3.2.1. Nhóm giải pháp thu hút nguồn nhân lực
3.2.1.1. Hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực
Như đã phân tích tại chương 2 hiện nay công tác hoạch định tại công ty chưa được quan tân thực hiện. Để tránh tình trạng khi thừa, khi thiếu nhân viên tại các bộ phận, phòng ban cấu thành, cần tiến hành việc hoạch định NNL dựa trên các bước sau:
1. Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển kinh doanh. 2. Phân tích hiện trạng QTNNL, đề ra chiến lược NNL phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh.
3. Dự báo khối lượng công việc( đối với các mục tiêu, kế hoạch trung hạn, dài hạn). hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc( đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
4. Dự báo nhu cầu NNL( đối với các mục tiêu, kế hoạch dài, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu NNL( đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
5.Phân tích quan hệ cung cầu NNL, khả năng điều chỉnh, và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho Công ty thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng NNL.
6. Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình QTNNL của Công ty trong bước 5.
7. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
Suy cho cùng, tất cả các hoạt động QTNNL đều ít nhiều có liên quan đến quá trình hoạch định, do đó, trong quá trình hoạch định, Công ty cần chú ý đến vấn đề chấm dứt quan hệ lao động khi cầu vượt cung hoặc khi có nhân viên xin nghỉ việc. Cho dù bất kể lý do gì thì khi chấm dứt quan hệ lao động, Công ty cũng cần phải có các cuộc tiếp xúc, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của người ra đi nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi cho cả hai phía.
3.2.1.2. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Phân tích công việc là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc. Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc, để trả lương kích thích kịp thời chính xác. Công việc này hiện nay Công ty chưa được thực hiện do vậy, trong thời gian tới cần phải mau chóng tiến hành tổ chức phân tích cho tất cả các công việc trong Công ty, trước tiên là các công việc chính, tiêu biểu để làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác. Dưới đây là các bước đề xuất cho việc phân tích công việc trong Công ty:
Trên cơ sở các thông tin có được từ khâu phân tích công việc, tiến hành xây dựng bảng mô tả công việc, tiêu chuẩn hóa một cách chi tiết các yêu cầu của một vị trí công việc. Nội dung của bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc cần phải đảm bảo các nội dụng sau:
- Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp, ngày lập, hiệu lực của bảng mô tả.
- Trách nhiệm công việc: Các trách nhiệm cần ghi rõ làm việc gì? Làm như thế nào? Mục đích cần đạt được của công việc đó.
- Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc. - Vị trí trong tổ chức: chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai? Về việc gi? - Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài của tổ chức: nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc.
- Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng trang thiết bị và tiếp cận thông tin.
- Quyền lợi về lương, thưởng và các chế độ khác.
- Điều kiện và môi trường làm việc: mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro và tai nạn nghề nghiệp.
Việc phân tích công việc nhằm giúp phục vụ cho công tác tuyển dụng, đánh giá thành tích công tác và tính lại tiền lương theo hiệu quả công việc cho nhân viên đồng thời để xác định nhu cầu đào tạo và thuyên chuyển nội bộ trong công ty.
- Do giới hạn về thời gian nghiên cứu, luận văn xin đề xuất bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công viêc cụ thể cho trưởng phòng tổ chức hành chính, việc phân tích công việc được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn và quan sát thực tế
(xem phụ lục số 05).
3.2.1.3. Hoàn thiện công tác tuyển dụng.
Qua phân tích thực trạng của công tác tuyển dụng lao động tại Công ty vẫn còn một số hạn chế, chưa đáp ứng tốt được các yêu cầu của công việc. Vì vậy, công tác tuyển dụng cần được cải tiến hoàn chỉnh.
- Việc tuyển dụng nhân sự phải xuất phát từ nhu cầu thực tế của công việc, tiêu chí tuyển chọn phải dựa vào các yêu cầu thực tiễn của công việc, phải thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các vị trí trong công ty để làm căn cứ tuyển dụng. Tránh tình trạng việc tuyển dụng tự phát theo cơ chế “xin -cho”, tuyển dụng khi chưa có nhu cầu.
- Cần mở rộng nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài, nhằm có điều kiện tốt hơn trong việc thu hút người lao động có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu của công việc. Thông tin tuyển dụng nên được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện truyền thông hoặc có thể thông qua các công ty hoạt động trong các lĩnh vực cung cấp nguồn nhân lực có uy tín.
- Cần phải thực hiện nghiêm khâu phỏng vấn, kiểm tra trong quá trình tổ chức phỏng vấn tuyển dụng, tránh tình trạng làm theo hình thức, không có tính cạnh tranh và không thể hiện tính sàng lọc để tuyển chọn người tài giỏi.
