3.1.2.1 Chức năng
Công ty TNHH Quyết Thắng có các chức năng sau:
- Căn cứ vào khả năng, nhu cầu của thị trường để xây dựng chiến lược, sách lược sản xuất kinh doanh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế để chủ động tạo nguồn nguyên liệu đảm bảo cho tiến trình sản xuất được ổn định.
- Quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn và lao động theo nguyên tắc, chế độ Nhà nước quy định, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm lao động trong bộ máy gián tiếp, bố trí lao động hợp lý, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
- Chấp hành nghiêm chỉnh mọi nguyên tắc, chế độ chính sách pháp lệnh của Nhà nước.
3.1.2.2 Nhiệm vụ
Công ty thực hiện các nhiệm vụ sau:
21 - Bảo tồn và phát triển nguồn vốn góp.
- Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên chức, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn hóa nghiệp vụ.
- Đảm bảo an toàn sản xuất, cải thiện điều kiện làm việc, bảo vệ môi trường cảnh quan, bảo vệ an toàn tuyệt đối trong khu vực làm việc.
3.1.2.3 Quyền hạn
- Công ty có thể mở rộng, thu hẹp hoặc thay đổi phạm vi hoạt động. Khi thay đổi mục tiêu ngành nghề sản xuất kinh doanh, vốn điều lệ, và các nội dung khác trong hồ sơ đăng ký kinh doanh công ty phải đăng ký lại với Sở kế hoạch và đầu tư đã cấp giấy chứng nhận kinh doanh.
- Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được mở tài khoản tại Ngân hàng, có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ bằng số vốn có.
- Lựa chọn hình thức và cách thức huy động vốn để phù hợp với nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục đích và nội dung hoạt động của công ty.
- Quyết định việc sử dụng phần thu nhập còn lại.
- Được quyền liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế theo luật định.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh
3.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: Từ phòng Kế hoạch – Tài vụ)
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Trong đó:
- Giám đốc:
+ Là người có quyền điều hành mọi hoạt động trong công ty.
GIÁM ĐỐC
Kế toán trưởng Kiểm soát viên
22
+ Là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và trước toàn thể nhân viên trong công ty.
- Phó giám đốc:
+ Là người phụ trách chung về mặt kỹ thuật.
+ Là người thay mặt giám đốc quản trị điều hành các công việc theo yêu cầu của giám đốc.
- Kiểm soát viên:
+ Là người được hội đồng thành viên phân công để kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Kế toán trưởng:
+ Tham mưu cho giám đốc hoạch định chính sách, điều hàh tài chính cho công ty.
+ Tổng hợp, phân tích, lưu trữ các thông tin và các báo cáo quyết toán tài chính.
+ Đại diện công ty trong quan hệ giao dịch với các đơn vị tài chính, ngân hàng.
3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
(Nguồn từ phòng Kế hoạch- Tài vụ)
Hình 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty
Phòng Kế hoạch- Tài vụ Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kỹ thuật Tổ trưởng tổ xây lắp Tổ trưởng tổ sơn, bê Công nhân Công nhân Công nhân … … Tổ trưởng tổ điện, nước … BAN GIÁM ĐỐC
23
Chức năng nhiệm vụ của khối phòng ban nghiệp vụ
- Phòng Kế hoạch - Tài vụ.
+ Chức năng:
Tham mưu cho lãnh đạo thực hiện quản lý về các lĩnh vực tài chính, kế toán, giá cả theo các quy chế tài chính nội bộ của công ty.
+ Nhiệm vụ:
Tổ chức thu thập, kiểm tra, cung cấp thông tin về kinh tế, tài chính phục vụ yêu cầu quản lý.
Thực hiện công tác kế toán, thống kê, công tác kê khai thuế và các chế độ báo cáo khác theo quy định.
Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn, tài sản nhằm tham mưu cho lãnh đạo nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Phối hợp các phòng ban có liên quan thực hiện công tác kiểm kê theo quy định, phát hiện và đề xuất hướng xử lý hàng hóa, vật tư, tài sản hư hỏng, mất, kém phẩm chất, không cần dùng, các khoản nợ tồn đọng…
Tham gia xây dựng và quản lý các định mức kinh tế - kỹ thuật.
Quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế toán. Thực hiện nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo công ty phân công.
- Phòng Tổ chức hành chính.
+ Chức năng:
Tham mưu cho lãnh đạo thực hiện quản lý các lĩnh vực: tổ chức bộ máy quản lý điều hành sản xuất – kinh doanh, công tác lao động và tiền lương, công tác cán bộ, chế độ chính sách đối với người lao động.
Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo về các lĩnh vực công tác hành chính, quản trị, văn thư – lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh.
Quản lý phương tiện vận chuyển (ô tô các loại) và phục vụ công tác vận chuyển hàng hóa.
Theo dõi, quản lý sức khỏe của cán bộ công nhân viên, thực hiện công tác về y tế trong doanh nghiệp, thực hiện công tác khám sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật.
