7. Kết luận (ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và
4.2 Cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần TPT Cần Thơ
4.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
4.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Để có thể cùng nhau góp phần phát triển công ty cũng như giúp cho quá trình quản lý phòng ban, quản lý nhân viên một cách linh hoạt và phù hợp. Ban Quản trị công ty cổ Phần TPT đã xây dựng bộ máy quản lý với cơ cấu tổ chức chặt chẽ, bao gồm các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu nhân sự hợp lý. Tuy các phòng ban được phân chia rõ ràng với nhau về mọi mặt nhưng luôn có mối quan hệ hỗ trợ, phối hợp đồng bộ với nhau nhằm tạo nên sức mạnh tập thể để đạt được mục tiêu đề ra trong mọi thời điểm.
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần TPT Cần Thơ
Hình 4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Hội đồng Quản trị Tổng Giám đốc Phòng kinh doanh Kho Phòng kế toán Phòng kỹ thuật và bảo hành Thủ kho Giám đốc kinh doanh Kế toán trưởng Trưởng phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên
4.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
a) Hội đồng Quản trị
Gồm toàn bộ cổ đông có phần vốn góp chiếm tỷ lệ cao nhất trong công ty, đây là cơ quan quản lý toàn quyền nhân danh công ty để quyết định các vấn đề quan trọng của công ty với những quyền và nghĩa vụ chủ yếu sau:
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động kinh doanh của công ty.
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định pháp luật.
- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay.
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, thành lập chi nhánh và việc góp vốn.
- Khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Hội đồng Quản trị luôn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
b) Giám đốc công ty
Ông Trần Thanh Tú là Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc công ty, là người có quyền trực tiếp quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty và là người đại diện cho công ty trước pháp lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hoạt động trong quá trình kinh doanh của công ty.
- Giám đốc là người trực tếp vạch ra những kế hoạch kinh doanh cho công ty, chỉ đạo xuyên suốt quá trình hoạt động của công ty thông qua những nghiệp vụ chuyên sâu.
- Là người tham gia và chỉ đạo chính trong việc tìm hiểu và nắm bắt thị trường từ nhu cầu của người tiêu dùng cho đến mẫu mã, giá cả sản phẩm mà công ty quyết định cung cấp một cách linh hoạt
- Không ngừng nghiên cứu và phân tích những biến động của thị trường, dự đoán được những tình huống có thể xảy ra dù là xấu nhất để tránh thiệt hại cho công ty cả về ngắn hạn và dài hạn.
c) Phòng kinh doanh
Gồm 12 người: 1 trưởng phòng và 11 nhân viên
Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị bán hàng tới khách hàng nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần .... thông qua những nhiệm vụ chính sau:
- Thực hiện hoạt động bán hàng, các chương trình marketing, khuyến mãi nhằm thu hút khách hàng hiện tại và tiềm năng, mang lại doanh thu cho công ty.
- Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện phân phối và cung cấp các sản phẩm đến khách hàng.
- Đảm bảo việc trưng bày, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng đầy đủ và nhanh chóng nhất.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kho, phòng kỹ thuật và bảo hành, ... để thực hiện tốt mục tiêu công ty đề ra.
d) Phòng kế toán
Gồm 5 người: 1 kế toán trưởng, 1 thủ quỹ và 3 kế toán viên.
Đây là bộ phận thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi và phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình hoạt động thông qua các chỉ tiêu vốn, tài sản, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, ...bộ phận này có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Thực hiện công tác thống kê các khoản Thu - Chi trong lĩnh vực quản lý các hoạt động Tài chính - Kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính Nhà nước.
- Định kỳ tập hợp, phản ánh các thông tin cho Ban Giám đốc công ty về tình hình biến động của nguồn vốn, hiệu quả sử dụng vốn, vấn đề lợi nhuận ...
- Là nơi trực tiếp hạch toán kế toán, thanh toán, quyết toán với Nhà nước và cơ quan thuế.
- Phối hợp các phòng ban khác trong mọi công việc nhằm đạt được mục đích hoạt động kinh doanh của công ty một cách nhanh nhất.
e) Phòng kỹ thuật và bảo hành
Gồm 16 người: 1 trưởng phòng và 15 nhân viên.
Là bộ phận quy tụ những nhân viên được đào tạo ngành công nghệ thông tin với những công việc chủ yếu sau:
- Thực hiện công tác bảo trì, bảo hành, sửa chữa đồng thời tư vấn khách hàng cách vận hành, sử dụng các thiết bị mạng, thiết bị văn phòng.
