- Là chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở, Eximbank Cần Thơ đảm bảo cung cấp đầy đủ các dịch vụ của một ngân hàng tầm cỡ quốc tế mà cả hệ thống Eximbank Việt Nam cung cấp cho khách hàng, cụ thể nhƣ sau:
+ Huy động tiền gởi tiết kiệm, tiền gởi thanh toán của cá nhân và đơn vị bằng VND, ngoại tệ và vàng. Tiền gửi của khách hàng đƣợc bảo hiểm theo quy định của Nhà nƣớc.
+ Cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn; cho vay đồng tài trợ; cho vay thấu chi; cho vay sinh hoạt, tiêu dùng; cho vay theo hạn mức tín dụng bằng VND, ngoại tệ và vàng với các điều kiện thuận lợi và thủ tục đơn giản.
+ Mua bán các loại ngoại tệ theo phƣơng thức giao ngay (Spot), hoán đổi (Swap), kỳ hạn (Forward) và quyền lựa chọn tiền tệ (Currency Option).
+ Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng nội địa và quốc tế: Thẻ Eximbank MasterCard, thẻ Eximbank Visa, thẻ nội địa Eximbank Card. Chấp nhận thanh toán thẻ quốc tế Visa, MasterCard, JCB...thanh toán qua mạng bằng Thẻ.
+ Thực hiện giao dịch ngân quỹ, chi lƣơng, thu chi hộ, thu chi tại chỗ, thu đổi ngoại tệ, nhận và chi trả kiều hối, chuyển tiền trong và ngoài nƣớc.
+ Các nghiệp vụ bảo lãnh trong và ngoài nƣớc (bảo lãnh thanh toán, thanh toán thuế, thực hiện hợp đồng, dự thầu, chào giá, bảo hành, ứng trƣớc...)
+ Dịch vụ tài chính trọn gói hỗ trợ du học. Tƣ vấn đầu tƣ - tài chính - tiền tệ, dịch vụ đa dạng về Địa ốc, Home Banking; Mobile Banking; Internet Banking.
+ Các dịch vụ khác: Bồi hoàn chi phiếu bị mất cắp đối với trƣờng hợp Thomas Cook Traveller' Cheques, thu tiền làm thủ tục xuất cảnh (I.O.M), cùng với những dịch vụ và tiện ích Ngân hàng khác đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA EXIMBANK CHI NHÁNH CẦN THƠ
3.3.1 Sơ đồ tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Eximbank chi nhánh Cần Thơ đƣợc thể hiện qua sơ đồ ở hình 3.1 nhƣ sau:
Qua hình 3.1 ta thấy cơ cấu tổ chức của Eximbank Cần Thơ đƣợc thực hiện theo mô hình tổ chức hỗn hợp, đó là sự kết hợp giữa mô hình theo chức năng và mô hình theo đối tƣợng khách hàng. Các phòng ban đƣợc tổ chức theo chức năng của từng bộ phận nhƣ: phòng Ngân Qũy, phòng Dịch vụ khách hàng, phòng IT,…bên cạnh đó cơ cấu Eximbank còn đƣợc tổ chức theo mô hình đối tƣợng KH, gồm có: phòng Khách hàng cá nhân và phòng Khách hàng doanh nghiệp. Mô hình cơ cấu Eximbank đƣợc tổ chức theo tiêu chí phục vụ lợi ích của khách hàng.
- Ưu điểm của cơ cấu tổ chức:
+ Tách biệt đƣợc chức năng quản trị với chức năng kinh doanh, giữa bộ phận quả trị kiểm soát với bộ phận phục vụ KH do đó KH đƣợc phục vụ tốt hơn.
+ Áp dụng nguyên tắc chuyên môn hóa trong hoạt động kinh doanh giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của từng bộ phận chức năng trong NH.
+ Dễ tuyển chọn nhân lực phù hợp với vị trí, tiêu chuẩn hoạt động. Vì mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ, chức năng riêng, do đó việc tuyển chọn nhân lực cũng chỉ dựa trên tiêu chí của từng phòng ban.
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Eximbank chi nhánh Cần Thơ
Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại Eximbank chi nhánh Cần Thơ 2014
PHÒNG NGÂN QUỸ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHÒNG KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ PHÒNG THẨM ĐỊNH GIÁ PHÒNG IT
- Khuyết điểm của cơ cấu tổ chức:
+ Bộ máy cồng kềnh, mô hình tổ chức nhiều khối, nhiều phòng ban làm tốn kém chi phí.
+ Tách biệt ra nhiều phòng ban làm giảm sự phối hợp có hiệu quả giữa các bộ phận chức năng.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Đại diện pháp nhân của ngân hàng Eximbank chi nhánh Cần Thơ, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của chi nhánh và việc chi tiêu tài chính, trích lập quỹ theo quy định của Nhà nƣớc, của Hội đồng quản trị và của Tổng giám đốc.
- Phó giám đốc: hỗ trợ giám đốc trong việc chuẩn bị, xây dựng và quyết định về chƣơng trình công tác, kế hoạch kinh doanh và các phƣơng hƣờng hoạt động. Thay mặt Giám đốc giải quyết và ký các văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc phân công. Điều hành mọi công tác của chi nhánh khi Giám đốc vắng mặt và có sự ủy nhiệm chính thức của Giám đốc.
- Phòng Ngân quỹ: thực hiện công tác thu chi tiền mặt, kiểm ngân, giữ kho, kế toán chuyển ngân, giao dịch.
- Phòng Dịch vụ khách hành: chịu trách nhiện trong việc giao dịch với khách hàng, phân tích tình hình khách hàng, cảm nhận phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, thực hiện công tác thu tiền tiết kiệm, thực hiện công tác kế toán giao dịch, kế toán tài vụ, kế toán tập trung và thống kê kế hoạch.
- Phòng Khách hàng doanh nghiệp: có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng thông qua công tác tiếp thị bán hàng, tìm hiểu thu thập thông tin của khách hàng tiềm năng. Lập kế hoạch tiếp thị, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng để giới thiểu sản phẩm, dịch vụ ngân hàng. Thẩm định khách hàng, lập tờ trình, đề xuất cấp tín dụng và các vấn đề liên quan. Thực hiện công tác hàng xuất, nhập khẩu, quan hệ quốc tế, dịch thuật, thông dịch. Ngoài ra, phòng còn thực hiện nghiệp vụ kế toán tín dụng khách hàng doanh nghiệp, kế toán thanh toán quốc tế.
- Phòng Khách hàng cá nhân: có nhiệm vụ chủ động tìm kiếm đối tƣợng khách hàng mục tiêu có nhu cầu sử dụng sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tƣợng khách hàng cá nhân. Duy trì khách hàng tiềm năng bằng cách cung cấp thông tin, tiện ích sản phâm của Ngân hàng. Tiến hành thẩm định, lập hồ sơ thẩm định. Nhận xét và đƣa ra đề xuất với nhu cầu tìn dụng của khách hàng. Phát hành và thanh toán các loại thẻ quốc tế, thẻ nội địa…Đồng thời thực hiện công tác kế toán tín dụng cá nhân và kế toán phát hành và sử dụng thẻ.
- Phòng IT (Phòng Công nghệ Thông tin): là phòng tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực Công nghệ Thông tin của toàn NH (bao gồm: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin) nhằm tối ƣu hóa hệ thống, bảo mật, an toàn dữ liệu.
- Phòng Kiểm soát nội bộ: có chức năng hỗ trợ cho giám đốc, giám sát mọi hoạt động trong NH, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của NH. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
- Phòng thẩm định giá: có nhiệm vụ hỗ trợ cán bộ tín dụng trong việc thẩm định giá tài sản nhầm trách những gian lận, sai sót của cán bộ tín dụng.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA EXIMBANK CHI NHÁNH CẦN THƠ CẦN THƠ
3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Eximbank chi nhánh Cần thơ đƣợc thể hiện qua sơ đồ ở hình 3.2 nhƣ sau:
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Ngân hàng
Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại Eximbank chi nhánh Cần Thơ 2014
Kế toán trƣởng (Trƣởng phòng Dịch vụ khách hàng) – 1 ngƣời
Kế toán tín dụng (2 ngƣời): kế toán tín dụng cá nhân, kế toán tín dụng doanh nghiệp
Kế toán thanh toán (5 ngƣời): 1 kế toán thanh toán quốc tế, 1 kế toán thanh toán ngân quỹ, 3 kế toán thanh toán dịch vụ khách hàng.
