Theo quy định tại khoản 1 điều 82 của Bộ luật Lao động và Khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 33/2003/NĐ-CP ngày 02/4/2003 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 41/CP ngày 06/7/1995 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động đăng ký tại Sở Lao động, thương binh – xã hội hoặc ban quản lý khu công nghiệp theo ủy quyền của Sở Lao động, thương binh – xã hội đối với doanh nghiệp thuộc khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
Nội quy lao động trong các đơn vị sử dụng lao động là những văn bản quy định về các hoạt động và sử dụng lao động nhằm duy trì và tăng cường kỷ luật lao động của đơn vị. Đây là một trong những công cụ và là một biện pháp quản lý sản xuất và quản lý lao động. Vì vậy, bản nội quy lao động có sự liên quan trực tiếp đến người lao động, vì thế nó phải được thiết kế trên cơ sở khoa học và tuân thủ các quy định của pháp luật nhằm hạn chế đến mức thấp nhất những điểm bất lợi cho người lao động.
Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu như: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự trong doanh nghiệp; an toàn lao động, vệ sinh lao động nơi làm việc; bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp; kỷ luật lao động và
trách nhiệm vật chất. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và pháp luật khác. Theo quy định pháp luật hiện hành, nội quy lao động có vai trò rất quan trọng trong quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể, các nội dung trong hợp đồng lao động không được trái với những quy định của nội quy lao động; những điều khoản trong hợp đồng lao động quy định quyền lợi của người lao động thấp hơn mức được quy định trong nội quy lao động thì phải sửa đổi, nếu không sẽ bị hủy bỏ; người lao động ngoài việc phải tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng lao động còn phải tuân thủ các quy định trong nội quy lao động suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp; nội quy lao động là cơ sở để người sử dụng lao động yêu cầu người lao động bồi thường trách nhiệm vật chất và là căn cứ cơ bản để xử lý kỷ luật lao động; nội quy lao động trên thực tế còn là văn bản để các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài lồng ghép các chế độ, chính sách, quy định từ công ty mẹ hoặc là chính sách toàn cầu của công ty đa quốc gia.
Vì vậy, nội quy lao động hiện diện trong doanh nghiệp mọi nơi, mọi lúc và giúp người lao động trong doanh nghiệp hình thành một cách ứng xử chung có trật tự, thống nhất và bình đẳng.
Chính vì tầm quan trọng của nội quy lao động đối với quan hệ lao động nên trong quá trình xây dựng nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở theo đề nghị của tập thể lao động ở nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở. Việc công đoàn cơ sở cho ý kiến và tham gia vào quá trình soạn thảo nội quy lao động có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Công đoàn sẽ trực tiếp thỏa thuận các nội dung của nội quy lao động theo hướng đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp cho người lao động.