Căn cứ vào bộ máy tổ chức quá trình hoạt động, tình hình kinh tế phát sinh. Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 đã lựa chọn các chính sách kế toán chủ yếu sau:
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính
- Niên độ kế toán của công ty: niên độ kế toán được tính bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- Hình thức kế toán: Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh, căn cứ vào khả năng cỏ sở vật chất kỹ thuật và yêu cầu thông tin kinh tế, Công ty đã lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ vào công tác kế toán.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Công ty tính giá xuất kho NVL theo phương pháp nhập trước – xuất trước.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang Việt Nam đồng: Theo tỷ giá ngân hàng thông báo tại thời điểm hạch toán (dùng tỷ giá thực tế).
- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. -Kỳ kế toán: Công ty hạch toán theo tháng
4.2 TÌNH HÌNH CHUNG VỀ NVL TẠI CÔNG TY 4.2.1 Đặc điểm NVL tại Công ty
- Chi nhánh Công ty CPXD CTGT 586 tại Cần Thơ là một Công ty có quy mô lớn vì vậy nguyên vật liệu Công ty đa dạng về số lượng cũng như chủng loại, số lượng mỗi loại nguyên vật liệu cũng tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn
vị tính khác nhau, chúng thường được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép, xi măng, vôi, cát, gạch…
- Do hoạt động tại địa bàn khá rộng lớn, thi công các công trình dải khắp nơi cho nên NVL thường được mua sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công điều này giúp cho Công ty giảm được chi phí vận chuyển và hao hụt trong khi vận chuyển, giảm thiể hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên do điều kiện như vậy nên Công ty thường thiếu kho bãi để bảo quản và cất trữ NVL vì vậy NVL bị hư hỏng mất mát là điều khó tránh khỏi.
- Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung. Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm của Công ty cũng mang những đặc thù khác nhau. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL của Công ty có những khó khăn riêng biệt
4.2.2 Phân loại
Do có nhiều chủng loại khác nhau nên muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học và hợp lý. Căn cứ vào nội dung kinh tế vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Vật liệu chính: Tất cả các loại NVL sử dụng trong quá trình thi công cấu thành nên thực thể công trình được gọi là NVL chính và được hạch toán vào tài khoản 152. Nó là đối tượng chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm: Đất đá, cát, sỏi, xi măng…
+ Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ rất đa dạng và phong phú, nó mang tính đặc thù khác nhau. Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làm thay đổi bên ngoài sản phẩm.
+ Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu, mỡ…phục vụ cho quá trình vận hành máy móc thiết bị, phục vụ cho việc sữa chữa máy móc của Công ty.
+ Phế liệu thu hồi: chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất.
Xét về mặt chi phí, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí NVL chính. Do đó một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Do vậy, Công ty cần phải có biện pháp thu mua vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnh hưởng dến quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất.
4.2.3 Đánh giá NVL
4.2.3.1 Đánh giá NVL nhập kho
- Đối với NVL nhập kho do mua ngoài: Ở CN Công ty CPXD CTGT 586 tại Cần Thơ vật liệu nhập kho hầu hết là mua ngoài, ngoài ra còn có phế liệu thu hồi nhập kho. Do Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị thực tế NVL mua ngoài nhập kho là trị giá mua theo hóa đơn không bao gồm thuế GTGT của NVL.
Do đặc điểm NVL của Công ty sử dụng vào hoạt động xây dựng, xây lắp nên thường có khối lượng lớn, cồng kềng, do đó khi mua Công ty phải chịu thêm khoản chi phí vận chuyển và được tính vào đơn giá mua NVL.
- Đối với NVL nhập kho do các xưởng tự chế biến: giá thực tế bao gồm giá trị NVL xuất ra chế biến cùng với chi phí nhân công và các chi phí khác.
