3.2.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
3.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng:
Là người chịu trách nhiệm chung, điều hành công việc của phòng kế toán, đồng thời trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty theo đúng nguyên tắc, chế độ quy định của Nhà Nước.
- Phó Phòng Kế toán:
Giúp đỡ kế toán trưởng tổng hợp báo cáo các số liệu, thực hiện báo cáo tài chính, quết toán theo định kỳ.
- Kế toán ngân hàng:
Kiểm tra theo dõi và thực hiện việc thu, chi qua tiền gởi ngân hàng, tiền vay ngân hàng đồng thời mở số kế toán chi tiết và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kế toán công nợ:
Mở sổ theo dõi chi tiết các khách hàng còn phải thu. Kiểm tra, kiểm soát hóa đơn chứng từ liên quan đến các khoản phải trả cho người bán, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, hợp pháp và hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ trước khi chi thanh toán trực tiếp hoặc chấp nhận thanh toán.
- Kế toán thanh toán:
Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các hóa đơn chứng từ thanh toán của cán bộ công nhân viên Chi nhánh Công ty và lập phiếu thu, chi.
- Kế toán thuế, công nợ đội:
Tập hợp hóa đơn GTGT kê khai và nộp báo cáo theo qui định, mở sổ kế toán chi tiết theo dõi công nợ các đội thi công. Trích khấu hao tài sản cố định và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ liên quan đến tăng, giảm tài sản cố định.
- Thủ quỹ:
Quản lý và thực hiện thu, chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi đã được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, báo cáo hàng ngày để giúp kế toán trưởng quản lý điều hành chi phí sản xuất của công ty về mặt tài chính.
3.2.3.3 Các tài khoản ứng dụng cơ bản
- Chi nhánh Công ty Cổ Phần Xây dựng Công Trình Giao thông 586 tại Cần Thơ áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính
3.2.3.4 Hình thức kế toán
Chi nhánh Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán.
a/ Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ:
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”, còn căn cứ để ghi vào sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng Từ Ghi Sổ đã lập; cho nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng (Sổ Cái) nên cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái
b/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Sổ cái;
b/ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khóa sổ để tính ra đủ tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Sau đó căn cứ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng lập Báo Cáo Tài Chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chứng từ kế toán chi tiết
cùng loại Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Chú thích:
Ghi hàng ngày Đối chiếu
Ghi cuối tháng và quý Sổ Cái
+ Chứng từ kế toán:
Là những giấy tờ, tài liệu phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Là bằng chứng để chứng minh cho tính hợp lý, hợp lệ cuả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán.
+ Bảng tổng hợp chứng từ gốc:
Hằng ngày hay cuối tuần khi có phát sinh các chứng từ gốc có nội dung thực tế giống nhau để tập hợp chung một bảng.
+ Sổ quỹ tiền mặt:
Do thủ quỹ thực hiện ghi chép và bảo quản, thường xuyên được đối chiếu số liệu với kế toán để đảm bảo số liệu được khớp đúng với nhau.
+ Sổ kế toán chi tiết:
Dùng để ghi chép chi tiết tình hình cả về số lượng lẫn giá trị theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
+ Bảng tổng hợp chi tiết:
Là bảng kê số liệu ghi chép các sổ chi tiết để đối chiếu với số liệu đã ghi chép trên tài khoản tổng hợp.
+ Chứng từ ghi sổ:
Được lập từ các chứng từ gốc để được kiểm tra, phân loại và định khoản chính xác, có xác minh của kế toán trưởng và người lập chứng từ.
+ Sổ đăng ký chứng từ:
Là sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tất cả các Chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
+ Sổ cái:
Các chứng từ ghi sổ đã xuất hiện các tài khoản với số phát sinh Nợ, Có, của mỗi tài khoản, các tài khoản này phải phản ánh riêng biệt và tập hợp lại.
+ Bảng cân đối số phát sinh :
Là bảng kê toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả tài khoản kế toán. Nguồn số liệu để lập bảng cân đối số phát sinh đã được kiểm tra và khóa sổ vào cuối kỳ.
+ Báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.