3. Cơ quan quản lý và các tổ chức hành nghề
4.1.2. Cải cách thủ tục công chứng
4.1.2.1. Tổ chức thực hiện thể chế
a. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn; hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng
- Đa phần các TCHNCC đều có mẫu các loại HĐ, GD được soạn thảo sẵn có, do vậy các mẫu HĐ, GD do NYCCC soạn thảo sẵn mang đến yêu cầu các TCHNCC chứng nhận đều bị các CCV, nhân viên của TCHNCC từ chối và yêu cầu sử dụng mẫu của TCHNCC cho thuận tiện, dễ kiểm tra đồng thời lại thu được thù lao về việc soạn thảo HĐ, GD.
- HĐ, GD chủ yếu được công chứng qua hình thức do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, các TCHNCC sử dụng mẫu sẵn có của TCHNCC, chỉ cần thay đổi dữ liệu cá nhân của các bên giao dịch và tài sản là hoàn thành dự thảo HĐ, GD do đó tốn rất ít công sức nhưng thù lao công chứng về soạn thảo HĐ, GD lại thu cao, (xem bảng 4.1).
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 49 Bảng 4.1. Đánh giá về việc sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch tự
soạn của người yêu cầu công chứng 2 2,0 Sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch
của tổ chức hành nghề công chứng 98 98,0
Tổng số 100 100,0
(Nguồn: Điều tra thực tế, 2014)
- Các giấy tờ yêu cầu có trong hồ sơ công chứng trừ những giấy tờ quy định cứng trong luật, còn phải có những giấy tờ khác tùy vào từng loại HĐ, GD cụ thể cũng như nhân thân của từng NYCCC khác nhau mà có sự khác nhau, do vậy, đối với mỗi TCHNCC khác nhau, CCV khác nhau cũng có những yêu cầu khác nhau, (xem bảng 4.2).
Bảng 4.2. Đánh giá về việc nộp hồ sơ, giấy tờ theo quy định pháp luật Chỉ tiêu
Số người Tỷ lệ (%)
Nộp giấy tờ theo quy định đã công khai
tại tổ chức hành nghề công chứng 85 85,0 Nộp giấy tờ ngoài quy định đã công khai
tại tổ chức hành nghề công chứng 15 15,0
Tổng số 100 100,0
(Nguồn: Điều tra thực tế, 2014)
- Theo quy định của Luật Công chứng, bản sao tại hồ sơ công chứng là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Nhưng trên thực tế, các TCHNCC, CCV thường yêu cầu NYCCC phải chứng thực các giấy tờ này, đồng thời còn phải mang theo bản chính đểđối chiếu. Hậu quả là, tốn kém thời gian, tiền bạc và công sức của người YCCC, (xem bảng 4.3).
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 50
Bảng 4.3. Đánh giá về việc nộp bản sao giấy tờ trong hồ sơ công chứng
Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ
(%)
Nộp bản phô tô có bản
chính đểđối chiếu 11 11,0
Nộp bản sao có chứng thực
của Ủy ban nhân dân cấp xã 89 89,0
Tổng số 100 100,0
(Nguồn: Điều tra thực tế, 2014)
- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bịđe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật nhưng một số TCHNCC và CCV không yêu cầu đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ mà vẫn cho tiến hành công chứng HĐ, GD luôn. Hậu quả một số các HĐ, GD bị hủy bỏ, gây thiệt hại về kinh tế, danh dự cho các bên liên quan, (xem bảng 4.4).
Bảng 4.4. Đánh giá về nội dung hợp đồng, giao dịch có phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội hay không Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Nội dung hợp đồng, giao dịch có phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội 96 96,0 Nội dung hợp đồng, giao dịch không
phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội 4 4,0
Tổng số 100 100,0
(Nguồn: Điều tra thực tế, 2014)
- Việc giải thích các quyền, nghĩa vụ liên quan trong HĐ, GD chưa được CCV chú trọng. Hậu quả, NYCCC không nắm rõ được quyền và nghĩa vụ khi ký kết hợp đồng, gây thiệt hại cho các bên liên quan, (xem bảng 4.5).
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 51
Bảng 4.5. Đánh giá về việc có được giải thích các quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng, giao dịch hay không
Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Công chứng viên có giải thích đầy đủ 66 66,0 Công chứng viên có giải thích nhưng không đầy đủ 24 24,0
Công chứng viên không giải thích 10 10,0
Tổng số 100 100,0
(Nguồn: Điều tra thực tế, 2014) b. Thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản
Việc công chứng HĐ, GD về bất động sản được các TCHNCC tuân thủ nghiêm minh các quy định định của pháp luật về công chứng, đảm bảo 100% các bất động sản là tài sản giao dịch nằm trên địa bàn tỉnh Hải Dương, trừ trường hợp bất động sản là tài sản giao dịch trong di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, (xem bảng 4.6).
Bảng 4.6. Đánh giá thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Đúng thẩm quyền (bất động sản tại địa bàn tỉnh HD) 100 100,0 Không đúng thẩm quyền (bất động sản ngoài địa bàn tỉnh HD) 0 0,0 Tổng số 100 100,0 (Nguồn: Điều tra thực tế, 2014) c.Thời hạn, địa điểm, chữ viết trong văn bản công chứng
- Thời hạn công chứng được thực hiện tại các TCHNCC trên địa bàn tỉnh Hải Dương thường tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, tuy nhiên một số
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 52 các HĐ, GD có độ phức tạp, mới, khó thường bị kéo dài, NYCCC phải đi lại nhiều lần mới được chứng nhận. Các TCHNCC lại thường lách luật bằng cách chờ hội tụđủ các yếu tố cần thiết mới vào sổ thụ lý và giải quyết công việc, nên mặt bằng hồ sơ không có sự vi phạm pháp luật về mặt thời gian, (xem bảng 4.7).
Bảng 4.7. Đánh giá về số lần đi lại để làm thủ tục công chứng Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Một lần 45 45,0 Hai lần 53 53,0 Ba lần 2 2,0 Tổng số 100 100,0 (Nguồn: Điều tra thực tế, 2014)
- Số lượng các HĐ, GD được công chứng ngoài trụ sở của các TCHNCC chiếm một số lượng đáng kể trong tổng số các HĐ, GD được công chứng, do vậy cũng cần có cơ chế thích hợp cải cách TTCC ngoài trụ sở cũng là một yêu cầu cấp bách đặt ra, (xem bảng 4.8).
Bảng 4.8. Cơ cấu các hợp đồng, giao dịch được công chứng trong và ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Tại trụ tổ chức hành nghề công chứng 61 61,0 Ngoài trụ tổ chức hành nghề công chứng 39 39,0 Tổng số 100 100,0 (Nguồn: Điều tra thực tế, 2014)
- Mặt khác, quy định của pháp luật là NYCCC phải ký trước mặt CCV, tuy nhiên do số lượng công chứng viên có hạn do vậy, các TCHNCC thường cử nhân viên đi thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở, đây là một sự vi phạm về TTCC, hậu quả HĐ, GD có thể bị hủy bỏ, (xem bảng 4.9).
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 53