6. Cấu trúc của khóa luận
2.5.2 Áp dụng Khổ mẫu MARC21 tại thư viện tỉnh Hưng Yên
Khi tiến hành sử dụng MARC21 với phần mềm mới cải tiến qui trình xử lí sách để khâu xử lí đi theo đường thẳng bằng cách tách xử lí tài liệu thành hai bộ phận : Bộ phận xử lí hình thức và bộ phận xử lí nội dung. Sản phẩm thư mục quốc gia được xử lí và in ấn ngay ở khâu đầu dây (bộ phận xử lí hình thức) không phải qua phòng xử lí nội dung và phòng máy tính do vậy rút ngắn thời gian xuất bản thư mục quốc gia. Ở khâu xử lí hình thức (mô tả thư mục) nhập thẳng sách vào máy không qua tờ khai kể cả sách tiếng Việt và sách tiếng nước ngoài với các trường dữ liệu từ 00X đến 5XX theo các qui định của MARC21 cụ thể như sau:
Đối với tài liệu dạng sách [ #] [ #]020 $c Giá tiền $d Số lượng bản
[#] [#]041 $a Mã ngôn ngữ [#] [#]084 $a Kí hiệu phân loại
$b Chỉ số cutter (mã cutter theo tên sách) $2 Nguồn phân loại
[ ] [ ]110 $a Tác giả tập thể [ ] [ ]242 $a Dịch tên sách [ ] [ ]245 $a Tên sách $b Phụ đề
$c Thông tin về trách nhiệm [ #] [ #]250 $a Lần xuất bản $b Thông tin khác về xuất bản [#] [#]260 $a Nơi xuất bản $b Nhà xuất bản
53 [#] [#]300 $a Số trang
$b Các chi tiết vật lí khác $c Kích thước
$e Tài liệu kèm theo [ ] [#]490 Tùng thư $a Thông tin về tùng thư $v Số thứ tự tập
[# ] [#]500 Phụ chú chung $a
[# ] [#]504 Phụ chú thư mục $a
Đối với sách tiếng nước ngoài cấu trúc các trường cũng giống như sách Việt nhưng có thêm trường 242 dịch tên sách và trường 020 chỉ số ISBN (thay vào vị trí giá tiền và số lượng bản của sách Việt)
Ở khâu mô tả nội dung phải biên soạn worksheet nhập tin, cán bộ xử lí nội dung xử lí trên worksheet sau đó người nhập máy gọi trên máy theo số lưu chiểu (đối với sách Việt), theo số đăng kí cá biệt (đối với sách ngoại) để nhập tiếp phần nội dung cụ thể với các trường và chỉ thị như sau:
[#] [#]084$a Chỉ số phân loại
$b Chỉ số cutter (Mã cutter theo tên sách) $2 Nguồn phân loại
[#] [#]520$a Tóm tắt [#] [7]600Từ khóa nhân vật $a Họ tên nhân vật
$c Chức danh
$y Năm sinh năm mất $z Địa lí
54
[ ] [ ]610 Từ khóa tên cơ quan tổ chức tổ chức
[2] [7] $a Tên cơ quan viết theo trình tự thuận (KL) [1] [7] $a Tên pháp lí (đơn vị hành chính lãnh thổ) (KL) $b Tên cơ quan tổ chức trực thuộc (L)
$2 Nguồn
[ ] [ ]611 Từ khóa tên hội nghị
$a Tên hội nghị hoặc tên pháp quyền (KL) $c Địa điểm hội nghị (KL)
$d Năm tổ chức hội nghị (KL) $e Đơn vị trực thuộc (L) $2 Nguồn [#] [7]650 Từ khóa chủ đề $a Từ khóa chủ đề $2 Nguồn
[#] [7]651 Từ khóa địa danh $a Từ khóa địa danh
$2 Nguồn
[#] [#]653 Từ khóa tự do (những từ khoá không có trong Bộ từ khoá) [#] [7]655 Từ khóa hình thức tài liệu
$a Từ khóa hình thức $2 Nguồn
[ ] [ ]700 Tác giả cá nhân
[1] [#] $a Tên tác giả mô tả theo họ [0] [#] $a Tên tác giả mô tả theo tên $e Vai trò
[ ][ ]710 Tác giả tập thể
[1] [#] $a Tên pháp quyền (KL) [2] [#] $a Tên theo trật tự thuận (KL) $b Tên đơn vị trực thuộc (L)
55 $e Vai trò
Ngoài ra bộ phận xử lí còn phân loại tập trung theo bảng phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia biên soạn cho các thư viện tỉnh, thành trong hệ thống thư viện công cộng, do vậy lập thêm trường (901 $a) và một số trường cục bộ khác: trường in phích (920), trường đặc điểm tài liệu (941 $a), (941$b), 910$b- Người nhập máy, 910$c- Người hiệu đính, 910$h Người xử lí v.v…
920 In phích
[1] [#] $a In phích theo tên [0] [#] $a In phích theo họ 941$a Dịch Nhật Bản
910$b Người nhập máy$cNgười hiệu đính$h Người xử lí
Riêng kí hiệu kho đối với sách Việt, ngoại, luận án đều do khâu xử lí hình thức nhập, khi chuyển sang cho bộ phận xử lí nội dung kí hiệu này không hiển thị ở fom nhập dữ liệu để tránh không sửa chữa vào trường này
Ví dụ cụ thể 1 biểu ghi sách Việt: [#] [#]020$c7000đ. $d 1000b. [1] [#]041$a vie [#] [#]084 $a V6(5Trq)7-46 $b D307K $2 bbk [1] [#]100$aPhạmThạc
[1] [#]245$a Diệp Kiếm Anh trong thời kỳ phi thường 1966-1976 $c Phạm Thạc ; Dương Quốc Anh biên dịch
[#] [#]260$a H.
