1. Ngày 01/12, giải ngân bằng tiền mặt 500 triệu đồng (kỳ hạn 6 tháng) cho KH Nguyễn Văn Vui. Khi vay, KH thế chấp một sổ tiết kiệm số 100364851216000 trị giá 700 triệu đồng. Ngân hàng và KH thỏa thuận KH trả lãi vào ngày 01 hàng tháng, tiền gốc sẽ trả vào cuối kỳ. Lãi suất cho vay là 9%/năm.
2. Ngày 03/12, thu lãi vay của doanh nghiệp Kỳ Hà theo Hợp đồng tín dụng số 1003LAV201301512, số tiền 3,6 triệu đồng. Kế toán tín dụng tiến hành trích tài khoản tiền gửi thanh toán của KH.
3. Ngày 04/12, giải ngân bằng tiền mặt 200 triệu đồng (kỳ hạn 3 tháng) cho KH Trần Kim Long. Khi vay, KH thế chấp một sổ giữ hộ vàng số GH0230736 ngày 04/12/2013 số lƣợng 70 chỉ SJC (giá trị tạm tính vào thời điểm này là 246.190.000 đồng). Ngân hàng và KH thỏa thuận trả lãi vay hàng tháng vào ngày 04, nợ gốc trả một lần khi đáo hạn. Lãi suất cho vay 9%/năm.
4. Ngày 06/12, thu lãi vay của KH Lý Văn Thuận theo Hợp đồng tín dụng số 1003LAV201302461, số tiền 1,7 triệu đồng. Kế toán thu lãi bằng việc trích tài khoản tiền gửi của KH
5. Ngày 08/12, giải ngân 1 tỷ đồng (kỳ hạn 12 tháng) cho doanh nghiệp tƣ nhân Ngọc Hằng (chuyển vào tài khoàn tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp). Khi vay, doanh nghiệp thế chấp một giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo giá trị thẩm định là 2 tỷ đồng. Ngân hàng và KH thỏa thuận trả lãi vay hàng tháng vào ngày 08, nợ gốc trả một lần khi đáo hạn. Lãi suất cho vay 1,2%/tháng.
6. Ngày 14/12, tất toán nợ gốc và lãi vay cho KH Nguyễn Quốc Thiên món vay 300 triệu đồng, theo Hợp đồng tín dụng số 1003LAV201301810, đồng thời xuất trả tài sản thế chấp là một sổ tiết kiệm số 100364850029610 trị giá 300 triệu đồng, nợ gốc và lãi trả một lần khi đáo hạn khoản vay. Lãi vay đến thời điểm hạch toán là 1.373.333 đồng.
7. Ngày 18/12, thu lãi định kỳ của doanh nghiệp Văn Mai số tiền 5.960.000 đồng theo Hợp đồng tín dụng số 1003LAV201301623. Kế toán tín dụng tiến hành trích tài khoản tiền gửi thanh toán của KH để thu lãi.
8. Ngày 19/12, tất toán nợ gốc và lãi vay cho KH Ngô Ngọc Mai, món vay 200 triệu đồng theo Hợp đồng tín dụng số 1003LAV201301412, đồng thời xuất trả tài sản thế chấp là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho KH. Lãi vay đến thời điểm hạch toán là 2.165.000 đồng.
9. Ngày 21/12, giải ngân 450 triệu đồng bằng tiền mặt (kỳ hạn 6 tháng) cho KH Lý Văn Vui. Khi vay, KH thế chấp một sổ tiết kiệm số 100312564897320 trị giá 600 triệu đồng. Ngân hàng và KH thỏa thuận trả lãi vay hàng tháng vào ngày 21, nợ gốc trả một lần khi đáo hạn. Lãi suất cho vay 9%/năm.
10. Ngày 25/12, thu lãi định kỳ cho KH Lý Ngọc Mai số tiền 1.230.000 theo Hợp đồng tín dụng số 1003LAV201301495. Kế toán tín dụng tiến hành trích tài khoản tiền gửi thanh toán của KH để thu lãi.
Bảng 4.10: Số liệu tổng cho hoạt động cho vay tháng 12/2013
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu Số tiền
Doanh số cho vay Doanh số thu nợ Doanh số thu lãi Dƣ nợ
510.760 440.256 56.150 1.632.496
Nguồn: Bảng báo cáo hoạt động cho vay Eximbank chi nhánh Cần Thơ tháng 12-2013
Chứng từ kế toán trải qua các khâu lập (tiếp nhận) chứng từ, kiểm tra, xử lý, ghi sổ. Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ thì từ các chứng từ kế toán đƣợc dùng làm cơ sở để lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ tổng hợp nhƣ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sau đây là công tác hạch toán nghiệp vụ và phản ánh vào các sổ sách liên quan những nghiệp vụ trên.
