Sau khi được Quốc hội thông qua Kế hoạch kiểm toán năm, căn cứ theo nội dung, nhiệm vụ được giao các KTNN KV phân giao nhiệm vụ cho từng Phòng nghiệp vụ thực hiện công tác khảo sát và thu thập thông tin cụ thể đối với từng cuộc kiểm toán Ngân sách, tiền và tài sản nhà nước của mỗi tỉnh, thành phố.
31
Việc kiểm toán dự án ĐTXD tại các địa phương nằm trong nội dung kiểm toán chi đầu tư xây dựng cơ bản của cuộc kiểm toán Ngân sách, Tiền và Tài sản nhà nước của mỗi tỉnh, thành phố (hay còn gọi là cuộc kiểm toán ngân sách địa phương). Các đơn vị KTNN KV được Tổng kiểm toán nhà nước giao nhiệm vụ đảm nhiệm các cuộc kiểm toán này, đối với Kiểm toán nhà nước Khu vực I được giao thực hiện kiểm toán ngân sách địa phương của 5 tỉnh thành phố bao gồm: thành phố Hà Nội, tỉnh Vĩnh Phúc, tỉnh Bắc Ninh, tỉnh Hòa Bình và tỉnh Hà Nam. Qua nghiên cứu thực tế công tác chuẩn bị kiểm toán của KTNN KV I, các bước chuẩn bị thực hiện kiểm toán dự án đầu tư thuộc Ngân sách địa phương được tiến hành như sau:
Bước thứ nhất: Vào quý I hằng năm, phòng Tổng hợp được giao gửi
công văn đề nghị các đơn vị là UBND tỉnh, thành phố chuẩn bị tài liệu gồm: Báo cáo quyết toán Ngân sách tỉnh, thành phố; Báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng ngân sách tỉnh, thành phố; hoặc báo cáo tình hình thực hiện vốn đầu tư xây dựng cơ bản ngân sách tỉnh thành phố ước thực hiện đến 31/12 năm trước; Báo cáo tình hình thực hiện Dự án theo mẫu biểu đính kèm. Việc này giúp cho đơn vị có thời gian chuẩn bị các thông tin, số liệu mà KTNN cần thu thập. Sau đó, KTNN KV sẽ thành lập Tổ khảo sát, bố trí thời gian làm việc cụ thể với đơn vị, mỗi tổ thường gồm 07 KTV, trong đó bao gồm 1 tổ trưởng, 02 tổ viên khảo sát lĩnh vực thu ngân sách, 02 thành viên khảo sát linh vực chi thường xuyên và 02 thành viên khảo sát lĩnh vực chi đầu tư xây dựng cơ bản. Đối với chi đầu tư xây dựng cơ bản, các thành viên khảo sát sẽ trực tiếp làm việc với đơn vị đầu mối tổng hợp của tỉnh là KBNN tỉnh, Sở Tài chính và Sở Kế hoạch và Đầu tư, nghe các đơn vị báo cáo cụ thể tình hình thực hiện các Dự án đầu tư trên địa bàn tỉnh và thu thập các tài liệu liên quan phục vụ cho công tác lập kế hoạch kiểm toán về chi đầu tư xây dựng cơ bản. Qua thực tế cho thấy chất lượng công tác khảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: sự phối
32
hợp làm việc của đơn vị được khảo sát; kinh nghiệm và năng lực của thành viên tổ khảo sát; sự bó buộc về thời gian và việc xây dựng cả tiêu chí để thu thập thông tin... Một số cuộc khảo sát đã bỏ sót nội dung, bỏ sót số liệu dẫn tới khi thực hiện kiểm toán Đoàn kiểm toán phải trình lên lãnh đạo KTNN điều chỉnh, bổ sung vì có những vấn đề trong quá trình khảo sát bỏ sót, chưa đề cập... Ví dụ như kiểm toán Dự án Hồ Cạn Thượng huyện Cao Phong phải điều chỉnh Kế hoạch kiểm toán không thực hiện kiểm toán do hồ sơ dự án không nằm tại ban QLDA XDCB ngành Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Lãnh đạo KTNN chấp thuận cho Đoàn đưa vào giới hạn kiểm toán là không kiểm toán dự án này vì không có hồ sơ tại Ban QLDA thay vì điều chỉnh đơn vị được kiểm toán trong quyết định kiểm toán).
