Phúc
3.2.2.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Công ty Quang Minh Phúc
Bước 1 của quy trình tuyển dụng nhân sự cho Công ty Quang Minh Phúc là xác định nhu cầu tuyển dụng. Dựa vào kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng, Bộ phận kinh doanh sẽ gửi Phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự theo BM 01 cho Bộ phận tổ chức nhân sự trước ngày 20/1 hàng năm. Nếu sau thời gian này hoặc có điều chỉnh về nhu cầu nhân sự, Bộ phận kinh doanh gửi nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho quý hoặc tháng tiếp theo trước ngày 10 tháng cuối của quý hiện tại (đối với kế hoạch quý) hoặc trước ngày 15 của tháng hiện tại (đối với kế hoạch tháng).
Sau khi đã nhận được Phiếu đề xuất nhân sự từ Bộ phận kinh doanh gửi qua, Bộ phận tổ chức nhân sự tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng trên cơ sở kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. (Chuyển bước 2).
Trường hợp, Bộ phận kinh doanh có nhu cầu tuyển dụng đột xuất thì gửi Phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự cho Bộ phận tổ chức nhân sự có ý kiến và trình giám đốc phê duyệt. (Chuyển bước 3).
3.2.2.2. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự của Công ty Quang Minh Phúc
Dựa trên Phiếu đề xuất nhân sự và kế hoạch kinh doanh, Bộ phận tổ chức nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo biểu mẫu BM02. Nội dung của kế hoạch nhân sự phải bảo đảm được các nội dung sau:
- Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự: Kế hoạch tuyển dụng phải thể hiện được số lượng nhân sự phân theo mảng dịch vụ cần sử dụng trong tháng, quý và năm. Từ đó định biên được số lượng nhân sự cần tuyển, loại hợp đồng cần ký kết và đề xuất số lượng, yêu cầu tuyển dụng nhân sự.
- Phương án tuyển dụng nhân sự: Dựa trên số lượng nhân sự đã được định biên, Bộ phận tổ chức nhân sự đề xuất phương án tuyển dụng phù hợp để Giám đốc xem xét phê duyệt. (Chuyển bước 3).
+ Việc tuyển dụng nhân sự ở khối văn phòng phù hợp với loại thời hạn hợp đồng từ 1 năm trở lên.
+ Việc tuyển dụng cho kỳ tuyển dụng năm được áp dụng để tuyển dụng các nhân viên lao động trực tiếp ở mảng dịch vụ vệ sinh đòi hỏi công nghệ, kỹ thuật cao và có đơn hàng đặt định kỳ hàng tuần, công việc phát sinh thường xuyên. Vì vậy loại hợp đồng phù hợp cần ký kết đối với kỳ tuyển dụng năm là hợp đồng lao động có thời hạn 1 năm và áp dụng cho các mảng: Vệ sinh sau xây dựng; vệ sinh mặt ngoài; vệ sinh công nghiệp.
+ Việc tuyển dụng cho kỳ tuyển dụng quý, tháng hoặc đột xuất được áp dụng để tuyển dụng các nhân viên lao động trực tiếp ở mảng dịch vụ vệ sinh không thường xuyên, không có đơn đặt hàng định kỳ và chỉ cần các kỹ năng vệ sinh cơ bản. Vì vậy loại hợp đồng phù hợp cần ký kết đối với các kỳ tuyển dụng này là hợp đồng thời vụ hoặc hợp đồng có thời hạn nhất định dưới 1 năm và áp dụng cho các mảng: Vệ sinh văn phòng, phục hồi và đánh bóng đá và diệt côn trùng.
3.2.2.3. Trình duyệt kế hoạch tuyển dụng nhân sự của Công ty nhân sự của Công ty Quang Minh Phúc
Giám đốc xem xét, đánh giá kế hoạch tuyển dụng mà Bộ phận tổ chức nhân sự trình lên và đưa ra quyết định phê duyệt:
- Trường hợp đồng ý duyệt thuận, Bộ phận tổ chức nhân sự tiến hành triển khai tuyển dụng theo kế hoạch đã được duyệt. (Chuyển bước 4).
- Trường hợp không đồng ý, Bộ phận tổ chức nhân sự xây dựng lại kế hoạch tuyển dụng theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. (Chuyển bước 2).