4.3.2.1 Hạch toán nghiệp vụ
Hệ thống kế toán của Ngân hàng có sự tách biệt giữa kế toán thanh toán (thu và chi tiền) và kế toán tín dụng (hạch toán giải ngân và thu lãi, gốc), vì thế phần mềm Korebank đƣợc thiết kế hạch toán thêm tài khoản trung gian 5199. Hạch toán cụ thể các nghiệp vụ trên nhƣ sau:
- Nghiệp vụ1:
+ Giải ngân khoản vay, kế toán hạch toán trên phiếu hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 2111.100236986 500.000.000
Có TK 1011 500.000.000
+ Đồng thời, kế toán hạch toán ghi đơn trên phiếu hạch toán xuất tài sản nhƣ sau:
Nợ TK 994.100296986 700.000.000
- Nghiệp vụ 2: Thu lãi vay định kỳ của KH bằng việc trích tài khoản tiền gửi của KH
+ Kế toán thanh toán hạch toán:
Nợ TK 4211.100242369 3.600.000 Có TK 5199 3.600.000 + Kế toán tín dụng hạch toán: Nợ TK 5199 3.600.000 Có TK 702.100242369 3.600.000 - Nghiệp vụ 3:
+ Giải ngân khoản vay, kế toán hạch toán trên phiếu hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 2111.104097799 200.000.000
Có TK 1011 200.000.000
+ Đồng thời, kế toán hạch toán ghi đơn trên phiếu hạch toán xuất tài sản nhƣ sau:
Nợ TK 994.104097799 70 GDP (Bảy mƣơi chỉ vàng SJC)
- Nghiệp vụ 4: Thu lãi vay định kỳ của KH bằng việc trích tài khoản tiền gửi của KH
+ Kế toán thanh toán hạch toán:
+ Kế toán tín dụng hạch toán:
Nợ TK 5199 3.600.000
Có TK 702.103459769 3.600.000
- Nghiệp vụ 5:
+ Giải ngân khoản vay, kế toán hạch toán trên phiếu hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 2111.102634987 1.000.000.000
Có TK 4211 1.000.000.000
+ Đồng thời, kế toán hạch toán ghi đơn trên phiếu hạch toán xuất tài sản nhƣ sau:
Nợ TK 996.102634987 2.000.000.000
- Nghiệp vụ 6:
+ Kế toán thanh toán hạch toán:
Nợ TK 4211 301.373.333
Có TK 5199 301.373.333
+ Kế toán tín dụng hạch toán trên phiếu hạch toán thu nợ và lãi:
Nợ TK 5199 301.373.333
Có TK 2111.100560554 300.000.000 Có TK 702.100560554 1.373.333
+ Đồng thời, kế toán tín dụng hạch toán trên phiếu hạch toán xuất tài sản: Có TK 994.100560554 300.000.000
- Nghiệp vụ 7: Thu lãi vay định kỳ của KH bằng việc trích tài khoản tiền gửi của KH
+ Kế toán thanh toán hạch toán:
Nợ TK 4211.100762364 5.960.000 Có TK 5199 5.960.000 + Kế toán tín dụng hạch toán: Nợ TK 5199 5.960.000 Có TK 702.100762364 5.960.000 - Nghiệp vụ 8:
+ Kế toán thanh toán hạch toán:
Nợ TK 4211 301.373.333 Có TK 5199 301.373.333 + Kế toán tín dụng hạch toán: Nợ TK 5199 301.373.333 Có TK 2111.100560554 300.000.000 Có TK 702.100560554 1.373.333 - Nghiệp vụ 9:
+ Giải ngân khoản vay, kế toán hạch toán trên phiếu hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 2111.106469878 450.000.000
Có TK 1011 450.000.000
+ Đồng thời, kế toán hạch toán ghi đơn trên phiếu hạch toán xuất tài sản nhƣ sau:
Nợ TK 994.106469878 600.000.000
+ Kế toán thanh toán hạch toán: Nợ TK 4211.100785612 1.230.000 Có TK 5199 1.230.000 + Kế toán tín dụng hạch toán: Nợ TK 5199 1.230.000 Có TK 702.100785612 1.230.000 - Nhận xét việc hạch toán nghiệp vụ cho vay: + Ƣu điểm:
Khi KH đến mở thông tin tại NH, phần mềm mặc định sẵn cho KH một mã số KH riêng biệt cho nên sẽ tránh đƣợc trƣờng hợp thu/ chi món vay nhầm KH.