Kế toán tổng hợp (2 ngƣời)
Qua sơ đồ trên, chúng ta có thể thấy rằng NH Eximbank không có phòng Kế toán riêng biệt, mỗi Kế toán phân tán ở một phòng khác nhau, nhƣ vậy dễ dàng trong việc hạch toán và tiếp cận hồ sơ nhanh chóng.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
3.4.2.1 Chuẩn mực và hệ thống kế toán áp dụng
Các báo cáo tài chính của Ngân hàng đƣợc lập phù hợp với Hệ thống Kế toán các Tổ chức Tín dụng Việt Nam theo quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29 tháng 04 năm 2004 do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ban hành có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005; Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nƣớc ban hành ngày 10 tháng 7 năm 2006, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 9 năm 2006 quy định về việc sửa đổi các tài khoản kế toán áp dụng cho các Tổ chức Tín dụng; Quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về chế độ báo cáo tài chính đối với các Tổ chức Tín dụng; Thông tƣ số 210/2009/TT- BTC hƣớng dẫn áp dụng Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế về trình bày báo cáo tài chính và thuyết minh thông tin đối với công cụ tài chính Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 và các chuẩn mực Kế toán Việt Nam khác do Bộ Tài chính ban hành bao gồm:
- Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 1).
- Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 về việc ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 2).
- Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2003 về việc KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN TÍN DỤNG KẾ TOÁN THANH TOÁN
- Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 02 năm 2005 về việc ban hành và công bố 6 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 4).
- Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 5).
3.4.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán
- Ngân hàng đang áp dụng hình thức kế toán bằng máy vi tính (cụ thể là hình thức chứng từ ghi sổ) thực hiện theo quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN ngày 19 tháng 7 năm 2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam ban hành quy định về kế toán trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nƣớc, các Tổ chức tín dụng.
- Phần mềm kế toán Ngân hàng đang áp dụng là phần mềm KOREBANK của tập đoàn HITS Hàn Quốc.
a. Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ
- Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồ
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán.
b. Các loại sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: -Chứng từ ghi sổ;
-Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; -Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Nguồn: Tổng hợp kết quả tìm hiểu, quan sát tại Eximbank chi nhánh Cần Thơ 2014
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
3.4.3.1 Phương pháp kế toán cho vay từng lần
- Sau khi HĐTD đƣợc kí kết giữa NH và khách hàng, kế toán sẽ mở tài khoản cho vay khách hàng. Bộ phận kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán kèm với HĐTD và bộ hồ sơ có liên quan, từ đó sẽ giải ngân tiền vay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo yêu cầu và ghi:
Nợ TK nợ đủ tiêu chuẩn
Có TK có liên quan (TK tiền mặt, TK của ngƣời thụ hƣởng…)
Nhập TK Tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng (Nếu khách hàng vay có đảm bảo bằng tài sản thế chấp, cầm cố).
- Sau đó, HĐTD đƣợc kế toán lƣu giữ và sắp xếp khoa học để tiện cho việc thu nợ.
b. Kế toán thu nợ vay
- Thông thƣờng, kế toán sẽ thu nợ theo kỳ hạn nợ ghi trên HĐTD. Khi đến hạn, nếu khách hàng không chủ động trả nợ vay, NH sẽ trích tiền gửi của bên vay để thu nợ, nếu khách hàng không có đủ tiền trả nợ thì NH sẽ chuyển sang tài khoản nhóm nợ cần chú ý, hay sang các tài khoản cho vay nhóm khác theo quy định phân loại nợ hiện hành. Hạch toán kế toán thu nợ vay đến hạn:
Nợ TK Tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn KH vay… Có TK Nợ đủ tiêu chuẩn
-Nếu tiền vay bị chuyển nợ quá hạn, kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK Nợ cần chú ý
Có TK Nợ đủ tiêu chuẩn
c. Kế toán thu lãi vay
-Đến hạn trả lãi, ngƣời vay có thể nộp tiền mặt hoặc tiền gửi để trả. Khi thu lãi, kế toán hạch toán:
Nợ TK Tiền mặt hoặc Tiền gửi của KH vay Có TK Lãi phải thu, Thu lãi cho vay
-Nếu đến hạn, ngƣời vay không trả lãi, kế toán chủ động trích TK tiền gửi để thu lãi (nếu trên TK tiền gửi của ngƣời vay có tiền), sau đó thông báo cho khách hàng biết. Trƣờng hợp khách hàng không trả lãi đến hạn quá thời hạn qui định, nếu trƣớc đó kế toán đã dự thu lãi vay, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK Chi phí khác Có TK Lãi phải thu
-Đồng thời, kế toán theo dõi vào TK ngoại bảng “Lãi cho vay quá hạn chƣa thu đƣợc”, sau đó tiếp tục đôn đốc thu lãi.
3.4.3.2 Phương pháp kế toán cho vay theo hạn mức tín dụng
a. Kế toán cho vay
Lần đầu vay vốn, khách hàng phải làm đơn đề nghị vay vốn kèm kế hoạch vay cho NH (thƣờng là đầu mỗi quý). Sau khi xét duyệt kế hoạch vay, NH và KH ký HĐTD, trong đó xác định rõ hạn mức tín dụng. Sau đó, mỗi lần