan trọng đối với chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện khi muốn phát triển hệ thống kênh phân phối của mình bởi đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty. Vì vậy khi một khách hàng có nhu cầu trở thành đại lý của Trí Tuệ Toàn Diện ở 1 khu vực thị trường mới thì công ty phải thực hiện việc xét duyệt nhu cầu thành lập đại lý. Việc xét duyệt để chọn các đại lý của chi nhánh công ty dựa trên các tiêu chí sau:

 Có tư cách pháp nhân

Nhà phân phối là các tổ chức phải là một pháp nhân theo luật pháp Việt Nam và có chức năng bán hàng đó là chức năng tổ chức kinh doanh phân phối, tiêu thụ các sản phẩm của Trí Tuệ Toàn Diện

SV: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – 11DQM04 GVHD: TS. Lê Quang Hùng  Điều kiện tín dụng và khả năng tài chính

Đây là điều kiện rất quan trọng được chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện rất quan tâm bởi khi một cá nhân hay một tổ chức muốn kinh doanh thì điều đầu tiên họ phải có vốn. Điều kiện tín dụng và khả năng tài chính sẽ đảm bảo khả năng thanh toán của họ, từ đó họ có thể đáp ứng được nhu cầu đầu tư cho hàng hóa, công nợ trên thị trường và các trang thiết bị phục vụ cho việc phân phối như kho bãi, phương tiện vận tải, máy móc quản lý…Nếu các đại lý không đủ khả năng về tài chính việc phát triển mạng lưới phân phối của chi nhánh công ty sẽ gặp hạn chế do công ty phải bao phủ phần rủi ro tài chính và phải cấp mức tín dụng cao hơn bình thường để các đại lý có thể phát triển thị trường.

2.2.4.2 Sức mạnh bán hàng

Các đại lý phải có đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp đủ khả năng giới thiệu sản phẩm của iTTS đến khách hàng có nhu cầu. Chi nhánh công ty quy định mỗi đại lý phải có ít nhất một người đáp ứng được yêu cầu của nhân viên bán hàng mà chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện quy định.

 Uy tín danh tiếng

Chi nhánh công ty đánh giá cao những đối tượng có uy tín và danh tiếng trên thị trường muốn tham gia trở thành thành viên trong hệ thống kênh phân phối của iTTS bởi danh tiếng của các đại lý trên từng khu vực thị trường sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh và danh tiếng của chi nhánh công ty, giúp chi nhánh công ty quảng bá được thương hiệu trên thị trường và qua đó đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ của chi nhánh công ty. Nếu đại lý không có uy tín trên thị trường thậm chí mang tiếng xấu trong cộng đồng thì khi công ty dựa và đại lý này để tung sản phẩm ra thị trường khách hàng sẽ ủng hộ không cao và hình ảnh của công ty ít nhiều cũng bị ảnh hưởng.

 Tinh thần hợp tác

iTTS đánh giá cao tinh thần hợp tác của các thành viên. Đây cũng là tiêu thức để lựa chọn các đại lý bởi nếu các đại lý nhiệt tình, có tinh thần hợp tác cao với nhau và với chi nhánh công ty trong việc nghiên cứu thu thập thông tin liên quan đến việc kinh doanh sản phẩm của iTTS và các sản phẩm cùng loại, trong việc thực hiện các chính sách, các chương trình khuyến mại mà iTTS đưa ra sẽ thúc đẩy hệ thống kênh phân phối ngày càng phát triển và mở rộng.

Trên đây là những tiêu thức mà chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện đưa ra nhằm lựa chọn những đối tượng xứng đáng là thành viên trong kênh phân phối của mình. Sau khi xem xét xác định các tiêu chuẩn xong , chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện sẽ tiến hành xét duyệt nhu cầu thành lập đại lý để lựa chọn đại lý thích hơp.

SV: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – 11DQM04 GVHD: TS. Lê Quang Hùng

2.2.4.3 Hoạt động mua bán

Hoạt động mua bán hàng hóa trong kênh phân phối diễn ra chủ yếu là hoạt động mua hàng của các đại lý đối với công ty bởi hoạt động này tạo ra nguồn thu nhiều nhất cho chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện.

 Trước hết, khi các đại lý đặt hàng thông qua phòng bán hàng của công ty người đại diện bán hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, trao đổi và ghi nhận các thông tin đặt hàng từ khách hàng nhận được và sổ tay cá nhân như số lượng chủng loại sản phẩm, quy cách, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán, giá cả, thời gian giao hàng…

 Kiểm tra dư nợ của khách hàng, xem xét năng lực đáp ứng của công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện như nguồn hàng thiếu hay đủ tại các kho.

