5.1.1.1 Tình hình hệ thống thông tin kế toán cho vay
a. Hồ sơ chứng từ - Ưu điểm:
+ NH có quy định rõ về những hồ sơ, chứng từ cần thiết phù hợp cho những món vay khác nhau.
+ Mỗi bộ phận có chữ kí trên chứng từ đều lƣu lại 1 liên chứng từ làm căn cứ nên dễ dàng đối chiếu khi có tranh chấp, gian lận phát sinh.
-Nhược điểm: Số lƣợng hồ sơ, chứng từ đòi hỏi trong một nghiệp vụ cho vay vẫn còn nhiều, mang nặng thủ tục giấy tờ, gây khó khăn cho KH trong việc lập hồ sơ xin vay vốn.
- Nguyên nhân: số lƣợng hồ sơ chứng từ nhiều vì Ngân hàng muốn chắc chắn về khoản vay của KH, khi có bất kì tranh chấp phát sinh Ngân hàng đều có đầy đủ những giấy tờ hợp pháp, hợp lệ làm căn cứ đối chiếu.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ - Ưu điểm:
+ Công tác lƣu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từ cho vay đƣợc thực hiện một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc quản lý và theo dõi món vay.
+ Việc luân chuyển chứng từ đƣợc diễn ra tuần tự theo từng khâu, mỗi chứng từ phát sinh đều có căn cứ từ một chứng từ khác liên quan, vì vậy đảm bảo thông tin KH, tài sản đảm bảo, món vay…đƣợc nhất quán xuyên suốt quy trình.
- Nhược điểm:
+ Mỗi chứng từ phát sinh đều cần chữ kí xác nhận của KH nên gây khó khăn cho cả KH và NH. Đôi khi, KH sẽ không hài lòng vì phải kiểm tra quá nhiều chứng từ, mỗi chứng từ có thể từ một đến nhiều trang gây tốn thời gian, bên cạnh đó là việc phải kí chứng từ này đến chứng từ khác làm KH không hài lòng.
+ Quy trình hồ sơ, chứng từ cần phải thông qua sự xét duyệt của nhiều cấp nhƣng đồng thời trong hồ sơ lại không phân rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với một phán quyết tín dụng, vì vậy một hành vi tiêu cực thƣờng mang lợi ích cho cá nhân nhƣng trách nhiệm lại qui chung cho tập thể.
+ Các quy trình tín dụng chủ yếu chú trọng đến hình thức và nhằm mục đích đáp ứng tính đầy đủ về thủ tục pháp lý nhiều hơn là chú trọng tính kiểm soát.
- Nguyên nhân:
+ Mỗi chứng từ phát sinh đều cần đầy đủ chữ kí rồi mới lập đƣợc chứng từ khác nên tốn thời gian cũng nhƣ gây khó khăn cho nhân viên và KH.
+ Đôi khi chi nhánh có quá nhiều KH đến vay vốn, cán bộ tín dụng chịu áp lực về thời gian nên cố gắng hoàn thành nhanh cho KH, dẫn đến việc kiểm soát bị lơ là.
c. Việc hạch toán trên phần mềm Korebank - Ưu điểm:
+ Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành mà công việc kế toán thực hiện thông qua phần mềm Korebank đƣợc kịp thời, đơn giản. Thông tin chỉ cần cung cấp một lần nguồn vào chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách có liên quan đều đƣợc thể hiện đầy đủ và đúng đắn. Không những thế, thực hiện kế toán trên máy còn giảm tải cho kế toán tổng hợp khối lƣợng khổng lồ những bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển...Ngăn chặn sự sai sót, chênh lệch thông tin.
+ Để đảm bảo an toàn thông tin, mỗi nhân viên đƣợc cung cấp một mật khẩu riêng để đăng nhập vào máy tính cá nhân của mình.
-Nhược điểm:
+ Các nhân viên thƣờng biết mật khẩu của nhau, vì thế thông tin đƣợc lƣu trữ trong máy có thể đƣợc thao tác và truy cập cho mục đích xấu.
+ Nếu nhƣ việc nhập liệu vào phần mềm bị sai dẫn đến toàn bộ tập tin liên quan cũng bị sai.
+ Công tác kế toán đƣợc thực hiện chủ yếu trên phần mềm Korebank nên khi có sự cố mất điện, hƣ máy tính đều có thể gây ra sự gián đoạn trong công việc.