- Đào tạo chuyên sâu các kỹ năng: phỏng vấn, phân tích, đánh giá,… cho đội ngũ những người làm công tác tuyển dụng, nhằm mục đích trang bị cho họ có những kỹ năng cần thiết để tuyển chọn đúng người, giúp cho việc tuyển dụng hiệu quả, thành công.
- Xây dựng bài bản các phiếu, biểu mẫu cho công tác tuyển dụng.
Công tác tuyển dụng nhân viên là một khâu hết sức quan trọng của quá trình quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên sau khi tuyển dụng, việc bố trí công việc đúng khả năng, sở trường của từng người còn quan trọng hơn rất nhiều. Chính vì điều đó tác giả đề nghị một qui trình tuyển dụng như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 3.2: Quy trình tuyển dụng đề xuất
Kế hoạch nhân sự bộ phận (1)
Yêu cầu nhân lực cần tuyển (2) Thẩm định (3) Kế hoạch tuyển dụng (4) Xác định nguồn cung (5)
Thông báo tuyển dụng (6) Thẩm tra đánh giá lựa chọn (10) Thủ tục tiếp nhận (11) Thử việc (12) Đánh giá sau thử việc (13) Bàn giao thử việc chính thức (14) Ra quyết định tuyển chọn (15) Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Trả hồ sơ Chấm dứt hợp đồng thử việc Nhận & thẩm định hồ sơ (7) Phỏng vấn lần 1 (8) Phỏng vấn lần 2 (9)
- Bước 1: Căn cứ khối lượng công việc sẽ phát sinh trong tương lại, và căn cứ chức năng, nhiệm vụ đảm trách, các trưởng phòng ban cân đối nhu cầu về nhân lực bộ phận mình, tiến hành phân tích công việc, mô tả công việc, xác lập số lượng cần tuyển, tiêu chuẩn cần tuyển.
- Bước 2,3: Lập Tờ trình bổ sung nhân sự (xem phụ lục số 05), sau đó chuyển tờ trình này đến phòng Tổ chức – Hành chính để trưởng phòng hành chính kiểm tra, xác nhận nhu cầu dựa theo Định biên lao động sản xuất, kinh doanh và lập báo cáo trình Giám đốc phê duyệt và thành lập hội đồng tuyển dụng quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. Sau đó phản hồi thông tin cho phòng ban, đơn vị sử dụng nhân lực và thống nhất quyết định chỉ tiêu tuyển dụng.(trong hội đồng tuyển dụng nên có các thành viên là người sẽ trực tiếp phụ trách, sử dụng lao động cần tuyển).
+ Bước 4,5: Hội đồng tuyển dụng sẽ thiết lập kế hoạch tuyển dụng được Giám đốc ký duyệt, triển khai và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch. Hội đồng tuyển dụng sẽ thu thập thông tin cung cầu về thị trường lao động. Xác định nguồn cung cấp. Xây dựng hệ thống lưu trữ nguồn cung cấp dưới sự điều khiển của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.
+ Bước 6: Bằng các hình thức khác nhau hội đồng tuyển dụng sẽ ra thông báo tuyển dụng: Trong nội bộ, bên ngoài, các nguồn cung ứng khác. Nội dung thông báo cần: mô tả công việc cần tuyển dụng, yêu cầu về trình độ, kỹ năng công việc, thể chất, điều kiện làm việc…
+ Bước 7: Hội đồng tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ, phân loại. Thông tin cho các ứng cử viên bổ túc hồ sơ. Chuyển trả hồ sơ không đạt yêu cầu. Lọc hồ sơ và lập danh sách mời ứng viên phỏng vấn lần 1. Lúc này các thông tin của ứng viên cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của Công ty.
+ Bước 8,9: Hội đồng tuyển dụng phỏng vấn lần1. Thông tin giới thiệu sơ lược về Công ty cho ứng cử viên. Đánh giá kết quả phỏng vấn lần 1, gửi trả hồ sơ không đạt và xếp lịch phỏng vấn lần 2. Hội đồng tuyển dụng tổ chức phỏng vấn lần 2, sau đó đánh giá kết quả lần 2. Gửi trả hồ sơ ứng viên không đạt yêu cầu.
+ Bước 10: Hội đồng tuyển dụng thẩm tra lý lịch và quá trình làm việc. Thông tin kết quả sau cùng và hẹn gặp người trúng tuyển. Thông tin ngày giờ tiếp nhận ứng viên. Gởi trả hồ sơ ứng viên không đạt sau thẩm tra.
