Quản lý chi phí là tập hợp các biện pháp quản lý nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành trong phạm vi được duyệt.
Quản lý chi phí bao gồm các nội dung sau:
1.3.4.1. Phân tích chi phí vòng đời dự án
Chi phí vòng đời (LLC - Life Cycle Costing) là tổng chi phí của việc sở hữu một sản phẩm, kết cấu hoặc một hệ thống trong suốt tuổi thọ hữu ích của nó.
Phân tích chi phí vòng đời có tác dụng giúp các nhà quản lý trong việc nhận diện và đánh giá hiệu quả kinh tế các quyết định họ đưa ra. Các quyết định được đưa ra trong giai đoạn đầu có thể có những ảnh hưởng lớn và kéo dài trong vòng đời dự án/sản phẩm.
Phân tích chi phí vòng đời dự án Dự toán ngân sách Kiểm soát chi phí dự án
Hình 1.3: Trình bày đường chi phí tích lũy theo vòng đời dự án và đường cong ảnh hưởng của quyết định quản lý
(Nguồn: Giáo trình quản lý dự án đầu tư)
Các loại cơ cấu phân chia chi phí:
- Cơ cấu phân chia chi phí theo các giai đoạn vòng đời dự án - Cơ cấu phân chia chi phí theo thành phần
- Cơ cấu phân chia chi phí theo thời gian
- Cơ cấu phân chia chi phí theo cơ cấu phân tách công việc WBS - Cơ cấu phân chia chi phí theo cơ cấu tổ chức
1.3.4.2. Dự toán ngân sách
Ngân sách dự án là một tài liệu có tính chất chỉ thị phản ánh các khoản thu, chi theo kế hoạch, có sự phân bổ theo khoản mục trong một khoảng thời gian xác định trong thời kỳ tồn tại của dự án.
Dự toán ngân sách cho một dự án đầu tư xây dựng công trình đó chính
là Tổng mức đầu tư (ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư); Tổng dự toán, dự toán xây dựng công trình (ở giai đoạn thực hiệnđầu tư); Vốn đầu tư được quyết toán ở giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào sử dụng.
Tổng mức đầu tư của dự án là khái toánchi phí của toàn bộ dự án được
xác định trong giai đoạn lập dự án, gồm chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư; chi phí khác bao gồm cả vốn lưu động đối với các dự án sản xuất kinh doanh, lãi vay trong thời gian xây dựng và chi phí dự phòng.
Dự toán xây dựng công trình (gọi tắt là dự toán công trình) được xác
định theo công trình xây dựng cụ thể và là căn cứ để chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Dự toán công trình được lập dựa trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá xây dựng công trình, định mức chi phí theo tỷ lệ phần trăm cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó.
Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã được thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác, sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong phạm vi thiết kế, dự toán đã được phê duyệt cả phần điều chỉnh bổ sung hoặc chi phí đã thực hiện đúng với hợp đồng đã kí kết, phù hợp với các qui định của pháp luật.
1.3.4.3. Kiểm soát chi phí dự án
Kiểm soát chi phí dự án cần thiết do luôn luôn tồn tại các tác nhân tạo nên các sai lệch so với ngân sách đã hoạch định. Kiểm soát giá thành là quản lý những thay đổi trong chi phí thực hiện dự án với mục đích làm giảm các yếu tố tiêu cực và tăng các yếu tố tích cực trong sự thay đổi đó, Các nội dung kiểm soát giá thành dự án:
- Theo dõi các chỉ tiêu chi phí thực hiện dự án nhằm mục đích phát hiện các sai lệch so với ngân sách đã hoạch định;
- Quản lý những thay đổi trong ngân sách nhằm mục đích thực hiện ngân sách đã hoạch định;
- Ngăn chặn những quyết định sai lầm đã có trước từ trong kế hoạch; - Thông tin cho các bên liên quan về tiến trình thực hiện dự án từ góc độ tuân thủ ngân sách.