+ Một bất lợi nữa của việc sử dụng phần mềm kế toán là chi phí liên quan. Ngoài kinh phí ban đầu để mua thì phần mềm cần tốn chi phí bảo trì, sửa đổi, lắp đặt.
+ Phần mềm Korebank đòi hỏi cấu hình máy tƣơng đối cao, nếu máy yếu thì chƣơng trình chạy rất chậm chạp.
+ Phần mềm đƣợc viết bằng tiếng Anh chuyên ngành nên gây khó khăn cho ngƣời sử dụng trong việc tiếp cận cũng nhƣ sử dụng.
-Nguyên nhân:
+ Có nhiều trƣờng hợp nhân viên không có mặt trong cơ quan (đi công chứng giấy tờ, tìm kiếm khách hàng, đi công tác…), nhân viên sẽ cho biết mật khẩu máy nhờ cá nhân khác làm hộ một số phần khi mình đi vắng.
+ Korebank đƣợc thiết kế tính năng tự động chuyển vào các phần hành có liên quan cho nên nếu cán bộ nhập liệu bị sai sót sẽ dẫn đến cả tập tin bị sai.
+ Phần mềm Korebank đƣợc đặt hàng thiết kế chuyên biệt cho toàn bộ hệ thống Eximbank, đòi hỏi tính chính xác và khoa học cao vì thế chi phí mua vào lớn. Bên cạnh đó, do Korebank đƣợc thiết kế từ tập đoàn HITS Hàn Quốc nên nó đƣợc viết bằng tiếng Anh. Hơn thế nữa, do hệ thống Korebank đƣợc nối mạng trong hệ thống và khối lƣợng dữ liệu lớn nên đòi hỏi máy tính phải có cấu hình cao để việc nhập liệu đƣợc diễn ra nhanh chóng.
5.1.1.2 Tình hình công tác kế toán cho vay
a. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức chứng từ quản lý sổ sách một cách có hệ thống, dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết từ đó làm tăng hiệu quả của công tác kế toán.
- Hình thức chứng từ ghi sổ đƣợc thiết kế dành cho những công ty, ngân hàng có quy mô lớn sử dụng nhiều tài khoản kế toán nên việc áp dụng hình thức kế toán
- Do công tác lên sổ đều đƣợc thực hiện bởi phần mềm Korebank nên tránh đƣợc việc ghi chép trùng lặp, ghi sót mà kế toán thủ công vƣớng phải.
b. Tài khoản hạch toán nghiệp vụ
Eximbank có sự phân công trách nhiệm giữa kế toán thanh toán và kế toán tín dụng, nhằm quản lý tốt nguồn tiền tránh gian lận nên TK 5199 đƣợc xem nhƣ tài khoản trung gian trong trƣờng hợp này. Việc thiết kế tài khoản trung gian 5199 góp phần làm cho công tác kế toán đƣợc chi tiết, rõ ràng cũng nhƣ tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm.
5.1.2 Phƣơng hƣớng của Eximbank chi nhánh Cần Thơ về hệ thống thông tin kế toán đối với nghiệp vụ cho vay
Đối với những ƣu điểm đã có, chi nhánh chủ trƣơng phát huy và ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Bên cạnh đó, với những khuyết điểm còn tồn tại, chi nhánh có những chính sách nhƣ sau:
+ Phân quyền cho những quyết định tín dụng, giá trị món vay càng cao thì sự xét duyệt sẽ đƣợc chuyển cho cấp càng cao (Ví dụ: món vay dƣới 2 tỷ sẽ đƣợc kế toán hạch toán vào phần mềm và chuyển cho kiểm soát viên duyệt, từ 2 đến 5 tỷ sẽ do phó phòng duyệt và trên 5 tỷ là trƣởng phòng).
+ Nhân viên tín dụng phối hợp cùng kế toán thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát sau khi cho vay đảm bảo khoản vay đƣợc thực hiện đúng mục đích ban đầu.
5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ CHO VAY TẠI EXIMBANK CHI NHÁNH CẦN THƠ
5.2.1 Giải pháp về hệ thống thông tin kế toán cho vay
5.2.1.1 Hồ sơ chứng từ
Chi nhánh cần đơn giản hóa các thủ tục, giấy tờ trong cho vay vì KH của chi nhánh thuộc nhiều tầng lớp khác nhau, không phải ai cũng hiểu hết những nội dung yêu cầu trong việc vay vốn. Có nhiều khách hàng có nhu cầu vay vốn, nhƣng họ ngại đến Ngân hàng vì phải làm những thủ tục, giấy tờ rƣờm rà. Vì thế, chi nhánh cần xem xét làm sao để thủ tục cho vay đƣợc thuận tiện mà vẫn bảo đảm tính hợp pháp, hợp lệ cho mỗi món vay.
