1.4.1.1 Khái niệm hoạch định nhân lực
Hoạch định nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
1.4.1.2. Các bước hoạch định nhân sự
Căn cứ vào nhu cầu và tình thực tế của doanh nghiệp, nhà quản trị phải tiến hành hoạch định nhân sự, quá trình hoạch định tiến hành theo những bước sau:
a) Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Dựa vào các kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trước mắt và lâu dài để từ đó các nhà quản trị dự báo nhu cầu nhân sự một cách cụ thể. Khi dự báo nhu cầu nhân lực thì các nhà quản trị cần phải xem xét đến các yếu tố sau:
- Số người thay thế dự kiến (dự báo số người nghỉ việc bất thường và số người nghỉ việc khi hết hạn hợp đồng lao động);
- Chất lượng lao động và phẩm chất của mỗi nhân viên;
- Những kế hoạch đa dạng hoá chủng loại sản phẩm và dịch vụ; - Những biến đổi về mặt khoa học kỹ thuật;
- Năng lực tài chính hiện có của Công ty.
Các phương pháp dự báo thường được sử dụng như: Phân tích xu hướng; sử dụng máy vi tính; phán đoán của cấp quản trị…
b) Bước 2: Đề ra các chính sách
Sau khi nhà quản trị phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu hiện tại và tương lai của Công ty dựa vào hệ thống thông tin, bộ phận quản trị nguồn nhân lực sẽ đề xuất một số chính sách, thủ tục và các kế hoạch cụ thể. Nếu công ty đủ khả năng cung ứng theo nhu cầu, công ty có nên áp dụng chính sách cũ không hay cần sắp xếp lại. Trong trường hợp dư thừa nhân viên công ty có chính sách gì và hành động như thế nào? Và trong trường hợp thiếu nhân viên, công ty cần có chính sách và kế hoạch cụ thể. Trong cả hai trường hợp trên, Giám đốc nhân sự cần cân nhắc, tính toán sao cho phù hợp với ngân sách của công ty và trình cho Giám đốc phê chuẩn.
c) Bước 3: Thực hiện các kế hoạch đề ra
Khi đã xây dựng các chính sách và kế hoạch cụ thể, nhà quản trị nhân sự sẽ phối hợp với trưởng các phòng ban để thực hiện kế hoạch đó theo nhu cầu.
Trường hợp thiếu nhân viên đúng theo khả năng thì nhà quản trị cần phải thực hiện chương trình thuyên chuyển nhân viên theo đúng khả năng và tiềm năng của họ. Sau khi sắp xếp lại số lượng nhân sự hiện có mà Công ty thấy vấn đề nhân sự vẫn không đủ theo nhu cầu thì Công ty sẽ tiến hành tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên.
Trường hợp dư thừa nhân viên nhà quản trị sẽ áp dụng các biện pháp như: - Hạn chế việc tuyển dụng;
- Giảm bớt giờ lao động;
- Giảm biên chế (đây là vấn đề hết sức khó khăn); - Giãn thợ (cho nghỉ tạm thời).
d) Bước 4: Kiểm tra và đánh giá
Trong mỗi giai đoạn thực hiện nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đã đề ra không để tiến hành đánh giá, rút kinh nghiệm trong những lần tiếp theo. Để thực hiện được công việc dự báo. Nhà quản trị phải sử dụng các hệ thống thông tin, hồ sơ lưu trữ của công ty.