- Các hoạt động khác
43 tƣ liệu là sách, báo
7.790 trang tài liệu đƣợc sao chụp
đƣợc sao chụp
17 Toà án nhân
dân tối cao
Từ năm 2007 đến 2009 3.419 lƣợt 1.709.000 trang văn bản 18 Văn phòng Chính phủ Từ năm 2007 đến 2009 2.500 lƣợt 3.450 hồ sơ, tài liệu, chứng thực 980 văn bản
Có thể nhận thấy rằng công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đã có những thay đổi đáng kể, điều này phải kể đến vai trò của lãnh đạo văn phòng từ trong nhận thức cho đến cách tổ chức thực hiện.
Qua phỏng vấn cho thấy phần lớn các lãnh đạo văn phòng đều quan niệm công tác lƣu trữ là phƣơng tiện, công cụ cho hoạt động quản lý, điều hành. Từ suy nghĩ đó, họ đã tham mƣu cho lãnh đạo Bộ mở rộng và cải tạo, nâng cấp diện tích kho tàng; xây dựng các quy chế về khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu; tổ chức
các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ phong phú và đa dạng, hình thức bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu thủ công truyền thống đang dần đƣợc thay thế bằng đĩa CD, VCD…
Ở Bộ Ngoại giao, ngoài việc khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc, Văn phòng Bộ còn tổ chức các cuộc triển lãm tài liệu lƣu trữ; xuất bản sách. Ví dụ “ Chân dung 5 cố Bộ trƣởng Ngoại giao”, “ Quan hệ Việt Nam Trung Quốc giai đoạn 1945-1975”; triển lãm chuyên đề “Công tác biên giới lãnh thổ nƣớc Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam”... Ngoài việc tra cứu bằng sổ mục lục hồ sơ thì tại các cơ quan cấp Bộ còn thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu thông qua chƣơng trình quản lý cơ sở dữ liệu Lotes Notes.
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ tài liệu tại các cơ quan cấp Bộ đã phục vụ cho hoạt động của chính các cơ quan đó cũng nhƣ phần nào đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội. Số lƣợng hồ sơ đƣa ra phục vụ ngày càng nhiều, nhu cầu khai thác tài liệu của cán bộ, công chức cũng tăng lên đáng kể, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu đa dạng và phong phú hơn.
Tuy nhiên, nhìn tổng thể công tác này tại các Bộ chƣa đáp ứng đầy đủ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của cơ quan. Bên cạnh đó cũng phải kể đến sự quan tâm và công tác tổ chức về lĩnh vực này của lãnh đạo văn phòng một số Bộ chƣa thật sự đƣợc chú trọng. Điều này thể hiện ở các mặt: diện tích các phòng kho còn quá chật hẹp nhƣ Bộ:Văn hóa Thể thao và Du lịch, Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội.. bao gồm phòng làm việc và phòng đọc với tổng diện tích từ 80- 84m2, một số Bộ tài liệu vẫn còn trong tình trạng bó gói quá nhiều. Quy chế, nội quy về khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đã đƣợc ban hành nhƣng tính thực thi chƣa cao vì thiếu chế tài. Lãnh đạo văn phòng chƣa có sự đầu tƣ nhiều về kinh phí, cơ sở vật chất và quan tâm chỉ đạo, động viên, khích lệ nhân viên trong việc tổ chức công tác lƣu trữ của Bộ.
2.2.6. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ - lƣu trữ