Đơn vị: Tỷ đồng
2.2.1. Quy trình TTQT thông qua L/C tại Sở giao dịch Maritimebank
2.2.1.1. L/C nhập khẩu
Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu tại SGD được áp dụng theo quy định về nghiệp vụ TTQT và tài trợ thương mại của Maritimebank. Cụ thể là:
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: TTQT D – K12
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ L/C
Bước 2: Thẩm định, trình duyệt kết quả thẩm định
Bước 3: Xét duyệt hồ sơ mở L/C
Bước 4: Chuyển hồ sơ về bộ phận xử lý chứng từ tại sở giao dịch
Bước 6: Nhận và xử lý chứng từ/điện đòi tiền
Sơ đồ 2.2: Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
(Nguồn: tài liệu phòng Tài chính doanh nghiệp)
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ L/C
Người thực hiện: Cán bộ KH (CBKH)
(i) Hướng dẫn KH lập hồ sơ đề nghị mở L/C. Hồ sơ đề ngị mở L/C bao gôn các hồ sơ sau:
•Hồ sơ pháp ly của KH bao gồm các tài liệu về THTC, SXKD, QHTD; tài liệu cập nhật tình hình SXKD; tài liệu về pháp lý nếu KH có sự thay đổi năng lực pháp lý.
•Hồ sơ L/C
•Hồ sơ bảo đảm
(ii)Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, sao gửi, hoàn chỉnh hồ sơ
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ mơ L/C, sao gửi hồ sơ cho phòg Quản lý rủi ro. - Sau khi bộ hồ sơ đầy đủ các điều kiện trên, Tờ trình phê duyệt phát hành L/C trình qua hai cấp KSV phê duyệt và cấp hạn mức mở L/C đó sẽ được lập bởi CBKH.
định L/C
(i) Thẩm định/ Tái thẩm định hồ sơ mở L/C, lập kết quả thẩm định/tái thẩm định (ii)Kiểm tra và trình duyệt kết quả thẩm định/ tái thẩm định mở L/C
Bước 3: Xét duyệt hồ sơ mở L/C
Người thực hiện: Người có thẩm quyền phê duyệt mở L/C.
Nhập các thông tin về KH, hồ sơ mở L/C, TSĐB; kiểm soát, giám sát việc nhập thông tin trên hệ thống
Bước 4: Chuyển hồ sơ về bộ phận xử lý chứng từ tại SGD
(i) Gửi chứng từ
- Các chứng từ fax/scan và image có tính ký hiệu mật về SGD để xử lý;
- Các chứng từ được chuyển đi phản ghi số để tham chiếu trên góc phải đầu trang của chứng từ, chứng từ nhiều trạng phải đánh số thứ tự trang trên tổng số trang của chứng từ đó;
- Nếu hồ sơ gửi bằng fax, KSV thực hiện ký hiệu mật bằng chương trình máy tính trước khi gửi đi.
(ii)In chứng từ
Sau khi SGD đã phát hành L/C, CBKH thực hiện các công việc sau: - In chứng từ báo nợ, báo có để lưu và giao cho KH;
- Kiểm tra, đối chiếu sự khớp đúng của các chứng từ in ra với hồ sơ gốc, nếu phát hiện sai xót, liên hệ ngay với SGD để tìm biện pháp giảm quyết;
- Trình KSV ký, đóng dấu, giao chứng từ cho KH và lưu trữ.
(iii) Giao chứng từ cho KH
Bước 5: Sửa đổi L/C
- Sau khi L/C được phát hành, KH sẽ xuất trình Giấy đề nghị sửa đổi L/C tại SGD nếu có nhu cầu sửa đổi. CBKH thực hiện kiểm tra đề nghị sửa đổi của KH, đảm bảo chỉ thị đưa ra là rõi dàng, hạn chế rủi ro cho NHPH và KH, phù hợp với thông lệ quốc tế, đồn thời phải thể hiện rõ bên chịu phí sửa đổi;
Bước 6: Nhận và xử lý chứng từ
(i) Nếu bộ chứng từ không có sai sót:
- Đối với L/C trả ngay: CBKH yêu cầu KH nộp tiền/ký giấy nhận lợi trước khi thực hiện ký hậu vận đơn/ ủy quyền nhận hàng theo quy định và giao chứng từ cho
KH để đến lấy hàng;
- Đối với L/C trả chậm: CBKH yêu cầu KH ký giấy chấp nhận thanh toán đối với phần vốn vay hoặc vốn tự có trươc khi ký hậu vận đơn/ ủy quyền nhận hàng và giao chứng từ cho KH để điếng lấy hàng.