3.2.2.4. Triển khai thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch đã được phê duyệt
Việc triển khai thực hiện tuyển dụng theo kế hoach đã phê duyệt được mô tả theo lưu đồ ở bảng 2.3 như sau:
Bảng 3. 2. Lưu đồ triển khai thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch đã được phê duyệt
Bước Lưu đồ Trách nhiệm Diễn giải khái quát Tài liệu-biểu mẫu
4.1 BP TCNS BP TCNS thông báo
trên các kênh tuyển dụng
4.2 BP TCNS Tiếp nhận, xử lý,
kiểm tra và sàng lọc hồ sơ
4.3 BP TCNS Kiểm tra năng lực sơ
bộ - Bộ đề thi - BM07 4.4 -Giám đốc -BP TCNS -BP KD Phỏng vấn cá nhân - BM07 4.5 -Giám đốc -BP TCNS Lựa chọn ứng viên và thông báo
a. Thông báo tuyển dụng nhân sự cho Công ty Quang Minh Phúc
Bước đầu tiên trong việc triển khai tuyển dụng là thông báo tuyển dụng nhân sự cho tháng, quý hoặc năm trên phương tiện truyền thông theo kế hoạch đã đặt ra. Bảng dưới đây thể hiện một số kênh truyền thông, hình thức và nội dung cần có của một thông báo tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận hồ sơ, xử lý và sàng lọc hồ sơ ứng viên
Kiểm tra năng lực ứng viên sơ bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phỏng vấn
Lựa chọn và thông báo cho ứng viên
Bảng 3. 3. Một số yêu cầu về phương án thông báo tuyển dụng Phương tiện thông báo Cách thức thông báo Hình thức thông báo
Nội dung thông báo tối thiểu cần có
Website -Đăng lên website công ty -Đăng lên các website tìm kiếm việc làm -Đăng lên các website của các trường đại học, cao đẳng
-Đăng bài lên website
-Hình ảnh, tờ rơi
- Đối với nhân viên văn phòng:
+ Thư dự tuyển, Sơ yếu lý lịch, CMND
+ Bằng cấp, giấy chứng nhận liên quan, hình 3x4…
+ Thời hạn nộp hồ sơ: Theo kế hoạch
+ Hình thức nộp hồ sơ: Nộp online gửi về địa chỉ mail: hr.quangminhphuc@gmail.com
- Đối với nhân viên lao động trực tiếp:
+ Nhân viên cần có chuyên môn cao: Sơ yếu lý lịch (ghi rõ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc), giấy chứng nhận sức khỏe, CMND, hình 3x4.
+ Nhân viên có kỹ năng cơ bản: Sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, CMND, hình 3x4.
+ Thời hạn nộp hồ sơ: Theo kế hoạch
+ Hình thức nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại Công ty
Nhân viên Mối quan hệ của nhân viên
Thông tin, thông báo về nhu cầu tuyển dụng
Báo giấy Đăng bài ở mục quảng cáo
Thông tin, hình ảnh
Thời gian thực hiện thông báo tuyển dụng: Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng, Bộ phận nhân sự sẽ đề ra thời gian thông báo tuyển dụng hợp lý, bảo đảm thời gian thực hiện các bước tiếp theo và thời gian cung ứng nhân sự. (Chuyển bước 4.2)
Nhân viên phụ trách tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xử lý và lựa chọn các hồ sơ đạt yêu cầu để thực hiện các biện pháp đánh giá ứng viên.
Thời gian của bước tiếp nhận và xử lý hồ sơ kéo dài 01 tuần kể từ này hết hạn được đăng trên thông báo tuyển dụng. (Chuyển bước 4.3).
Đối với nhân viên lao động trực tiếp và chỉ yêu cầu có kỹ năng cơ bản thì bỏ qua bước đánh giá ứng viên mà chuyển sang bước phỏng vấn. (Chuyển bước 4.4).
c. Thực hiện các biện pháp đánh giá ứng viên
Trong thời hạn 01 tuần kể từ ngày kết thúc việc sàng lọc hồ sơ, Bộ phận tổ chức nhân sự lựa chọn ngày thứ 7 hoặc chủ nhật gần nhất để tổ chức các biện pháp đánh giá ứng viên.
Đối với nhân viên khối văn phòng, tổ chức thi tuyển để đánh giá khả năng của các ứng viên. Nội dung thi tuyển bao gồm:
- Bài kiểm tra IQ (25% tổng điểm): Kiểm tra về kiến thức chung và cách suy nghĩ, logic, giải quyết vấn đề.
- Bài kiểm tra tiếng Anh (25% tổng điểm): Kiểm tra tiếng Anh giao tiếp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bài kiểm tra nghiệp vụ (50% tổng điểm): Kiểm tra nghiệp vụ mà ứng viên đó ứng tuyển.
Việc chấm thi đối với các bài kiểm tra do Bộ phận tổ chức nhân sự thực hiện trong vòng 03 ngày. Kết quả của ứng viên là tổng điểm của 3 bài thi với hệ số cho trước theo thang điểm 10 và được ghi vào biểu mẫu BM07. Các bài thi có kết quả từ 5 điểm trở lên sẽ được thông báo tham gia vòng phỏng vấn. (Chuyển bước 4.4).
Đối với nhân viên lao động trực tiếp và yêu cầu có chuyên môn, kỹ năng, Bộ phận nhân sự tổ chức thi tay nghề có sự tham gia của Giám đốc và Bộ phận kinh doanh. Kết quả thi tay nghề được đánh giá vào biểu mẫu BM07 theo thang điểm 10. Các ứng viên có kết quả từ 5 điểm trở lên được mời tham gia tiếp vào vòng phỏng vấn. (Chuyển bước 4.4).
d. Phỏng vấn ứng viên
Trong thời gian 01 tuần kể từ ngày có kết quả thi tuyển (đối với nhân viên khối văn phòng hoặc nhân viên lao động trực tiếp có chuyên môn cao) hoặc 03 ngày kể từ ngày lựa chọn các hồ sơ phù hợp (đối với nhân viên lao động trực tiếp chỉ yêu cầu kỹ năng cơ bản), Bộ phận tổ chức nhân sự tổ chức buổi phỏng vấn với thời gian thích hợp.
