Sổ sách kế toán của công ty thể hiện trong thang 6/2013 của công ty Ngân Hùng, gồm:
- Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 01) - Sổđăng ký chứng từ (Phụ lục 02) - Sổ chi tiết tài khoản 131 (Phụ lục 03) - Sổ cái tài khoản 131 (Phụ lục 04)
4.2 CHÍNH SÁCH BÁN CHỊU VÀ CHÍNH SÁCH CHIẾT KHẤU CỦA CÔNG TY
4.2.1 Phân loại nhóm khách hàng
Nhóm khách hàng loại A: là khách hàng thường xuyên, thân thiết có mối quan hệ tốt với công ty, những khách hàng có uy tín, luôn trả nợ đúng hạn, chưa có tình trạng trể hạn, tiềm lực tài chính mạnh, hoạt động kinh doanh tốt.
Nhóm khách hàng loại B ( khách hàng đảm bảo): là những khách hàng do bộ phận tiếp thị giới thiệu, hoặc nhân viên công ty giới thiệu. Có thể là những khách hàng mời hoặc khách hàng cũ, khách hàng cũđã có tình trạng trả
nợ trễ hẹn, nhưng vẫn có khả năng trả nợ.
Nhóm khách hàng loại C: là những khách hàng thân quen, có mối quan hệ với các quản lý cấp cao, những khách hàng do xếp giới thiệu.
Nhóm khách hàng loại D: là khách hàng mới mua hàng qua điện thoại, hoặc khách hàng trực tiếp lại tại cửa hàng mua hàng.
4.2.2 Chính sách bán chịu của công ty và tỷ lệđặt trước
Đối với nhóm khách hàng loại A: khi đặt hàng Công ty không yêu cầu
đặt cọc trước giá trị hợp đồng, tuy nhiên hợp đồng thường chia ra làm nhiều
đợt giao hàng ( với hợp đồng giá trị lớn và nhiều khoản mục vật tư). Sau khi giao đợt hàng nào thì Công ty cho khách hàng trả chậm trong 2 - 3 ngày, với lần giao hàng cuối cùng khách hàng có thể trả chậm trong vòng 25 - 30 ngày.
Đối với nhóm khách hàng loại B: là những khách hàng do bộ phận tiếp thị hoặc nhân viên giới thiệu, khi đặt hàng Công ty yêu cầu đặt cọc 60% giá trị
hợp đồng (giá trị hàng hóa). Sau khi giao hàng khách hàng có thể trả chậm trong vòng 15 - 20 ngày. Nhóm khách hàng này có đặc điểm, nếu đến hạn trả
35
công ty giới thiệu sẽ phải chịu trách nhiệm phần nợ này (có thể trả thay sau đó đi đòi lại của khách hàng)
Đối với nhóm khách hàng loại C: là những khách hàng có mối quan hệ
và do xếp giới thiệu. Khi đặt hành, Công ty yêu cầu đặt trước 70 % giá trị hợp
đồng. Sau khi giao hàng khách hàng có thể trả chậm số tiền còn lại trong vòng 30-45 ngày. Nhóm khách hàng này có đặc điểm nếu khách hàng không có khả
năng trả nợ thì khoản nợ này sẽ đưa vào khoản thu khó đòi và lập dự phòng cho khoản này.
Đối với nhóm khách hàng loại D: là khách hàng mới và đặt hàng qua
điện thoại. Nếu khách hàng đặt hàng qua điện thoại, khi giao hàng tại kho hoặc tại nơi khách hàng yêu cầu khách hàng phải trả tiền liền khi nhận được hàng. Còn khách hàng trực tiếp lại mua hàng tại cửa hàng, Công ty sẽ yêu cầu nhận ngay 100% số tiền trên hóa đơn, và tùy vào sự thỏa thuận của khách hàng và Công ty mà khách hàng có nhận được chiết khấu hay không.