5.2.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
- Đối với những khoản vay có khả năng cho vay cao (thế chấp bằng sổ tiết kiệm, sổ giữ hộ vàng…), cán bộ tín dụng có thể lập trƣớc những chứng từ cần phải lập sau để tiết kiệm thời gian (ví dụ: khi Báo cáo thẩm định đƣợc cấp trên phê duyệt, cán bộ tín dụng mới lập Báo cáo giải ngân. Trong trƣờng hợp này, cán bộ tín dụng có thể lập Báo cáo thẩm định và Báo cáo đề xuất giải ngân cùng một lúc).
- Qui trình xử lý hồ sơ, chứng từ trong hoạt động cho vay chủ yếu tập trung vào cán bộ quản lý nợ. Vì thế, chi nhánh cần phải cân đối số lƣợng nhân viên tín dụng trong quy trình sao cho vừa đảm bảo hoạt động cho vay diễn ra nhanh chóng tạo thuận lợi cho KH, vừa tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất cho chi nhánh.
- Khuyến khích KH mở tài khoản tiền gửi thanh toán ở chi nhánh, nhƣ vậy thủ tục giải ngân, trả gốc và lãi có thể đƣợc thực hiện nhanh chóng và đảm bảo an toàn cao hơn. Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng có thể giám sát đƣợc việc sử dụng vốn vay của KH, đây cũng là cơ sở để kiểm tra tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, mối quan hệ tín dụng với KH khác cũng nhƣ đẩy nhanh quá trình thanh toán
5.2.1.3 Việc hạch toán trên phần mềm Korebank
- Ngân hàng nên có sự phân quyền trong việc thao tác trên phần mềm, mỗi nhân viên có trách nhiệm khác nhau thì sẽ có màn hình Korebank thuộc lĩnh vực liên quan đến mình, nhằm tránh nhân viên có mục đích xấu cũng nhƣ hạn chế việc rò rỉ thông tin ra bên ngoài.
- Chi nhánh nên hạn chế đến mức thấp nhất việc nhân viên cho biết mật khẩu của nhau, hàng tháng hay hàng quý nên có sự thay đổi mật khẩu một lần.
- Hoàn thiện hơn nữa quy trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cho vay nói riêng, và hoạt động của Chi nhánh nói chung. Nhân viên kỹ thuật cần thƣờng xuyên kiểm tra hệ thống công nghệ thông tin của Chi nhánh tránh trƣờng hợp nghẽn mạng, bị virus xâm nhập hệ thống đồng thời nâng cấp bộ nhớ máy tính cho phù hợp với phần mềm…Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trong Chi nhánh cũng cần báo cáo nhanh chóng những lỗi phát sinh đặc biệt, không khắc phục đƣợc cho nhân viên kỹ thuật để đƣợc sữa chữa một cách nhanh nhất.
- Chi nhánh nên tổ chức một buổi họp mặt định kì thảo luận về những vƣớng mắc, khó khăn trong việc sử dụng phần mềm Korebank cũng nhƣ trong công việc hàng ngày để nhân viên có thể trao đổi kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau.
- Ngân hàng tốn chi phí cho việc bảo trì, bảo dƣỡng, sữa chữa phần mềm cũng nhƣ máy phát điện để đảm bảo cho công tác vận hành đƣợc tốn hơn, tuy đây là một khuyết điểm nhƣng có thể chấp nhận đƣợc vì nhờ vào chi phí cố định này Ngân hàng sẽ thu về đƣợc doanh thu cao hơn bù đắp đƣợc chi phí.
5.2.2 Giải pháp về công tác kế toán cho vay
Việc hạch toán, lên sổ cũng nhƣ lập báo cáo tài chính đều đƣợc thực hiện bời phần mềm Korebank, cho nên trong công tác kế toán cho vay cán bộ kế toán cần có những lƣu ý sau đây:
+ Luôn phải kiểm tra chứng từ kĩ trƣớc khi nhập vào hệ thống (bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp).
+ Trong lúc nhập liệu vào màn hình cần kiểm tra thông tin lại trƣớc khi chuyển kiểm soát duyệt.
+ Hàng ngày cần theo dõi khoản vay của KH thƣờng xuyên, để đảm bảo KH trả nợ và lãi vay đúng hạn.
5.2.3 Giải pháp khác
- Đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên trong chi nhánh nói chung, cũng nhƣ nhân viên kế toán nói riêng. Nhân viên kế toán không những phải hiểu rõ bản chất nghiệp vụ kế toán mà còn phải có kiến thức về tín dụng. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cần sử dụng thành thạo máy vi tính và phần mềm kế toán để thực hiện tốt và nhanh chóng công việc của mình.
- Đối với những món vay có giá trị nhỏ, giá trị trả lãi không cao, chi nhánh có thể quy định kỳ hạn trả lãi cùng với gốc để tiết kiệm chi phí và thời gian cho KH cũng nhƣ chi nhánh. Đối với doanh nghiệp, cá nhân có khoản vay lớn chi nhánh cần áp dụng thu lãi hàng tháng nhằm đảm bảo thu nhập thƣờng xuyên của chi nhánh cũng nhƣ nâng cao ý thức trách nhiệm của KH.
Chƣơng 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN
Ngân hàng thƣơng mại giữ vai trò hết sức quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội, là tổ chức kinh tế có nhiệm vụ huy động vốn với trách nhiệm hoàn trả, sử dụng vốn đó để cho vay và làm các dịch vụ khác của Ngân hàng. Các hoạt động của hệ thống Ngân hàng rất phong phú, đa dạng, có tác động tích cực đến mọi mặt của nền kinh tế, trong đó cho vay là một trong những nghiệp vụ có vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Vì vậy, kế toán cho vay là một công cụ đắc lực trong việc quản lý vốn tín dụng của Ngân hàng. Ngoài nhiệm vụ ghi chép, phản ánh để quản lý tài sản chặt chẽ, kế toán cho vay còn góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lƣợng tín dụng trong Ngân hàng. Do đó, hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay là mục đích và điều kiện cơ bản để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
Qua phân tích nghiệp vụ tín kế toán cho vay tại Ngân hàng Eximbank chi nhánh Cần Thơ, tôi nhận thấy rằng hoạt động tín dụng của Ngân hàng vẫn ở mức khá tốt, mặc dù chi nhánh phải kinh doanh trong điều kiện kinh tế khó khăn, lạm phát cao và sự cạnh tranh gay gắt từ những Ngân hàng đối thủ. Bên cạnh đó, công tác kế toán cho vay của Ngân hàng ngày càng đƣợc hoàn thiện hơn khi áp dụng tin học vào việc hạch toán giúp giảm thiểu đƣợc những sai sót trong nghiệp vụ chuyên môn, toàn bộ thông tin đƣợc in từ máy đảm bảo tính sạch sẽ khi ghi trên chứng từ và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra. Song bên cạnh đó thủ tục cho vay còn tƣơng đối rƣờm rà, thời gian giải ngân lâu nên Ngân hàng cần chú trọng hơn nữa để tìm ra giải pháp nhằm đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí nhằm tăng khả năng cạnh tranh.
6.2 KIẾN NGHỊ
Qua kết quả phân tích nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng Eximbank chi nhánh Cần Thơ, tôi xin đề xuất một số kiến nghị đến Chính phủ, NHNN, Hội sở chính và chi nhánh để khắc phục những khuyết điểm cũng nhƣ duy trì và phát huy ƣu thế của Ngân hàng nhƣ sau:
6.2.1 Đối với Chính phủ và Ngân hàng nhà nƣớc
NHNN cần ban hành những văn bản, quyết định hƣớng dẫn cụ thể nhất là những văn bản quyết định điều chỉnh hoạt động kế toán cho vay phù hợp với thực tiễn phát triển ở Việt Nam đồng thời tiến gần hơn nữa đến các chuẩn mực quốc tế.
Đặc thù trong hoạt động của NH mang tính hệ thống cao và mang tính xã hội. Vì vậy, nếu một NH trong hệ thống gặp khó khăn sẽ gây phản ứng dây truyền đến toàn hệ thống. Cho nên, NHNN cần tăng cƣờng thanh tra, kiểm soát, giám sát hoạt động của các NHTM.
Hiện nay thị trƣờng mua bán nợ ở Việt Nam vẫn còn chƣa phát triển, dẫn đến gái cả chƣa thật sự cạnh tranh và số lƣợng giao dịch còn hạn chế. Chính phủ cần có những quy định hỗ trợ việc mua bán nợ nhằm giúp Ngân hàng giảm thiểu tối đa nợ xấu của mình.
Hội sở Eximbank cần nghiên cứu, đánh giá, tổng kết và cải tiến cơ chế cho