VII. NH NG IM NI BT CA LU N VN
3.4.3.7.3.Khuy n khích nhân viên cùng tham gia vào b ui phng vn đánh giá:
S tham gia c a nhân viên vào quá trình đánh giá giúp h bi t rõ k t qu c a mình, nh ng mâu thu n trong đánh giá gi a qu n lý và nhân viên s đ c th n th n th o lu n t i bu i ph ng v n, khi gi i quy t đ c thì h c m th y qu n lý đánh giá mình công b ng và khách quan h n.
3.4.3.7.4. Bày t t đánh giá cao c a lãnh đ o đ i v i nhân viên:
Khen ng i là m t hình th c đ ng viên khuy n khích nhân viên r t hi u qu , đ c bi t trong bu i ph ng v n vì nhân viên luôn mong m i đ c s ph n h i tích c c t c p qu n lý. Vì v y, b t đ u bu i ph ng v n, qu n lý c n quan tâm và khen ng i nh ng gì nhân viên đã làm t t, còn đ i v i nh ng khuy t đi m c a nhân viên, c n khéo léo trao đ i và giúp nhân viên hi u rõ đ kh c ph c, nên t i thi u hóa s ch trích và phê bình nhân viên, vì nh v y s khi n nhân viên tr nên t ti, thi u đ ng l c làm vi c.
Qu n lý c n th hi n cho nhân viên th y r ng mình s c g ng h tr nh ng v n đ c n thi t đ giúp nhân viên gi i quy t nh ng khó kh n.
3.4.3.7.6. Th o lu n k t qu đánh giá:
Th o lu n k t qu đánh giá nh m th ng nh t l i m c tiêu k ho ch đã đ t ra, th o lu n k t qu v i nhân viên và gi i quy t các v n đ phát sinh trong quá trình đánh giá nh b t đ ng v quan đi m, đ nh ki n, thiên ki n, đánh giá không công b ng, thi u cam k t, h ng d n....Khi đã th ng nh t k t qu đánh giá, c p qu n lý s đ a k t qu này ph c v cho các quy t đ nh nhân s nh khen th ng, nâng l ng, đ b t b nhi m, đào t o.. ng th i l p k ho ch c th đ nâng cao hi u qu và n ng l c th c hi n công vi c c a nhân viên.
K t qu th ng nh t ph i phù h p v i trách nhi m, phù h p v i nguy n v ng c a nhân viên, c a phòng ban và u tiên c a Ngân hàng. K ho ch hành đ ng có th đ c thi t l p ng n h n, trung ho c dài h n nh ng quan tr ng nh t là k ho ch đó ph i đ c th ng nh t và th c t .
Ngoài ra, qu n lý và nhân viên c n th ng nh t v nh ng h tr c n thi t cho nhân viên đ đ t đ c m c tiêu, bao g m đào t o d i nhi u hình th c, phát tri n k n ng cho nhân viên.
3.4.3.7.7. Thi t l p m c tiêu m i cho nhân viên:
K t qu đánh giá giúp qu n lý xác đnh m c tiêu m i cho nhân viên và phân công công vi c h p lý h n và làm c n c đánh giá cho k đánh giá ti p theo.
Vì m c đích c a ph ng v n đánh giá là ho ch đ nh đ nâng cao hi u su t làm vi c. Do đó, vi c h ng s chú ý c a nhân viên vào t ng lai quan tr ng h n vi c t p trung vào nh ng vi c trong quá kh . Th c t , h u h t c p qu n lý t i OCB không bi t cách xác đ nh m c tiêu cho nhân viên mà ch giao các công vi c s v , các công vi c phát sinh t i đ n v . Qu n lý c n bi t cách giao m c tiêu cho nhân viên, m c tiêu đ c giao này ph i đ m b o nhân viên hi u rõ, có k ho ch c th đ th c hi n m c tiêu và quan tr ng ph i th ng nh t gi a qu n lý và nhân viên. Khi thi t l p m c tiêu m i cho nhân viên, qu n lý c n l u ý nh ng đi m sau:
- Nh n m nh nh ng đi m m nh mà nhân viên c n phát huy t t h n và t p trung nh ng đi m y u nhân viên c n kh c ph c.
- T p trung vào nh ng c h i đ phát tri n phù h p v i công vi c và v trí hi n t i c a nhân viên
- Thu h p nh ng k ho ch phát tri n, t p trung vào m t vài công vi c có th hoàn t t trong m t kho ng th i gian h p lý.
- Thành l p k ho ch hành đ ng c th cho t ng m c tiêu s đ t đ c nh th nào.
3.4.3.7.8. Nh ng quan tâm cá nhân v phát tri n ngh nghi p
B c cu i cùng trong ph ng v n là đ ra nh ng ch ng trình phát tri n cho nhân viên. C p d i trình bày nhu c u phát tri n ngh nghi p c a cá nhân (nguy n v ng đ c đào t o nâng cao, h c thêm các khóa k n ng, thay đ i đ a bàn làm vi c…), c p trên xem xét và trao đ i trong m i liên h v i m c tiêu phát tri n c a Ngân hàng, đ m b o cho đi m m nh c a c p d i đ c c h i phát tri n.
3.4.3.8. Xác đ nh t n t i trong quá trình đánh giá và c i ti n liên t c
Xác đ nh nh ng t n t i trong quá trình đánh giá và c i ti n vi c th c hi n: C p qu n lý thu nh p các ý ki n nhân viên đ rút ra nh ng t n t i trong quá trình đánh giá, t đó đ xu t nh ng ph ng pháp c i ti n đ h th ng đánh giá hoàn thi n h n. M c tiêu c a t ch c s thay đ i trong m t giai đo n nh t đ nh c ng nh m c tiêu c a phòng ban, cá nhân c ng ph i đi u ch nh, c i thi n đ phù h p v i m c tiêu chung c a t ch c, vì v y các tiêu chu n đánh giá c ng ph i c p nh t cho phù h p.
3.5. Ki n ngh s d ng ph n m m trong vi c xây d ng và áp d ng h th ng
đánh giá
M c tiêu c a Ngân hàng, phòng ban s thay đ i theo t ng th i k , d n đ n m c tiêu cá nhân c ng ph i thay đ i cho phù h p. Chính vì v y, b n mô t công vi c luôn ph i c p nh t và thay đ i n i dung. Trong khí đó, m ng l i chi nhánh tr c thu c OCB tr i kh p t B c và Nam, nên m i l n ban hành vi c xây d ng b n mô t công vi c đ u t n chi phí, t n th i gian. Sau khi hoàn thành b ng mô t công vi c, Ngân hàng ph i th c hi n ph ng v n đánh giá thông qua các b ng bi u đã l p s n, sau đó l i ph i qua giai đo n thu h i, t ng h p k t qu đánh giá đ ph c v cho công tác nhân s .
Hi n t i Ngân hàng TMCP Ph ng ông đang áp d ng Ph n m m Qu n lý Nhân s - Ti n l ng (iHRP-OCB) c a FPT, Trong ch ng trình này có đ các Phân h nh : Phân h Nhân s , Phân h ch m công, Phân h l ng, Phân h tuy n d ng,….
Trong Phân h Nhân s có các ch c n ng sau: Thông tin nhân viên, Quá trình làm vi c, quá trình làm vi c ngoài Ngân hàng, Theo dõi h p đ ng, Quan h gia đình, B ng c p… làm c s ch m công tính l ng thì Phân h Nhân s là y u t đ u vào, nh ng thay đ i v Nhân s nh ngh vi c, đi u đ ng, b nhi m, tuy n m i…khi c p nh t s t đ ng chuy n d li u sang các phân h khác. D a vào tính n ng này, tác gi đ xu t vi c thi t l p h th ng đánh giá k t qu th c hi n công vi c c th nh sau:
K t h p các y u t trên, tác gi đ xu t OCB nên thi t l p thêm m t ch c n ng m i trong ph n m m iHRP-OCB, đ t tên phân h là “H th ng đánh giá”. Trong phân h này, có các ch c n ng sau: “ M u bi u”, “Quá trình đánh giá”, “Duy t đánh giá”, “
T ng h p k t qu đánh giá”.
