- Các hoạt động khác
8 Văn thƣ/Cán bộ đƣợc phân công Sổ bàn giao công văn
2.2.5.1. Chỉ đạo công tác thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
Trong những năm gần đây, đặc biệt trong 2 năm 2008- 2009 công tác thu thập chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan cấp Bộ đã có những chuyển biến đáng kể.
Về mặt chỉ đạo, điều hành thì Chánh văn phòng đã tham mƣu cho Bộ trƣởng ban hành một số văn bản về giao nộp hồ sơ tài liệu, chỉnh lý tài liệu... Qua việc làm này, tài liệu đƣợc thu thập, bảo quản tại các lƣu trữ Bộ đã đƣợc phân loại, chỉnh lý và lập công cụ tra cứu, tình trạng tài liệu tồn động đã giảm đáng kể. Một số cơ quan cấp Bộ cũng đã đầu tƣ kinh phí giải quyết tình trạng tài liệu bó gói tồn đọng của những ngày đầu khi cơ quan mới thành lập, tài liệu thu về chƣa lập hồ sơ và chỉnh lý. Tuy nhiên, do số lƣợng tài liệu tồn đọng quá lớn, lực lƣợng cán bộ làm công tác lƣu trữ mỏng và một số cán bộ không có chuyên môn về lĩnh vực này, cho nên việc triển khai thực hiện còn chƣa đƣợc nhiều.Ví dụ nhƣ ở Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội, hiện tại số tài liệu ở trong kho là 456m trong đó bao gồm tài liệu từ năm 1946- 2009, năm 2007 chỉnh lý đƣợc 24m, năm 2008 chỉnh lý đƣợc 43m và năm 2009 chỉnh lý đƣợc 35m tổng số tài liệu đƣợc chỉnh lý là 102/456m chiếm khoảng 34%; Bộ Xây dựng tài liệu trong kho hiện có là 400m, số tài liệu đã chỉnh lý là 100m, chƣa chỉnh lý là 300m; Bộ Tài chính hiện có khoảng 1090m tài liệu, trong đó đã chỉnh lý đƣợc 390m còn lại 700m tài liệu chƣa đƣợc chỉnh lý; Bộ Y tế có tổng số 650m tài liệu trong đó đã chỉnh lý đƣợc 350m, còn lại 300m chƣa chỉnh lý; Bộ Nội vụ tổng số tài liệu có trong kho là 350m. Tài liệu từ năm 1993 đến năm 2009 hiện mới chỉnh lý đƣợc 100m; Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng có 850m giá tài liệu, trong đó mới chỉnh lý đƣợc 210m còn lại 640m chƣa chỉnh lý. Ở Bộ Quốc phòng, đã thành lập Trung tâm Lƣu trữ Bộ Quốc phòng và ở các quân khu đều thiết lập kho lƣu trữ quân khu; Bộ Khoa học và Công nghệ hiện có 300m tài liệu từ năm 1991 đến năm 2007, hiện đã chỉnh lý 100%; tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, tài liệu hiện có là 1000m, đã chỉnh lý đƣợc 800m còn lại 200m đang tiến hành chỉnh lý; Bộ Văn
hoá Thể thao và Du lịch, tài liệu hiện có trong kho là 406m, trong đó có 350m tài liệu đã đƣợc chỉnh lý, 56m chƣa đƣợc chỉnh lý do đây là tài liệu mới đƣợc thu về năm 2009; Bộ Công thƣơng đang bảo quản gần 1000m tài liệu, hầu hết đã đƣợc chỉnh lý sơ bộ; Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có trên 1000m tài liệu từ năm 1960 đến năm 2009 hiện đã chỉnh lý đƣợc 700m; Bộ Tƣ pháp có 800m tài liệu từ năm 1972 đến năm 2007, trong đó đã chỉnh lý đƣợc 500m tài liệu còn lại 300m chƣa đƣợc chỉnh lý; Bộ Giao thông Vận tài trong kho hiện có 850m tài liệu đã chỉnh lý đƣợc 580m còn lại 200m tài liệu chƣa đƣợc chỉnh lý; Bộ Ngoại giao có trên 400m trong đó đã chỉnh lý đƣợc gần 300m giá tài liệu.
Sở dĩ khối lƣợng tài liệu chƣa chỉnh lý còn nhiều hoặc một số cơ quan tuy đã chỉnh lý, lập hồ sơ bộ nhƣng chất lƣợng của các hồ sơ đƣợc lập có đảm bảo hay không vẫn chƣa đánh giá đƣợc theo chúng tôi có nhiều nguyên nhân, nhƣng chủ yếu là sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng trong việc hƣớng dẫn nghiệp vụ còn hạn chế và thiếu sự đôn đốc ráo riết, kiểm tra giám sát chặt chẽ. Điều này đƣợc thể hiện ở bảng thống kê dƣới đây: