Để các hoạt động liên quan đến đất đai diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhất, UBND huyện Từ Liêm đã ban hành hệ thống quy trình giải quyết các thủ tục hành chắnh lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường kèm theo quyết định số 19/2009/QĐ-UBND. Trong hệ thống quy trình này gồm có 50 quy trình chi tiết hướng dẫn thực hiện các công tác liên quan đến đất đai, mà cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục hành chắnh này là VPĐK đất và nhà huyện Từ Liêm.
Trên địa bàn huyện Từ Liêm, các quy trình đăng ký cấp GCNQSDĐ lần đầu mới ban hành được 04 quy trình liên quan đến việc cấp mới GCNQSDĐ: quy trình cấp mới GCNQSDĐ và quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với nhà tự quản thuộc đất cơ quan đang quản lý; Cấp mới GCNQSDĐ quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với nhà tự quản thuộc đất Quân đội - Bộ Quốc Phòng đang quản lý; Cấp mới GCNQSDĐ quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với nhà tự quản thuộc đất Quân đội - Bộ Quốc Phòng đang quản lý; Cấp mới GCNQSDĐ quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất trong khu dân cư. Dưới đây là quy trình đăng ký cấp mới GCNQSDĐ quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền đất trong khu dân cư hiện đang được VPĐK đất và nhà huyện Từ Liêm áp dụng.
Bước 1: Cán bộ công chức tại Bộ phận TNHSHC xem xét hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chắnh của công dân. Nếu hồ sơ đã đầy đủ theo quy định thì viết giấy biên nhận đã nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả (xin số điện thoại của công dân). Sau đó chuyển thông tin liên quan về hồ sơ qua phần mềm và chuyển hồ sơ đến Văn phòng Đăng ký đất và nhà ngay trong ngày làm việc.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì phải hướng dẫn cụ thể để công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Trường hợp yêu cầu của công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết (UBND xã).
Bước 2: Cán bộ, công chức tại Bộ phận TNHSHC chuyển thông tin ban đầu về hồ sơ (qua phần mềm) và HS của công dân đến Văn phòng Đăng ký đất và nhà để giải quyết; Văn phòng Đăng ký đất và nhà tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHSHC; thẩm tra hồ sơ; Xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận vào đơn xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận); Trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì lập báo cáo thẩm tra hồ sơ, lập Tờ trình, dự thảo quyết định, viết Giấy chứng nhận trình phòng Tài nguyên và Môi trường thẩm định để trình UBND huyện phê duyệt; ra Thông báo về quyền và nghĩa vụ của người sử
dụng đất khi được cấp Giấy chứng nhận và trả kết quả cho bộ phận TNHSHC; Chuyển văn thư đóng dấu; Văn phòng Đăng ký đất và nhà vào sổ cấp Giấy chứng nhận và chuyển trả kết quả cho Bộ phận TNHSHC.
Trường hợp hồ sơ cần phải bổ sung thì không quá 3 ngày làm việc phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ.
Trường hợp sau khi thẩm tra hồ sơ không đủ điều kiện hoặc phải bổ sung và hoàn thiện hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ trước ngày nhận kết quả (phiếu thẩm tra hồ sơ của cán bộ thẩm định).
Bước 3: Nếu không có gì vướng mắc, đúng hẹn công dân mang theo chứng minh thư/ hộ chiếu, hộ khẩu bản chắnh đến bộ phận TNHSHC lấy kết quả, cán bộ bộ phận TNHSHC trả kết quả cho công dân, tắch hợp vào phần mềm, yêu cầu công dân ký nhận Thông báo quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất (2 bản: 1 bản công dân ký nhận, Quyết định cấp Giấy chứng nhận và chuyển lại cho Văn phòng đăng ký đất và nhà, 1 bản công dân nhận và nộp cùng với tờ khai thuế).
Sơ đồ 02: Quy trình đăng ký cấp GCNQSDĐ lần đầu
Trách nhiệm Công việc
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của VPĐK Cán bộ thụ lý hồ sơ VPĐK Cán bộ thụ lý hồ sơ VPĐK Lãnh đạo VPĐK Cán bộ thụ lý hồ sơ VPĐK Cán bộ thẩm định hồ sơ của phòng TN&MT Lãnh đạo Phòng TN&MT Lãnh đạo UBND huyện Cán bộ thẩm định hồ sơ của Phòng TN&MT Cán bộ thụ lý hồ sơ VPĐK
Tiếp nhận hồ sơ và lập phiếu hẹn công dân
Trả lại hoặc yêu cầu công dân bổ sung
Thẩm tra hồ sơ; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được
cấp GCNQSDĐ
Không đủ điều kiện: Ra thông báo
bằng văn bản
Xem xét, phê duyệt
Chuyển cán bộ thẩm định của Phòng TN&MT thẩm định
Ra thông báo bằng văn bản
Ký vào văn bản thảo GCN, dự thảo tờ trình và quyết định cấp
GCN
Phê duyệt bản thảo GCN và tờ trình
Ký GCN
Vào sổ cấp GCN, bàn giao GCN và hồ sơ cho cán bộ thụ lý cả VPĐK
Thông báo quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất khi được
cấp GCNQSDĐ
Lập báo cáo thẩm tra hồ sơ, lập Tờ trình, dự thảo quyết định, viết
Công dân
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của
VPĐK