4.2.3 Chính sách chiết khấu của công ty
Vì là kinh doanh vật liệu xây dựng nên việc phải quay vòng vốn là rất nhanh nên để thu hồi được nợ sớm công ty áp dụng chính sách chiết khấu đối với khách hàng thanh toán hết và sớm trong thời gian quy định:
- Đối với khách hàng thanh toán sớm trong vòng 7 ngày sẽ được hưởng chiết khấu từ 1%-1,5% giá trị hợp đồng.
- Còn với những trường hợp khác không có quy định cụ thể tùy vào sự
thỏa thuận giữa khách hàng với công ty.
4.2.4 Chính sách thu tiền của công ty
Chính sách thu nợ của công ty được tiến hành phụ thuộc vào lộ trình xuất hàng của đơn hàng. Phòng kinh doanh phối hợp với phòng kế toán và thông báo cho phòng kế toán về lịch kế hoạch hàng đi, cùng thông tin chi tiết liên quan. Phòng kếtoán căn cứ vào đó để kiểm tra quản lý việc thu tiền đúng hạn theo hợp đồng, nhưng thông thường trong thời hạn tín dụng khách hàng
thường thanh toán nhiều lần và phần còn lại đợi đến hạn mới thanh toán chứ
không trả đúng theo quy định hợp đồng. Thực ra thanh toán nhiều lần không
theo quy định không phải là điều khoản chính mang tính bắt buộc, mà chỉ dựa trên sự thông cảm lẫn nhau.
4.2.5 Biện pháp phòng ngừa rủi ro và xử lý nợkhó đòi
Hiện công ty chưa có biện pháp phòng ngừa rủi ro nợ khó đòi nào, vì thực tế hiện này công ty chưa có phát sinh khoản nợ lớn hay nợ chưa thu hồi
36
được, phần lớn khách hàng đều có ý thức thanh toán dù là có quá hạn. Công ty cũng chủ quan nên không có trích lập dự phòng rủi ro.
4.3 PHÂN TÍCH CHÍNH SÁCH BÁN CHỊU CỦA CÔNG TY 4.3.1 Phân tích hiệu quả quản lý công nợqua 3 năm 2010-2012
Trong cơ cấu khoản phải thu của công ty thì hầu như khoản phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn trong khoản phải thu. Vì vậy, các nhà quản lý luôn quan tâm và chú trọng vào các khoản phải thu khách hàng, đặt ra các giải pháp nhằm thu hồi các khoản nợ chưa được thanh toán từ khách hàng
để vốn lưu động không bịứđọng lâu dài. Để xem xét hiệu quả của chính sách
được đặt ra ta xem xét các chỉ tiêu quản lý công nợ của 3 năm 2010-2012. Do Công ty kinh doanh nhiều lĩnh vực: mua bán vật tư; Xây dựng công trình; mua bán đồ nội thất; kinh doanh nhà hàng, khách sạn...Vì vậy, để xem tính hiệu quả quản lý công nợqua 3 năm tôi chỉ phân tích về lĩnh vực mua bán vật tư, tuy chiếm tỷ lệ không lớn trong tổng doanh thu, nhưng lĩnh vực này cũng đem lại doanh thu cho công ty, và cũng được các nhà quản lý quan tâm và chú trọng đến.
Để thấy được những biến động về quản lý công nợ tôi đi sâu vào phân
tích tình hình quản lý công nợtrong 3 năm 2010-2012:
Bảng 4.1. Các chỉ tiêu quản lý công nợ của Công ty qua 3 năm 2010-2012 Chỉ tiêu ĐVT Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
DT thuần Tr.đ 6.034 8.045 9.778
Khoản phải thu BQ Tr.đ 1.436 1.960 2.579
Vòng quay khoản phải thu Vòng 4,20 4,11 3.79
Kỳ thu tiền BQ Ngày 85,68 87,70 91,37
Tỷ lệ giữa khoản phải thu
BQ với DTT
%
23,80 24,36 26,38 Qua bảng số liệu 4.1, thấy rõ doanh thu thuần mua bán vật tư tăng đều
qua các năm kéo theo các khoản phải thu tăng lên. Cụ thể, năm 2010 doanh thu đạt 6.034 triệu đồng và khoản phải thu bình quân là 1.436 triệu đồng.
