Bên cạnh doanh thu thì chi phí cũng là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả kinh doanh của công ty. Thực vậy, mọi sự tăng giảm trong chi phí sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì thế để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty nên có biện pháp kiểm soát chi phí hoạt động cũng nhƣ hạn chế đến mức thấp nhất những khoản chi phí không cần phát sinh. Trong quá trình hoạt động của mình công ty TNHH TM và SX Cửu Long cũng nhƣ tất cả các công ty khác đều có phát sinh những khoản chi phí. Những chi phí này thực tế ở công ty gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính và chi phí khác.
35
Bảng 4.4 Bảng phân tích các khoản mục chi phí của công ty qua 3 năm 2010, 2011, 2012
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2011/2010
Chênh lệch 2012/2011
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Số tuyệt đối Số tƣơng đối (%) Số tuyệt đối Số tƣơng đối (%) Giá vốn hàng bán 26.124.025 85,23 17.187.948 81,66 18.550.976 83,97 (8.936.077) (34,21) 1.363.028 7,93 Chi phí quản lý kinh doanh 3.788.930 12,36 3.860.572 18,34 3.240.987 14,67 71.642 1,89 (619.585) (16,05)
Chi phí tài chính 736.575 2,40 0 0 299.702 1,36 (736.575) (100) 299.702 -
Chi phí khác 3.102 0,01 0 0 29 0 (3.102) (100) 29 -
Tổng chi phí 30.652.632 100 21.048.520 100 22.091.694 100 (9.604.112) (31,33) 1.043.174 4,96
36
Nhìn chung tình hình sử dụng chi phí của công ty qua 3 năm có nhiều biến động, năm 2011 tổng chi phí giảm mạnh 31,33% so với năm 2010 nhƣng sang năm 2012 tốc độ này tăng lên 4,96% so với năm 2011. Sự tăng giảm trong tổng chi phí là do sự biến động của các khoản mục chi phí, mà chủ yếu là do sự ảnh hƣởng của giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng từ 81% đến 85% tổng chi phí, tiếp đến là ảnh hƣởng của chi phí quản lý kinh doanh chiếm tỷ trọng từ 12% đến 18% tổng chi phí. Các chi phí còn lại tuy có sự biến động nhƣng do tỷ trọng quá thấp nên không ảnh hƣởng nhiều đến chi phí công ty.
♦ Từ năm 2010 sang năm 2011 tình hình kinh doanh của công ty bị suy giảm, tình hình sử dụng chi phí của công ty chƣa tốt lắm. Tốc độ giảm của chi phí tƣơng đƣơng với tốc độ giảm của doanh thu và giá vốn hàng bán luôn là khoản chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất, kế tiếp là chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính và chi phí khác chiếm tỷ trọng thấp nhất. Cụ thể là:
- Giá vốn hàng bán: Năm 2011 giá vốn hàng bán vẫn là khoản mục chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí đã bỏ ra để hoạt động kinh doanh và giá vốn cũng biến động hàng năm từ đó làm ảnh hƣởng trực tiếp đến lợi nhuận trong công ty. Năm 2011, giá vốn hàng bán khoảng 17.188 triệu đồng giảm hơn 8.936 triệu đồng tƣơng ứng 31,24%. Mức giảm này khá cao nguyên nhân là do sản lƣợng bán ra giảm, công ty ít nhận đƣợc đơn đặt hàng lớn từ phía khách hàng.
- Chi phí quản lý kinh doanh: bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Năm 2011 chi phí quản lý kinh doanh của công ty là hơn 3.860 triệu đồng tăng hơn 71 triệu đồng, tƣơng ứng với tỷ lệ 1,89% so với năm 2010. Nguyên nhân chi phí quản lý kinh doanh tăng là do công ty đã tăng thêm tiền lƣơng cho nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý, chi phí điện, điện thoại cũng tăng lên. Ngoài ra do công ty đã mua sắm thêm một ít máy móc, thiết bị phục vụ cho bộ phận văn phòng nhƣ: máy vi tính, máy in, dụng cụ văn phòng…Tuy chi phí này tăng nhƣng do việc thay đổi các phƣơng tiện hiện đại này sẽ giúp cho nhân viên văn phòng làm việc có hiệu quả hơn, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều. Công ty cần phải quan tâm điều chỉnh sử dụng các khoản mục chi phí trong công tác quản lý doanh nghiệp một cách hợp lý hơn trong thời gian tới nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Chi phí tài chính: Chí phí tài chính năm 2010 hơn 736 triệu đồng sang năm 2011 khoản chi phí này không có phát sinh. Nhƣ vậy, năm 2011 chi phí tài chính đã giảm 100%.
