Trong tình huống thực tế, hầu hết các cơng ty Nhà nước đều cĩ một quy trình mua hàng giống nhau theo quy định của Nhà nước và các tiêu chí chọn giá cũng được quy định theo hệ thống Luật ban hành và trải qua nhiều giai đoạn, cụ thể như sau: - Khi bắt đầu thực hiện một dự án xây dựng nào đĩ, cơng ty Nhà nước sẽ lập một ban
quản lý dự án đại diện Nhà nước quản lý, tất cả sẽ làm việc trực tiếp với ban quản lý dự án này.
- Phịng Quy hoạch xây dựng sẽ đảm nhiệm vai trị là đơn vị tư vấn thiết kế, nhận thiết kế và lập dự tốn cho dự án xây dựng. Một số trường hợp khác, ban quản lý dự án sẽ thuê một đội ngũ thiết kế bao gồm nhiều mảng bộ phận như thiết kế kiến trúc, thiết kế điện, thiết kế hệ thống nước, v.v… Đội ngũ thiết kế là một cơng ty tư vấn thiết kế, sau khi nhận dự án, sẽ thuê những đối tác chuyên nghiệp khác nhau để cùng làm dự án.
- Ban quản lý dự án và Phịng điều hành dự án của cơng ty sẽ kết hợp kiểm tra dự tốn sau khi đã lập xong.
- Hội đồng thẩm định giá của cơng ty gồm trưởng các phịng ban tham gia (Phịng quy hoạch xây dựng, Phịng điều hành dự án, Phịng kế hoạch đầu tư, Phịng tài chính kế tốn, và Ban quản lý dự án) do Ban Tổng giám đốc chủ trì sẽ tiến hành thực hiện thẩm định giá các vật liệu xây dựng.
- Mỗi khi làm xong một khâu nào đĩ đều phải cĩ Sở xây dựng xem xét, kiểm định, phức tạp hơn cơng trình tư nhân chỉ cần cĩ đội ngũ giám sát thiết kế.
- Đối với cơng trình Nhà nước, thầu cơng trình đĩng vai trị rất quan trọng. Họ chi phối tồn bộ những hoạt động sau khi đấu thầu thành cơng (cĩ thể thay đổi nhãn hiệu so với thiết kế ban đầu để đảm bảo khơng vượt ngân sách hoặc cung cấp đầy đủ hàng để hồn thành cơng trình đúng tiến độ). Theo Luật đấu thầu Việt Nam, nhà thầu quyết định đại lý hay cửa hàng cung cấp vật liệu xây dựng cho cơng trình.
Thơng thường hệ thống giá sẽ được chọn theo các tiêu chí như sau:
- Bảng cơng bố giá vật liệu xây dựng từng tháng do Bộ xây dựng cấp (Theo Thơng tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007, Thơng tư số 09/2008/TT-BXD ngày 17/4/2008 của Bộ Xây dựng và Chỉ thị số 13/2008/CT-UBND ngày 09/5/2008 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Cơng văn số 7763/BTC-ĐT ngày 03/7/2008 của Bộ Tài Chính và Cơng văn số 1551/BXD-KTXD ngày 01/8/2008 của
Bộ Xây dựng). Tuy nhiên, hiện nay các Sở ban ngành cơng bố giá cịn chậm trễ, khơng theo kịp với thị trường.
- Trường hợp nếu khơng cĩ cơng bố giá tên vật liệu cần thiết thì cơng ty lấy giá ở các đại lý phân phối quen thuộc, tối thiểu 3 đại lý, cĩ sự so sánh giá của nhiều đại lý khác nhau, cơng ty sẽ chọn nơi cĩ giá cả rẻ và trong mức cho phép về chất lượng, và thường chọn mua ở nhiều nơi.
- Dựa theo Chỉ Số Giá của Bộ Xây dựng hàng quý xác định tổng mức đầu tư, dự tốn, thanh tốn, quản lý chi phí theo hướng dẫn Thơng tư 05/2007/TT_BXD.
Hình thức chiết khấu trực tiếp trên đơn hàng được xem là thích hợp. Thơng thường giá cĩ ảnh hưởng đến số lượng đặt hàng, cơng ty thường đặt hàng một lần và giao hàng từng giai đoạn trong quá trình thi cơng cơng trình.
Việc thanh tốn dựa trên hợp đồng của hai bên, nhưng phải theo quy định của Nhà nước hiện hành, ví dụ như: Thơng tư 88, 130, 127 của Bộ Tài Chính quy định dự án dưới 10 tỷ, thì ứng trước 20% giá trị hợp đồng, dự án trên 10 tỷ, thì ứng trước từ 15% đến 10% giá trị hợp đồng.