2.3.2.1 Phương pháp so sánh
Là phương pháp phân tích được thực hiện thông qua đối chiếu các sự vật hiện tượng với nhau để thấy được những điểm giống và khác nhau. Trong quá trình nghiên cứu kế toán NVL, nội dung này được cụ thể hóa bằng việc đối chiếu lý luận với thực tế tổ chức công tác kế toán NVL tại đươn vị, đối chiếu chứng từ gốc với các sổ kế toán liên quan, đối chiếu số liệu cuối kỳ giữa sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết để có kết quả chính xác khi lên báo cáo tài chính.
2.3.2.2 Phương pháp toán học
Phương pháp này dùng để tính toán những chỉ tiêu về giá trị vật liệu nhập, giá trị vật liệu xuất tính vào chi phí sản xuất kinh doanh...trong kỳ phục vụ cho việc kiểm tra tính chính xác về mặt số học của các số liệu về kế toán NVL
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586
TẠI CẦN THƠ
3.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY
- Ngày 04 tháng 08 năm 2004 theo Quyết định của Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông 5 về việc tách chuyển nguyên trạng Chi nhánh Công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông 507 tại Cần Thơ tổ chức thành Chi nhánh Chi nhánh Công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586 tại Cần Thơ (là đơn vị trực thuộc Công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586 thuộc Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông 5).
- Năm 2007 Công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586 tiến hành cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586. Ngày 17 tháng 07 năm 2007, Chi nhánh Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586 tại Cần Thơ được thành lập trên cơ sở chuyển thể từ doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số: 23/QĐ-HCNS ngày 17 tháng 07 năm 2007 của Hội đồng quản trị Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 586.
- Trụ sở giao dịch: Khu vực Thạnh Thuận, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, Thành phố Cần Thơ.
- ĐT: 07103.916360 FAX: 07103.916334
- Giấy Chứng nhận đăng ký hoạt động Chi nhánh số 5713000326 do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sớ Kế hoạch và Đầu tư TP. Cần Thơ cấp ngày 07 tháng 08 năm 2007.
3.2 CƠ CẤU QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY3.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 3.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 3.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty 3.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban lãnh đạo Chi nhánh Công ty gồm: 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, 01 Kế toán trưởng.
Giám đốc Chi nhánh Công ty là người được Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm. Giám đốc là người đại diện cho quyền và nghĩa vụ của Chi nhánh trước pháp luật Nhà nước và cấp trên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Phó giám đốc là người được Giám đốc Chi nhánh Công ty phân công và ủy quyền trực tiếp, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ đã được giao.
Phòng Tổ chức– Hành chính Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Phòng Kỹ thuật Phòng Trắc địa Phòng Vật tư – Thiết bị Đội Thiết bị - Xe máy Ban BTTH - GPM B Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Đội XD Số 2 Đội XD Số 2 Đội XD Số 3 Đội XD 5->17 Đội XD Số 4
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Phòng Tài Chính – Kế Toán trước Giám đốc Chi nhánh Công ty và các cơ quan hữu quan có liên quan khác (Cơ quan thuế, các Ngân hàng, …)
Phòng Tổ chức – Hành chính:
Có chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh tổ chức, qủan lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động tiền lương, hành chính quản trị thể hiện trên các mặt công tác chủ yếu sau:
+ Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức tiền lương. + Hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ.
+ An toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động.
Phòng Tài chính – Kế toán:
Giúp Giám đốc Chi nhánh tổ chức, quản lý vốn, tài sản, lập kế hoạch tài chính, quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, theo dõi tình hình thu, chi của đơn vị. Bên cạnh đó, còn có nhiệm vụ đại diện đơn vị giải quyết những mối quan hệ tài chính trong quá trình kinh doanh như:
+ Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. + Các mói quan hệ tài chính trong nội bộ.
+ Phân phối vốn hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
+ Phải đảm bảo các hoạt động kinh doanh của đơn vị được diễn ra liên tục.
Phòng Kinh doanh:
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc đơn vị tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật Nhà nước trên lĩnh vực công tác chủ yếu như sau:
+ Xây dựng chiến lược kinh doanh.
+ Đưa ra các mục tiêu phát triển thị trường, chính sách chăm sóc khách hàng.
+ Đảm bản hoàn thành các hợp đồng ký kết với khách hàng. + Xây dựng hình ảnh và quảng bá thương hiệu của đơn vị.
Phòng Kế hoạch – Tổng hợp:
Chịu trách nhiệm xây dựng, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn và dài hạn của đơn vị, thực hiện các hợp đồng giao khoán thi công.
Tổ chức xây dựng các hồ sơ và đại diện đơn vị tham dự thầu các dự án bên ngoài.
Phòng Kỹ thuật:
Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi giám sát thi công các công trình xây dựng của đơn vị gồm các công việc như:
+ Thực hiện bóc, tách các số liệu kỹ thuật trong thực hiện thi công công trình. Đảm bảo các công trình được thi công đúng theo thiết kế kỹ thuật và bàn giao đưa vào sử dụng đúng kế hoạch đã định.
+ Giám sát, nghiệm thu chất lượng kỹ thuật công trình đúng quy định. + Công tác kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường.
Phòng Vật tư – Thiết bị:
Chịu trách nhiệm tham mưu với Giám đốc trong việc mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất, mua các tài sản cố định.
+ Quản lý và sửa chữa thiết bị xe máy thi công.
