2.2.1 Kế toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng vật liệu nhằm cung cấp thông tin chi tiết để giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ về mặt giá trị cũng như hiện vật của từng NVL.
2.2.1.1 Các phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau, để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán viên , đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao động trong hạch toán, quản lý vật liệu có hiệu quả cao. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau, kế toán phải lựa chọn, vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế trong doanh nghiệp. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu có thể chọn một trong ba phương pháp sau đây:
Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ H =
Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ
Giá thực tế
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp mức dư (sổ số dư)
* Phương pháp thẻ song song - Nguyên tắc hạch toán:
+ Ở kho: Ghi chép về mặt số lượng (hiện vật)
+ Ở phòng kế toán: Ghi chép cả về số lượng và giá trị từng loại NVL - Trình tự ghi chép:
+ Ở kho: Hằng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi sổ lượng thực nhập thực xuất vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên sổ kho với số tồn vật liệu thực tế. Hằng ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán, kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập.
+ Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho từng vật liệu cho khớp đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Hằng ngày hoặc định kỳ khi nhập chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá, tính thành tiền (hoàn chỉnh chứng từ) phân loại chứng từ, sai đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết, cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu. Mặt khác kế toán còn phải tổng hợp số liệu trên bảng tổng hợp xuất tồn, đối chiếu các số liệu trên sổ cái tài khoản.
Ghi chú: Ghi cuối ngày, định kỳ Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Hình 2.1: Sơ đồ kế toán NVL theo phương pháp thẻ song song
* Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, dễ hiểu dễ đối chiếu, kiểm tra số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính. Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL
Kế toán tổng hợp
* Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lượng, khối lượng ghi chép quá lớn, Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do nhiều chủng loại không kiểm tra thường xuyên chủ yếu chỉ đối chiếu vào cuối tháng
2.2.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Để đáp ứng yêu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật tư và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toáin trên cùng một cơ sở chứng từ.
Kế toán nguyên vật liệu là nội dung chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Dựa vào các đặc điểm và các nghiệp vụ phát sinh vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ tài chính ban hành với phương châm dễ làm, dễ hiểu, công khai, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát vì vậy bộ chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa(mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05 – VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu 07 – VT) - Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu 01GTKT-3LL)
- Các chứng từ khác có liên quan…
Ngoài những chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Bộ tài chính. Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm những chứng từ kế toán hướng dẫn tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình sử dụng chứng từ của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán mang tính bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ, đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập, những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép chính xác về số liệu của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.2.1.3 Sổ kế toán chi tiết NVL
Tùy thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp sử dụng các mẫu sổ (thẻ) phù hợp:
- Sổ (thẻ) kho (S12 – DN)
- Bảng tổng hợp chi tiết VL, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S11-DN) - Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
2.2.2 Kế toán tổng hợp NVL
Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, tình hình nhập xuất thường xuyên liên tục. Tùy vào đặc điểm vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng phương pháp kế toán phù hợp. Có hai phương pháp hạch toán cơ bản:
a/ Phương pháp kê khai thường xuyên:
Là phương pháp theo dõi thường xuyên liên tục, có hệ thống; phản ánh tình hình nhập xuất, tồn của hàng tồn kho.
- Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư. Vì vậy, giá trị của nguyên vật liệu trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ căn cứ số liệu kiểm kê thực tế nguyên vật liệu so sánh, đối chiếu với số liệu nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có giải pháp kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. Việc tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ được căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho và đơn giá tính theo phương pháp lựa chọn. Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa…
* Ưu điểm:
+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy ra nghiệp vụ.
+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý
Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá hàng tồn kho = hàng tồn kho + hàng tồn kho - hàng tồn kho cuối kỳ đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ
* Hạn chế:
Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người làm công tác kế toán.
b/ Phương pháp kiểm kê định kỳ:
Là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục mà chỉ phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh hàng xuất trong kỳ. Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá tồn kho cuối kỳ của NVL trên sổ kế toán tổng hợp từ đó tính ra giá trị của NVL xuất. Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa…
* Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán * Hạn chế:
+ Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.