- Đối với NVL nhập kho cho các đơn vị vay tạm thời thì các đơn vị này phải hoàn trả NVL theo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng. Trị giá thực tế NVL nhập kho bằng với giá trị thực tế NVL xuất kho cho vay.
- Trường hợp phế liệu thu hồi nhập kho: Công ty xác định giá thực tế của phế liệu thu hồi nhập kho theo giá ước tính.
4.2.3.2 Đánh giá NVL xuất kho
Mặc dù số lượng chủng loại NVL của Công ty nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL của Công ty rất chặt chẽ. Công ty sử dụng phương pháp Nhập trước – xuất trước. Theo phương pháp này, hàng nào nhập trước sẽ được xuất ra trước, và trị giá NVL xuất kho sẽ được tính bằng số lượng hàng xuất kho * đơn giá của hàng nhập kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau. NVL tồn kho được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau hiện còn.
4.2.4 Công tác quản lý NVL
Nhận thấy tầm quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất nên Công ty rất chú trọng đến công tác quản lý NVL. Để đáp ứng yêu cầu trong hoạt động xây dựng Công ty luôn có một lượng NVL dự trữ. Căn cứ vào kế hoạch xây dựng và định mức kỹ thuật, kế toán vật tư có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch vật tư, tìm các nguồn cung ứng, so sánh giá cả, chất lượng để đảm bảo cung cấp cho bộ phận xây dựng đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại và đúng tiến độ. Cán bộ vật tư phải luôn giám sát, kiểm tra kho một cách thường xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế để phát hiện ra những vấn đề phát sinh, kịp thời giải quyết, nhằm giảm thiệt hại đến mức thấp nhất.
Tại kho của Công ty, luôn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý. Thủ kho có nhiệm vụ quản lý quy cách, chủng loại, chất lượng, số lượng… Thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về số NVL nhập kho. Hàng ngày nhập kho phải có hóa đơn chứng từ, mọi việc ngoài quy định phải xin ý kiến và được sự đồng ý của Giám đốc, Ban lãnh đạo. Thủ kho còn có trách nhiệm ghi
chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư sắp xếp cho khoa học và hợp lý.
Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán NVL căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL, kiểm tra tình hình thu mua vật tư về số lượng, chất lượng , giá cả… nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho xây dựng công trình.
Về bộ phận bốc vác vận chuyển, làm việc theo sự điều động của phòng kế hoạch vật tư, bốc vác vận chuyển phải đảm bảo kịp thời theo tiến độ. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào yêu cầu chất lượng của sản phẩm có nhiệm vụ tìm ra các loại NVL đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra. Các loại NVL, phụ tùng nếu không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.
Như vậy, có thể nói thủ kho quản lý NVL về mặt hiện vật còn kế toán NVL quản lý về mặt giá trị.
4.3 LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ NHẬP – XUẤT KHO NVL TẠI CÔNG TYTẠI CÔNG TY TẠI CÔNG TY
4.3.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nhập kho
Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nhập kho NVL
Bước 1: Khi nguyên vật liệu về đến công ty người giao hàng (có thể là nhân
viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc nhà cung cấp) sẽ mang hóa đơn mua hàng như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn cước phí vận chuyển đề nghị giao hàng nhập kho thông qua phiếu đề nghị giao hàng nhập kho
Kiểm nhận ký duyệt
Kế toán vật tư Kho
Nhà cung cấp Kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đã ký duyệt Lưu Lưu Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đã ký duyệt Phiếu đề nghị mua hàng
Bước 2: Sau đó ban kiểm nhận sẽ kiểm tra số lượng, quy cách nguyên vật
liệu so với hóa đơn nếu chính xác thì lập biên bản cho nhập vật tư. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toan vật tư, các bộ phụ trách vật tư, người đề nghị giao hàng. Trong trường hợp nguyên vật liệu mua về có khối lượng lớn thì trước khi nhập kho số nguyên vật liệu đó phải được đưa vào kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật tư do Công ty lập ra.