+ Bước 11: Hội đồng tuyển dụng tiến hành thủ tục tiếp xúc ban đầu với ứng viên. Thiết lập kế hoạch huấn luyện đào tạo. Ký kết hợp đồng huấn luyện đào tạo, Bảng cam kết. Hướng dẫn nội quy lao động và truyền thống, lịch sử ….của Công ty. + Bước 12: Công ty sẽ ký kết hợp đồng thử việc, thiết lập và thống nhất hệ thống chỉ tiêu sau giai đoạn thử việc. Lập Biên bản bàn giao thử việc cho phòng ban, đơn vị sử dụng.
+ Bước 13: Hội đồng tuyển dụng và các phòng ban, đơn vị sử dụng lao động phối hợp tổ chức đánh giá sau thử việc, thủ tục chấm dứt Hợp đồng thử việc đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, lập thủ tục chuyển các ứng viên được chọn lựa sang chính thức.
+ Bước 14: Hội đồng tuyển dụng lập Biên bản bàn giao sử dụng chính thức cho phòng ban, đơn vị sử dụng lao động.
+ Bước 15: Hội đồng tuyển dụng rà soát lại toàn bộ quá trình tuyển dụng của ứng viên, trình Giám đốc ký quyết định tuyển chọn và ký kết Hợp đồng lao động chính thức kèm theo chính sách, chế độ cho người lao động.
3.2.1.4. Hoàn thiện công tác phân công, bố trí và đề bạt nhân viên.
Người lao động cho dù mới tuyển hay đang làm việc tại mỗi phòng ban, đơn vị trong Công ty cần thống nhất quan điểm bố trí đúng người, đúng việc. Để thực hiện tốt điều này, cần thực hiện các công tác sau:
- Liệt kê tất cả các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu cần được thực hiện trong phòng ban, đơn vị theo quy định của Công ty.
- Đối chiếu chức năng, nhiệm vụ thực tế thực hiện so với quy định để bổ sung thêm những nhiệm vụ còn bỏ sót, điều chỉnh và phân công lại những công việc chồng chéo.
- Bảng mô tả công việc; Bảng tiêu chuẩn công việc; yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc.
- Năng lực thực tế của người lao động.
- Đảm bảo nguyên tắc: Mỗi công việc đều có người thực hiện; việc thực hiện không bị chồng chéo; công việc được thực hiện bởi người phù hợp nhất, giúp họ phát huy tối đa thế mạnh của mình và khi có người vắng mặt thì công việc của người đó có thể được người khác đảm đương thay thế mà không làm gián đoạn đến hoạt động chung.
- Khâu sắp xếp, bố trí công việc rất quan trọng, tuy nhiên với thực tế tại Công ty, việc bố trí, phân công công việc chưa tạo được sự thỏa mãn cao đối với cán bộ công nhân viên. Khi hỏi 100 cán bộ công nhân viên về công việc hiện tại đang làm như: công việc thú vị; công việc có tính thách thức; công việc có quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, phù hợp; (các câu hỏi có mã số CV2; CV3; CV4) thì câu trả lời được đánh giá ở giá trị trung bình nhận được đều ở dưới mức trung bình lần lượt là 3.99; 3.97 và 3.96 (xem phụ lục số 04). Điều này chỉ ra rằng, việc sắp xếp chỉ dựa vào qua kinh nghiệm hay thâm niên của một số người vào các chức danh do vậy, không tạo được các tác động tích cực. Trong khi đó những người trẻ có năng lực chuyên môn, rất năng động, họ dám nghĩ, biết làm và dám chịu trách nhiệm, nhưng công việc họ đảm nhận lại không được như mong muốn, cho nên, đối với họ công việc chỉ là sự nhàm chán, không tìm thấy sự thách thức cũng như niềm đam mê, kết quả họ bỏ việc ra đi tìm môi trường mới hoặc họ làm việc cầm chừng và đây cũng là một trong những nguyên do mà người trẻ tài giỏi đến rồi đi. Vì thế, việc bố trí sắp xếp cần phải đảm bảo các tiêu chí:
+ Bố trí, phân công công việc cho người có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc.
+ Chọn người có năng lực, có những phẩm chất cá nhân tốt.
+ Người có ảnh hưởng và tác động cá nhân tích cực tốt cho Công ty và trung thực;
Làm tốt công tác bố trí phân công một cách hợp lý, đảm bảo tính công bằng và hiệu quả cho công việc. Điều này sẽ mang lại cho người lao động hiểu rằng bản thân họ được tổ chức đánh giá đúng khả năng chuyên môn và trao cho họ một công việc phù hợp với năng lực của họ. Qua đó người lao động sẽ định vị được mình, cảm nhận được sự công bằng, tinh thần làm việc của họ thỏa mái, tránh được sự bất mãn, đối nghịch giữa họ với Công ty.