5.2.1.1 Hồ sơ chứng từ
Chi nhánh cần đơn giản hóa các thủ tục, giấy tờ trong cho vay vì KH của chi nhánh thuộc nhiều tầng lớp khác nhau, không phải ai cũng hiểu hết những nội dung yêu cầu trong việc vay vốn. Có nhiều khách hàng có nhu cầu vay vốn, nhƣng họ ngại đến Ngân hàng vì phải làm những thủ tục, giấy tờ rƣờm rà. Vì thế, chi nhánh cần xem xét làm sao để thủ tục cho vay đƣợc thuận tiện mà vẫn bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ cho mỗi món vay.
5.2.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
- Đối với những khoản vay có khả năng cho vay cao (thế chấp bằng sổ tiết kiệm, sổ giữ hộ vàng…), cán bộ tín dụng có thể lập trƣớc những chứng từ cần phải lập sau để tiết kiệm thời gian (ví dụ: khi Báo cáo thẩm định đƣợc cấp trên phê duyệt, cán bộ tín dụng mới lập Báo cáo giải ngân. Trong trƣờng hợp này, cán bộ tín dụng có thể lập Báo cáo thẩm định và Báo cáo đề xuất giải ngân cùng một lúc).
- Qui trình xử lý hồ sơ, chứng từ trong hoạt động cho vay chủ yếu tập trung vào cán bộ quản lý nợ. Vì thế, chi nhánh cần phải cân đối số lƣợng nhân viên tín dụng trong quy trình sao cho vừa đảm bảo hoạt động cho vay diễn ra nhanh chóng tạo thuận lợi cho KH, vừa tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất cho chi nhánh.
- Khuyến khích KH mở tài khoản tiền gửi thanh toán ở chi nhánh, nhƣ vậy thủ tục giải ngân, trả gốc và lãi có thể đƣợc thực hiện nhanh chóng và đảm bảo an toàn cao hơn. Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng có thể giám sát đƣợc việc sử dụng vốn vay của KH, đây cũng là cơ sở để kiểm tra tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, mối quan hệ tín dụng với KH khác cũng nhƣ đẩy nhanh quá trình thanh toán
5.2.1.3 Việc hạch toán trên phần mềm Korebank
- Ngân hàng nên có sự phân quyền trong việc thao tác trên phần mềm, mỗi nhân viên có trách nhiệm khác nhau thì sẽ có màn hình Korebank thuộc lĩnh vực liên quan đến mình, nhằm tránh nhân viên có mục đích xấu cũng nhƣ hạn chế việc rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
- Chi nhánh nên hạn chế đến mức thấp nhất việc nhân viên cho biết mật khẩu của nhau, hàng tháng hay hàng quý nên có sự thay đổi mật khẩu một lần.
- Hoàn thiện hơn nữa quy trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cho vay nói riêng, và hoạt động của Chi nhánh nói chung. Nhân viên kỹ thuật cần thƣờng xuyên kiểm tra hệ thống công nghệ thông tin của Chi nhánh tránh trƣờng hợp nghẽn mạng, bị virus xâm nhập hệ thống đồng thời nâng cấp bộ nhớ máy tính cho phù hợp với phần mềm…Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trong Chi nhánh cũng cần báo cáo nhanh chóng những lỗi phát sinh đặc biệt, không khắc phục đƣợc cho nhân viên kỹ thuật để đƣợc sữa chữa một cách nhanh nhất.
- Chi nhánh nên tổ chức một buổi họp mặt định kì thảo luận về những vƣớng mắc, khó khăn trong việc sử dụng phần mềm Korebank cũng nhƣ trong công việc hàng ngày để nhân viên có thể trao đổi kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau.
- Ngân hàng tốn chi phí cho việc bảo trì, bảo dƣỡng, sữa chữa phần mềm cũng nhƣ máy phát điện để đảm bảo cho công tác vận hành đƣợc tốn hơn, tuy đây là một khuyết điểm nhƣng có thể chấp nhận đƣợc vì nhờ vào chi phí cố định này Ngân hàng sẽ thu về đƣợc doanh thu cao hơn bù đắp đƣợc chi phí.