+ Công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.
+ Khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán
2.2.2.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại vật liệu trong kho của doanh nghiệp.
*Kết cấu tài khoản
Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá hàng xuất kho = hàng tồn kho + hàng nhập kho - hàng tồn kho trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ
152
Trị giá NVL đầu kỳ
Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ
Tài khoản 152 có các tài khoản cấp 2 như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng they thế TK 1528: Vật liệu khác
* Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
- Trị giá thực tế nhập kho do mua ngoài, tự chế,thuê gia công chế biến, nhận góp vốn…
- Trị giá nhập kho NVL do sử dụng không hết nhập lại kho - Trị giá NVL thừa khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của
NVL tồn cuối kỳ
- Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa đi góp vốn.
- Trị giá NVl trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại NVL
khi mua được hưởng.
- Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện ki khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của
111,112,331 152 621, 627, 641, 642 NVL mua ngoài nhập kho Trị giá NVL xuất dùng
133 154 VAT đầu vào Trị giá NVL xuất gia công
151 chế biến
Có HĐ về nhưng NVL về 111, 112, 331 NVL chưa về nhập kho Trị giá NVL trả lại người bán 154 133
Nhập NVL tự chế Giảm VAT
hoặc thuê gia công 221, 222, 223, 228 221, 222, 223, 228 Trị giá NVL xuất góp vốn đầu tư
Nhập lại vốn góp đầu tư 811 711
bằng NVL Chênh lệch Chênh lệch 411, 711 giảm tăng
Nhận vốn góp đầu tư 136 bằng NVL Xuất cấp vốn cho cấp dưới
621, 627, 641, 642 411 Trị giá NVL sử dụng không Xuất trả vốn góp bằng NVL
hết nhập lại kho 138 338
Trị giá NVL thừa khi kiểm kê Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê
Hình 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL
2.2.2.2 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
* Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:
1. Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho đơn vị, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho:
- Đối với nguyên liệu, vật liệu mua vào dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá trị thanh toán) Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng
Có TK 141 – Tạm ứng Có TK 311 – Vay ngắn hạn
Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Đối với nguyên liệu, vật liệu mua vào dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá thanh toán) Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá trị thanh toán) Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng
Có TK 141 – Tạm ứng Có TK 311 – Vay ngắn hạn
Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn
2. Trường hợp mua NVL được hưởng chiết khấu thương mại thì phải ghi giảm giá gốc NVL đã mua đối với khoản chiết khấu thương mại thực tế được hưởng:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá trị thanh toán) Nợ TK 112 – Tiền gởi ngân hàng
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa thuế GTGT) Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
3. Trường hợp nguyên liệu, vật liệu mua về nhập kho nhưng đơn vị phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng ký kết phải trả lại người
bán hoặc được giảm giá, kế toán phản ánh giá trị hàng mua xuất kho trả lại hoặc được giảm giá, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá trị thanh toán) Nợ TK 112 – Tiền gởi ngân hàng
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa thuế GTGT) Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
4. Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên liệu, vật liệu chưa về nhập kho đơn vị thì kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”.
4.1. Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.
4.2. Nếu đến cuối tháng nguyên liệu, vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn (Trường hợp nguyên liệu, vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ), kế toán ghi:
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá trị thanh toán) Có TK 112 – Tiền gởi ngân hàng
Có TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Sang tháng sau, khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường.
5. Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, thi khoản chiết khấu thanh toán được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động tài chính (CK thanh toán) 6. Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu:
6.1. Nếu nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh vào giá gốc nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu theo giá có thuế nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Giá có thuế nhập khẩu) Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu). Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312 - Thuế GTGT hàng NK). 6.2. Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về để dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án (kế toán phản ánh giá gốc nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu theo giá có thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu), ghi:
Nợ TK 152 - NVL (Giá có thuế NK và thuế GTGT hàng NK) Có TK 331 - Phải trả cho người bán