- Các phó Chánh văn phòng:
2.1.2. Trình độ chuyên môn
Trình độ chuyên môn của lãnh đạo văn phòng cấp bộ qua số liệu thống kê, khảo sát đƣợc chúng tôi tổng hợp ở bảng biểu sau:
STT Tên cơ quan Số lƣợng lãnh đạo VP Đƣợc đào tạo chuyên môn VT- LT và QTVP Đƣợc đào tạo các chuyên môn khác 1 Bộ Công Thƣơng 7 0 7 2 Bộ GD&ĐT 6 0 6 3 Bộ KH& ĐT 3 0 3 4 Bộ KH&CN 4 0 4 5 Bộ LĐTB&XH 6 0 6 6 Bộ NN&PTNT 7 0 7 7 Bộ Nội vụ 5 0 5 8 Bộ Thông tin và TT 5 0 5 9 Bộ Tƣ Pháp 4 0 4 10 Bộ VHTT & DL 4 0 4 11 Bộ Xây dựng 4 0 4
Hầu hết các lãnh đạo văn phòng đều có trình độ đại học và trên đại học, đã qua các lớp đào tạo trung cấp, cao cấp Lý luận chính trị và Hành chính Nhà nƣớc. Theo khảo sát thực tế của chúng tôi, đa phần lãnh đạo văn phòng có bằng cấp cao nhƣ thạc sĩ, tiến sĩ về chuyên ngành mà bộ phụ trách nhƣng phần lớn trong số đó lại chƣa qua trƣờng lớp đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thƣ- lƣu trữ.
Ví dụ nhƣ Bộ Xây dựng, Chánh Văn phòng tốt nghiệp thạc sỹ ngành Xây dựng; ở Bộ Công thƣơng thì Chánh văn phòng đƣợc đào tạo từ ngành Luật; Bộ Tƣ pháp thì Chánh Văn phòng Bộ có bằng cử nhân Luật, còn Chánh văn phòng Bộ Cônganđƣợc đào tạo từ chuyên ngành an ninh...
Vì không đƣợc đào tạo về chuyên ngành quản trị văn phòng, Văn thƣ- lƣu trữ hoặc Hành chính Văn thƣ…, cho nên ngay trong nhận thức và suy nghĩ của nhiều lãnh đạo, công tác này chỉ là những công việc sự vụ không cần có chuyên môn cũng có thể làm đƣợc. Điều này làm cho công tác văn phòng chƣa thực sự hiệu quả và nền nếp, bởi vì bản thân các lãnh đạo cũng chƣa nắm bắt đƣợc hết các nghiệp vụ văn thƣ- lƣu trữ phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho không ít các văn bản của cơ quan cấp Bộ ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo quy định của Nhà nƣớc, hoặc hạn chế về chất lƣợng. Mặt khác, nhận thức nói trên của một số lãnh đạo văn phòng đã phần nào ảnh hƣởng đến công tác tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ chƣa đúng với chuyên môn nghiệp vụ. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho việc tổ chức khâu nghiệp vụ quản lý văn bản đi- đến chƣa theo đúng quy định của Nhà nƣớc... dẫn đến hiệu quả công việc không cao.
2.2. Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ
Để tìm hiểu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của cấp lãnh đạo này chúng tôi đã thực hiện phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo văn phòng một số Bộ. Các câu hỏi đƣợc đặt ra là: “ Ông đánh giá nhƣ thế nào về vị trí, vai trò của công tác văn thƣ- lƣu trữ?, nhận thức về trách nhiệm của mình ra sao? đã tập trung vào những vấn đề gì, những vấn đề gì chƣa đƣợc quan tâm đến”?
Lãnh đạo văn phòng Bộ Công thƣơng cho rằng: “Công tác văn thƣ- lƣu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ quan, là phƣơng tiện, công cụ để văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mƣu của mình. Vì muốn quản lý, điều hành tốt các hoạt động của cơ quan cần phải có văn bản nhƣng văn bản ban hành phải đảm bảo đúng quy trình, quy định, thẩm quyền thì mới đạt hiệu quả. Điều này, phần nhiều phụ thuộc vào tổ chức, điều hành của lãnh đạo văn phòng trong việc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, kiểm tra quy trình, hoàn thiện thủ tục phát hành văn bản. Khi giao nhiệm vụ phải giao
đúng ngƣời, đúng chuyên môn nghiệp vụ và phải giám sát chặt chẽ các nhiệm vụ đƣợc giao để đánh giá kết quả công việc.”
Một số lãnh đạo văn phòng văn phòng cấp Bộ khác cho rằng: “Chánh văn phòng nhƣ là ngƣời lái đò, còn nhân viên là khách qua đò” lãnh đạo văn phòng là ngƣời định hƣớng cho các nhân viên của mình thực thi nhiệm vụ, do vậy phải hiểu đƣợc nhiệm vụ của mình từ đó đi vào tổ chức thực hiện công tác mà văn phòng đảm nhiệm chủ yếu tập trung vào những vấn đề:
+ Tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ- lƣu trữ
+ Tổ chức tuyển dụng nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ + Tổ chức xây dựng các quy định, quy chế về văn thƣ- lƣu trữ
+ Hƣớng dẫn và tổ chức thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản đi - đến, lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, khai thác hồ sơ...
+ Đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự
+ Kiểm tra, đánh giá, thi đua khen thƣởng
Có thể nói rằng, về cơ bản các lãnh đạo đã thực hiện đƣợc một số nội dung chính trong tổ chức công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan nhƣ: tổ chức bộ máy và nhân sự; ban hành và hƣớng dẫn việc thực hiện quy chế văn thƣ- lƣu trữ; đào tạo, bồi dƣỡng nhân sự, đảm bảo các trang thiết bị và phƣơng tiện phục vụ công tác này. Tuy nhiên hiệu quả của những công việc này đến đâu, ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến hoạt động quản lý, điều hành chung của văn phòng cũng còn có những vấn đề cần quan tâm hơn nữa, nhƣ về chất lƣợng của:
+ Tổ chức bộ máy làm công tác văn thƣ + Bồi dƣỡng nhân sự theo nhu cầu công việc
+ Kiểm tra, đánh giá chất lƣợng sau đào tạo, bồi dƣỡng
+ Kiểm tra công tác xây dựng, ban hành và hƣớng dẫn việc thực hiện quy chế văn thƣ- lƣu trữ
+ Kiểm tra công tác lập và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
+ Đầu tƣ kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu Qua đây có thể thấy rằng nhận thức và hành động của lãnh đạo văn phòng cũng đã dần thay đổi theo chiều hƣớng tích cực từ cách nhìn, cách hiểu về tầm quan trọng của công tác này đến các khâu tổ chức điều hành công việc. Tuy nhiên năng lực tổ chức quản lý về công tác này còn phải xem xét từ cách tham mƣu cho Bộ trƣởng đến cách tổ chức thực hiện các nhiệm vụ nhƣ: tổ chức bộ máy, nhân sự, bố tri, sắp xếp, phân công, tổ chức công việc có phù hợp không, hiệu quả đạt đƣợc ở mức độ nào. Điều này thể hiện ở những nội dung cụ thể dƣới đây.
2.2.1.Năng lực của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức bộ máy và nhân sự