Tỡnh hỡnh thực tế về tổ chức kếtoỏn nguyờn vậtliệu tại Cụng ty
2.2.4- Kếtoỏn tổng hợp nhập nguyờn vậtliệu tại Cụng ty
Do đặc thự của cỏc nguồn cung cấp nờn nguyờn vật liệu của Cụng ty nhập kho hoàn toàn do mua ngoài theo hỡnh thức hợp đồng với cỏc nhà cung cấp hoặc mua tự do trờn thị trường. Đối với nguyờn vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài được
thực hiện dưới hai hỡnh thức nhập khẩu trực tiếp và uỷ thỏc qua Cụng ty kinh doanh và xuất nhập khẩu (Tổng Cụng ty)
Là cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ nờn cuối lỳ hạch toỏn Cụng ty phải xỏc định đỳng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Do vậy, Cụng ty phải tổ chức tụt việc thực hiện kiểm tra, kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho. Cụ thể:
Đối với cỏc loại nguyờn vật liệu nhập kho với số lượng giỏ trị lớn. Khi cú nhu cầu, Cụng ty tiến hành ký kết hợp đồng mua bỏn với cỏc nhà cung cấp.
Khi nhận được hoỏ đơn GTGT hoặc hoỏ đơn bỏn hàng của người bỏn gửi tới hoặc nhõn viờn cung ứng mang về, phũng kế hoạch sản xuất phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để quyết định cú nhận hàng hay khụng. Trước khi nhập kho, cỏn bộ KCS tiến hành kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cỏch nguyờn vật liệu và lập biờn bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho để kiểm tra chất lượng nguyờn vật liệu.
Căn cứ vào hoỏ đơn và biờn bản kiểm nghiệm vật tư, phũng kế toỏn (kế toỏn vật tư) lập phiếu nhập kho làm 3 liờn, cú thể nhập cho một hay nhiều thứ nguyờn vật liệu cựng loại, cựng một lần giao hàng, cựng kho. Với một số vật liệu cú giỏ trị nhỏ, kế toỏn thường tập hợp nhiốu hoỏ đơn vào một phiếu nhập kho, mặc dự cỏc hoỏ đơn và nguyờn vật liệu tương ứng khụng nhận được cựng nhau. Phiếu nhập kho sau khi cú đủ cỏc chữ ký của người phụ trỏch vật tư, thủ trưởng đơn vị chuyển cả 3 liờn xuống để kiểm nhận nguyờn vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập vào phiếu, thủ kho cựng người giao hàng ký vào 3 liờn. Sau khi cú đủ chữ ký, thủ kho gửi một liờn lưu phũng kế toỏn, một liờn kẹp cựng hoỏ đơn GTGT, (hay hoỏ đơn bỏn hàng) của người bỏn chuyển cho kế toỏn thanh toỏn, một liờn gửi thủ kho giữ lại ghi vào thẻ kho, sau đú chuyển cho kế toỏn vật tư.
Khi nguyờn vật liệu về, phũng kỹ thuật – KCS tiến hành làm thủ tục kiểm tra chất lượng, quy cỏch nguyờn vật liệu. Kết quả kiểm tra được ghi vào biờn bản do nhõn viờn KCS lập
Đối với cỏc nguyờn vật liệu nhập tự do trờn thị trường thỡ khụng ty khụng phải ký hợp đồng với nhà cung cấp. Khi nguyờn vậtliệu về đến kho, thay vỡ biờn bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, nhõn viờn KCS sẽ lập phiếu giao nhận vật tư tự do trờn hoỏ đơn của người bỏn.
Căn cứ vào phiếu nhập kho và cỏc chứng từ liờn quan khỏc, kế toỏn định khoản và ghi sổ kế toỏn. Hạch toỏn tổng hợp nhập nguyờn vật liệu thường liờn quan gắn liền với hạch toỏn thanh toỏn (phải trả, tạm ứng, nội bộ …) hạch toỏn tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng. Tuỳ theo từng nguồn nhập và hỡnh thức thanh toỏn mà việc thực hiện hạch toỏn tổng hợp được thực hiện theo cỏc cỏch khỏc nhau.