- Thực hiện việc xây dựng và cập nhật các tin tức về thị trường, về sản phẩm, về chương trình khuyến mãi ... trên website của công ty để cho mọi đối tượng khách hàng có thể tham khảo.
- Hỗ trợ và tham gia triển khai các dự án tin học đến các trường học khi có yêu cầu.
f) Kho
Gồm 8 người: 1 thủ kho và 7 nhân viên.
Là bộ phận không thể thiếu trong công ty, là những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong công việc quản lý và bảo vệ hàng hóa tránh bị hư hỏng, cũng như mất mát từ khi nhập kho đến khi xuất kho giao cho khách hàng. Họ lưu trữ hàng hóa theo một hệ thống nhất định, đảm bảo phục vụ ổn định quá trình kinh doanh của công ty.
Với cơ cấu tổ chức đơn giản nhưng phù hợp với tình hình thực tế của mình. Công ty cổ phần TPT dễ dàng tạo điều kiện cho các phòng ban làm việc đúng với chuyên môn và trình độ của từng nhân viên, các công việc không chồng chéo nhau dẫn đến các cá nhân trong công ty dễ dàng phát huy tính sáng tạo của mình giúp công ty ngày càng phát triển. Ngoài ra, với cơ cấu tổ chức linh động như vậy các chỉ thị từ ban lãnh đạo rất dễ dàng đến với từng nhân viên, giúp họ nhanh chóng nắm bắt thông tin và hoàn thành đúng tiến độ công việc cũng như nhiệm vụ đã được giao làm cho công ty ngày càng phát triển ổn định và vững mạnh.
4.2.2 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại công ty
4.2.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công tác kế toán
Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần TPT Cần Thơ
Hình 4.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
Kế toán công nợ Kế toán nhập, xuất, tồn
4.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
a) Kế toán trưởng
Là người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy kế toán của công ty, là người chịu sự quản lý của Giám đốc và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ các vấn đề công tác kế toán tại công ty. Là người bổ trợ cho Giám đốc việc thực hiện pháp lệnh kế toán, thống kê và báo cáo cho Giám đốc các chỉ tiêu tài chính cho công ty. Đồng thời, tổ chức công tác kế toán hợp lý, khoa học, hoạch định các kế hoạch kinh tế, tài chính hằng năm cho công ty. Lập Báo cáo Tài chính vào cuối kỳ sau khi đã khóa sổ và chịu trách nhiệm với Giám đốc về Báo cáo Quyết toán của công ty.
b) Kế toán tổng hợp
Kiểm tra tính chính xác của từng phần hành kế toán, làm cơ sở đánh giá tình hình kinh doanh để kịp thời điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế theo khung, mức, lên sổ cái tổng hợp từng tài khoản để xác định kết quả kinh doanh, sau đó lên Bảng cân đối số phát sinh, lập Bảng cân đối kế toán.
c) Kế toán xuất, nhập, tồn kho
Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình mua vào, bán ra của công ty để từ đó phản ánh chính xác tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa của công ty.
d) Kế toán công nợ
Có trách nhiệm mở tài khoản chi tiết, theo dõi tình hình biến động các khoản nợ bên trong và bên ngoài công ty theo từng đối tượng.
e) Thủ quỹ
Thực hiện thu, chi, bảo quản tiền mặt, chi lương, chi thưởng cho nhân viên. Lập Báo cáo quỹ hàng ngày đối chiếu với kế toán tổng hợp về tình hình thu, chi tiền mặt tại công ty.
4.2.2.3 Hình thức kế toán áp dụng
Để xử lý thông tin thu nhận các lọaị chứng từ thì cần thiết phải xây dựng một hệ thống sổ sách kế toán, số lượng sổ sách cho phù hợp với đặc điểm và quy mô của từng công ty. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán là rất quan trọng trong công tác tổ chức quản lý bộ máy kế toán. Nên công ty cổ phần TPT lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ để hạch toán theo quy định do Bộ Tài chính ban hành.
a) Trình tự ghi sổ
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ hoặc chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế thì tập hợp vào bảng chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái có liên quan.
Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ thì phản ánh vào sổ chi tiết đến cuối kỳ kê toán (tháng, quý, năm) tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của các tài khoản trên sổ cái. Sau đó, tiến hành đối chiếu các số liệu trên sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết, nếu khớp đúng thì phản ánh vào Bảng cân đối kế toán.
b) Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Nguồn: Phòng kế toán của công ty cổ phần TPT Cần Thơ
Hình 4.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
* Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ
4.2.2.4 Hệ thống kế toán sử dụng
Là một công ty cổ phần nên việc vận dụng tài khoản trong công tác kế toán theo đúng quy định Nhà nước (về mặt nội dung, kết cấu, ...) nhưng về số lượng sử dụng theo yêu cầu quản lý của công ty (theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC).
4.2.2.5 Chế độ kế toán áp dụng
Lựa chọn một chế độ kế toán phù hợp với nhu cầu của công ty rất quan trọng. Từ đó, công ty đã chọn chế độ kế toán áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu vào 01/01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm. - Khấu khao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công tác kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ).
a) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Trong công tác hạch toán hàng tồn kho, để quản lý thống nhất và tạo điều kiện thuận lợi trong công tác ứng dụng tin học cho kế toán, công ty đã áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục một cách có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, công cụ dụng cụ, … trên sổ sách kế toán tại công ty.
Hàng tồn kho cuối kỳ = Tồn kho đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ
b) Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng
Công ty nộp thuế theo quy định của Nhà nước và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng do Bộ Tài chính phát hành, công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Thuế giá trị gia tăng đầu ra = Giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa thuế * Thuế suất thuế giá trị gia tăng
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp = Thuế giá trị gia tăng đầu ra - Thuế giá trị gia tăng đầu vào
c) Phương pháp tính trị giá xuất kho
Trong nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay việc tính trị giá xuất kho của hàng hoá tiêu thụ là rất quan trọng đối với các công ty bởi vì nó cũng là một trong những nhân tố ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Chính vì thế, công ty cổ phần TPT Cần Thơ phải chọn phương pháp xuất kho sao cho phù hợp với sự biến động của thị trường và tình hình hoạt động của công ty
mình nên công ty cổ phần TPT Cần Thơ đã chọn phương pháp tính trị giá xuất kho theo giá thực tế bình quân gia quyền để giảm thiểu rủi ro.
Phương pháp tính trị giá xuất kho theo giá thực tế bình quân gia quyền là: khi nhập kho theo đơn giá mới khác với đơn giá hiện đang còn tồn kho, thì công ty sẽ tính đơn giá bình quân để làm đơn giá cho lần xuất kho tiếp theo.
4.2.2.6 Chứng từ kế toán sử dụng
Công ty sử dụng chứng từ kế toán ban hành theo Quyết Định 15/2006/QĐ – BTC. Do thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty nên kế toán sử dụng một số chứng từ chủ yếu đáp ứng tính chất của công việc.
4.2.2.7 Sổ sách kế toán sử dụng
Công ty sử dụng sổ sách kế toán theo Quyết Định 15/2006/QĐ – BTC. Do thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty nên kế toán sử dụng một số sổ sách chủ yếu bao gồm: sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
4.3 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TPT CẦN THƠ THƠ
4.3.1 Chức năng
Cùng với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, trình độ cao và với sự chỉ đạo của các nhà quản lý, của Hội đồng Quản trị và đặc biệt là sự hỗ trợ thường xuyên từ các công ty đối tác (các nhà cung ứng hàng hóa), công ty cổ phần TPT Cần Thơ đã thực hiện tốt các chức năng chính như sau:
- Cung cấp các dịch vụ, hàng hóa, sản phẩm tin học văn phòng chất lượng cao với giá cả phù hợp.
- Sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất với hiệu quả cao nhất.
- Tư vấn miễn phí các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cao giúp khách hàng luôn cập nhật thường xuyên và tiếp cận các công nghệ mới trong khu vực và trên thế giới một cách nhanh nhất.
- Chính sách chăm sóc khách hàng cũng như hậu mãi sau bán hàng được thực hiện một cách tốt nhất nhằm đem lại cho khách hàng sự hài lòng tối đa.
4.3.2 Nhiệm vụ
Do mong muốn phát triển không ngừng hoạt động kinh doanh của mình, sản phẩm công ty đang kinh doanh đã lên đến hơn 200 sản phẩm, bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ kèm theo nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng.
Công ty cổ phần TPT Cần Thơ đã mở rộng kinh doanh với các hoạt động và nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Cung cấp các thiết bị văn phòng như: máy in, máy fax, máy scan, máy hủy tài liệu, máy đếm tiền của hãng: Panasonic, Samsung, Canon, ...
- Mua bán các loại máy tính xách tay (laptop) của các hãng như: Sony,