- Các hoạt động khác
43 tƣ liệu là sách, báo
2.2.6.1. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thƣ
Lãnh đạo bộ cũng nhƣ lãnh đạo văn phòng đã bƣớc đầu nhận thức đƣợc ý nghĩa và vai trò của công tác văn thƣ đối với hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác tham mƣu giúp việc của văn phòng nói riêng. Trong thời đại công nghệ thông tin, công việc gắn liền với các phƣơng tiện, trang thiết bị hiện đại cho nên các Bộ cũng đã có chú trọng đến cơ sở vật chất phục vụ công tác
văn thƣ nhằm nâng cao chất lƣợng công tác của cơ quan mình bằng những việc làm cụ thể nhƣ:
- Văn phòng đã tham mƣu cho lãnh đạo trong việc trang bị các phƣơng tiện làm việc.
- Lãnh đạo văn phòng đi tham quan, trao đổi, hợp tác với một số cơ quan trong và ngoài nƣớc về cách bố trí phòng làm việc, trang thiết bị phục vụ công tác này.
- Văn phòng căn cứ và đề xuất của phòng Hành chính, phòng Lƣu trữ, phòng tổng hợp... để trang bị cho phù hợp.
Nhìn chung hiện nay ở văn phòng các cơ quan cấp Bộ đã đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện nhƣ máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, máy fax, điện thoại, hệ thống mạng internet, máy tiêu huỷ tài liệu, máy tạo độ ẩm, quạt thông gió, máy điều hoà nhiệt độ, ... Các trang thiết bị này thƣờng xuyên đƣợc nâng cấp và thay thế để đáp ứng nhu cầu tiếp nhận và xử lý thông tin. Lãnh đạo văn phòng đã từng bƣớc tổ chức lao động khoa học nhƣ: tối ƣu hoá các mẫu thiết bị, môi trƣờng, làm cho ngƣời làm văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt đƣợc hiệu năng công tác cao. Với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trƣờng văn phòng đƣợc thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu sắc...thích hợp. Mặt bằng văn phòng đƣợc cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhƣợc điểm sang mô hình văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc. Một số cơ quan Bộ khi chuyển về trụ sở làm việc mới nhƣ Bộ Công an, Bộ Nội vụ....đã biết sử dụng lợi thế về diện tích phòng làm việc mới (80m2) để thiết kế theo mô hình văn phòng mở. Với cách bố trí này, sẽ tạo thuận lợi cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của văn phòng đƣợc liên tục; lãnh đạo văn phòng có thể kiểm soát công việc đƣợc dễ dàng; giảm kinh phí đầu tƣ xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho văn phòng...
Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ phục vụ quản lý, tra tìm văn bản đi- đến, lập hồ sơ ở một số cơ quan bộ đã đƣợc
triển khai tốt và hiệu quả nhƣ Bộ Ngoại giao, Bộ Thông tin và Truyền thông, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao.