6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Thiết kế và triển khai đào tạo
a. Xác định mục tiêu đào tạo và đối tượng đào tạo
* Mục tiêu đào tạo [04, 89-90], [14, 202]
- Việc xác định mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực yêu cầu phải xuất phát từ công việc, từ mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp; mục tiêu phải được xác định và trình bày rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu đào phải xác định đối tượng
được đào tạo cần đạt được nhưng gì; mục đích của sản phẩm khi kết thúc quá trình đào tạo là cơ sở để định hướng các nỗ lực của đào tạo. Kết quả của cần
18
đạt được của hoạt động đào tạo là những kỹ năng cụ thể và trình độ kỹ năng có được sau đào tạo.
- Xác định mục tiêu nên tuân thủ nguyên tắc SMART (phương pháp của Quỹ phát phát triển Quốc tế SIDA ThuỵĐiển xây dựng). Cụ thể SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timebound) là:
+ Các mục tiêu đào tạo phải nêu được những cải tiến mong đợi trong thực hiện công việc, kết quả thực hiện công việc và các tiêu chuẩn thực hiện.
+ Đo lường được: Mục đích của việc xác định mục tiêu là giúp ta đo lường được sự thành công sao cho chúng có thểđo lường một cách dễ dàng.
+ Có thể đạt được: Các mục tiêu phải thể hiện một cách hợp lý những gì mà học viên cần phải đạt được sau khi học xong.
+ Có liên quan: Các mục tiêu đào tạo cần phải có ý nghĩa về mặt nội dung của chương trình đào tạo lẫn công việc mà người học đang đảm nhiệm.
+ Hạn định thời gian hợp lý: Mục tiêu đào tạo cần nêu rõ thời gian mà nhân viên sẽđạt được kết quả như mong muốn.
- Việc thiết lập mục tiêu dựa trên nhu cầu đào tạo bao gồm:
+ Phát biểu mục đích đào tạo: người lao động cần biết các kỹ năng hành vi mới nào sẽđạt được từ việc đào tạo.
+ Truyền thông đến người lao động: Bằng cách xua tan các mong đợi không thực tế, người lao động sẽ nhận được các cảm giá rõ ràng về tình trạng hiện tại và kết quả mong ước đểđo lường tốt hơn sự tiến bộ cá nhân.
+ Cung cấp phương tiện đánh giá: Các mục tiêu thiết lập một nền tảng cho việc đo lường trước mức độ mà người lao động nhận được một kỹ năng mong muốn hay là có thể thực hiện một chức năng mong ước.
19
* Đối tượng đào tạo
Xác định đối tượng đào tạo là lựa chọn người cụ thể, bộ phận và công việc gì để đào tạo. Cần phải đánh giá được chất lượng lao động hiện có, đánh giá việc thực hiện công việc của từng lao động để xác định đối tượng đào tạo.
Đối tượng đào tạo có thể là những người chưa qua đào tạo, chưa đáp
ứng tốt yêu cầu công việc hoặc những người có thành tích tốt, hiệu suất làm việc cao có thể tiến hành đào tạo thêm để tạo nguồn cho tương lai. Đối tượng
đào tạo được chia ra làm 2 nhóm:
Thứ nhất là: các nhà quản trị và nhân viên điều hành. Với các nhà quản trị thì được chia ra thành nhà quản trị cán bộ nguồn
Thứ hai là: nhân viên, công nhân lao động trực tiếp.
Đối tượng đào tạo sẽ tạo thành đặc điểm của học viên, một yếu tố ảnh hưởng không nhỏđến việc thiết kế chương trình đào tạo.
Số lượng học viên là một điều quan trọng cần cân nhắc khi chọn chương trình đào tạo đạt hiệu quả nếu có số học viên hợp lý.
Khả năng của học viên cũng phải được cân nhắc. Chương trình đào tạo cần phải được trình bày ở mức mà học viên có thể hiểu được.
b. Xây dựng nội dung kiến thức, kỹ năng đào tạo
Nội dung đào tạo là nền tảng của chương trình đào tạo. Nó liên quan
đến các dữ kiện, khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết, sự tổng hợp hoá và trình độ
nhận thức của người học. Xác định nội dung kiến thức đào tạo cho công tác
đào tạo nguồn nhân lực chính là xác định khối lượng, loại kỹ năng cần bổ
sung cho người lao động phù hợp với mục tiêu cần đạt.
Nội dung đào tạo phải quan tâm đến việc phát triển các khả năng, kỹ
năng và sự hình thành thái độ của người lao động. Nội dung lựa chọn nên quan tâm tới tầm quan trọng văn hoá phải phù hợp với khả năng của người
20 ngũ giáo viên.
Với từng mục tiêu nhất định cần có những loại kiến thức đào tạo nhất
định.
- Đối với lao động trực tiếp: đào tạo định hướng công việc, huấn luyện nhân viên nắm vững chuyên môn nghiệp vụ.
- Đối với các nhà quản trị doanh nghiệp và giám sát viên thì cần phải có nội dung đào tạo nhằm phát triển kỹ năng quản trị, điều hành.
c.Phương pháp đào tạo [14, 208 – 212]
Sự lựa chọn được tiến hành trên cơ sở số lượng nhà quản trị, chi phí liên quan đến mỗi nhà quản trị cho mỗi phương pháp, tính sẵn sàng của các vật liệu trong các hình thức khác nhau (bao hàm cả khả năng của hướng dẫn viên), tính hiệu quả liên quan đến nhân viên trong đào tạo. Phương pháp áp dụng nên phản ánh mức độ tích cực tham gia vào mỗi chương trình.
* Phương pháp đào tạo nhân viên
- Đào tạo tại nơi làm việc: Đây là phương pháp được sử dụng rộng rãi nhất. Theo phương pháp này, nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ bố trí nhân viên ngay tại nơi làm việc thực tế, chỉ dẫn về công việc và thủ thuật nghề nghiệp.
- Phương pháp tình huống: Nhà quản trị được yêu cầu nghiên cứu tình huống để nhận diện, phân tích vấn đề, đề xuất các giải pháp tốt nhất để thực hiện tình huống. Người hướng dẫn sử dụng phương pháp tình huống phải lưu ý: Kiểm soát và quản lý việc thảo luận; Dẫn việc thảo luận đến những giải pháp yêu thích của học viên, khuyến khích các quan điểm khác nhau, thảo luận các điểm mà người quản lý thiếu sót và phải chuẩn bị kỹ càng.
- Phương pháp đóng vai: Người thực hiện được yêu cầu thể hiện vai trò của mình trong tình huống. Người đóng vai được cung cấp các thông tin cơ
21
Thông thường, đóng vai được thực hiện nhóm nhỏ khoảng 12 người.
- Kỹ thuật giỏ: là một phương pháp để phát triển khả năng ra quyết
định quản trị. Người tham gia được cung cấp các vật liệu (bản ghi nhớ hoặc
điển hình là bản mô tả công việc phải làm) những vấn đề quan trọng và cần thiết, được sắp xếp lẫn lộn với lịch công tác, người được đào tạo được phân tích và bị phê bình theo số lượng các quyết định thực hiện theo thời gian, chất lượng của quyết định và mức độ ưu tiên trong việc chọn lựa chúng.
- Trò chơi quản trị: Mô tả đặc tính hoạt động của công ty, ngành công nghiệp. Trò chơi quản trị nhấn mạnh việc phát triển kỹ năng giải quyết vấn
đề. Các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau trong việc quyết định và xem xét với các nhóm khác trước khi quyết định cuối cùng được đưa ra. Quyết định của nhóm sẽ được so sánh với nhóm khác. Kết quả của mỗi nhóm
được so sánh với nhau và nhóm tốt nhất sẽđược xác định.
- Mô hình hành vi: là một phương pháp để nâng cao kỹ năng giao tiếp là mô hình vi mà thường được gọi là giao tế. Mấu chốt của phương pháp này là học thông qua quan sát và tưởng tượng. Phương pháp này được tiến hành bằng cách sử dụng một băng video được soạn thảo đặt biệt để minh họa cho các học viên thấy các nhà quản trị giỏi xử sự như thế nào. Các học viên học tập bằng cách quan sát và rút ra kết luận trong công tác của mình.
- Chương trình định hướng ngoài trời: Khả năng lãnh đạo, làm việc nhóm và đối diện nguy hiểm là ưu tiên hàng đầu trong chương trình định hướng ngoài trời. Các bài tập giải quyết vấn đề là những loại hoạt động phổ
biến của đào tạo ngoài trời. Nhóm làm việc và sự tự tin là mục tiêu mà chương trình ngoài trời muốn hướng đến.
* Phương pháp đào tạo nhà quản trị
- Đào tạo tại nơi làm việc: có 3 phương pháp được ưu tiên sử dụng để đào tạo nhà quản trị tại nơi làm việc
22
+ Kèm cặp và hướng dẫn: Một phương pháp tốt nhất và được sử dụng rộng rãi nhất để đào tạo nhà quản lý trẻ là được nhà quản lý giỏi, có kinh nghiệm hướng dẫn. Quản trị cấp trên làm những ví dụ sinh động mà các nhà quản trị thực hiện.
+ Kinh nghiệm trước kỳ hạn nhất thời: khi một người được xác định là sẽ được đề bạt cho một công việc cụ thể, sự chuẩn bị được tiến hành trong giai đoạn ngắn trước khi đề bạt cương vị mới là người đó học công việc mới, thực hiện một số nhiệm vụ mới trong khi vẫn thực hiện hầu hết các nhiệm vụ
cũ. Đặc điểm chính của loại chương trình này là cung cấp trước cho một người phần kinh nghiệm về công việc mà họ sẽ đảm nhiệm trong tương lai.
+ Luân chuyển công việc: Đây là phương pháp chuyển nhân viên hoặc cấp quản trị từ công tác này sang công tác khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn và rất cần thiết cho họ sau này
đểđảm nhiệm các công việc khác ở vị trí cao hơn. Phương pháp này ngày nay
được sử dụng rất rộng rãi ở Nhật Bản và Hoa Kỳ.
- Đào tạo ngoài nơi làm việc:
+ Thảo luận bài giảng: Đây là phương pháp đào tạo bằng cách dụng các tài liệu đã được biên soạn một cách kỹ lưỡng dưới hình thức một cuốn sách giáo khoa hoặc một cuốn băng. Phương pháp giảng dạy này dựa vào sự tự nghiên cứu của học viên mà không cần sự can thiệt của giảng viên. Học viên có thể biết
được tính chính xác trong các câu trả lời của mình bằng việc kiểm tra đối chiếu với đáp án có sẵn ngay trong sách hoặc đoạn băng tiếp theo.
+ Giảng dạy nhờ máy tính: Theo phương pháp này, các học viên sẽ được học ngay trên máy vi tính và được trả lời ngay những thắc mắc của mình nhờ những chương trình máy tính đã được chuẩn bị từ trước. Phương pháp này đồng thời còn cho phép kiểm tra kiến thức của các học viên, cho họ biết còn thiếu các kiến thức và kỹ năng nào, họ cần phải tham khảo tài liệu gì.
23
d. Công tác tổ chức thực hiện đào tạo
Trên cơ sở kết quả đánh giá về nhu cầu đào tạo, xác định mục tiêu và đối tượng cần được đào tạo, xây dựng nội dung và lựa chọn phương pháo đào tạo, doanh nghiệp tiến hành tổ chức thực hiện đào tạo bao gồm các công tác sau:
Chuẩn bị tài liệu: Trước khi triển khai chương trình đào tạo cụ thể cần chuẩn bịđầy đủ về tài liệu cho chương trình học. Yêu cầu về tài liệu đào tạo cần
đảm bảo bất cứ tài liệu đào tạo nào người được sử dụng đều nên có khả năng khyến khích họ học tập và ghi nhớ thông tin. Bộ phận biên soạn tài liệu phải đảm bảo chắc rằng nguyên tắc học tập đều được xây dựng trong các tài liệu đào tạo.
Lựa chọn giáo viên đào tạo: Chất lượng giảng dạy của giáo viên là nhân tố quan trọng quyết định chất lượng đào tạo học viên. Có thể lựa chọn các giáo viên từ những người trong nội bộ doanh nghiệp hoặc giáo viên thuê ngoài (giảng viên các trường đại học, trung tâm đào tạo..) Để thiết kế chương trình đào tạo phù hợp nhất với thực tế tại doanh nghiệp có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và giáo viên là nhân viên có kinh nghiệm lâu năm.
