Analysis):
Phân tích tính hợp lý bao gồm việc tính toán một con số ước tính cho số dư một tài khoản dựa trên cả thông tin tài chính lẫn thông tin phi tài chính, đặc biệt là thông tin phi tài chính. Không như phân tích xu hướng, phân tích tính hợp lý không
những dựa trên các sự kiện xảy ra trong quá khứ mà còn dựa trên các thông tin về hoạt động của khách hàng trong kỳ kiểm toán hiện hành một cách có chọn lọc.
Phân tích hợp lý bao gồm các bước cơ bản sau:
- Đưa ra một công thức ước tính số liệu cần kiểm tra.
- Ước tính và so sánh với số liệu cần kiểm tra.
- Giải thích những biến động, những chênh lệch bất thường.
Trong đó, việc đưa ra một công thức ước tính được xem là bước quyết định nhất và cũng đòi hỏi khả năng của người phân tích nhất. Việc đưa ra được một công thức ước tính phù hợp sẽ cho một kết quả dự báo chính xác và ngược lại sẽ cho một kết quả dự báo thiếu chính xác và dẫn đến những đánh giá sai lầm về số liệu kiểm tra.
Ví dụ, doanh thu từ việc cho thuê phòng sẽ có quan hệ với thời gian thuê trung bình và tiền thuê trung bình mỗi tháng. Mặc dù sự tính toán chính xác về tổng doanh thu hoạt động cho thuê sẽ dựa trên số tháng được thuê của từng phòng riêng lẽ và tiền thuê hàng tháng tương ứng, một ước tính có thể được thực hiện bằng cách nhân tổng số căn hộ, số tháng cho thuê trung bình và tiền thuê trung bình mỗi tháng với nhau. Ước tính này sau đó được so sánh với doanh thu được ghi nhận, bất kỳ một khác biệt không có lý hoặc lớn hơn một mức nào đó cần được điều tra và xét đoán thêm.
Có hai phương pháp ước tính:
- Ước tính số liệu của khoản mục trong kỳ hiện hành dựa trên số liệu của khoản mục đó ở kỳ trước (số liệu đã được kiểm toán) có điều chỉnh theo những thay đổi của kỳ này.
- Xây dựng mô hình dự đoán với những biến số cần thiết. Theo phương pháp này KTV có thể ước tính số dư của tài khoản hay khoản mục bằng cách kết hợp với một số tài khoản hay khoản mục khác có liên quan để tính toán số liệu ước tính.
Phân tích tính hợp lý sử dụng các dữ liệu về hoạt động để thiết lập số liệu ước tính, các dữ liệu này thường là số thời kỳ. Do đó, thủ tục này thường áp dụng cho các số liệu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hơn là bảng cân đối kế toán. Vì thông tin của kỳ hiện hành có thể có được dễ dàng hơn so với thông tin kỳ trước nên phân tích tính hợp lý có thể thực hiện một cách dễ dàng.
Lưu ý: để có những ước tính hợp lý, KTV cần:
- Thiết lập một ước tính thích hợp:
Cần đảm bảo rằng tất cả hoặc ít nhất là những nhân tố quan trọng đã được tính toán bao gồm trong ước tính.Việc kết hợp càng nhiều các yếu tố độc lập và có liên quan sẽ cung cấp nhiều thông tin hơn và vì vậy dự đoán sẽ càng chính xác và chặt chẽ hơn.
Các mối quan hệ sử dụng trong phân tích là đáng tin cậy và có thể dự đoán được. Các mối quan hệ được xem là đáng tin cậy khi có mối quan hệ nhân quả rõ ràng giữa chúng. Ví dụ, biến động trong tổng giá trị tài sản cố định sẽ dẫn đến biến động về chi phí khấu hao trong kỳ. Trong một số trường hợp, mối quan hệ giữa các dữ liệu là đáng tin cậy nhưng không đủ chặt chẽ khi được sử dụng để ước tính. Ví dụ, doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng có mối quan hệ tỷ lệ thuận nhưng chỉ ở mức tương đối (có thể trong chi phí bán hàng có chi phí vận chuyển hàng hóa và chi phí này quan hệ tuyến tính với doanh thu bán hàng nhưng lại chiếm tỷ trọng nhỏ trong chi phí bán hàng) thì khi doanh thu bán hàng tăng, chi phí bán hàng chỉ tăng theo ở một mức độ thấp hơn, do đó có thể gây nên khác biệt rất lớn nếu ước tính chi phí bán hàng dựa trên tỷ lệ chi phí bán hàng so với doanh thu. Ngược lại, nếu chi phí vận chuyển hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí bán hàng thì lúc này có thể nói giữa chi phí bán hàng và doanh thu bán hàng có mối quan hệ chặt chẽ và ước tính là có thể chấp nhận.
- Tính độc lập và độ tin cậy của thông tin:
Các thông tin thu thập được từ những nguồn càng độc lập thì việc ước tính càng đáng tin cậy, do đó kết quả phân tích càng đáng tin cậy. Sự độc lập ở đây trong
nhiều trường hợp chỉ có tính tương đối, tức là càng độc lập với phòng kế toán càng tốt. Ví dụ, báo cáo bán hàng lấy từ phòng kinh doanh sẽ đáng tin hơn so với việc lấy từ phòng kế toán.