Hình 4.2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xuất kho NVL
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư sẽ lập giấy xin xuất vật tư.
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sau đó ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho kế toán ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Giao cho bên đề nghị xuất vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho
Giám đốc Bộ phận
có nhu cầu vật tư Kế toán vật tư
Kho Lập phiếu xuất kho Xét duyệt lệnh xuất Phiếu xuất kho Xuất vật tư ký duyệt
Phiếu xuất kho đã ký duyệt
Phiếu xuất kho đã ký duyệt
Lưu
Lưu Ký duyệt
phiếu xuất
Phiếu xuất kho đã ký duyệt Giấy đề nghị
Liên 3: Kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán để lưu trữ bảo quản
Do phiếu xuất kho có liên quan đến tài sản được tiêu dùng nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc).
Để kiểm soát tình hình xuất kho sao cho hợp lý, tránh thất thoát và đảm bảo về mặt số lượng thì thủ kho phải theo dõi chặt chẽ ngay từ các khâu ban đầu của quy trình xuất kho NVL. Cũng giống như trường hợp viết phiếu đề nghị mua vật tư thì giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải là những người có đủ thẩm quyền mới được viết. Và giấy đề nghị cấp vật tư cũng phải có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan ít nhất là phải có hai chữ ký của người xuất vật tư và người nhận vật tư. Khi kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của Giấy đề nghị cấp vật tư thì phòng kế toán viết phiếu xuất kho cho phép xuất vật tư. Trong quá trình xuất kho vật tư thủ kho phải thận trọng kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư. Kế toán đồng thời cũng mở sổ chi tiết NVL cho từng trường hợp xuất kho và kế toán thực hiện kiểm tra đối chiếu tình hình nhập xuất NVL dựa vào Sổ chi tiết NVL và thẻ kho được mở ở từng kho.