- Các hoạt động khác
43 tƣ liệu là sách, báo
2.2.6.2. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ
Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ, tại các cơ quan cấp Bộ, đã bƣớc đầu quan tâm đầu tƣ kinh phí, diện tích kho lƣu trữ, các trang thiết bị bảo quản và khai thác tài liệu. Một số cơ quan nhƣ Bộ Quốc phòng, Bộ Tài chính, Bộ Công an, Bộ Nội vụ…, khi xây dựng trụ sở mới đều đã quan tâm đến việc dành diện tích cho kho lƣu trữ theo tiêu chuẩn đƣợc hƣớng dẫn tại Thông tƣ số 07/2007/TT- BNV, “diện tích kho lƣu trữ của nhiều cơ quan đƣợc mở rộng so với năm 2008, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài
liệu nhƣ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (diện tích phòng đọc tăng 40 m2
, diện tích làm việc tăng 80 m2
, tổng số diện tích kho và phòng làm việc tăng 360m2 so với năm 2006); Đài Truyền hình Việt Nam (kho chuyên dụng 366,4m2
, kho
không chuyên dụng 226m2
và 2.072 m2 kho tạm); Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (400m2 kho và 60m2 làm việc); chấm dứt tình trạng Bộ không bố trí kho lƣu trữ ”[2;34]. Ngoài việc bố trí kho và diện tích kho thì các cơ quan cấp Bộ cũng đã chú ý đến các phƣơng tiện và trang thiết bị phục vụ công tác lƣu trữ. Trong mỗi một kho lƣu trữ đều có hệ thống phòng chống cháy nổ, chữa cháy tự động (ở Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ), quạt thông gió, máy điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi, đảm bảo các thông số yêu cầu của kho lƣu trữ, kho thƣờng xuyên đƣợc vệ sinh sạch sẽ và thực hiện chế độ kiểm tra chống mối mọt, tài liệu sau khi chỉnh lý đƣợc đƣa vào các cặp hộp theo tiêu chuẩn để trên giá, gián nhãn và đánh số hồ sơ ở bên ngoài gáy. Một số kho lƣu trữ đã lắp đặt hệ thống giá di động nhƣ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ, Bộ Giao thông Vận tải.
Có thể thấy rằng trong những năm gần đây cụ thể là từ năm 2007- đến đầu năm 2010 công tác văn thƣ- lƣu trữ tại các cơ quan cấp Bộ đã có những thay đổi nhƣ sự quan tâm và đầu tƣ cả về cơ sở vật chất lẫn nhân sự. Đa phần lãnh đạo văn phòng Bộ đã bƣớc đầu có những nhìn nhận về công tác văn thƣ- lƣu trữ khác hơn so với trƣớc đây. Bằng chứng là việc đầu tƣ về cơ sở vật chất, phƣơng tiện, phòng làm việc, diện tích kho tàng theo mô hình văn phòng mở, chú trọng ứng dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thƣ- lƣu trữ.
Tuy nhiên cũng còn nhiều vấn đề cần quan tâm, chẳng hạn, lãnh đạo văn phòng cần có sự kiểm tra, đánh giá hiệu quả của cán bộ văn phòng trong việc sử dụng các phƣơng tiện, thiết bị.
2.2.7. Ứng dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác văn thƣ- lƣu trữ
Trƣớc sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin và sự bùng nổ thông tin toàn cầu, thông tin len lỏi, thâm nhập tới “hang cùng ngỏ hẻm” của nền sản xuất hiện đại, của mọi mặt hoạt động trong đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, ảnh hƣởng sâu sắc và có tính quyết định đối với quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi lĩnh vực.
Thực hiện các chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc, Văn phòng các cơ quan cấp Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng mà cụ thể là vào công tác văn thƣ- lƣu trữ nhƣ: soạn thảo văn bản, quy trình quản lý văn bản đi- đến, quy trình trình ký văn bản, quy trình lập hồ sơ hiện hành, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lƣu trữ. quản lý văn bản, lập hồ sơ, khai thác hồ sơ điện tử…. Công tác soạn thảo văn bản, quản lý, cập nhật văn bản đi- đến đƣợc thực hiện 100% trên máy vi tính, không còn tình trạng soạn thảo văn bản thủ công. Công tác đăng ký văn bản đƣợc thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính, hiện nay một số cơ quan đã xây dựng quy trình trình ký văn bản qua hệ thống mạng ( Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch), văn bản đến đƣợc gửi và nhận qua hệ thống mạng, nếu văn bản đến qua đƣờng bƣu điện thì cán bộ văn thƣ nhận và Scan văn bản rồi đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản, trình lãnh đạo Bộ hoặc Chánh văn phòng cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Sau khi văn bản giải quyết xong cá nhân nhận giải quyết văn bản sẽ lƣu lại và lập hồ sơ điện tử. Ở Bộ Khoa học và Công nghệ hiện khai thác và sử dụng mạng VP Net phục vụ cho việc tra tìm, theo dõi quy trình luân chuyển văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của Bộ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ cũng đã đƣợc các cơ quan cấp Bộ chú ý đến. Một số cơ quan đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu lƣu trữ, xây dựng đƣợc quy trình khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ nhƣ Bộ Công thƣơng, Bộ Khoa học và Công nghệ, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam..., Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng đã xây dựng Thƣ viện điện tử quản lý hành chính
Nhà nƣớc về tài nguyên và môi trƣờng; Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ứng dụng phần mềm Lotus Notes vào công tác lƣu trữ.