Giám đốc, Bộ phận kinh doanh và Bộ phận nhân sự tham gia phỏng vấn để lựa chọn các ứng viên phù hợp. Kết quả của buổi phỏng vấn được ghi nhận trong biểu mẫu BM07 để làm căn cứ tuyển dụng thử việc/nhận việc.
e. Thông báo tuyển dụng thử việc/nhận việc
Dựa trên kết quả phỏng vấn, Bộ phận tổ chức nhân sự thông báo cho các ứng viên: - Đối với các ứng viên trúng tuyển:
+ Thông báo thử việc và bổ sung một số hồ sơ còn thiếu đối với nhân viên thuộc khối văn phòng hoặc khối lao động trực tiếp yêu cầu có chuyên môn cao. (Chuyển bước
5).
+ Thông báo nhận việc và ký kết hợp đồng lao động đối với nhân viên thuộc khối lao động không yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao. Bộ phận tổ chức nhân sự tổ chức đào tạo các nhân viên này nếu cần thiết trong thời gian 02 ngày để họ tự tin đảm nhận công việc sắp tới. (Chuyển bước 6).
- Đối với các ứng viên không trúng tuyển: Bộ phận tổ chức nhân sự gửi thư điện tử thông báo kết quả cho ứng viên và tiến hành lưu hồ sơ ứng viên. (Chuyển bước 7).
3.2.2.5. Đào tạo ứng viên và thử việc
Các ứng viên được thông báo thử việc sẽ ký kết hợp đồng thử việc theo biểu mẫu BM03. Thời gian thử việc đối với nhân viên khối văn phòng là 02 tháng và đối với nhân viên lao động trực tiếp yêu cầu có chuyên môn cao là 01 tháng kể từ ngày ký hợp đồng thử việc. Trong suốt thời gian thử việc, nhân viên sẽ được đào tạo, hướng dẫn và trực tiếp thực hiện các công việc mà họ đảm nhận.
Định kỳ 02 tuần/tháng, người hướng dẫn nhân viên thử việc sẽ gửi Bảng đánh giá thử việc của nhân viên đó theo biểu mẫu BM04 về Bộ phận tổ chức nhân sự. Đây là căn cứ để Giám đốc ra quyết định tuyển dụng (Chuyển bước 6).
3.2.2.6. Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng
Dựa trên kết quả tổng hợp Bảng đánh giá thử việc của nhân viên thử việc, Bộ phận tổ chức nhân sự đề xuất tuyển dụng các nhân viên thử việc đạt yêu cầu và trình Giám đốc phê duyệt.
Sau khi Giám đốc xem xét và phê duyệt tuyển dụng, Bộ phận tổ chức nhân sự thông báo trúng tuyển đến ứng viên và thời gian ký kết hợp đồng làm việc chính thức. Nhân viên tân tuyển sẽ tiếp tục đào tạo để hội nhập công ty và được phân công thực hiện các công việc theo đúng nội dung hợp đồng lao động và bảng mô tả công việc. (Chuyển
bước 7).
Đối với các nhân viên thử việc không đạt yêu cầu, Bộ phận tổ chức nhân sự thông báo kết quả cho nhân viên và tiến hành thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc. (Chuyển
bước 7).
3.2.2.8. Đánh giá quy trình tuyển dụng và lưu hồ sơ
Ngay sau khi kết thúc đợt tuyển dụng, Bộ phận tổ chức nhân sự sẽ tiến hành đánh giá hiệu quả của đợt tuyển dụng theo các tiêu chí được trình bày trong bảng đánh giá KPI ở biểu mẫu BM07. Việc đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng còn được thực hiện theo lộ trình làm việc của nhân viên theo quý và năm để đưa ra các kết quả chính xác nhất. Dựa trên kết quả đánh giá này, Bộ phận tổ chức nhân sự sẽ phát huy những điểm mạnh và khắc phục các điểm yếu để việc tuyển dụng nhân sự trong những kỳ tuyển dụng sắp tới đạt chất lượng và hiệu quả cao hơn.
Sau quá trình tuyển dụng, Bộ phận tổ chức nhân sự lưu trữ hồ sơ ứng viên, các biểu mẫu đánh giá năng lực, phỏng vấn, thông báo trúng tuyển, hợp đồng lao động…dưới dạng bản cứng trong file hồ sơ và bản scan, file mềm trong máy tính để phục vụ cho các công việc sau này.
3.3. TRIỂN KHAI QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY QUANG MINH PHÚC GIAI ĐOẠN 2015-2016