- Các hoạt động khác
43 tƣ liệu là sách, báo
3.1.3. Nguyên nhân
Những tồn tại thể hiện hạn chế về năng lực của lãnh đạo văn phòng Bộ trong tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ nói trên theo chúng tôi có mấy nguyên nhân sau:
- Về mặt nhận thức: Do phần lớn các lãnh đạo văn phòng không đƣợc đào tạo về lĩnh vực văn thƣ- lƣu trữ, chƣa nắm vững các nghiệp vụ tổ chức điều hành công tác này, cho nên chƣa có cái nhìn đầy đủ, sâu sắc và gắn trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ với trách nhiệm quản văn phòng nói chung. Chính vì lẽ đó mà chƣa dành thời gian, đầu tƣ công sức một cách thích đáng vào việc
thực hiện nhiệm vụ này. - Lãnh đạo văn phòng nhiều khi chƣa chủ động trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình mà còn phụ thuộc nhiều vào sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ.Trong công tác tuyển dụng nhân sự chƣa có sự chủ động xây dựng các tiêu chuẩn theo đúng quy định của Nhà nƣớc về tuyển dụng cán bộ văn thƣ- lƣu trữ, do đó trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình lãnh đạo văn phòng thiếu sự hỗ trợ của cán bộ văn thƣ- lƣu trữ nhƣ:
+ Do trình độ chuyên môn nghiệp vụ + Do tinh thần trách nhiệm
+ Phân công trách nhiệm không rõ ràng của lãnh đạo văn phòng đối với cán bộ làm công tác văn thƣ- lƣu trữ.
- Lãnh đạo Bộ chƣa quan tâm một cách thích đáng đến công tác văn thƣ- lƣu trữ nên chƣa đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra, giám sát thƣờng xuyên và kịp thời việc thi hành pháp luật về công tác VT- LT.
- Các chế tài về xử lý vi phạm trong lĩnh vực văn thƣ- lƣu trữ ở Văn phòng cơ quan cấp Bộ chƣa đủ mạnh để thực thi.
- Sự phối hợp chỉ đạo ngành dọc giữa Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc với cơ quan cấp Bộ trong việc kiểm tra, hƣớng dẫn tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật về công tác VT- LT cho các đơn vị thuộc Bộ chƣa đƣợc thƣờng xuyên liên tục.
- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn ban hành còn chậm, thiếu đồng bộ và trong một số trƣờng hợp còn chƣa đáp ứng với
yêu cầu thực tế. Ví dụ nhƣ Nhà nƣớc đã ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thƣ thì, lẽ ra ngay sau đó các cơ quan tham mƣu giúp việc cho Chính phủ và cơ quan quản lý công tác VT- LT phải khẩn trƣơng xây dựng và ban hành Thông tƣ hƣớng dẫn thế nhƣng cho đến năm 2011, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ mới chỉ có Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sau đó là Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Còn nhiều vấn đề khác về công tác văn thƣ nhƣ soạn thảo văn bản, quy trình xây dựng văn bản, quản lý văn bản đi- đến, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan... đến nay vẫn chƣa có Thông tƣ nào hƣớng dẫn. Hoặc các văn bản hƣớng dẫn của Nhà nƣớc chƣa thật sự phù hợp với thực tiễn, thiếu cụ thể gây khó khăn cho các lãnh đạo văn phòng trong quá trình chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện. Ví nhƣ Thông tƣ số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP chƣa có quy định cụ thể ký hiệu của một số loại văn bản để đảm bảo thống nhất trong quá trình thực hiện hay Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP tại Khoản 2 Điều 1, quy định “Quy chế” là văn bản hành chính, nhƣng chƣa có văn bản nào hƣớng dẫn thể thức mẫu trình bày quy chế.
- Các văn bản pháp luật chƣa điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ xã hội trong quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ giải mật tài liệu, các quy trình, định mức trong hoạt động lƣu trữ, sao chứng thực, công bố tài liệu lƣu trữ, thẩm quyền thanh tra lƣu trữ.
- Kinh phí từ ngân sách Nhà nƣớc phục vụ cho công tác này còn hạn hẹp. Mặt khác các cơ quan cấp Bộ cũng chƣa đầu tƣ kinh phí đúng mức để đáp ứng nhu cầu của công tác này, kho tàng chật hẹp, thiếu thốn cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu, chế độ phụ cấp, bồi dƣỡng động viên các cán bộ chƣa tƣơng xứng với công sức của họ.
Những nguyên nhân nêu trên ở những mức độ khác nhau đã gây khó khăn, lúng túng, làm giảm năng lực tổ chức, quản lý, điều hành của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