thuê tài chính NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam giai đoạn 2009 – 2012 2.3.1. Quy trình cho thuê tài chính
Hình 2.2: Quy trình cho thuê tài chính tại VCBL (Nguồn: Tổng hợp từ Quy trình CTTC - QĐ CTTC năm 2011)
Tóm tắt nội dung của các bước:
Bước 1: Thu thập thông tin và tiếp nhận hồ sơ thuê tài chính
Thực hiện: Cán bộ khách hàng và Trưởng/Phó Phòng khách hàng
- Cán bộ khách hàng làm việc trực tiếp với khách hàng, xác định rõ nhu cầu thuê tài chính cụ thể của khách hàng, hướng dẫn khách hàng về các điều kiện CTTC của Công ty và các loại hồ sơ giấy tờ khách hàng phải xuất trình trong trường hợp khoản CTTC được thực hiện; đánh giá sơ bộ nhu cầu thuê tài chính của khách hàng phù hợp với các quy định và chính sách cho thuê hiện hành của Công ty hay không.
Bước 1: Thu thập thông tin và tiếp nhận hồ sơ thuê tài chính
của khách hàng
Bước 2: Thẩm định dự án cho thuê
Bước 3: Phê duyệt
Bước 9: Sửa đổi, làm phụ lục hợp đồng, cơ cấu nợ
Bước 8: Kiểm tra giám sát khách hàng
Bước 7: Lưu giữ hồ sơ và bàn giao hồ sơ sang các Phòng lưu trữ
Bước 6: Giải ngân
Bước 5: Ghi nhập và giám sát dữ liệu trên hệ thống
Bước 4: Ký kết hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ
Bước 10: Thu nợ, xử lý nợ quá hạn –Thanh lý hợp đồng CTTC
- Thu thập đầy đủ thông tin cũng như việc kiểm tra về mặt số lượng, tính hợp lệ, hợp pháp của các hồ sơ và sự phù hợp giữa các hồ sơ theo quy định.
Bước 2: Thẩm định dự án cho thuê
Lập Báo cáo thẩm định.
Thực hiện: Phòng khách hàng
- Thời gian xử lý tối đa là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ khách hàng đối với dự án có hạn mức thuộc thẩm quyền phán quyết của Hội đồng quản trị, Hội đồng tín dụng trung ương/cơ sở; là 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ khách hàng đối với các trường hợp khác, trên cơ sở các thông tin thu thập được từ chính khách hàng và từ các nguồn kênh khác, Cán bộ khách hàng lập Báo cáo thẩm định.
- Báo cáo thẩm định với đầy đủ chữ ký của Cán bộ và Trưởng/Phó phòng khách hàng cùng toàn bộ hồ sơ giấy tờ có liên quan sau đó được trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc chuyển tiếp sang Phòng quản lý rủi ro để rà soát rủi ro.
Lập Báo cáo rà soát rủi ro.
Thực hiện: Phòng quản lý rủi ro
- Đây là phòng ban nằm ở hội sở chính nhằm rà soát rủi ro đối với các dự án có dư nợ lớn (hơn 5 tỷ đối với 1 hợp đồng, 10 tỷ đối với tổng dư nợ một khách hàng) thường thuộc thẩm quyển phán quyết của Hội đồng tín dụng trung ương/ Hội đồng quản trị. Thời gian xử lý tối đa là 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ Phòng khách hàng/Chi nhánh;
- Rà soát rủi ro là bước đánh giá rủi ro toàn diện và chi tiết đối với khoản CTTC và được thể hiện bởi Báo cáo rà soát rủi ro do Phòng quản lý rủi ro thực hiện. Căn cứ vào tình hình thực tế tại từng thời kỳ, Giám đốc Công ty có quy định bằng văn bản về hạn mức khoản CTTC được thực hiện rà soát rủi ro trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt
Thực hiện: Giám đốc Chi nhánh, Hội đồng tín dụng cơ sở, Giám đốc Công ty, Hội đồng tín dụng trung ương, Hội đồng quản trị
- Thời gian xử lý tối đa: 03 ngày
- Căn cứ tình hình thực tế tại từng thời kỳ, Giám đốc Công ty có quy định bằng văn bản về thẩm quyền ra quyết định CTTC đối với từng cấp trong Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kết luận phê duyệt cuối cùng là nội dung: Ý kiến phê duyệt của lãnh đạo tại cấp phê duyệt có thẩm quyền trên Báo cáo thẩm định hoặc trên Báo cáo rà soát rủi ro (trong trường hợp khoản CTTC được thực hiện rà soát rủi ro); hoặc Kết luận nêu tại Biên bản họp Hội đồng tín dụng cơ sở, Giám đốc Công ty, Hội đồng tín dụng trung ương, Hội đồng quản trị.