Nhưng sang năm 2011 tỷ trọng doanh thu bán vật tư tăng lên trong tổng doanh thu thuần và đạt 8.045 triệu đồng tăng 2.011 triệu đồng tương ứng tăng
33,32% so với năm 2010, đồng thời kéo theo các hoản phải thu bình quân cũng tăng lên 1.960 triệu đồng và tăng 524 triệu so với năm 2010. Năm 2011 là năm bắt đầu của nền kinh tếkhó khăn, vì vậy các khoản nợ phải thu có phần chậm, như trong năm 2010 vòng quay khoản phải thu 4,2 vòng và kỳ thu tiền
37
bình quân là 85,68 ngày, sang năm 2011 vòng quay khoản phải thu giảm xuống 0,1 vòng và kỳ thu tiền bình quân tăng lên 2,02 ngày so với năm 2010. Ta sẽ thấy rõ hơn qua tỷ lệ giữa các khoản phải thu bình quân và doanh thu thuần, năm 2010 tỷ lệ này là 23,8% nhưng lại tăng lên trong năm 2011 là
24,36%, cho thấy trong năm 2011 công tác thu nợ đã có phần gặp khó khăn,
do tình hình kinh tế đang ở giai đoạn gặp khó khăn chung. Sang năm 2012,
tình hình kinh tế càng khó khăn hơn, trong năm này đã khiến rất nhiều doanh nghiệp phải phá sản, nợ xấu cao, hàng tồn kho nhiều..., để có thể bán hàng hóa
tăng doanh thu Công ty chấp nhận cho khách hàng nợ, vì vậy doanh thu bán vật vật tư trong năm 2012 tăng thêm 1.733 triệu đồng tương ứng tăng 21,54% đồng thời các khoản phải thu bình quân cũng tăng lên 2.579 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng 31,62% so với năm 2011. Có thể thấy được trong khó khăn chung như năm 2012 thì vòng quay khoản phải thu cũng sẽ giảm xuống còn 3,79 vòng giảm 0,31 vòng so với năm 2011 và kỳ thu tiền bình quân lại tăng
thêm 7,27 ngày so với năm 2011. Như vậy, tỷ lệ giữa khoản phải thu bình quân và doanh thu thuần bán vật tư của năm 2012 cũng sẽ tăng tương ứng là
26,38% cao hơn năm 2011 là 2,02%. Mặc dù trong 3 năm 2010-2012 các khoản phải thu bình quân vẫn tăng và kỳ thu tiền bình quân theo đó cũng tăng lên nhưng Công ty vẫn có thể kiểm soát được các khoản thu của khách hàng,
chưa có tình trạng khoản nợkhó đòi nào xảy ra. Cho thấy Công ty đã rất chú trọng đến phần quản lý công nợ, và có những chính sách hợp lý để hạn chế rủi ro.