+ Theo dõi công tác cấp phát vật tư, nhiên liệu… cho các Đội xây dựng thi công.
+ Bảo quản vật tư, thiết bị, đảm bảo số lượng, chất lượng và đảm bảo vật tư, thiết bị được sử dụng đúng mục đích phục vụ công tác sản xuất thi công của đơn vị.
Ban Bồi thường Thiệt hại – Giải phóng Mặt bằng:
Chịu trách nhiệm theo dõi diện tích đất thu hồi và tiến hành công tác san lấp giao mặt bằng thi công.
Theo dõi và lên bảng tính bồi hoàn thiệt hại cho các hộ dân có diện tích đất nằm trong dự án.
Đại diện đơn vị giải quyết các tranh chấp về đất đai với các hộ dân, với chính quyền địa phương.
Các Đội xây dựng công trình:
Là các đơn vị trực tiếp thi công các hạng mục công trình của dự án. Chịu sự giám sát trực tiếp của phòng Kỹ thuật và phòng Kế hoạch – Tổng hợp của Chi nhánh Công ty.
Biên chế đội gồm: 01 Đội trưởng, 01 Đội phó, 01 kỹ thuật công trình và 01 kế toán thống kê.
Kế toán thuế công nọ đội Phó phòng kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng
3.2.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
3.2.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
3.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng:
Là người chịu trách nhiệm chung, điều hành công việc của phòng kế toán, đồng thời trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty theo đúng nguyên tắc, chế độ quy định của Nhà Nước.
- Phó Phòng Kế toán:
Giúp đỡ kế toán trưởng tổng hợp báo cáo các số liệu, thực hiện báo cáo tài chính, quết toán theo định kỳ.
- Kế toán ngân hàng:
Kiểm tra theo dõi và thực hiện việc thu, chi qua tiền gởi ngân hàng, tiền vay ngân hàng đồng thời mở số kế toán chi tiết và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kế toán công nợ:
Mở sổ theo dõi chi tiết các khách hàng còn phải thu. Kiểm tra, kiểm soát hóa đơn chứng từ liên quan đến các khoản phải trả cho người bán, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, hợp pháp và hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ trước khi chi thanh toán trực tiếp hoặc chấp nhận thanh toán.
- Kế toán thanh toán:
Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các hóa đơn chứng từ thanh toán của cán bộ công nhân viên Chi nhánh Công ty và lập phiếu thu, chi.
- Kế toán thuế, công nợ đội:
Tập hợp hóa đơn GTGT kê khai và nộp báo cáo theo qui định, mở sổ kế toán chi tiết theo dõi công nợ các đội thi công. Trích khấu hao tài sản cố định và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ liên quan đến tăng, giảm tài sản cố định.
- Thủ quỹ:
Quản lý và thực hiện thu, chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi đã được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, báo cáo hàng ngày để giúp kế toán trưởng quản lý điều hành chi phí sản xuất của công ty về mặt tài chính.
3.2.3.3 Các tài khoản ứng dụng cơ bản
- Chi nhánh Công ty Cổ Phần Xây dựng Công Trình Giao thông 586 tại Cần Thơ áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính
3.2.3.4 Hình thức kế toán
Chi nhánh Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán.
a/ Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ:
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”, còn căn cứ để ghi vào sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng Từ Ghi Sổ đã lập; cho nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng (Sổ Cái) nên cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái
b/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Sổ cái;
b/ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khóa sổ để tính ra đủ tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Sau đó căn cứ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng lập Báo Cáo Tài Chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chứng từ kế toán chi tiết
cùng loại Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Chú thích:
Ghi hàng ngày Đối chiếu
Ghi cuối tháng và quý Sổ Cái
+ Chứng từ kế toán:
Là những giấy tờ, tài liệu phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Là bằng chứng để chứng minh cho tính hợp lý, hợp lệ cuả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán.
+ Bảng tổng hợp chứng từ gốc:
Hằng ngày hay cuối tuần khi có phát sinh các chứng từ gốc có nội dung thực tế giống nhau để tập hợp chung một bảng.
+ Sổ quỹ tiền mặt:
Do thủ quỹ thực hiện ghi chép và bảo quản, thường xuyên được đối chiếu số liệu với kế toán để đảm bảo số liệu được khớp đúng với nhau.
+ Sổ kế toán chi tiết:
Dùng để ghi chép chi tiết tình hình cả về số lượng lẫn giá trị theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
+ Bảng tổng hợp chi tiết:
Là bảng kê số liệu ghi chép các sổ chi tiết để đối chiếu với số liệu đã ghi chép trên tài khoản tổng hợp.
+ Chứng từ ghi sổ:
Được lập từ các chứng từ gốc để được kiểm tra, phân loại và định khoản chính xác, có xác minh của kế toán trưởng và người lập chứng từ.
+ Sổ đăng ký chứng từ:
Là sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tất cả các Chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
+ Sổ cái:
Các chứng từ ghi sổ đã xuất hiện các tài khoản với số phát sinh Nợ, Có, của mỗi tài khoản, các tài khoản này phải phản ánh riêng biệt và tập hợp lại.
+ Bảng cân đối số phát sinh :
Là bảng kê toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của tất cả tài khoản kế toán. Nguồn số liệu để lập bảng cân đối số phát sinh đã được kiểm tra và khóa sổ vào cuối kỳ.