Song song với việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001- 2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính, cho đến cuối năm 2009 đã đƣợc các Bộ đã tiến hành xây dựng và áp dụng. Hiện nay một số cơ quan đã qua giai đoạn thử nghiệm và áp dụng rất tốt hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001- 2000 nhƣ Bộ Công thƣơng, Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội, Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Thông tin và truyền thông, Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học và Công nghệ
Ngoài việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lƣợng TCVN ISO 9001- 2000, một số cơ quan nhƣ Bộ Thông tin và Truyền thông đã ứng dụng phần mềm e Ofice - Văn phòng điện tử vào trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan. Phần mềm này bao gồm các chức năng:
1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng. 2. Quản lý các thông báo chung.
3. Duyệt bài viết cho các toà báo, đài truyền hình, đài tiếng nói. 4. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file.
5. Video conference, chatting. 6. Trƣng cầu ý kiến:
7. Quản lý tin nhắn di động. 8. Hệ thống đọc tin RSS. 9. Hệ thống notify.
10. Hệ thống phân quyền.
11. Quản lý, trình duyệt văn bản đến.
12. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi. 13. Quản lý hồ sơ công việc.
14. Công cụ định nghĩa luồng công việc. 15. Khai thác thông tin.
16. Quản trị hệ thống.
Nhìn chung việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ lƣu - lƣu trữ của các cơ quan cấp Bộ đã đƣợc chú ý, đặc biệt là trong việc soạn thảo, trình duyệt, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi- đến và lập hồ sơ. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ- lƣu trữ nhìn chung
chƣa đƣợc triệt để, mới chỉ ứng dụng trong việc đăng nhập tên của các hồ sơ tài liệu vào cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tra tìm, chứ chƣa khai thác đƣợc thông tin bên trong của hồ sơ lƣu trữ trên hệ thống mạng, hoặc máy tính. Muốn đọc hoặc nghiên cứu hồ sơ tài liệu thì độc giả vẫn phải vào kho lƣu trữ để khai thác thông tin trên hồ sơ giấy. Điều này, gây mất thời gian và khó khăn trong việc nghiên cứu sử dụng thông tin. Hơn nữa độc giả có nhu cầu khai thác thông tin lại phải đến kho Lƣu trữ mà khi đến nghiên cứu sử dụng lại gặp phiền hà trong thủ tục giấy tờ. Nếu hồ sơ đƣợc đƣa lên mạng thì nhu cầu khai thác sẽ ngày càng nhiều hơn vì ngƣời ta không gặp khó khăn trong các khâu giấy tờ, thủ tục mà chỉ cần trả phí khai thác là có đƣợc thông tin mà độc giả cần. Đây cũng là một trong những hạn chế của các lãnh đạo văn phòng Bộ trong việc tham mƣu cho Bộ trƣởng xây dựng và ban hành các quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ- lƣu trữ. Hạn chế này phần nào do lãnh đạo văn phòng Bộ chƣa nắm đƣợc vững các kiến thức chuyên môn về văn thƣ- lƣu trữ và ứng dụng tin học vào công tác văn phòng…
2.2.8. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thƣởng
Trong những năm gần đây, đƣợc sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ, công tác kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ đã đƣợc chấn chỉnh và mang lại hiệu quả thiết thực.