(ii)Nếu bộ chứng từ có sai sót
- Nếu KH chấp nhận thanh toán: CBKH kiểm tra chữ ký và thẩm quyền của người ký Văn bản chấp nhận sai sót của bộ chứng từ của KH, sau đó làm thủ tục ký hậu vận đơn/ ủy quyền nhận hàng và giao bộ chứng từ cho KH như trường hợp chứng từ phù hợp;
- Nếu KH từ chối thanh toán: SGD lưu giữ chứng từ đảm bảo nguyên trạng như khi nhận;
- Sau 30 ngày kể từ ngày thông báo cho KH mà không có ý kiến gì khác hoặc KH có văn bản từ chối nhận hàng và đề nghị chuyển lại bộ chứng từ, SGD sẽ xem xét để xử lý.
Bước 7: Thanh toán/ chấp nhận thanh toán LC
(i) Thanh toán L/C trả ngay
- Đến hạn thanh toán, SGD nhận các chứng từ cần thiết và xử lý;
- Trường hợp KH dùng vốn tự có để thanh toán nhưng đến thời điểm thanh toán thì không có đủ tiền, yêu cầu KH ký giấy nhận nợ bắt buộc để SGD xử lý;
- Trong trường hợp KH vay vốn thì CBKH thực hiện việc giảm ngân và ghi có vào tại khoản trung gian giữa tài trợ thương mại và cho vay số tiền thanh toán bằng nguồn vốn vay.
(ii)Chấp nhận/thanh toán L/C trả chậm
- Trong vòng 2 ngày làm việc sau khi nhận Thông báo chứng tư đến, nếu bộ chứng từ hoàn hảo hoặc KH chấp nhận bộ chứng từ sai sót, CBKH làm thủ tục chấp nhận thanh toán L/C, trình KSV phê duyêt;
- CBKH chuẩn bị hồ sơ đề nghị thanh toán trình KSV phê duyệt và gửi về SGD như đối với L/C trả ngay khi đến hạn thanh toán.
2.2.1.2. L/C xuất khẩu
Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu tại SGD được áp dụng theo quy định về nghiệp vụ TTQT và tài trợ thương mại của Maritimebank năm 2009. Cụ thể là:
Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu tại SGD
(Nguồn: tài liệu phòng Tài chính doanh nghiệp)
Bước 1: Tiếp nhận chứng từ
- CBKH nhận và kiểm tra hồ xơ bộ chứng từ của KH.
- Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần KH suất trình chứng từ thanh toán, CBKH phải ghi rõ, ký vào mặt sau bản gốc L/C: ngày suất trình; số tiền thanh toán
- CBKH đối chiếu đảm bảo khớp đúng các chứng từ về số lượng và từng loại chứng từ với Phiếu suất trình chứng từ L/C
- Lưu bản photo bộ chứng từ tại SGD
Bước 2: Gửi chứng từ về SGD
CBKH gửi bộ chứng từ về SGD có thể bằng thư hoặc fas. Nếu gửi bằng thư, việc gửi chứng từ phải vào sổ và có ký giao, nhận giữa CBKH và nhân vên bưu điện. Nếu gửi bằng fax, CBKH phải có gắn ký hiệu mật khẩu tên tất cả chứng từ.
Bước 3: Nhận và chuyển giao kết quả sử lý chứng từ
- Trong vòng 1 ngày làm vêc kể từ khi nhận đươc Phiếu kiểm tra chứng từ suất khẩu do SGD gửi về, CBKH thực hiện việc kiểm tra sem chứng từ có phùi hợp hay không.
Bước 4: Thanh toán/ chấp nhận thanh toán bộ chừng từ
- CBKH in điện chấp nhận thanh toán và thông báo cho KH; in 3 liên các chứng từ báo nợ và báo có; dùng SWIFT để in điện báo có từ NH giữ tài khoản; in hóa đơn VAT.
- Sau đó ký đầy đủ chữ ký trên các chứng từ và giao cho KH bản dành cho KH.
Bước 5: Lưu trữ chứng từ
(i) Lưu hồ sơ L/C
- Bản Copy: L/C và các sửa đổi L/C; thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C; - Phiếu suất trình chứng từ L/C;
- Bản Copy các chứng từ suất trình theo L/C; - Phiếu kiểm tra chứng từ suất khẩu;
- Bản copy hóa đơn gửi chứng từ do bưu điện cấp; - Bản nháp giấy báo nợ, báo có.
(ii)Lưu chứng từ kế toán
- Bản gốc các giấy báo nợ, báo có, điện thanh toán/điện báo có của NH nước ngoài; - Các báo cáo cần thiết;
- Đầu ngày làm việc hôm sau, CBKH đối chiếu chứng từ gốc