37
- Chi phí khác: Chi phí khác của công ty ít phát sinh chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng chi phí, thể hiện các khoản chi không thƣờng xuyên, ít phát sinh. Cụ thể năm 2010 chi phí khác hơn 3 triệu đồng chiếm tỷ trọng chỉ có 0,01%, sang năm 2011 khoản chi phí này không có phát sinh. Khoản chi phí này chủ yếu là chi bồi thƣờng thiệt hại do ô tô vận tải của công ty gây ra trong quá trình vận chuyển. Đối với công ty đây là khoản chi phí khó kiểm soát, công ty cần nâng cao ý thức cho nhân viên vận chuyển để hạn chế khoản chi này phát sinh.
♦ Sang năm 2012, tổng chi phí của công ty tăng lên và so với năm 2011 tăng hơn 1.043triệu đồng, tƣơng ứng tăng 4,96%. Tốc độ tăng của tổng chi phí thấp hơn tốc độ tăng của tổng doanh thu. Các khoản mục chi phí mà chủ yếu là giá vốn hàng bán tăng kéo theo tổng chi phí trong năm tăng. Cụ thể nhƣ sau: - Giá vốn hàng bán: giá vốn hàng bán năm 2012 chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí và tỷ trọng này đã tăng nhẹ so với năm trƣớc. Giá vốn hàng bán năm 2012 tăng hơn 1.363 triệu đồng, tƣơng ứng 7,93% so với năm 2011. Giá vốn hàng bán tăng vì nhiều lý do nhƣ là đơn đặt hàng nhiều hơn năm trƣớc, giá nguồn nguyên liệu đầu vào ngày cũng tăng, ở khâu chạy đất công nhân đã không tận dụng hết công suất của máy làm tăng chi phí dầu.
- Chi phí quản lý kinh doanh: sang năm 2012 chi phí quản lý kinh doanh giảm mạnh giảm hơn 619 triệu đồng, tƣơng ứng tỷ lệ 16,05% so với năm 2011. Nguyên nhân giảm là do công ty nhận thấy đƣợc chi phí điện thoại tăng lên liên tục cho nên nhà quản lý đã có nhiều biện pháp khác nhau để kiểm soát chi phí này bằng cách xác định định mức văn phòng phẩm, không đƣợc sử dụng điên thoại của công ty vào việc riêng…và bƣớc đầu đã thu đƣợc kết quả khả quan. Chi phí quản lý kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc làm tăng lợi nhuận của công ty. Vì vậy công ty cần phải quan tâm điều chỉnh sử dụng các khoản mục chi phí trong công tác bán hàng và quản lý doanh nghiệp một cách hợp lý nhằm góp phần nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Muốn thực hiện điều này một cách tốt nhất là công ty phải xem xét việc sử dụng chi phí ở từng bộ phận và có kế hoạch những chiến lƣợc và giải pháp hợp lý hơn. Ngoài ra, phải thƣờng xuyên đánh giá giám sát, quản lý chặt chẽ các khoản chi phí đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả, đồng thời cắt giảm tối đa những chi phí không thực sự cần thiết…
- Chi phí tài chính: trong năm 2011 chi phí này không có phát sinh sang năm 2012 phát sinh hơn 299 triệu đồng. Nguyên nhân phát sinh khoản chi phí này là do trong năm này công ty đã chủ động vay nợ từ các ngân hàng để phục
38
vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
- Chi phí khác: năm 2012 khoản chi phí này tuy có phát sinh nhƣng không đáng kể chỉ có 29 ngàn đồng.
Sự biến động của chi phí có ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, mà kết quả cuối cùng là lợi nhuận. Trong quá trình sản xuất kinh doanh muốn đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty thì phải quản lý chặt chẽ vốn kinh doanh, sử dụng hiệu quả nhất nguồn vốn của công tty Muốn vậy công ty phải xác định đƣợc một cách chính xác nhất các khoản chi phí chi ra. Giá vốn hàng bán là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, công ty cần có kế hoạch hạ thấp chi phí giá vốn hàng bán ở mức nhất định để kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày một tăng cao hơn nữa.
Hình 4.4: Tổng chi phí của công ty qua 3 năm 2010, 2011, 2012