4.3.2 Phân tích hiệu quả quản lý công nợ qua 06 tháng đầu năm 2011 - 2013 - 2013
Qua số liệu bảng 4.2 cho thấy trong 06 tháng đầu năm 2012 doanh thu thuần mua bán vật tư tăng 611 triệu đồng tương đương tăng 11,26%, kéo theo các khoản phải thu trong năm này cũng tăng 47 triệu đồng và tăng tương
đương 3,2% so với 06 tháng đầu năm 2011. Mặc dù khoản phải thu có tăng so với 06 tháng đầu năm 2011 nhưng ta thấy hiệu quả thu hồi nợ có tính khả quan hơn, cụ thể 06 tháng đầu năm 2011 vòng quay khoản phải thu là 3,68 vòng và kỳ thu tiền bình quân là 48,9 ngày nhưng qua 06 tháng năm 2012 vòng quay khoản phải thu đạt là 3,97 vòng tăng 0,29 vòng và kỳ thu tiền bình quân giảm xuống còn 45,3 ngày đã giảm 3,6 ngày so với 06 tháng đầu năm 2011. Ngoài ra ta còn xét đến tỷ lệ % giữa khoản phải thu bình quân của khách hàng với doanh thu thuần sẽ thấy rõ hơn trong 06 tháng đầu năm 2011 là 27,2% và 06 tháng đầu năm 2012 là 25,2%, chứng tỏ công ty cũng đã thu hồi tương đối tốt số tiền doanh thu bán vật tư. Tuy sự thay đổi này không đáng kể nhưng cho thấy công ty đã rất cố gắng thu hồi các khoản nợ vào thời buổi kinh tế khó
38
khăn trong năm 2012. Bước sang 06 tháng 2013 nhờ có chính sách bán chịu hoạt động có hiệu quả vì vậy, doanh thu thuần trong 06 tháng đầu năm tăng 183 triệu đồng, tuy nhiên các khoản phải thu của khách hàng giảm xuống 445 triệu đồng tương đương giảm 29,25% so với 06 tháng đầu năm 2012. Nhìn chung, các khoản phải thu trong 06 tháng đầu năm 2013 khả quan hơn rất nhiều so với 06 tháng đầu năm 2012. Cụ thể, trong 06 tháng đầu năm 2013 vòng quay khoản phải thu là 5,78 vòng tăng 1,81vòng , kỳ thu tiền bình quân/ ngày còn 31,13 ngày giảm 14,2 ngày so với 06 tháng đầu năm 2012 và tỷ lệ
giữa khoản phải thu bình quân với doanh thu thuần là 17,3%. Qua kết quả này cho thấy chính sách bán chịu và chiết khấu của công ty sử dụng có hiệu quả, hạn chế các khoản nợ, tăng cường theo dõi công nợ. Các nhà quả trị đã đẩy mạnh công tác thu nợ hợp lý và có chính sách phù hợp trong thời điểm hiện tại.
Bảng 4.2: Các chỉ tiêu quản lý công nợ qua 06 tháng đầu năm 2011-2013
4.3.3 Phân tích chính sách bán chịu của công ty ở thời điểm 06 tháng đầu năm 2013 năm 2013
Mặc dù doanh thu trong 06 tháng đầu năm 2013 có tăng nhưng không
cao. Ta sẽ xét xem chính sách bán chịu và chiết khấu của công ty có đem lại hiệu quảhơn so với không áp dụng chính sách bán chịu và chiết khấu như thế
nào.
Giả định rằng nếu không có chính sách chiết khấu sẽ không có lượng
khách hàng thanh toán trước hạn tăng lên. Dẫn đến khoản phải thu cuối kỳ
không giảm. Và giảđịnh khoản phải thu đầu kỳ và cuối kỳ bằng nhau.
