6. Cấu trúc của khóa luận
2.3.2 Các nội dung của Biên mục
Biên mục bao gồm 3 công đoạn:
* Biên mục mô tả
Biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng và mô tả một tài liệu (ghi lại nhữg thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý của tài liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập (tiêu đề mô tả), trừ các điểm truy nhập theo chủ đề.
Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu và dễ dàng tìm được tài liệu đấy trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại.
Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, thông tin vật lý…
* Mô tả thư mục bao gồm các công việc:
+ Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, tài liệu, các yếu tố xuất bản, đặc trưng số lượng…)
+ Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu mô tả, tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên quốc tế để khai thác sau này.
Mô tả phải được thực hiện theo quy tắc thống nhất để nêu được những đặc trưng cơ bản của tài liệu. Khi mô tả tài liệu, cán bộ xử lý tài liệu phải nghiên cứu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng, đầy đủ, phù hợp với quy tắc mô tả. Các yếu tố mô tả sẽ được sắp xếp theo trật tự nhất định, có hệ thống dấu quy định đặt trước mỗi yếu tố và được thể hiện đầy đủ trong phiếu mô tả.
* Biên mục chủ đề: Phân loại và định đề mục chủ đề
Quá trình này liên quan đến việc xác định các chỉ số hay khái niệm có liên quan đến nội dung tài liệu.
24
“Phân loại tài liệu” phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tài
liệu theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (chỉ số) phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng để xác định nội dung tài liệu đang biên mục.
Phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội dung tài liệu. Sau khi xác định được chủ đề, có thể tìm và lập được một tiêu đề hay đề mục chủ đề dựa vào một danh mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khóa hay từ điển, từ chuẩn.
* Kiểm soát tính thống nhất
Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm hay chủ đề dựa trên quy tắc mô tả. Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề.
Nhờ có quá trình kiểm soát tính thống nhất mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ của quá trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tài liệu rời rạc, không liên hệ với nhau. Chính các tiêu đề thống nhất và các tham chiếu đã tạo mối liên hệ giữa các tài liệu được biên mục. Chẳng hạn, tiêu đề phản ánh tên của cùng một người trên các biểu ghi khác nhau. Nhờ đó, các biểu ghi phản ánh tài liệu do một người viết (tác giả) hay nói về người ấy (nhân vật), hay tác phẩm của một cơ quan, tập thể (tác giả tập thể) được nhóm hợp vào một chỗ và hiển thị cùng nhau.