Bước hai là: Căn cứ trên số liệu thu thập được từ các đơn vị đầu mối,
các Phòng nghiệp vụ lập Báo cáo khảo sát về tổng thể các dự án thu thập được. Trên thực tế báo cáo khảo sát phần lớn dựa vào sự tin tưởng vào các đơn vị đầu mối của tỉnh, và thường là cơ quan KBNN báo cáo (Biểu 3.1- Phụ lục). Hiện nay, các dự án đầu tư thuộc ngân sách tỉnh, sau khi được tổ khảo sát thu thập sẽ được nghiên cứu lựa chọn một số dự án để thực hiện kiểm toán, sự lựa chọn trên cơ sở tránh sự trùng lắp với cơ quan Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà nước đã hoặc đang thực hiện thanh tra, kiểm toán; dự án được chọn mẫu kiểm toán mang tính đại diện, mẫu phải đủ lớn, ở đây thường chọn dự án có vốn đầu tư xây dựng lớn trong tổng số vốn đầu tư của tỉnh. Trong Báo cáo khảo sát hiện nay, việc đánh giá thông tin thu thập được và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán, xác định trọng tâm kiểm toán của cuộc kiểm toán (từ năm 2012, KTNN quy định không xác định “trọng yếu” kiểm toán) và đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát... còn mang tính chất chung chung chưa cụ thể đối với từng dự án được kiểm toán và đơn vị chủ quản dự án. Báo cáo khảo sát sau khi được lập sẽ được gửi về
33
Phòng tổng hợp của KTNN KV. KTNN KV tổ chức họp lãnh đạo để thống nhất thành lập các Đoàn kiểm toán; Trưởng đoàn kiểm toán căn cứ thông tin trên Báo cáo khảo sát và các tài liệu, hồ sơ khảo sát thu thập được sẽ tổ chức việc lập dự thảo Kế hoạch kiểm toán đối với dự án được chọn.
Bước ba là: Dự thảo kế hoạch kiểm toán Ngân sách, tiền và tài sản nhà
nước tỉnh thường bao gồm 3 nội dung, đó là kiểm toán thu ngân sách, kiểm toán chi ngân sách, và kiểm toán chi đầu tư xây dựng cơ bản. Đối với kiểm toán chi đầu tư xây dựng cơ bản, trong Dự thảo kế hoạch phải xác định được nhân sự thực hiện kiểm toán dự án, dự án được kiểm toán, địa điểm diễn ra cuộc kiểm toán và thời gian thực hiện cuộc kiểm toán.
Việc lập Dự thảo kế hoạch kiểm toán thường được các KTV có kinh nghiệm giúp việc cho Trưởng đoàn lập nên cơ bản đảm bảo tính khoa học, hợp lý trong việc sắp xếp nhân sự. Tuy nhiên do lực lượng KTV còn mỏng trong những năm trước hoặc một đợt tổ chức nhiều đoàn kiểm toán nên vẫn có một số Đoàn kiểm toán bố trí nhân sự không hợp lý như : Kế hoạch kiểm toán vốn trái phiếu chính phủ giai đoạn 2010-2012 của thành phố Hà Nội của KTNN KVI 1 tổ kiểm toán số 1 gồm có 04 thành viên trong đó có 01 Chuyên viên là phó Trưởng phòng làm Tổ trưởng, 01 KTV học ngành tài chính không học ngành kỹ thuật, 01 KTV dự bị và 01 KTV tập sự (Biểu 3.2- phụ lục).
Bước thứ tư là: KTNN KV, sẽ thành lập Tổ thẩm định để thẩm định
Dự thảo kế hoạch kiểm toán, sau đó trình Dự thảo kế hoạch kiểm toán đã chỉnh sửa theo ý kiến thẩm định và ý kiến của Lãnh đạo KTNN KV lên Vụ Tổng hợp để rà soát lại trước khi trình Tổng KTNN phê duyệt Kế hoạch kiểm toán. Sau khi Đoàn kiểm toán tiếp thu và chỉnh sửa theo ý kiến của Vụ Tổng hợp và ý kiến kết luận của Lãnh đạo KTNN, Kế hoạch kiểm toán sẽ được ban hành và Lãnh đạo KTNN sẽ ký Quyết định kiểm toán trong đó bao
34
gồm danh mục các dự án được kiểm toán. Trước khi triển khai kiểm toán tại các đơn vị, các Đoàn kiểm toán phải tổ chức họp Đoàn phổ biến Kế hoạch kiểm toán, các quy định, nội quy của KTNN. Tuy nhiên, nhiều khi do gấp về thời gian nên công tác thẩm định chưa tốt nên dẫn đến kế hoạch kiểm toán còn có những sai sót.