B ảng 4.9 Đánh giá việc công chứng viên hay không phải công chứng viên tiến hành thủ tục công chứng
4.4.3. Nhiệm vụ, giải pháp cải cách thủ tục công chứng
4.4.3.1.Cải cách thể chế công chứng
- Đối với Trung ương: Sửa đổi Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC- BTP hướng dẫn về mức thu, chếđộ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng, đảm bảo mức thu phí hợp lý, quy định cụ thể mức thù lao công chứng và cách thức thu nộp, sử dụng phí công chứng. Sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công chứng như: Luật Công chứng, Bộ Luật dân sự, Luật Nhà ở... theo hướng: một mặt tiếp tục kế thừa các quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật đã phát huy tác dụng tích cực; mặt khác sửa đổi, bổ sung những quy định về công chứng HĐ, GD về bất động sản, quy định cụ thể công chứng về thừa kế, vềủy quyền, về thế chấp...
- Đối với địa phương: Ban hành Quy chế phối hợp, chia sẻ, cung cấp thông tin chung về hoạt động công chứng; Quy định về thù lao công chứng, Quy chế đạo đức hành nghề của Công chứng viên …; Các TCHNCC phải xây dựng nội
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 93 quy, quy chế làm việc theo đúng quy định của pháp luật, xây dựng quy trình cụ thể theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giải quyết các TTCC, hòm thư góp ý, điện thoại đường dây nóng để tiếp công dân.
4.4.3.2. Cải thiện môi trường công chứng, giải phóng mọi nguồn lực của các TCHNCC và nâng cao năng lực cạnh tranh phát triển nhanh, bền vững
- Ủy ban nhân dân tỉnh quy hoạch, xây dựng hoàn thiện hơn hệ thống các TCHNCC trên địa bàn tỉnh Hải Dương, đảm bảo tất cả các đơn vị hành chính cấp huyện trên địa bàn tỉnh đều có ít nhất 01 TCHNCC, cơ cấu lại một số TCHNCC ở các địa bàn tập trung quá nhiều TCHNCC như thành phố Hải Dương cho phù hợp với điều kiện kinh tế, xã hội và dân số.
- Sở Tư pháp, HCC tham mưu UBND tỉnh thành lập trung tâm lưu trữ và cung cấp thông tin về giao dịch, tài sản.
- Hoàn thiện các tổ chức có liên quan đến hoạt công chứng hợp đồng giao dịch như: CCT; VPĐKQSDĐ; UBND cấp huyện, cấp xã; các tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh Hải Dương.
+ Bố trí cán bộ chuyên trách tại CCT; VPĐKQSDĐ; UBND cấp huyện, cấp xã; các tổ chức tín dụng trong việc phối hợp với các TCHNCC giải quyết các thủ tục có liên quan đến hoạt động công chứng.
+ Tăng cường cơ sở, vật chất, trang thiết bị tại CCT; VPĐKQSDĐ; UBND cấp huyện, cấp xã; các tổ chức tín dụng nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ thực hiện việc phối hợp giải quyết các thủ tục có liên quan đến công chứng, đặc biệt chú trọng đến thiết bị hạ tầng về công nghệ thông tin.
- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng
+ Thanh tra Nhà nước, Thanh tra Sở Tư pháp và Hội Công chứng tỉnh Hải Dương cần có kế hoạch, chương trình cụ thể trong việc thanh tra, kiểm tra hoạt động của các TCHNCC và CCV kịp thời phát hiện những sơ hở, sai sót, vi phạm trong hoạt động công chứng.
+ Xử lý và kiến nghị xử lý theo thẩm quyền nghiêm minh, kịp thời những hành vi sai phạm, nhũng nhiễu trong hoạt động công chứng, đồng thời biểu dương những gương tiên tiến điển hình trong hoạt động công chứng.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 94 - Tổ chức hành nghề công chứng mở rộng các hình thức thông tin để người dân dễ dàng tiếp cận về dịch vụ và thủ tục công chứng.
+ Sở Tư pháp, HCC tỉnh Hải Dương tăng cường tổ chức các diễn đàn, hội thảo về công chứng; TCHNCC đăng tải các thông tin về TCHNCC, về TTCC tại trụ sở và trên các wedsite của mình...