Xác định kinh phí đào tạo: Xác định kinh phí đào tạo giúp doanh nghiệp có kế hoạch huy động nguồn kinh phí để tiến hành đào tạo. Nguồn kinh phí có thể được huy động từ doanh nghiệp, người lao động tham gia đào tạo hoặc tự đào tạo, nhà cung cấp hoặc các bên có liên quan trong viêc đào tạo. Các chương trình đào tạo đạt được hiệu quả cao khi xây dựng được nguồn kinh phí và kiểm soát được chi phí đào tạo. Chi phí đào tạo gồm các khoản chi phí cơ bản phát sinh như sau:
+ Chi phí hỗ trợ cho người lao động trong khi học việc. + Chi phí nguyên vật liệu, dụng cụ học tập.
+ Chi phí do sai hỏng phát sinh khi thực hành.
+ Chi phí thù lao thanh toán cho giảng viên và các bộ phận giúp việc. + Chi phí tiền lương của người lao động và quản lý khi tham gia đào tạo.
24
Thực hiện chương trình đào tạo: Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị tài liệu, lựa chọn giáo viên, chuẩn bị cơ sở vật chất, thông tin, lập kế hoạch về thời gian và địa điểm thực hiện đào tạo, doanh nghiệp tiến hành thực hiện chương trình đào tạo. Việc tiến hành tiến trình đào tạo được phân rõ trách nhiệm cho một đối tượng trực tiếp quản lý, báo cáo và chịu trách nhiệm trước cấp trên. Người phụ trách giám sát tiến bộ và phản ứng của người học, thử đánh giá hiệu quả của việc thiết kế và chuyển giao khi việc đào tạo bắt đầu được tiến hành và điều chỉnh trong suốt thời gian cần thiết.
e. Thiết kế môi trường học tập đểđào tạo
* Các nguyên tắc học tập [14, 203]
Để một chương trình đào tạo có hiệu quả, nó phải được thiết kế để kết hợp những nguyên tắc được đưa ra sau đây:
- Nguyên tắc phản hồi: Phản hồi là các thông tin ngược thông báo cho học viên biết kết quả của họ. Người đào tạo nên lập kế hoạch đểđưa ra những thông tin phản hồi chính xác và thân thiện, khuyến khích ở giai đoạn đầu của chương trình đào tạo. Đến giai đoạn cuối cần hướng dẫn cho người học làm thế nào đểđánh giá thành tích của họ.
- Nguyên tắc củng cố: Củng cố là việc áp dụng những kết quả có ích sau một thói quen làm việc mong muốn được hình thành. Quá trình củng cố
cần cho các học viên để học và duy trì một hành vi nghề nghiệp sẽ được chuyển từ các nguồn bên ngoài vào bên trong theo thời gian.
- Nguyên tắc thực hành: thực hành bao gồm sự nhắc lại hoặc tập lại để
nhớ hoặc cải thiện một phản xạ, một thói quen. Thực hành giúp học viên tiến bộ vềđộ chính xác, về tốc độ cho tới khi tạo được một phản xạ tự động.
- Nguyên tắc về sự thích hợp: Sự thích hợp nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo đối với học viên. Quá trình học tập sẽ thuận lợi nếu học viên
25
- Nguyên tắc về sự tham gia: Sự tham gia nói lên sự tích cực của các học viên trong quá trình đào tạo, việc học sẽ hiệu quả hơn nếu người học muốn học. Chương trình đào tạo phù hợp với kế hoạch nghề nghiệp và có mục tiêu cụ thể thì sẽ nhận được sự tham gia tích cực của học viên.
- Kỳ vọng hiệu quả bản thân: là những niềm tin sẽ thực hiện công việc một cách thành công. Người đào tạo cần thuyết phục, thống nhất phương pháp trao đổi và chỉ cho người học về sự thành công của những người đã tham gia chương trình đào tạo.
- Nguyên tắc về ứng dụng những điều đã học: Sau khi đào tạo, người học nên được khuyến khích để đánh giá họ dựa trên những mục tiêu cá nhân;
đồng thời có cơ hội để thực hiện công việc được đào tạo và sự hỗ trợ các hành vi mới tại nơi làm việc.
* Thiết kế môi trường học tập
- Nguyên tắc học tập của người trưởng thành: Chương trình đào tạo tại các doanh nghiệp được xác định là các chương trình dành cho người trưởng