Bước 4: Ký kết hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ
Thực hiện: Cán bộ khách hàng, Cán bộ quản lý nợ.
- Sau khi khoản CTTC được phê duyệt theo quy định, Cán bộ khách hàng chịu trách nhiệm thương lượng lại với khách hàng về các điều kiện cho thuê mà cấp có thẩm quyền đã phê duyệt. Sau khi đã thỏa thuận thương lượng và khách hàng đồng ý, tiến hành kí kết hợp đồng.
- Sau khi các loại Hợp đồng đã được cấp có thẩm quyền ký đầy đủ, Cán bộ khách hàng, cán bộ quản lý nợ chịu trách nhiệm hoàn thiện bộ hồ sơ CTTC.
Bước 5: Ghi nhập và giám sát dữ liệu trên hệ thống
Thực hiện: Cán bộ quản lý nợ và Trưởng/Phó phòng bộ phận quản lý nợ
- Sau khi nhận hồ sơ tài liệu bàn giao từ Cán bộ khách hàng, trong ngày nhận hồ sơ, Cán bộ quản lý nợ chịu trách nhiệm ghi nhập đầy đủ dữ liệu trên hệ thống trên cơ sở các tài liệu và hồ sơ đính kèm (in bản Xác nhận thông tin khách hàng, thông tin hợp đồng, thông tin tài khoản) trình Trưởng/Phó phòng phụ trách bộ phận quản lý nợ ký kiểm soát khi duyệt trên hệ thống và lưu hồ sơ.
Bước 6: Giải ngân
Thực hiện: Phòng khách hàng, bộ phận quản lý nợ
- Tùy từng thời kỳ cụ thể, Giám đốc Công ty sẽ có quy định cụ thể về việc thông báo kế hoạch giải ngân và thời gian xử lý trong khi giải ngân nhằm đảm bảo khả năng thu xếp vốn của Công ty.
- Sau khi kiểm tra tính phù hợp giữa yêu cầu giải ngân của khách hàng với các điều kiện giải ngân đã được thoả thuận với khách hàng tại Hợp đồng CTTC, Hợp đồng mua bán tài sản, Cán bộ khách hàng lập Tờ trình chuyển tiền trình Trưởng/Phó Phòng khách hàng ký kiểm soát. Thực hiện chuyển tiền.
Bước 7: Lưu giữ hồ sơ an toàn và bàn giao hồ sơ sang các Phòng nghiệp vụ có liên quan
- Cán bộ quản lý nợ là người chịu trách nhiệm chuyển các giấy tờ cần thiết tới các bộ phận/phòng nghiệp vụ có liên quan đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về quy chế lưu giữ chứng từ theo quy định:
Lưu trữ chứng từ kế toán.
Lưu trữ các bản gốc liên quan đến tài sản công ty tại Phòng Hành chính.
Bước 8: Kiểm tra giám sát khách hàng
Thực hiện: bộ phận Quản lý nợ và phòng khách hàng
- Kể từ ngày bàn giao tài sản cho thuê, định kỳ ít nhất 6 tháng/lần Cán bộ quản lý nợ có thông báo nhắc Cán bộ khách hàng thực hiện các nội dung kiểm tra giám sát khách hàng.
- Sau khi kiểm tra, Cán bộ khách hàng phải lập Báo cáo kiểm tra đính kèm Biên bản kiểm tra (nếu có) và trình Trưởng/ Phó Phòng khách hàng có ý kiến.
- Trường hợp phát hiện có dấu hiệu rủi ro, Trưởng/Phó Phòng khách hàng phải đề xuất biện pháp xử lý và trình Giám đốc Chi nhánh/Giám đốc Công ty thông qua.
Quy trình sửa đổi, làm phụ lục Hợp đồng CTTC được thực hiện tương tự Quy trình phê duyệt khi mà khách hàng có nhu cầu cần sửa đổi bổ sung hợp đồng, cần gia hạn nợ gốc hoặc lãi.
Bước 10: Thu nợ, xử lý nợ quá hạn – Thanh lý hợp đồng
Thực hiện: phòng khách hàng, bộ phận quản lý nợ, bộ phận kế toán khách hàng, phòng Công nợ.
- Thu nợ: Cán bộ khách hàng chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, liên lạc thường xuyên với khách hàng để tìm hiểu khả năng và dự định trả nợ của khách hàng vào ngày đáo hạn. Cán bộ khách hàng chủ động đánh giá khả năng trả nợ thực tế của khách hàng và bằng mọi phương thức có thể (điện thoại, gửi thư, fax…) đảm bảo khách hàng nhận được thông tin về số nợ phải trả trước ít nhất 02 ngày làm việc trước ngày đến hạn phải trả của khoản nợ.