$bVăn hóa Thông tin $c 2004
56 $c 21 cm
[#] [#]520$a Viết về nguyên soái Diệp Kiếm Anh người Mác xít kiên định với ý chí cách mạng vững vàng, đóng vai trò lớn trong việc cùng Chu Ân Lai, Đặng Tiểu Bình và các bậc lão thành đứng đầu sóng gió, tiến hành cuộc đấu tranh với hai tập đoàn phản cách mạng Lâm Bưu, Giang Thanh, đưa ra những quyết sách chiến lược đập tan “bè lũ bốn tên” kết thúc “Đại cách mạng văn hóa” ở Trung Quốc
[#] [7]650$a Văn học hiện đại $2Bộ TK TVQG
[#] [7]651$a Trung Quốc $2 Bộ TK TVQG
[#] [#]653$a Diệp Kiếm Anh (1897-1986), nguyên soái, Trung Quốc [#] [7]655$a Truyện kí
$2 Bộ TK TVQG
[0] [#]700$a Dương Quốc Anh $e biên dịch
[#] [#]852 $j W04.3491- W04.3493 901$a N(414)4=V
[0] [#]920$a Phạm Thạc
930$a 159068 (số lưu chiểu) 941$adịch Trung Quốc 910$bThu Ba$cVân $hTâm
Ví dụ cụ thể 1 biểu ghi sách tiếng Anh 020[# ][ #]$a 9289013702
041[# ][ #]$a eng
084[# ][ #]$a N110.9(4)z6 $b
57 242[ ][ ] $aTập bản đồ y tế ở Châu Âu 245[ 0][ 0 ]$a Atlas of health in Europe 260[# ][ #]$a Geneva $b WHO $c 2003 300[# ][ #]$a 112 p. $b Bản đồ $c 21cm.
520[# ][ #]$aTập bản đồ thống kê số liệu các quốc gia châu Âu về dân số, tỉ lệ sinh sản, cuộc sống, tỉ lệ tử vong và nguyên nhân tử vong, bệnh tật, hệ thống bệnh viện, lối sống, môi trường sống, chăm sóc y tế
650[# ][ 7 ] $a Y tế S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ 7 ] $a Sức khoẻ S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ 7 ] $a Dân số S2 Bộ TK TVQG 651[# ][ 7 ] $a Châu Âu S2 Bộ TK TVQG 655[# ][ 7 ] $a Bản đồ S2 Bộ TK TVQG
Ví dụ cụ thể một biểu ghi luận án 084[# ][ #]$a M873.325.8
100[ 1 ][ #]$a Nguyễn Thị Khanh
242[ ][ ]$aTên luận án dịch ra tiếng Việt
245[ 0 ][ 0] $a Chế phẩm vi sinh Biolactyl trong khống chế hội chứng tiêu chảy lợn con
58 $c Nguyễn Thị Khanh 260[ ][ ]$c1994 (Năm hoàn thành) 300[ #][ # ] $a 132 tr. $c 32cm $e 1 bản tóm tắt
502[ # ][ # ]$aH.,Viện KHKT Nông nghiệp Việt Nam (Nơi bảo vệ), 1994 (Năm bảo vệ)
504[ # ][ # ]$a Thư mục cuối chính văn
520[ # ][ #]$a Giám định một số chủng Lactic đặc hiệu để chế phẩm sinh học Biolactyl có hiệu quả cao trong khống chế hội chứng tiêu chảy ở lợn con. Xây dựng quy trình phòng chống hội chứng tiêu chảy có hiệu quả trong các cơ sở chăn nuôi lợn nái ở Việt Nam
650[# ][ 7 ]$a Lợn con S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ 7 ]$a Lợn nái S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ 7 ]$a Tiêu chảy S2 Bộ TK TVQG 650[ # ][ 7 ]$a Chế phẩm sinh học S2 Bộ TK TVQG 653[# ][#]$a Biolactyl 852[ # ][ #]$j L4224 920[ 1 ][ #] $a Nguyễn Thị Khanh 941[ # ][ #] $aPTS hoặc TS và TSKH $bViệt Nam
Cùng với xu thế phát triển chung của thế giới và do nhu cầu phát triển nội tại của thư viện tỉnh Hưng Yên, tháng 9 / 2012 thư viện đã mua phần mềm
59
Ilib với các mô đun cơ bản: bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lí kho, OPAC, quản trị hệ thống do công ty máy tính CMC cung cấp.