NH đã tách biệt công tác thu tiền và công tác hạch toán thu tiền bằng TK trung gian 5199, nhƣ vậy sẽ dễ dàng cho việc quản lý cũng nhƣ tránh những gian lận có thể xảy ra (nhân viên thu tiền nhƣng không hạch toán, hạch toán thu tiền mặc dù KH chƣa trả nợ…).
+ Nhƣợc điểm: vì công tác này đƣợc thực hiện ở 02 bộ phận riêng biệt nên cần có sự thông báo giữa 02 bộ phận để kế toán thanh toán thu đủ khoản tiền cần thu, cũng nhƣ kế toán tín dụng hạch toán kịp thời việc thu tiền.
4.3.2.2 Một số chứng từ, sổ sách minh họa việc lên sổ kế toán.
a. Trích một số chứng từ ghi sổ
- Sau khi nhân viên kế toán hạch toán vào phần mềm. Korebank sẽ tự động lên sổ theo chứng từ ghi sổ phù hợp. Sau đây là ví dụ việc lên sổ 02 chứng từ ghi sổ của nghiệp vụ phát vay và nghiệp vụ thu lãi, gốc.
NH TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VN VIETNAM EXIMBANK
EIB CAN THO
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 12 năm 2013 Số: CTGS S12/01
Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài
khoản Mã khách hàng Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C D 1 E Phát vay ngày 01/12 2111 1011 100236986 500.000.000 Phát vay ngày 04/12 2111 1011 104097799 200.000.000 Phát vay ngày 08/12 2111 4211 102634987 1.000.000.000 Phát vay ngày 21/12 2111 1011 106469878 450.000.000 Cộng 510.760.000.000 Kèm theo: Chứng từ gốc
cũng nhƣ số tiền. Qua chứng từ ghi sổ CTGS S12/01 chúng ta có thể biết đƣợc tổng số tiền giải ngân trong một tháng của NH. Bên cạnh việc giải ngân, NH cũng thu lãi và gốc, quá trình này đƣợc thể hiện trong chứng từ ghi sổ CTGS S12/02 sau đây:
NH TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VN VIETNAM EXIMBANK
EIB CAN THO
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 12 năm 2013 Số: CTGS S12/02
Đơn vị tính: VND Trích yếu Số hiệu tài khoản Mã khách
hàng
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C D 1 E
Thu lãi ngày 03/12 5199 702 100242369 3.600.000 Thu lãi ngày 06/12 5199 702 103459769 1.700.000 Thu gốc ngày 14/12 5199 2111 100560554 300.000.000 Thu lãi ngày 14/12 5199 702 100560554 1.373.333 Thu lãi ngày 18/12 5199 702 100762364 5.960.000 Thu gốc ngày 19/12 5199 2111 104793199 200.000.000 Thu lãi ngày 19/12 5199 702 104793199 2.165.000 Thu lãi ngày 25/12 5199 2111 100785612 1.230.000
Cộng 486.406.000.000
Kèm theo: Chứng từ gốc
Cần Thơ, ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Kiểm soát Trƣởng phòng DVKH
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Qua chứng từ ghi sổ CTGS S12/02 chúng ta có thể biết đƣợc tổng số tiền thu lãi và gốc hàng tháng của NH. Bên cạnh đó, chứng từ ghi sổ cũng thể hiện đƣợc những thông tin cơ bản liên quan đến món vay nhƣ: ngày hạch toán, mã số KH, số tiền, tài khoản nợ có…
b. Trích một số sổ cái
Song song với việc lên chứng từ ghi sổ, hàng ngày sau khi kế toán hạch toán xong, phần mềm sẽ tự động ghi vào những sổ cái tài khoản liên quan. Sau đây là 02 ví dụ sổ cái TK 2111 và sổ cái TK 5199.
NH TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VN VIETNAM EXIMBANK
EIB CAN THO
SỔ CÁI Tháng 12 năm 2013 Tên tài khoản: Nợ đủ tiêu chuẩn
Số hiệu: 2111 Đơn vị tính: Triệu đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dƣ đầu kỳ 1.561.992 31/12/2013 CTGS S12/01 31/12/2013 Phát vay ngày 01/12 1011 500 31/12/2013 CTGS S12/01 31/12/2013 Phát vay ngày 04/12 1011 200 31/12/2013 CTGS S12/01 31/12/2013 Phát vay ngày 08/12 4211 1000 31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu gốc ngày 14/12 5199 300 31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu gốc ngày 19/12 5199 200 31/12/2013 CTGS S12/01 31/12/2013 Phát vay ngày 21/12 1011 450 Cộng số phát sinh tháng 510.760 440.256 Số dƣ cuối tháng 1.632.496
Cần Thơ, ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Kiểm soát Trƣởng phòng DVKH
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ cái TK 2111 cho chúng ta biết số dƣ của TK 2111 vào cuối tháng, cũng nhƣ là số dƣ của nợ nhóm 1 – nợ đủ tiêu chuẩn, làm căn cứ để lập báo cáo tín dụng trong tháng. Bên cạnh đó, sổ cái TK 2111 cũng phản ánh đƣợc nghiệp vụ phát sinh đã đƣợc thể hiện ở chứng từ ghi sổ nào trong mục số hiệu, ngày tháng chứng từ ghi sổ, nhƣ vậy sẽ dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu nghiệp vụ phát sinh.