+ Tổ chức hành nghề công chứng tăng cường hoạt động thông tin, giới thiệu đến NYCCC bằng hình thức trực tiếp qua hoạt động nghiệp vụ, công chứng các hợp đồng, giao dịch cho NYCCC tăng cường các hoạt động trợ giúp pháp lý miễn phí cho người cá nhân, tổ chức đến yêu cầu công chứng.
- Cải thiện hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ người dân tại nơi làm thủ tục công chứng.
+ Tổ chức hành nghề công chứng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ hoạt động nghiệp vụ công chứng như phòng chờ, nhà để xe, nhà vệ sinh, các loại sách, báo, nước uống phục vụ NYCCC.
+ Tổ chức hành nghề công chứng kịp thời nắm bắt, bổ sung, thay đổi các trang thiết bị hỏng hóc, lạc hậu đưa các trang thiết bị, công nghệ hiện đại như máy vi tính, các phần mềm quản lý, điều hành, soạn thảo, lưu trữ HĐ, GD; ô tô phục vụ công chứng ngoài trụ sở...
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục công chứng: STP, HCC tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh ban hành chính sách quy định và đầu tư về hạ tầng kỹ thuật hệ thống máy tính kết nối giữa các TCHNCC với nhau và với các tổ chức có liên quan trong việc cung cấp khai thác thông tin về tài sản, giao dịch; Đưa vào sử dụng các phần mềm ứng dụng tiện ích về khai thác, cung cấp, lưu trữ hồ sơ trong hoạt động công chứng.
- Nâng cao trình độ, nghiệp vụ, cải thiện thái độ giao tiếp, tinh thần phục vụ của cán bộ TCHNCC đối với NYCCC.
+ Sở Tư pháp, HCC tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền tăng cường thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động của CCV, nhân viên của các TCHNCC trực tiếp tiếp công dân, giải quyết TTCC, kịp thời phát hiện những biểu hiện coi thường, hạch sách, gây phiền hà của cán bộ và xử lý nghiêm minh.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 95 + Sở Tư pháp, Hội Công chứng tỉnh làm tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho đội ngũ CCV, cán bộ, nhân viên hoạt động trong các TCHNCC về nghiệp vụ, đạo đức, lễ tân… hướng tới một môi trường công chứng hiệu quả, thân thiện, cởi mở và gần gũi với nhân dân.
4.4.3.3. Cải cách thủ tục hành chính giữa các tổ chức hành nghề Công chứng với nhau và với các cơ quan liên quan
- Cải cách các thủ tục hành chính giữa các tổ chức hành nghề Công chứng với các cơ quan liên quan như VPĐKQSDĐ, CCT, UBND cấp huyện, cấp xã và giữa các TCHNCC với nhau đảm bảo rút ngắn về thời gian, giảm chi phí trong việc thực hiện TTCC, phối hợp thực hiện thủ tục nộp thuế, thủ tục xin cấp trích lục bản đồ giải thửa đất, giấy tờ xác nhận nhân thân, hộ tịch của NYCCC.
- Khi có vấn đề mới phát sinh, thay đổi về thủ tục hành chính giữa các cơ quan liên quan trong quá trình công chứng các hợp đồng, giao dịch phải họp bàn và đi đến thống nhất những vấn đề còn bất cập một cách nhanh chóng, đúng pháp luật.
4.4.3.4. Tăng tính công khai, minh bạch trong thực hiện thủ tục công chứng thực hiện thống nhất cách tính phí, thù lao công chứng
- Các TCHNCC phải niêm yết đầy đủ cả các quy trình thủ tục giải quyết công việc, quy trình thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch, các loại giấy tờ hồ sơ của từng loại HĐ, GD cũng như các biểu phí công chứng, thù lao công chứng công khai tại trụ sở và trên wedsite của Sở Tư pháp hoặc của mình.
- Sở Tư pháp nhanh chóng tham mưu cho UBND tỉnh thành lập tổ chức quản lý các thông tin về tài sản giao dịch, nguồn gốc tài sản hay lịch sử giao dịch của tài sản đểđảm bảo các thông tin về tài sản giao dịch đều được tra cứu thuận lợi.