- Xử lý nợ quá hạn: Khi khoản cho thuê tài chính chuyển thành nợ quá hạn, bộ phận quản lý nợ thông báo ngay cho Cán bộ khách hàng để Phòng khách hàng tiếp tục nhắc nợ khách hàng và đề xuất giải pháp xử lý. Trường hợp xét thấy cần thiết, hoặc tối đa sau ba lần nhắc nợ, Cán bộ khách hàng phải đề xuất với Trưởng/Phó Phòng khách hàng tổ chức làm việc với đại diện có thẩm quyền của khách hàng để đòi nợ trực tiếp. Mọi diến biễn trong suốt quá trình theo dõi khoản cho thuê quá hạn, Cán bộ khách hàng phải kịp thời báo cáo Trưởng/Phó Phòng khách hàng để có các biện pháp xử lí kịp thời.
- Thanh lý hợp đồng: cán bộ quản lý nợ chịu trách nhiệm thực hiện mọi thủ tục liên quan đến thanh lý Hợp đồng cho thuê tài chính, hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục sang tên sở hữu. Cán bộ kế toán chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ hóa đơn, tính toán lãi đặt cọc… (Cán bộ khách hàng phối hợp trong trường hợp cần thiết).
2.3.2. Nguồn vốn hoạt động
Nguồn vốn hoạt động là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cho thuê tài chính của VCBL. Hiện tại nguồn vốn này dựa vào ba nguồn chính: vốn tự có (bao gồm vốn điều lệ và một số quỹ bổ sung được tích lũy trong quá trình kinh doanh), vốn huy động từ cá nhân và các tổ chức kinh tế và vốn vay từ các định chế tài chính.Với số vốn tự có ban đầu khá ít, Công ty đã liên tục tăng vốn của mình theo thời gian, tính đến thời điểm hiện tại vốn tự có của Công ty đạt 500 tỷ đồng, đứng thứ 2 trên thị trường cho thuê tài chính. Tuy nhiên Công ty đã sớm sử dụng hết số vốn tự có này và phải bắt đầu các phương án để tìm nguồn vốn cho hoạt động của mình.
Nguồn vốn huy động của Công ty chủ yếu đến từ các tổ chức tín dụng mà đặt biệt là ngân hàng mẹ Vietcombank. Ngoài ra, vốn huy động của Công ty bao gồm tiền gửi ký quỹ của khách hàng thuê tài chính và tiền gửi từ các tổ chức kinh tế khác. Tính đến 31/12/2012, tổng vốn huy động đạt 1.027,1 tỷ đồng, tăng 24,6% so với năm 2011. Trong đó vốn huy động từ các tổ chức tín dụng là 972,8 tỷ đồng, vốn từ tiền gửi của khách hàng là 54,3 tỷ đồng. Xét về tỷ trọng loại tiền tệ, tỷ lệ vốn huy động bằng VND chiếm 84,14% và ngoại tệ chiếm 15,86%. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo cấu trúc nguồn vốn như trên, nguồn vốn huy động từ các tổ chức và cá nhân chiếm tỷ lệ rất thấp (5,28%) trong tổng nguồn vốn hoạt động của công ty. Điều này cho thấy rằng việc huy động vốn từ cá nhân và tổ chức kinh tế là rất khó khăn đối với công ty bởi đặc thù của công ty CTTC chỉ được phép huy động tiền gởi tiết kiệm với thời hạn một năm trở lên. Còn đối với phương án phát hành giấy tờ có giá để huy động vốn thì VCBL vẫn chưa thực hiện được và cho đến nay chưa có công ty CTTC nào tại Việt Nam thực hiện việc huy động vốn thông qua phương án này.
2.3.3. Các hình thức cho thuê, giá cả và phương thức thanh toán
2.3.3.1. Các hình thức cho thuê hiện đang áp dụng
Đầu năm 2013, VCBL đã được nhà nước cấp giấy phép hoạt động thêm hình thức cho thuê hoạt động và cho thuê bổ sung vốn lưu động đối với các doanh nghiệp hiện
đang thuê tài chính. Đây sẽ là điều kiện để cho VCBL mở rộng thêm dư nợ đối với các khách hàng lớn, có tài chính tốt. Tuy vậy 02 hình thức cho thuê mới này chứa đựng không ít rủi ro, đòi hỏi Công ty phải thật thận trọng khi thẩm định và ra quyết định cho vay.
Tính đến thời điểm hiện tại, toàn bộ dư nợ Công ty chỉ tập trung vào cho thuê tài chính thông thường (03 bên) và hình thức bán và cho thuê lại (lease back), trong đó chiếm chủ yếu là dư nợ cho thuê tài chính thông thường chiếm tỷ trọng 81,32%. Nghiệp vụ mua và cho thuê lại theo hình thức cho thuê tài chính tại VCBL được thực hiện chủ yếu đối với các tài sản thuê là máy móc thiết bị có giá trị tương đối lớn và không được quá cũ (thường là sản xuất trong vòng 5 năm), giá cả dễ dàng xác định trên thị trường. Còn đối với các tài sản cũ, việc định giá tài sản gặp nhiều khó khăn, điều khoản bảo hành tài sản hầu như không có, rủi ro xảy ra lớn hơn cho nên hình thức này tại VCBL vẫn còn hạn chế.
Hình thức này dùng để tài trợ cho các doanh nghiệp bị thiếu vốn lưu động khi đưa thiết bị vào hoạt động vì nguồn vốn đã được sử dụng để thanh toán để mua máy móc thiết bị. Với nghiệp vụ mua và cho thuê lại theo hình thức cho thuê tài chính, VCBL đã tạo điều kiện cho khách hàng vừa có vốn lưu động để mua nguyên vật liệu cho sản xuất, vừa có máy móc thiết bị để hoạt động. Với việc phát triển hoạt động mua và cho thuê lại theo hình thức cho thuê tài chính đã giúp cho VCBL đa dạng hóa sản phẩm cho thuê và mở rộng đối tượng và mạng lưới khách hàng sử dụng dịch vụ của VCBL. Đây có thể nói là ưu thế lớn của VCBL trong việc đám phán maketing so với các sản phẩm của ngân hàng.
2.3.3.2. Giá cả cho thuê
Giá cả cho thuê đối với các khách hàng của các Công ty CTTC bao gồm các khoản sau: khoản tiền đối ứng mà khách hàng đưa vào dự án thuê, lãi suất cho thuê, khoản tiền ký quỹ, phí bảo hiểm tài sản thuê, phí quản lý tài sản thuê, giá mua lại tài sản hết hạn thuê. Tại VCBL các chi phí này sẽ được đưa ra dựa vào số điểm của khách
hàng tính được từ chương trình chấm điểm của Công ty. Bảng chấm điểm có giá trị từ 1-100 với các mức xếp hạng lần lượt AAA, AAA, A, BBB….DDD. VCBL chỉ tài trợ các công ty xếp hạng từ B trở lên, các chi phí được dự tính cụ thể (có so sánh với một số Công ty CTTC khác) như sau:
- Chi phí quản lý tài sản: VCBL không áp dụng, các Công ty CTTC khác đang áp dụng từ 2-3%/năm.
- Phí bảo hiểm: Công ty bắt buộc các khách hàng mua bảo hiểm toàn bộ giá trị tài sản trong suốt thời gian thuê, việc này nhằm đảm bảo an toàn cho VCBL và các công ty thuê tài chính khi có sự cố rủi ro xảy ra.
- Giá chọn mua: 0,15%/tổng giá trị tài sản, tối đa không quá 30 triệu đồng. Đối với các Công ty cho thuê tài chính khác thông thường mức này sẽ là 1%.
- Số tiền ký quỹ: Mục đích số tiền ký quỹ nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng và sẽ hoàn trả lại cho khách hàng khi khách hàng hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đối với công ty cho thuê tài chính (khoản tiền này vẫn được hưởng lãi suất không kỳ hạn). Ngoài ra, do VCBL không thể tự động bù trừ số tiền khách hàng trong tài khoản VCB, do đó, việc thu ký quỹ nhằm hạn chế các khoản nợ quá hạn khi khách hàng chưa chuyển tiền đúng hạn. Đối với khách hàng xếp hạng BBB trở lên, VCBL áp dụng ký quỹ 0-3%, các khách hàng còn lại thường áp dụng 3%. Các công ty CTTC khác mức ký quỹ sẽ là 5-10%.
- Khoản tiền đối ứng tài sản thuê: thông thường khách hàng sẽ ứng trước 20-30% giá trị tài sản nhằm tăng trách nhiệm của khách hàng trong đầu tư dự án. Tuy nhiên, đối với những khách hàng tốt, tài sản thuê thanh khoản cao thì VCBL vẫn có thể tài trợ 100%.
- Lãi suất: Đây là vấn đề được khách hàng quan tâm nhất trước khi quan hệ với