NH TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VN VIETNAM EXIMBANK
EIB CAN THO
SỔ CÁI Tháng 12 năm 2013
Tên tài khoản: Thanh toán giữa các đơn vị trong ngân hàng Số hiệu: 5199 Đơn vị tính: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi
sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Tài khoản không có số dƣ 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán lãi 03/12 4211 3.600.000
31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu lãi ngày 03/12
702 3.600.000 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán
lãi 06/12
4211 1.700.000
31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu lãi ngày 06/12 702 1.700.000 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán gốc 14/12 4211 300.000.000 31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu gốc ngày 14/12 2111 300.000.000 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán lãi 14/12 4211 1.373.333
31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu lãi ngày 14/12
702 1.373.333 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán
lãi 18/12
4211 5.960.000
31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu lãi ngày 18/12 702 5.960.000 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán gốc 19/12 4211 200.000.000 31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu gốc ngày 19/12 2111 200.000.000 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán lãi 19/12 4211 2.165.000
31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu lãi ngày 19/12
702 2.165.000 31/12/2013 CTGS S12/03 31/12/2013 Thanh toán
lãi 25/12
4211 1.230.000
31/12/2013 CTGS S12/02 31/12/2013 Thu lãi ngày 25/12 702 1.230.000 Cộng số phát sinh tháng 486.406.000.0 00 486.406.000.0 00
Cần Thơ, ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Kiểm soát Trƣởng phòng DVKH
Tƣơng tự nhƣ sổ cái TK 2111, sổ cái TK 5199 cũng thể hiện đƣợc tất cả thông tin liên quan đến TK 5199 trong một tháng, cũng nhƣ những chứng từ ghi sổ liên quan.
c. Trích sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Vào cuối tháng, phần mềm Korebank sẽ tự động lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ số tổng của những chứng từ ghi sổ, đây là căn cứ đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Sau đây là mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
NH TMCP XUẤT NHẬP KHẨU VN VIETNAM EXIMBANK
EIB CAN THO
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng CTGS S12/01 31/12/2013 510.760.000.000 CTGS S12/02 31/12/2013 486.406.000.000 ………. ……….. ………. Tổng 34.249.615.340.000 Kèm theo: Chứng từ gốc
Cần Thơ, ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Kiểm soát Trƣởng phòng DVKH
Chƣơng 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ CHO VAY TẠI EXIMBANK CHI NHÁNH CẦN THƠ 5.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
5.1.1 Tồn tại và nguyên nhân
5.1.1.1 Tình hình hệ thống thông tin kế toán cho vay
a. Hồ sơ chứng từ - Ưu điểm:
+ NH có quy định rõ về những hồ sơ, chứng từ cần thiết phù hợp cho những món vay khác nhau.
+ Mỗi bộ phận có chữ kí trên chứng từ đều lƣu lại 1 liên chứng từ làm căn cứ nên dễ dàng đối chiếu khi có tranh chấp, gian lận phát sinh.
-Nhược điểm: Số lƣợng hồ sơ, chứng từ đòi hỏi trong một nghiệp vụ cho vay vẫn còn nhiều, mang nặng thủ tục giấy tờ, gây khó khăn cho KH trong việc lập hồ sơ xin vay vốn.
- Nguyên nhân: số lƣợng hồ sơ chứng từ nhiều vì Ngân hàng muốn chắc chắn về khoản vay của KH, khi có bất kì tranh chấp phát sinh Ngân hàng đều có đầy đủ những giấy tờ hợp pháp, hợp lệ làm căn cứ đối chiếu.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ - Ưu điểm:
+ Công tác lƣu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ cho vay đƣợc thực hiện một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc quản lý và theo dõi món vay.
+ Việc luân chuyển chứng từ đƣợc diễn ra tuần tự theo từng khâu, mỗi chứng từ phát sinh đều có căn cứ từ một chứng từ khác liên quan, vì vậy đảm bảo thông tin