 Tiếp theo tiến hành trao đổi thỏa thuận và thống nhất với khách hàng về các thông tin liên quan như đã nêu ở trên trước khi chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng ( trong trường hợp chưa đủ nguồn hàng và lượng hàng nhập về có thể đáp ứng đơn hàng, dại diện bán hàng phối hợp với tổ cung ứng phải lập lệnh mua hàng gửi đến công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện sản xuất để thực hiện xuất xưởng đơn hàng).

 Phát hành phiếu đặt hàng nếu nguồn hàng và các điều kiện giao hàng đều đáp ứng.

 Theo dõi, giải quyết và gửi kịp thời các yêu cầu thay đổi của khách hàng đến các bộ phận có liên quan trước đó để điều chỉnh kịp thời.

 Trường hợp khách hàng có yêu cầu về thay đổi số lượng, thời gian, phương thức giao hàng…đại diện bán hàng phải xem xét, nếu yêu cầu là hợp lý, ghi nhận thay đổi đó vào phiếu đặt hàng cũ hoặc lập phiếu đặt hàng khác có ghi rõ thông tin liên quan tới việc thay đổi đơn đặt hàng cũ ( hủy bỏ hoặc bổ sung…) để các bộ phân liên quan biết điều chỉnh kịp thời.

 Trường hợp khách hàng đổi hàng, trả hàng: Nếu đã xuất hóa đơn, đại diện bán hàng phải xem xét nguyên nhân, nếu là nguyên nhân khách quan như những sản phẩm không đúng chất chượng do lỗi của chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện thì đại diện bán hàng tùy theo trị giá hàng hóa để xử lý: Nếu trị giá hàng hóa nhỏ hơn định mức thì đại diện bán hàng sẽ thông báo cho bộ phận kho đổi hàng hoặc nhận lại hàng tùy theo biên bản có chữ ký của họ và đại lý. Nếu trị giá đơn hàng lớn hơn định mức chuyển về công ty để xử lý theo biên bản kiểm tra của Ban quản lý chất lượng trước khi chấp nhận đổi hàng hoặc trả hàng .Việc nhập và đổi hàng hóa diễn ra rất nhanh chóng, thuận tiện không gây phiền hà cho các đại lý.

 Tiếp nhận, cập nhật, lưu trữ các chứng từ bán hàng từ các kho gửi về hàng ngày ( hóa đơn, báo cáo tiền mặt hàng ngày…)

SV: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – 11DQM04 GVHD: TS. Lê Quang Hùng  Theo dõi nợ và thực hiện thu nợ của khách hàng để nộp cho thủ quỹ của

công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện.

2.2.4.4 Hoạt động vận chuyển

Vận chuyển là yếu tố rất quan trọng trong việc phân phối hàng hóa đến tay khách hàng. Do đặc điểm của các khách hàng của iTTS hầu hết là hạn chế về phương tiện vận tải nên hoạt động này đối với công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện càng quan trọng, nó chiếm một phần khá lớn (8-10%) trong chi phí bán hàng. Việc vận chuyển không đúng quy cách, thời gian, địa điểm sẽ gây ra nhiều tác động xấu ảnh hưởng đến luồng lưu chuyển hàng hóa trong kênh. Đặc biệt là sự chậm trễ của việc vận chuyển hàng hóa hàng hóa đến vào thời điểm không thích hợp tức là khi khách hàng cần hàng ngay thì lại không có họ phải chờ đợi, điều này làm lỡ mất cơ hội kinh doanh của họ và có thể họ sẽ tìm đến những người cung ứng khác đồng thời nó cũng gây ra tổn thất và thiệt hại lớn cho công ty do các khoản phải bồi thường (nếu đó là khách hàng lớn). Như vậy, việc đúng thời gian và địa điểm, quy cách sản phẩm, chủng loại đã thỏa thuận là yêu cầu rất cần thiết trong quá trình vận chuyển.

Nhìn chung, hoạt động vận chuyển hàng hóa của chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện trong năm qua bên cạnh những khó khăn cần khắc phục cũng đã đạt được những kết quả tương đối tốt, đội ngũ lái xe nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm nên phần lớn là giao hàng đúng hẹn, chính xác về địa điểm, chủng loại hàng hóa mang lại sự hài lòng cho khách hàng, tạo được lòng tin từ các đại lý, đây là điều kiện duy trì được lòng trung thành của các thành viên trong kênh.

2.2.4.5 Hoạt động dự trữ

Hoạt động dự trữ trong kênh là hoạt động dự trữ ở các kho của công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện. Hoạt động dự trữ này sẽ đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng ở một mức độ nào đó do nó có thể đáp ứng được các yêu cầu cao của khách hàng, qua đó thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hóa trong kênh đồng thời hạn chế được các chi phí phát sinh vượt mức dự kiến.