Các bước tính như sau:
Chỉ tiêu ĐV 06 tháng đầu năm 2011 06 tháng đầu năm 2012 06 tháng đầu năm 2013 Doanh thu thuần VNĐ 5.422 6.032 6.215 Khoản phải thu BQ VNĐ 1.473 1.520 1075 Vòng quay khoản phải thu Vòng 3,68 3,97 5,78 Kỳ thu tiền BQ Ngày 48,9 45,3 31,13 Tỷ lệ khoản phải thu BQ
và doanh thu thuần
%
39
Đối với trường hợp không có chính sách bán chịu ta tính bình thường
theo các bước sau:
Bước 1: Tính khoản phải thu bình quân dựa trên khoản phải thu đầu kỳ
và cuối kỳ trong bảng cân đối tài khoản của 06 tháng đầu năm 2013 (nhưng
theo giảđịnh ở trên sốđầu kỳ và cuối kỳ bằng nhau)
Bước 2: Tính vòng quay khoản phải thu = Doanh thu thuần/ khoản phải thu khách hàng bình quân
Bước 3: Tính kỳ thu tiền bình quân (ngày) = 180/ vòng quay khoản phải thu
Đối với trường hợp có chính sách bán chịu ta tính theo các bước sau:
Bước 1: Theo tính toán của các quản lý công ty, thiết lập chính sách chiết khấu khách hàng nhận được khi thanh toán trong vòng N ngày là X % và
đạt lượng khách hàng thanh toán trong thời gian chiết khấu tăng thêm sau khi
thực hiện chính sách là Z % so với cuối năm 2012.
Bước 2: Khoản phải thu khách hàng bình quân dựa vào số phải thu đầu kỳ và cuối kỳ trên bảng cân đối tài khoản của 06 tháng đầu năm 2013.
Bước 3: Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần / khoản phải thu bình quân
Bước 4: Kỳ thu tiền bình quân = 180/ vòng quay khoản phải thu
Bước 5: Chiết khấu do chính sách = Doanh thu thuần* Z %* X %. Ta
được số tiền phải trảcho khách hàng khi hưởng chiết khấu.
Bước 6: Biến động khoản phải thu bằng cách lấy khoản phải thu bình quân của chính sách trừ khoản phải thu bình quân khi không có chính sách.
Qua đó ta có được tiền mặt từ giảm khoản phải thu.
Bước 7: Tiết kiệm do đầu tư vào khoản phải thu = (biến động khoản phải thu)*( lãi suất vay 1 năm) * (số ngày thực sự vay/360) * (giá vốn bán hàng)/ (doanh thu thuần)
Vì thực chất khoản phải thu bao gồm giá vốn và lợi nhuận nên ta sử
40
Khách hàng được hưởng 1,25% chiết khấu nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành và nếu khách hàng không nhận chiết khấu thì có thể trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày
phát hành hóa đơn.
Bảng 4.3: Chính sách bán chịu trong 06 tháng đầu năm 2013
Đơn vị tính: Triệu đồng Chính sách 06 tháng đầu năm 2013
Không có 1,25%/7 net 30
Lượng khách hàng thanh toán sớm nhận
chiết khấu 10,5%
Doanh thu thuần 6.215 6.215
Giá vốn hàng bán 5.531 5.531
Khoản phải thu bình quân 1.323 1075 Vòng quay khoản phải thu ( vòng) 4,7 5,78 Kỳ thu tiền bình quân ( ngày) 38,3 31,13 Chiết khấu do chính sách 0 8,16 Tỷ lệ lãi vay (%/năm) 10,0% 10,0% Tiết kiệm chi phí đầu tư vào khoản phải thu 0 7.54
Lợi nhuận đạt được 0 (0,62)
Biến động khoản phải thu khách hàng 0 (248) Khi thực hiện chính sách bán chịu, ta thấy kỳ thu tiền bình quân là 31,13 ngày tương ứng với số vòng quay là 5,78 vòng tăng lên so với khi không thực hiện chính sách thì kỳ thu tiền bình quân là 38,3 ngày tương ứng với số vòng quay là 4,7 vòng, cho thấy khi thực hiện chính sách này đã làm cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh khi bán hàng, nguồn vốn lưu động không bịứđọng.
Tổng tiền vay * Y * tỷ suất lãi vay % 360
= lãi phải trả
Y : là số ngày thực vay
N: số ngày được hưởng chiết khấu
Z%: Phần trăm khách hàng được nhận thanh toán X%: tỷ suất chiết khấu
41
Tuy nhiên, lợi nhuận đạt được từ tiết kiệm chi phí đầu tư thấp hơn chiết khấu