Ch ng trình th hi n ch c n ng theo hình minh h a nh sau:
Hình 3.1: Hình minh h a s đ các ch c n ng h th ng đánh giá
M u bi u: Bao g m các ph n sau: M c tiêu (c a Ngân hàng, c a phòng Ban,
c a nhân viên), B ng mô t công vi c, B ng tiêu chu n th c hi n công vi c, M u bi u đánh giá (dành cho c p qu n lý, dành cho nhân viên Front Office, nhân viên Back Office), h ng d n đánh giá…
Ch ng trình th hi n ch c n ng theo hình minh h a nh sau: M u bi u Quá trình đánh giá Duy t đánh giá T ng h p k t qu đánh giá H th ng đánh giá M c tiêu B ng mô t công vi c M u bi u đánh giá H ng d n đánh giá M u bi u C a Ngân hàng C a phòng ban C a nhân viên Dành cho qu n lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 3.2. Hình minh h a s đ các m c chi ti t c a m u bi u
Ph n m u bi u này nh m m c đích giúp nhân viên l y m u bi u c n dùng, tham kh o và hi u k v h th ng đánh giá c a Ngân hàng, ph n này áp d ng h th ng l c thông tin giúp nhân viên tìm ki m n i dung thu c cá nhân mình nhanh và chính xác. Các b c nh sau:
- ng nh p vào h th ng ch ng trình b ng User và Password c a cá nhân - Vào ch c n ng “M u bi u”, ch n ph n ch c n ng c n th c hi n.
- Nh p các n i dung trong ph n ch c n ng đã ch n, ví d : Ch c n ng “ M c tiêu c a nhân viên”. Các n i dung l c thông tin g m: Mã nhân viên ho c tên Nhân viên, ch n phòng ban, đ n v
- Nh n tìm ki m đ l c thông tin c a cá nhân Ch ng trình th hi n màn hình nh sau:
Hình 3.3. Màn hình thông tin l c m u bi u
Sau khi l c thông tin c n tìm, m u bi u đánh giá s l y thông tin nhân viên nh h tên, phòng ban, đ n v ,…t ph n “Thông tin nhân viên” trong phân h Nhân s , nhân viên không c n nh p l i mà ch c n nh p các ph n t đánh giá theo m u.
Quá trình đánh giá:
M U BI U
(Nút ngha là đã thi t l p s n danh m c, ch nh n vào đ ch n n i dung c n l c)
Mã NV Tên NV
n v Phòng
ban
Sau khi nh n l u và g i trong b ng đánh giá s hi n th dòng quá trình d i “l i hi n th ”, m i dòng là m t k đánh giá. Dòng quá trình đánh giá hi n th quá trình đánh giá theo th t th i gian ng c, ch ng trình hi n th màn hình nh sau:
Hình 3.4. Màn hình th hi n quá trình đánh giá
N u mu n xem ho c s a, nhân viên ch c n nh n vào ngày đánh giá, ch ng trình s load màn hình thông tin c a b ng đánh giá đã th c hi n, n u ch nh s a thì nh n nút l u và g i đ g i l i cho c p qu n lý. L u ý, nhân viên có th vào s a ph n t đánh giá c a mình trong m u đ i v i các b ng đánh giá ch a đ c c p Qu n lý duy t( ngh a là tình tr ng “ch a duy t”, khi đã duy t và đ a k t qu đánh giá vào th c hi n các công tác nhân s khác (tình tr ng “ ã duy t”) thì nhân viên không đ c quy n ch nh s a n a.
Duy t đánh giá:
Sau khi nhân viên đi n ph n t đánh giá, nh n nút l u và g i, c p qu n lý đ ng nh p vào ch ng trình iHRP-OCB theo User và Password trình t gi ng nh
QUÁ TRÌNH ÁNH GIÁ
L i hi n th :
Hi n th các nhân viên đã g i b ng đánh giá tr c thu c quy n h n qu n lý)
Stt Ngày
đánh giá
Mã nhân viên
Tên Nhân viên n v Tình tr ng Chi
ti t
Xóa
1 30/12/2010 0000516017 Nguy n Th C Phòng Nhân s Ch a duy t …
2 30/06/2010 0000516017 Nguy n Th C Phòng Nhân s ã duy t …
Tên NV (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng ban Mã NV
nhân viên, c p qu n lý ch n ch c n ng “Duy t đánh giá”, ch ng trình màn hình s hi n th nh sau:
Hình 3.5. Màn hình th hi n Duy t đánh giá
duy t b ng đánh giá, c p qu n lý nh n vào nút “chi ti t” c a nhân viên c n duy t, màn hình s load b ng đánh giá mà nhân viên đó đã g i, đi n nh ng ph n đánh giá dành cho c p qu n lý và nh n nút “Duy t” .
Ngoài ra, khi c p qu n lý “đã duy t” b ng đánh giá c a nhân viên, n u nh gi a nhân viên và qu n lý ch a th ng nh t k t qu đánh giá, thì hai bên c n ng i l i đ th o lu n l i k t qu , khi đã th ng nh t n u có thay đ i k t qu đánh giá thì nhóm D án s là ng i nh n nút “T ch i”, nhân viên có th vào ch n xóa ho c nh n vào “chi ti t” đ s a, l u và g i l i và quy trình duy t ti p theo gi ng nh ban đ u.
T ng h p k t qu đánh giá:
ây là thao tác cu i cùng sau khi đã ki m tra các nhân viên đã g i và c p qu n lý đã duy t đ các b ng đánh giá, đã th ng nh t k t qu đánh giá gi a nhân viên và
DUY T ÁNH GIÁ
(Hi n th các nhân viên đã g i b ng đánh giá tr c thu c quy n h n qu n lý)
Stt Ngày
đánh giá
Mã nhân viên
Tên Nhân viên n v Tình tr ng Chi
ti t
Xóa
1 30/12/2010 0000716001 Nguy n V n B Phòng Nhân s Ch a duy t …
2 30/12/2010 0000716012 Nguy n V n A Phòng Nhân s ã duy t …
3 30/12/2010 0000516017 Nguy n Th C Phòng Nhân s T ch i …
Phòng ban
qu n lý, s ti n hành t ng h p đánh giá. Tùy m c đích t ng h p, n u c p phòng ban thì s ch n nút “phòng ban”, n u t ng h p toàn đ n v thì ch ch n nút “ n v” đ hi n th t t c nhân viên. Khi ch n ch c n ng này, ch ng trình s th hi n màn hình nh sau:
Hình 3.6. Màn hình t ng h p k t qu đánh giá
Sau khi t ng h p k t qu đánh giá, d li u s đ c chuy n sang phân h Ti n l ng đ ph c v cho công tác l ng th ng sau khi đánh giá. K t qu đánh giá này c ng là c n c đ ph c v công tác khác trong qu n tr nhân s nh đào t o, b nhi m… T NG H P K T QU ÁNH GIÁ Stt Ngày đánh giá Mã nhân viên
Tên Nhân viên n v i m
đánh giá M c đ hoàn thành Danh hi u thi đua
1 30/12/2010 0000716001 Nguy n V n B Phòng Nhân s 8.5 Hoàn thành
v t m c
Lao đ ng
xut s c
2 30/12/2010 0000716012 Nguy n V n A Phòng Nhân s 7 Hoàn thành Lao đ ng
gi i 3 30/12/2010 0000526035 Tr n V n D Phòng Kinh doanh 5 Không hoàn thành L Trung bình .. .. .. .. .. .. .. .. Phòng ban n v H i s L u Chuy n sang L ng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ó là m t s b c g i ý c a Tác gi cho h th ng đánh giá trên ph n m m iHRP- OCB, vi c xây d ng c th v n i dung và hình th c thì nhóm D án c n làm vi c v i FPT chuyên trách v ph n m m này cho OCB, sau khi phân tích đ c tính và yêu c u c a OCB, FPT s có h ng thi t k cho phù h p v i tình hình th c t và đi u ki n áp d ng t i OCB. Tuy nhiên, vi c áp d ng ph n m m đ đánh giá k t qu th c hi n công vi c ph i đ c th c hi n song song v i vi c ph ng v n đánh giá, ngh a là nhân viên có th đ ng nh p vào ph n m m đ tìm hi u ph ng pháp và h ng d n đánh giá đ ng th i đi n tr c ph n t đánh giá c a mình vào bi u m u trong ph n m m. Trong bu i ph ng v n, thay vì c p qu n lý ph i đi n vào b ng m u bi u đã in s n thì s đi n, th ng nh t v i nhân viên và duy t tr c ti p trên ph n m m. Nh v y, s gi m đ c công đo n nhân s chuyên trách ph i