Hiện nay chi nhánh công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện có 2 kho cố định: 1 kho tại TP.HCM (192 – 194 Hoa Lan, P.2, Phú Nhuận) và 1 kho tại TP. Đà Nẵng (79 Thái Phiên, Q. Hải Châu). Diễn tích kho khoảng 30m2. Còn lại là kho tại các điểm sản xuất và phân phối của nhà nhập khẩu (đối với các mặt hàng mà iTTS không phải là nhà phân phối độc quyền tại VN)

Tuy nhiên 1 thực trạng đáng lo ngại là 1 số mặt hàng không lưu kho công ty nên rất khó kiểm soát lượng hàng tồn, dẫn đến tình trạng nhiều đơn hàng tiếp nhận rồi nhưng lại phải báo hủy do hết kho tại nhà sản xuất hoặc kho nhà phân phối đầu tiên, làm giàm thiểu uy tín của công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện với KH.

SV: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – 11DQM04 GVHD: TS. Lê Quang Hùng

2.2.5 Thực trạng về quản lý kênh phân phối của công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện

2.2.5.1 Hoạt động hỗ trợ khuyến khích các thành viên kênh

Với mong muốn duy trì, mở rộng và phát triển hệ thống kênh phân phối, công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện đã và đang nỗ lực tạo dựng được mối quan hệ thân thiết, gắn bó giữa các thành viên kênh đặc biệt là các đại lý thông qua hàng loạt các biện pháp hỗ trợ, khuyến khích như chính sách hỗ trợ vận chuyển, chính sách hỗ trợ bán hàng, …Các biện pháp này không những tạo ra động lực cho các thành viên hoạt động có hiệu quả và không ngừng nâng cao hiệu quả mà nó còn làm cho các thành viên thấy tin tưởng hơn vào chi nhánh công ty, tăng thêm lòng trung thành của họ với công ty TNHH TMDV Trí Tuệ Toàn Diện.

 Chính sách hỗ trợ vận chuyển

iTTS ưu tiên xuất hàng cho các đại lý có phương tiện vận chuyển riêng đến nhận hàng tại kho của iTTS. Đối với các đại lý không có phương tiện vận chuyển đến nhận hàng tại kho của iTTS thì chi nhánh công ty tổ chức giao hàng tận nơi.

Chính sách hỗ trợ vận chuyển được áp dụng cho các khách hàng như sau: - Đối với khách hàng lẻ (đặt qua hệ thống website):

Chính sách giao hàng khu vực TP.HCM:

- Với khách hàng trong khu vực 1, bao gồm: Q1, Q2, Q3, Q4, Q5, Q6, Q.7, Q8, Q10, Q11, Q. Bình Thạnh, Q. Phú Nhuận, Q.Tân Bình, Q.Tâm Phú, Q.Gò Vấp, miễn phí cho đơn hàng có tổng giá trị thanh toán từ 200.000đ. Đối với đơn hàng có tổng giá trị thanh toán dưới 200.000đ, phí vận chuyển là 20.000đ.

- Với khách hàng trong khu vực 2, bao gồm: Q9, Q12, Q.Bình Tân, Q.Thủ Đức, miễn phí cho đơn hàng có tổng giá trị thanh toán từ 300.000 VND, Đối với đơn hàng có tổng giá trị thanh toán dưới 300.000đ, phí vận chuyển là 30.000đ.

- Với khách hàng trong khu vực 3, bao gồm: Hóc Môn, Bình Chánh, Nhà Bè, miễn phí cho đơn hàng có giá trị thanh toán từ 400.000 VND. Đối với đơn hàng có tổng giá trị thanh toán dưới 400.000đ, phí vận chuyển là 40.000đ.

Chính sách giao hàng đi các tỉnh:

- Miễn phí 100% phí giao hàng đối với các đơn hàng có tổng giá trị thanh toán trên 2.000.000đ.

- Miễn phí 50% phí giao hàng đối với các đơn hàng có tổng giá trị thanh toán từ 600.000đ đến 2.000.000đ.

SV: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – 11DQM04 GVHD: TS. Lê Quang Hùng

- Đối với các đơn hàng có tổng giá trị thanh toán dưới 600.000đ, phí áp dụng là bảng giá giao hàng thông qua các đối tác giao hàng tiêu chuẩn như Kerry, EMS, NETCO, VIETTEL POST, v.v. sẽ được nhân viên TinTinshop thông báo trong khi xác nhận đơn hàng.

Đối với khách hàng sỉ:

Hỗ trợ giao hàng trong khu vực nội thành TP.HCM cho các đơn hàng từ 3.000.000 vnd trở lên cho mỗi địa điểm.

Tuy nhiên, công tác vận chuyển hàng hóa tại công ty iTTS đang khá cập rập do: - Không kiểm soát được thời gian giao hàng của các hãng vận chuyển. Một số

mặt hàng cần hướng dẫn sử dụng trực tiêp khi nhận hàng thì nhân viên của hãng vận chuyển không thể làm được.