Như trên đã đề cập, quản trị công ty là một loạt các mối quan hệ giữa ban giám đốc, Hội đồng quản trị, các cổ đông…tạo nên sự định hướng và kiểm soát công ty. Hội đồng quản trị chỉ là một thiết chế nhỏ trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, nhưng có vai trò quan trọng đối với việc lèo lái công ty. Việc xác định nguồn pháp luật điều chỉnh hoạt động của Hội đồng
23
quản trị có ý nghĩa quan trọng, vì nó là cơ sở pháp lý cho hoạt động định hướng và giám sát của Hội đồng quản trị trong suốt quá trình tồn tại của mỗi công ty cổ phần. Nhìn chung, điều chỉnh về Hội đồng quản trị có hai nguồn pháp luật chủ yếu: thứ nhất là các văn bản pháp luật của nhà nước; thứ hai là
các văn bản nội bộ của công ty. Những quy định trong các văn bản pháp luật của nhà nước chính là khung pháp lý “tối cần thiết” cho hoạt động quản lý của Hội đồng quản trị, đảm bảo được những lợi ích tối thiểu của các nhà đầu tư và của công ty. Trên cơ sở khung pháp lý đó, công ty xây dựng các văn bản nội bộ riêng của mình. Tuy nhiên, những văn bản nội bộ đó không được mâu thuẫn với pháp luật của nhà nước.
Ở Việt Nam, những văn bản quy phạm pháp luật hiện hành quan trọng nhất điều chỉnh hoạt động cuả Hội đồng quản trị là Luật doanh nghiệp năm 2005 (được sửa đổi, bổ sung năm 2009) và những văn bản có liên quan, cụ thể là Nghị định 139/NĐ - CP ngày 5/9/2007 của Chính Phủ hướng dẫn thi hành Luật doanh nghiệp 2005, Quyết định 12/2007/QĐ – BTC ngày 13/3/2007 và Quyết định 15/2007/QĐ – BTC ngày 19/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Những văn bản này được coi là cơ sở pháp lý quan trọng nhất cho việc thành lập và hoạt động của công ty cổ phần nói chung và Hội đồng quản trị nói riêng. Các công ty dựa vào các quy định cơ bản trong các văn bản đó để xây dựng quy chế pháp lý nội bộ riêng cho mình. Luật doanh nghiệp năm 2005 dành chương IV để quy định về công ty cổ phần, trong đó có 13 Điều luật trực tiếp điều chỉnh về Hội đồng quản trị. Những quy định về Hội đồng quản trị trong Luật doanh nghiệp năm 2005 và các văn bản liên quan tương đối linh hoạt, được xây dựng theo mục tiêu là thiết kế một khung pháp lý cơ bản để các doanh nghiệp trên cơ sở đó xây dựng quy chế quản lý nội bộ cho riêng mình, chủ yếu là trao quyền định đoạt trong khuôn khổ pháp luật cho các cổ đông của công ty. Những quy định của Luật doanh nghiệp 2005 đã bao quát
24
hầu hết các khía cạnh của Hội đồng quản trị như ứng cử, đề cử thành viên Hội đồng quản trị, tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên Hội đồng quản trị; thành phần, thẩm quyền của Hội đồng quản trị…Tuy nhiên, đó chỉ là “khung pháp lý cơ sở” cho công ty, còn cụ thể như thế nào thì các cổ đông có quyền thoả thuận, quyết định nhưng không trái với quy định của pháp luật.
Bên cạnh các văn bản pháp luật của nhà nước, hoạt động của Hội đồng quản trị còn được điều chỉnh bởi các văn bản nội bộ của công ty. Đây là những văn bản riêng của mỗi công ty, do các cổ đông thoả thuận thông qua hoặc do cơ quan quản lý, điều hành của công ty ban hành. Những văn bản này nếu được ban hành theo đúng những thủ tục luật định, nội dung không trái với những quy định của pháp luật thì cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để điều chỉnh các mối quan hệ trong nội bộ công ty, trong đó có quan hệ giữa Hội đồng quản trị với các thiết chế khác. Những văn bản nội bộ chủ yếu để điều chỉnh hoạt động của Công ty cổ phần bao gồm: hợp đồng thành lập công ty, Điều lệ công ty và các văn bản của các cơ quan quản lý, điều hành trong công ty.
Hợp đồng thành lập công ty được hiểu là thoả thuận giữa các cổ đông sáng lập về việc thành lập công ty, có giá trị pháp lý ràng buộc các cổ đông sáng lập với nhau để thành lập công ty. Hợp đồng thành lập công ty có thể được xem là luật của nhà đầu tư trong một công ty cụ thể. Trong một chừng mực các quy định của hợp đồng này không vi phạm các điều cấm của pháp luật, nó sẽ được sử dụng để giải quyết những tranh chấp nội bộ của công ty [15]. Hợp đồng thành lập công ty cũng có thể được gọi là “thoả thuận thành lập” hoặc “khế ước lập hội”.
Trong hệ thống pháp luật hiện hành của Việt Nam không nhắc đến hợp đồng thành lập mà chỉ quy định về Điều lệ công ty. Tuy nhiên, pháp luật của
25
nhiều nước trên thế giới, ví dụ như Philipine, Singapore…lại quy định trong quá trình thành lập công ty, hợp đồng thành lập công ty được hình thành trước Điều lệ công ty, Điều lệ công ty được xây dựng trên cơ sở hợp đồng thành lập công ty [38]. Pháp luật của nhiều nước lại không có quy định về Điều lệ công ty mà chỉ quy định về hợp đồng thành lập công ty, ví dụ ở Đức.
Pháp luật Việt Nam tuy không quy định về Hợp đồng thành lập công ty nhưng không ngăn cấm việc các cổ đông sáng lập ký kết hợp đồng thành lập công ty, miễn là những thoả thuận trong hợp đồng không trái với những quy định của pháp luật.
Cùng với hợp đồng thành lập công ty, Điều lệ công ty cũng là cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh hoạt động của Hội đồng quản trị. Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả các cổ đông về việc thành lập, tổ chức quản lý và hoạt động của công ty. Pháp luật Việt Nam và pháp luật nhiều nước quy định Điều lệ công ty là một trong những điều kiện tối cần thiết để nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh. Điều lệ công ty từng được ví như là “luật lệ riêng” [38], hay thậm chí là “Hiến pháp” của công ty [41 ], điều chỉnh các quan hệ nội bộ công ty. Tuy niên, nội dung Điều lệ không được trái với Luật doanh nghiệp và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Theo quy định của Luật doanh nghiệp Việt Nam năm 2005, Điều lệ công ty nói chung phải có các nội dung cơ bản sau: Tên, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện; ngành nghề kinh doanh; vốn điều lệ; quyền và nghĩa vụ của các cổ đông; cơ cấu tổ chức quản lý; căn cứ và phương pháp xác định thù lao, lương và tiền thưởng cho người quản lý và thành viên Ban kiểm soát…[32]. Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên mà pháp luật bắt buộc phải có trong Điều lệ công ty, các cổ đông có thể thoả thuận các nội dung khác nhưng không trái với quy định của pháp luật.
26
Ngoài hợp đồng thành lập công ty và Điều lệ công ty, chi phối hoạt động của Hội đồng quản trị còn có văn bản của các cơ quan quản lý, điều hành của công ty cổ phần, như Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Báo cáo của Ban kiểm soát…cũng được coi là căn cứ pháp lý quan trọng điều chỉnh các quan hệ nội bộ của công ty cổ phần, hoạt động của Hội đồng quản trị.