Bước 3: Kế toán vật tư lập phiếu nhập kho. Người lập phiếu, người giao
hàng và phụ trách bộ phận ký vào phiếu nhập kho.
Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận,
nhận hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho
Bước 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Bước 7: Kế toán vậ tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người mua hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Liên 1: Giao cho phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho
Liên 3: Kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán để lưu trữ bảo quản
Các bước trong quá trình nhập kho, không có sự can dự của chủ doanh nghiệp. Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách, sau này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ
kho với sổ chi tiết theo định kỳ là được.
Hiện tại Công ty đang thực hiện việc kiểm soát quy trình nhập kho như sau: - Để hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro sai sót về quy trình nhập kho NVL thì thủ kho và kế toán phải tuân thủ đúng nguyên tắc và quy định tại Công ty như chỉ nhập kho khi có đầy đủ các loại chứng từ và hóa đơn cần thiết, kiểm tra một cách chính xác nội dung các chứng từ và hóa đơn, kiểm tra đầy đủ số lượng thực tế nhập kho ghi trên hoán đơn. Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra các chứng từ và hóa đơn thì mới tiến hành nhập kho và sau mỗi lần nhập kho Công ty đều viết phiếu nhập kho và lên sổ thể hiện đúng số lượng cũng như giá trị thực tế của lượng vật tư mới nhập vào kho.
- Khi ghi phiếu nhập kho phải chính xác, ghi đúng số liệu trên hóa đơn và phải lập phiếu nhập kho theo quy định của Công ty phải có đầy đủ các chữ ký sau đó lưu trữ cẩn thận để thuận lợi cho việc kiểm kê vào định kỳ.
- Giữa kế toán và thủ kho thường xuyên kiểm tra đối chiếu với nhau để kịp thời phát hiện sai sót và sớm tìm ra nguyên nhân kịp thời điều chỉnh.
4.3.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ xuất kho NVL
Hình 4.2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xuất kho NVL
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư sẽ lập giấy xin xuất vật tư.
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sau đó ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho kế toán ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Giao cho bên đề nghị xuất vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho
Giám đốc Bộ phận
có nhu cầu vật tư Kế toán vật tư
Kho Lập phiếu xuất kho Xét duyệt lệnh xuất Phiếu xuất kho Xuất vật tư ký duyệt
Phiếu xuất kho đã ký duyệt
Phiếu xuất kho đã ký duyệt
Lưu
Lưu Ký duyệt
phiếu xuất
Phiếu xuất kho đã ký duyệt Giấy đề nghị
Liên 3: Kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán để lưu trữ bảo quản
Do phiếu xuất kho có liên quan đến tài sản được tiêu dùng nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc).
Để kiểm soát tình hình xuất kho sao cho hợp lý, tránh thất thoát và đảm bảo về mặt số lượng thì thủ kho phải theo dõi chặt chẽ ngay từ các khâu ban đầu của quy trình xuất kho NVL. Cũng giống như trường hợp viết phiếu đề nghị mua vật tư thì giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải là những người có đủ thẩm quyền mới được viết. Và giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan ít nhất là phải có hai chữ ký của người xuất vật tư và người nhận vật tư. Khi kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của Giấy đề nghị cấp vật tư thì phòng kế toán viết phiếu xuất kho cho phép xuất vật tư. Trong quá trình xuất kho vật tư thủ kho phải thận trọng kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư. Kế toán đồng thời cũng mở sổ chi tiết NVL cho từng trường hợp xuất kho và kế toán thực hiện kiểm tra đối chiếu tình hình nhập xuất NVL dựa vào Sổ chi tiết NVL và thẻ kho được mở ở từng kho.
4.4 CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT TẠI CÔNG TY
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Ở Công ty nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu vô cùng quan trọng.
4.4.1 Hệ thống chứng từ
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, chứng từ kế toán sử dụng là Phiếu nhập