- Giảm phí, lệ phí công chứng và thống nhất cách tính phí công chứng. + Kiến nghị Bộ Tư pháp và Bộ Tài chính xây dựng, sửa đổi thông tư liên tịch về phí công chứng, thù lao công chứng phải đảm bảo căn cứ vào điều kiện xã hội, kinh tế của đất nước, của vùng, miền theo hướng giảm các chi phí đối với NYCCC đồng thời phù hợp với thông lệ quốc tế.
+ Các TCHNCC căn cứ vào thông tư liên tịch về phí công chứng, thù lao công chứng quy định và công khai các mẫu biểu thù lao công chứng mà pháp luật
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 96 quy định có sự thỏa thuận giữa TCHNCC với cá nhân, tổ chức theo hướng có lợi nhất cho NYCCC. Loại bỏ ngay những khoản thu phí công chứng, thù lao công chứng và các khoản phí khác trái pháp luật, không hợp lý.
+ Giảm chi phí ngay trong quá trình xây dựng các thể chế cắt giảm các khoản thu, thực hiện thống nhất cách tính phí công chứng.
4.4.3.5. Tiếp tục đơn giản hóa các thủ tục về công chứng
- Kiến nghị cắt giảm các thủ công chứng không hợp lý như: quy định về thỏa thuận thù lao công chứng giữa TCHNCC với NYCCC; quy định về phiếu yêu cầu công chứng trong hồ sơ công chứng, quy định về công chứng ngoài trụ sở phải có lý do chính đáng, điều kiện bổ nhiệm CCV...; TCHNCC phải cắt giảm các quy định, trình tự không đúng quy định pháp luật tại các TCHNCC như quy định bắt buộc phải nộp bản sao có công chứng đồng thời có bản chính đểđối chiếu, người không phải là CCV giải thích các quyền và nghĩa vụ và lấy chữ ký của NYCCC...
- Các TCHNCC phải thực hiện TTCC tuân thủ về mặt thời gian theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp HĐ, GD đơn giản đã đầy đủ các điều kiện yêu cầu thì cho tiến hành công chứng ngay sớm nhất có thể nhằm tiết kiệm tối đa thời gian cho các bên tham gia giao dịch. Đối với trường hợp HĐ, GD phức tạp đòi hỏi cần phải xác minh, yêu cầu cung cấp thêm các giấy tờ cần thiết khác, các TCHNCC phải hướng dẫn NYCCC quy trình thu thập và cung cấp các biểu mẫu để đương sự tự xác minh, cần thiết thì trực tiếp các TCHNCC đi xác minh và tiến hành công chứng HD, GD nhưng vẫn phải đảm bảo thời gian theo pháp luật quy định.
- Rút ngắn thời gian công chứng.
+ Tiếp tục cải cách TTCC theo hướng rút ngắn thời gian thực hiện quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch, quy trình tiếp nhận hồ sơ, quy trình xác minh, giám định các căn cứ công chứng trong khuôn khổ pháp luật.
+ Xây dựng lại từng các quy trình xử lý công việc, kể cả các quy trình phối hợp, giải quyết công việc trong nội bộ TCHNCC, quy trình không liên quan đến cá nhân, tổ chức NYCCC. Đảm bảo đối với tất cả các trường hợp đơn giản chỉ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 97 mất một lần đi lại, các trường hợp phức tạp tối đa không quá hai lần nhưng vẫn đảm bảo rút ngắn thời gian công chứng.
+ Kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền loại bỏ những quy trình không hợp lý, quy trình kéo dài thời gian không cần thiết mà vẫn đảm bảo độ chính xác, an toàn về mặt pháp lý.
4.4.3.6. Tiếp nhận, giải quyết tốt các phản ánh, kiến nghị của người dân
Các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan đối với TCHNCC; TTCC; CCV, nhân viên và người lao động thuộc TCHNCC phải được người đứng đầu TCHNCC giải quyết ngay, hoặc chuyển các cơ quan có thẩm quyền giải quyết thỏa đáng, đúng yêu cầu theo quy định của pháp luật.