Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nhập kho NVL
Bước 1: Khi nguyên vật liệu về đến công ty người giao hàng (có thể là nhân
viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc nhà cung cấp) sẽ mang hóa đơn mua hàng như: Hóa đơn GTGT, hóa đơn cước phí vận chuyển đề nghị giao hàng nhập kho thông qua phiếu đề nghị giao hàng nhập kho
Kiểm nhận ký duyệt
Kế toán vật tư Kho
Nhà cung cấp Kiểm nhận vật tư Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đã ký duyệt Lưu Lưu Lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đã ký duyệt Phiếu đề nghị mua hàng
Bước 2: Sau đó ban kiểm nhận sẽ kiểm tra số lượng, quy cách nguyên vật
liệu so với hóa đơn nếu chính xác thì lập biên bản cho nhập vật tư. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toan vật tư, các bộ phụ trách vật tư, người đề nghị giao hàng. Trong trường hợp nguyên vật liệu mua về có khối lượng lớn thì trước khi nhập kho số nguyên vật liệu đó phải được đưa vào kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật tư do Công ty lập ra.
Bước 3: Kế toán vật tư lập phiếu nhập kho. Người lập phiếu, người giao
hàng và phụ trách bộ phận ký vào phiếu nhập kho.
Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận,
nhận hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho
Bước 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Bước 7: Kế toán vậ tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người mua hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Liên 1: Giao cho phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho
Liên 3: Kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán để lưu trữ bảo quản
Các bước trong quá trình nhập kho, không có sự can dự của chủ doanh nghiệp. Bởi vì, hàng nhập vào có thể kéo dài trong nhiều ngày và việc kiểm nhận hàng đòi hỏi người có chuyên môn trong việc xem xét hàng nhập nên thường giao cho cán bộ phụ trách, sau này chỉ việc kiểm tra lại chứng từ và đối chiếu thẻ
kho với sổ chi tiết theo định kỳ là được.
Hiện tại Công ty đang thực hiện việc kiểm soát quy trình nhập kho như sau: - Để hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro sai sót về quy trình nhập kho NVL thì thủ kho và kế toán phải tuân thủ đúng nguyên tắc và quy định tại Công ty như chỉ nhập kho khi có đầy đủ các loại chứng từ và hóa đơn cần thiết, kiểm tra một cách chính xác nội dung các chứng từ và hóa đơn, kiểm tra đầy đủ số lượng thực tế nhập kho ghi trên hoán đơn. Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra các chứng từ và hóa đơn thì mới tiến hành nhập kho và sau mỗi lần nhập kho Công ty đều viết phiếu nhập kho và lên sổ thể hiện đúng số lượng cũng như giá trị thực tế của lượng vật tư mới nhập vào kho.
- Khi ghi phiếu nhập kho phải chính xác, ghi đúng số liệu trên hóa đơn và phải lập phiếu nhập kho theo quy định của Công ty phải có đầy đủ các chữ ký sau đó lưu trữ cẩn thận để thuận lợi cho việc kiểm kê vào định kỳ.
- Giữa kế toán và thủ kho thường xuyên kiểm tra đối chiếu với nhau để kịp thời phát hiện sai sót và sớm tìm ra nguyên nhân kịp thời điều chỉnh.