Qua khảo sát và phỏng vấn, chúng tôi thấy rằng về mặt nhận thức, một số cơ quan cấp Bộ đã xác định đây là một trong những nội dung trong công tác thi đua khen thƣởng. Do vậy, lãnh đạo văn phòng các cơ quan Bộ đã tích cực, chủ động xây dựng các kế hoạch kiểm tra từng mặt công tác. Cuối năm các cơ quan thƣờng thành lập nhóm công tác nhằm kiểm tra chéo lẫn nhau. Đây là những điểm mới mà các cơ quan áp dụng để quản lý tốt hơn về nghiệp vụ, khách quan, đồng thời rang buộc trách nhiệm với cán bộ, công chức trong cơ quan. Sau các đợt kiểm tra, đã giúp cho các cơ quan nói chung và các đơn vị nói riêng khắc phục đƣợc những việc làm chƣa đúng hoặc còn thiếu sót trong việc xây dựng và ban hành văn bản hoặc đã hạn chế đƣợc tình trạng ban hành văn bản sai thể thức, văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, công tác lập hồ sơ đã dần đi vào nền nếp, tình trạng tài liệu bó gói ở các đơn vị đã giảm đáng kể. Tại Bộ Quốc phòng công tác kiểm tra đã đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, ngoài việc ban hành các văn bản hƣớng dẫn chỉ đạo và đi kiểm tra, Bộ còn tiến hành kiểm tra trực tiếp xuống cấp trung đoàn. Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn tiến hành kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan đơn vị thuộc bộ. Mỗi đợt
kiểm tra kéo dài 1 tháng. Sau mỗi đợt kiểm tra những ƣu điểm và sai sót đƣợc thông báo đến từng cơ quan, đơn vị. Nhờ đó, việc ban hành văn bản đã có nhiều tiến bộ ( tháng 06 năm 2007 có 10.6% văn bản đúng thể thức, tháng 10 năm 2008 số văn bản đúng thể thức lên tới 62 %).Tại Bộ Công thƣơng từ năm 2007 đến năm 2009, Văn phòng Bộ đã tổ chức 03 đợt kiểm tra và hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ công chức ở các đơn vị thuộc bộ. Đồng thời tiến hành kiểm tra hƣớng dẫn công tác văn thƣ - lƣu trữ tại 78 đơn vị trực thuộc, 03 đơn vị thƣơng vụ Việt Nam tại nƣớc ngoài. Bộ Tài chính hàng năm tổ chức từ 2 đến 3 đoàn liên ngành do Bộ chủ trì đi kiểm tra và hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ cho các đơn vị thuộc bộ. Bộ Ngoại giao thực hiện đều đặn các kế hoạch định kỳ kiểm tra công tác lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu hiện hành, Văn phòng Bộ tiến hành tổng kiểm kê tài liệu tại tất cả các đơn vị trong nƣớc. Từ năm 2007 đến năm 2009 kiểm tra, hƣớng dẫn công tác văn thƣ- lƣu trữ và công tác bảo mật tại 07 cơ quan đại diện Việt Nam ở nƣớc ngoài (Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Hoa Kỳ, Canađa,Vƣơng quốc Anh và CHLB Đức)... Nhìn chung công tác kiểm tra đánh giá việc tổ chức thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ tại các cơ quan cấp Bộ đã đƣợc quan tâm và từng bƣớc đi vào nền nếp. Tuy nhiên, về cách làm, các cơ quan mới chỉ dựa trên các văn bản chỉ đạo của Cục Văn thƣ- Lƣu trữ Nhà nƣớc, chứ chƣa thực sự chủ động tiến hành. Các kế hoạch kiểm tra còn chung chung, nội dung kiểm tra chƣa cụ thể, chƣa có nhiều các tiêu chí kiểm tra. Ví dụ nhƣ kiểm tra công tác lập hồ sơ, lãnh đạo văn phòng mới chỉ xem xét rằng tài liệu đó có đƣợc đƣa vào cặp, hộp không, có gián nhãn ở ngoài gáy hay không chứ chƣa kiểm tra nội dung của các hồ sơ, phƣơng pháp lập đã đúng chƣa, hồ sơ đó chứa đựng thông tin gì và thông tin đó có đủ, có cơ sở pháp lý hay không. Sở dĩ công tác kiểm tra còn có những hạn chế nhƣ trên là do nhiều nguyên nhân, trong đó có yếu tố sự hiểu biết văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng còn hạn chế.
Tuy nhiên kết quả mang lại vẫn chƣa cao, chƣa chính xác vì trong tổ công tác đi kiểm tra phần nhiều là các lãnh đạo văn phòng kiểm tra lẫn nhau, trong đó chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ này về văn thƣ- lƣu trữ còn nhiều hạn chế, thực hiện công tác kiểm tra trong khoảng thời gian ngắn (2 - 3 tuần) cho các cơ quan cấp Bộ, trƣớc khi kiểm tra các cơ quan này đã có sự chuẩn bị sẵn sàng...Sau mỗi đợt kiểm tra, căn cứ vào kết quả kiểm tra để các cơ quan Bộ bình xét, thi đua khen thƣởng.
Chƣơng 3