Các phân hệ của Ilib
* Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác.
* Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng.
* Phân hệ bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân.
* Phân hệ lưu thông: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt. Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết.
* Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác.
* Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san...) như bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại, thiếu số và tổng hợp số có, số thiếu.
60
* Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ thống. Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAP hoặc Microsoft AD. Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chương trình.
Hiện nay, thư viện tỉnh Hưng Yên đang sử dụng hầu hết các phân hệ của phần mềm này. Với phạm vị nghiên cứu của đề tài, ở đây tôi chỉ đề cập đến phân hệ biên mục.
Phân hệ Biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu ích và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Bên cạnh các mẫu biên mục thiết kế có sẵn cho các dạng tư liệu phong phú gồm sách, bài trích luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh ảnh, …cán bộ thư viện có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, gán nhãn và đặt tên, định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng. Các trường biên mục có thể ghép nhóm theo chức năng và được thiết kế đặt để sử dụng các từ điển tham chiếu có sẵn để kiểm soát tính nhất quán.
Phân hệ biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC21 và bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc thù cho ngành thư viện Việt Nam. Phân hệ hỗ trợ các khung phân loại BBK, UDC, DDC, LC, khung đề mục quốc gia, tiêu đề đề mục, bộ từ khóa thống nhất.
* Các hình thức biên mục chủ yếu theo MARC21
- Biên mục gốc hay còn gọi là biên mục nguyên thuỷ (Original Cataloging)
Áp dụng khi biên mục hầu hết các dạng tài liệu được nhập vào thư viện, chủ yếu là nguồn tài liệu trong nước. Đây là việc tạo lập biểu ghi mới và xây dựng CSDL tài liệu của thư viện. Giai đoạn đầu, tài liệu được xử lý trên phiếu nhập tin, sau đó được nhập máy và biên mục theo quy trình tại Phòng Bổ sung và Phòng Biên mục.
61
Xử lý tiền máy là khâu công tác kỹ thuật quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới chất lượng hoạt động của thư viện, là tiền để để tạo sự thống nhất trong việc tin học hóa các hoạt động trong thư viện. Thông qua mô tả tiền máy, các cán bộ thư viện có thể tạo lập các cơ sở dữ liệu phẩm biên mục, lưu giữ kiểm soát toàn bộ khối lượng tài liệu có trong thư viện đồng thời phục vụ tra cứu tìm tin bằng máy vi tính.
Xử lý tiền máy (hay mô tả tiền máy) là một quá trình xử lý tài liệu cả về nội dung lẫn hình thức, bao gồm việc: phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt, mô tả và kết quả cuối cùng được thể hiện qua các dữ liệu điền vào bảng khai tiền máy. Nói cách khác, xử lý tiền máy là việc lựa chọn những dẫn liệu và phản ánh các dẫn liệu đó lên tờ khai tiền máy theo những quy tắc nhất định.
Tờ khai tiền máy là biểu mẫu dùng để kê khai các thông tin về tài liệu, đồng thời dùng để nhập dữ liệu. Tờ khai tiền máy được cấu tạo bởi các trường. Trường (field) là thành phần của biểu ghi, đó là một dãy ký tự nối tiếp nhau để mô tả một tiêu thức hay một đặc tính của khối lượng. Có nhiều cách gọi khác nhau của tờ khai tiền máy như: bản khai, biểu mẫu nhập tin, phiếu nhập dữ liệu worksheet, iputsheet..song khái niệm worksheet được dùng thông dụng nhất.
Cấu tạo và nguyên tắc thiết kế worksheet
Mỗi thư viện sử dụng máy vi tính ở mức độ khác nhau, vào những công việc khác nhau và tùy vào từng mục đích khai thác CSDL mà worksheet ở mỗi thư viện được thiết kế theo một kiểu riêng sao cho phù hợp với tính chất của thư viện mình.