24 Thực hiện công tác và tổ chức.
Lập và triển khai kế hoạch nhân sự, thực hiện quy hoạch cán bộ, đào tạo nhân viên phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Thực hiện công tác lao động tiền lương, và các chế độ liên quan đến người lao động, xây dựng tiêu chuẩn lao động, tham mưu tổ chức thi xếp bậc, nâng bậc nghề cho công nhân lao động.
Thực hiện công tác hành chính, văn thư, tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản hồ sơ, con dấu theo đúng nguyên tắc, chế độ quy định.
Quản lý, điều động xe con phục vụ công tác của lãnh đạo và yêu cầu công tác của các Phòng, Phân xưởng và Bộ phận, quản lý thiết bị làm việc và sinh hoạt, hệ thống điện nước văn phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được lãnh đạo công ty phân công. - Phòng kỹ thuật.
+ Chức năng:
Tư vấn tham mưu mua sắm máy móc phục vụ thi công, hỗ trợ kỹ thuật cho công trình.
Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý về mặt kỹ thuật, quy trình an toàn lao động nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị.
Tham gia nhận thầu và đấu thầu, lập hồ sơ thanh toán quyết toán, hồ sơ quản lý kỹ thuật công trình.
+ Nhiệm vụ:
Trưởng phòng kỹ thuật: Điều hành và chỉ đạo công tác cho các kỹ thuật viên tại văn phòng cũng như kỹ thuật thi công.
- Giám sát viên: quản lý và lưu trữ hồ sơ kỹ thuật. - Kỹ thuật tại văn phòng:
Kiểm tra, lập hồ sơ mời thầu.
Quản lý hồ sơ kỹ thuật các công trình.
Kiểm tra khối lượng công trình, lập hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu. - Kỹ thuật tại công trình:
Triển khai công tác thi công.
25 - Các tổ trưởng:
Quản lý, đôn đốc, sắp xếp công nhân làm việc trên công trình nhằm đạt được năng suất cao.
Theo dõi, chấm công và nhận lương trả cho công nhân.
- Công nhân: là những người trực tiếp lao động tại công trình dưới sự chỉ huy của kỹ thuật tại công trình và của tổ trưởng.
Thực hiện nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo công ty phân công.
3.1.3.3 Trách nhiệm, quyền hạn và phạm vi giải quyết công việc của từng chức danh
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc.
Giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm về việc quản lý,
điều hành toàn bộ hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật. Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng kế hoạch hàng năm dự án đầu tư, phương án tổ chức đào tạo lao động, các quy chế, quy định quản lý phù hợp với mục tiêu chiến lược, kế hoạch kinh doanh.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư và điều hành hoạt động của công ty và chấp hành các chính sách pháp luật của nhà nước. . .
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó giám đốc.
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả phần việc được phân công.
Điều hành thực hiện các nhiệm vụ theo lĩnh vực được phân công. Nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực phụ trách của Phó giám đốc khác thì chủ động phối hợp giữa các Phó giám đốc để giải quyết. Trường hợp cần có ý kiến của Giám đốc hoặc giữa các Phó giám đốc có ý kiến khác nhau thì báo cáo Giám đốc xem xét quyết định.
Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của các Phó giám đốc thực hiện theo quyết định của Giám đốc công ty.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn của Trƣởng phòng.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các Phó giám đốc thuộc lĩnh vực phụ trách về việc tổ chức thực hiện và kết quả thực hiện công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng được quy định.
26
Trưởng phòng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao. Tổng hợp tình hình thực tế về những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng, đề xuất lãnh đạo công ty biện pháp để giải quyết.
- Phân công công việc cho nhân viên thuộc phạm vi quản lý. Tổ chức, hướng dẫn trao đổi, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên nhằm nâng cao nghiệp vụ, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, bảo đảm sự phối hợp công tác nhằm hoàn thành nhiệm vụ với kết quả cao nhất.
- Quản lý nhân viên thực hiện tốt kỷ cương, kỷ luật lao động, tuân thủ quy định và quy trình, thủ tục quy định. Lãnh đạo kiểm tra nhân viên dưới quyền thực hiện công việc được giao , chịu trách nhiệm liên đới khi nhiệm vụ không hoàn thành.
- Thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ khác khi được lãnh đạo công ty phân công
3.1.3.4 Đặc điểm về lao động của Công ty.
Lao động là nhân tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một Doanh nghiệp. Chính vì điều đó sử dụng lao động hợp lý, hiệu quả là mục tiêu của Công ty.
Lao động là một yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ doanh nghiệp nào. Do đó, số lượng lao động có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, việc tổ chức lao động cho sản xuất của Công ty là công việc hết sức cần thiết, những năm qua Công ty đã không ngừng cải tiến cơ cấu tổ chức lao động, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên để phục vụ sản xuất. Ta có thể thấy được tình hình lao động của Công ty qua bảng số liệu sau:
Qua bảng 3.1 ta thấy: tổng số lao động của Công ty có sự biến động qua các năm. Năm 2011 tổng số lao động của Công ty là 35 người, năm 2012 tổng số lao động là 38 người, tăng 3 người, đến năm 2013 tổng số lao động vẫn là 38 người. Nhìn chung sự biến động về số lao động trong ba năm qua tuy nhỏ nhưng có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động sản xuất của Công ty.
Trong tổng số lao động làm việc tại Công ty thì lao động thuộc khối kỹ thuật chiếm tỷ lệ lớn hơn khối phòng ban. Năm 2011 khối kỹ thuật là 26 người chiếm tỷ lệ 74,3%, khối phòng ban 25,7%. Sang đến năm 2012 thì khối kỹ thuật vẫn là 26 người, nhưng khối phòng ban tăng thêm 3 người làm cho tỷ lệ khối kỹ thuật giảm xuống chỉ còn 68,4% và khối phòng ban tăng tỷ lệ lên 31,6%. Đến năm 2013 thì khối kỹ thuật có 27 người tỷ lệ 71,1% nhưng khối
27
phòng ban chỉ còn 11 người chiếm tỷ lệ 28,9%. Nhìn chung tình hình lao động của công ty có biến động nhanh không quá lớn.
Số lượng công nhân thời vụ thay đổi tùy theo số lượng công trình đang thi công của công ty. Tùy theo giá trị công trình lớn hay nhỏ mà phải huy động số lượng số lượng công nhân thời vụ cho phù hợp. Và ta thấy số lượng công nhân thời vụ của công ty là rất lớn, hơn 1900 người do đó, quả lý được họ là vấn đề hết sức to lớn đối với ban lãnh đạo của công ty nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng.
Do nhu cầu, đặc điểm của ngành xây dựng nên lao động nam luôn chiếm tỷ lệ cao trong tổng số lao động (chiếm tỷ lệ trên 80%). Qua các năm tổng số lượng lao động là nữ hầu như có tăng nhưng không đáng kể. Còn số lao động nam có lúc tăng, lúc giảm qua các năm nhưng sự biến động này rất nhỏ không đang kể vì vậy số nhân viên nam vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động của Công ty.
Ta thấy rằng qua các năm có một số lao động đến tuổi về hưu nhưng số lao động trẻ lại tăng thêm nên cơ cấu không thay đổi là mấy. Số lao động từ 30 tuổi trở xuống chiếm tỷ lệ cao, gần 50% số lao động chính thức hiện có của công ty. Đây chính là lợi thế nhưng cũng là điểm yếu của công ty bởi đội ngũ nhân viên trẻ năng động, sáng tạo sẽ giúp công ty phát triển ngày một đi lên, tuy nhiên họ còn thiếu kinh nghiệm, trình độ kỹ thuật nên đòi hỏi cấp quản lý phải quan tâm chặt chẽ đến vấn đề đào tạo, giúp họ đi đúng với chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Về trình độ lao động của Công ty thì khối lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp và đại học chiếm tỷ lệ lớn (khoảng 74% vào năm 2011) nhưng có xu hướng giảm dần vào các năm 2012 và 2013 lần lượt là 73% và 71%. Còn khối lao động có trình độ trên đại học lại có xu hướng tăng thêm đến năm 2013 thì tỷ lệ này là hơn 10%. Còn nhóm trình độ khác cũng giảm dần qua các năm, đến năm 2013 chỉ còn khoảng 18,4%. Nguyên nhân do đơn vị tuyển thêm lao động có trình độ và tạo điều kiện cho đi học nhằm trẻ hóa đội ngũ cán bộ. Điều đó cho thấy chất lượng lao động của công ty đang dần được nâng cao, công ty đã chú trọng tới chất lượng của đội ngũ lao động.
28
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động của công ty giai đoạn 2011 - 2013
ĐVT: Người CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) 1- Tổng số cán bộ CNV 35 100 38 100 38 100 + Khối kỹ thuật 26 74,286 26 68,421 27 71,053 + Khối phòng ban 9 25,714 12 31,579 11 28,947
2 - Công nhân thời vụ 1903 100 1900 100 1143 100
3 - Giới tính: - Nữ 4 11,429 3 7,895 6 15,789 - Nam 31 88,571 35 92,105 32 84,211 4 - Độ tuổi: + < 30 15 42,857 16 42,105 17 44,737 + 31 – 45 12 34,286 13 34,211 12 31,579 + 46 – 55 5 14,286 7 18,421 6 15,789 + Trên 56 3 8,571 2 5,263 3 7,895 5 -Trình độ chuyên môn + Trên đại học 1 2,857 2 5,263 4 10,526 + Đại học 12 34,286 13 34,211 13 34,211 + Cao đẳng, trung cấp 14 40,000 15 39,474 14 36,842