Tuy nhiên, bất cứ worksheet của thư viện nào muốn xây dựng như thế nào đều phải dựa trên cơ sở một cấu trúc chung, nghĩa là phải đọc được bằng máy - MARC.
MARC của các thư viện nước ta thường có 4 nhóm sau: + Nhóm 1: Các thông tin chung về mã hóa và mã số
62
+ Nhóm 2: Mô tả thư mục, gồm các trường về tên tác giả, tên tài liệu… + Nhóm 3: Mô tả nội dung, gồm các trường từ khóa, tóm tắt, tên tài liệu…
+ Nhóm 4: Điều khiển việc in ấn các loại phiếu mô tả. Nhóm này có sử dụng các trường con a, b, c, d.
Yêu cầu đối với cấu trúc CSDL là phải bao quát toàn bộ tình hình lượng sách có trong thư viện đồng thời đảm bảo tìm lại thông tin nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu đặt trước. Các CSDL đã lập phải dễ dàng khi cần sửa đổi, bổ sung và vận hành. Do đó, các thư viện thường thiết kế một mẫu worksheet đơn giản, số trường vừa đủ nhằm mục đích đơn giản hóa việc mô tả tiền máy để tiện dụng cho cán bộ xử lý.
Các mẫu worksheet được thiết kế dựa trên 3 nguyên tắc là:
+ Việc điền worksheet luôn phải tuân theo quy định của công tác mô tả hiện hành.
+ Worksheet được thiết kế phải phản ánh đầy đủ, ngắn gọn và chính xác nội dung cũng như hình thức tài liệu đồng thời nhằm phục vụ các hoạt động khác của Thư viện.
+ Căn cứ vào nhu cầu phục vụ của CSDL và tùy từng loại hình tài liệu mà các worksheet được thiết kế tương ứng với những trường đặc thù nhất định.
Tại thư viện các worksheet được thiết kế khá phù hợp với mục đích phục vụ và tính chất hoạt động của thư viện. Đây là khâu kỹ thuật đòi hỏi tính tỉ mỉ cao, do vậy cán bộ làm công tác xử lý tiền máy phải rà soát kỹ và khi thấy thật chính xác mới được nhập máy. Để khắc phục những khó khăn, bỡ ngỡ ban đầu khi biên mục, thư viện đã phối hợp với công ty Tinh Vân xây dựng phiếu nhập tin (Worksheets) dựa vào các trường MARC21, chủ yếu cho tài liệu dạng giấy là sách, giáo trình; luận án, luận văn, đề tài NCKH. Phiếu nhập tin sử dụng chủ yếu 26 trường thuộc các khối sau:
63
0XXVùng thông tin về các số và mã (5 trường) 1XXVùng các tiêu đề chính (2 trường)
2XXVùng nhan đề, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản (3 trường) 3XXVùng các mô tả vật lý (2 trường)
4XXVùng thông tin tùng thư (2 trường) 5XXVùng các phụ chú (2 trường)
6XXVùng các tiêu đề bổ sung là chủ đề (2 trường) 7XXVùng các tiêu đề bổ sung khác (1 trường) 9XX Vùng sử dụng cục bộ (7 trường)
- Khối trường số và mã: Đã sử dụng hầu hết các trường thường dùng cho việc mã hoá dữ liệu.
- Khối trường dữ liệu có độ dài biến động: Ngoài các trường chứa thông tin chính, thư viện sử dụng trường 500 là Ghi chú chung và trường 520 Tóm tắt (dùng cho dạng tài liệu sách, giáo trình, luận án, luận văn, đề tài NCKH, bài trích tạp chí)
Vùng 6XX Các tiêu đề bổ sung là chủ đề, thì chỉ mới sử dụng 2 trường là trường 650 - Tiêu đề bổ sung - thuật ngữ chủ đề (tiêu đề đề mục) và trường 653 Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát (từ khóa tự do)
Vùng các tiêu đề bổ sung, mới sử dụng trường 700 Tiêu đề bổ sung - Tên cá nhân
Vùng 9XX sử dụng cục bộ, đã dùng một số trường phù hợp với đặc điểm riêng của thư viện, như trường 928 Mã xếp giá, có 6 trường con dành cho các kho tài liệu khác nhau. Do phần mềm Libol tuân thủ chuẩn MARC21, có thể dễ dàng tạo thêm trường mới cho những sử dụng cục bộ trong vùng nhãn trường bảo lưu.
- Biên mục sao chép qua mạng INTERNET
Áp dụng đối với tài liệu nước ngoài, chủ yếu là sách tiếng Anh, cán bộ biên mục sử dụng chuẩn Z39.50 để truy nhập và tải biểu ghi từ các thư