Để thực hiện quản trị RRTD có hiệu quả cũng như để hướng dẫn cán bộ tín dụng thực hiện hoạt động tín dụng theo đúng định hướng của ngân hàng thì hầu hết các ngân hàng đều xây dựng chính sách tín dụng cho riêng ngân hàng mình. Chính sách tín dụng là định hướng quan trọng để định hướng cũng như đưa ra các quyết định tín dụng.
Tuỳ theo đặc điểm tổ chức và quản trị, mỗi ngân hàng đều tự thiết kế và xây dựng cho mình một quy trình tín dụng riêng. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động tín dụng của ngân hàng. Nó góp phần nâng cao chất lượng và giảm thiểu rủi ro tín dụng và làm cơ sở cho việc xây dựng một mô hình tổ chức thích hợp tại ngân hàng; nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận chức năng được xác định rõ ràng các công việc liên quan đến hoạt động cho vay từ đó làm cơ sở cho phân công trách nhiệm ở từng vị trí. Dựa vào quy
22
trình tín dụng, ngân hàng sẽ thiết lập các thủ tục hành chính cho phù hợp với những quy định của Luật pháp và đảm bảo mục tiêu an toàn trong kinh doanh. Ngoài ra, Quy trình tín dụng là quy phạm nghiệp vụ bắt buộc thực hiện trong nội bộ một ngân hàng, là cơ sở để kiểm soát tiến trình cấp tín dụng và điều chỉnh chính sách tín dụng cho phù hợp với thực tiễn.
Quy trình tín dụng thông thƣờng gồm 05 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Lập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng
Đây là khâu căn bản đầu tiên của quy trình tín dụng và rất quan trọng vì nó là khâu thu thập thông tin làm cơ sở để thực hiện các khâu sau, đặc biệt là khâu phân tích và ra quyết định cho vay. Nó được thực hiện ngay khi cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn.
Một bộ hồ sơ đề nghị cấp tín dụng cần thu thập từ khách hàng các thông tin sau: Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng; Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng; Thông tin về bảo đảm tín dụng.
Giai đoạn 2: Phân tích và phê duyệt tín dụng
Ngân hàng tập trung phân tích khả năng hiện tại và tiềm tàng của khách hàng về sử dụng vốn tín dụng, khả năng hoàn trả và khả năng thu hồi vốn vay cả gốc và lãi để nhận ra những rủi ro cho ngân hàng, tiên lượng khả năng kiểm soát những loại rủi ro đó và dự kiến các biện pháp phòng ngừa và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra. Mặt khác, phân tích tín dụng còn quan tâm đến việc kiểm tra tính chân thực của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, từ đó nhận định về thái độ trả nợ của khách hàng làm cơ sở quyết định cho vay.
Sau khi phân tích thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng, Ngân hàng sẽ quyết định cho vay hay từ chối đối với khoản vay đó. Đây là khâu rất quan trọng trong quy trình tín dụng vì nó ảnh hưởng rất lớn đến các khâu sau và ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động tín dụng của ngân hàng. Nhằm hạn chế sai lầm, trong khâu quyết định tín dụng của ngân hàng thường chú
23
trọng hai vấn đề thu thập và xử lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác làm cơ sở để ra quyết định, trao quyền quyết định cho một hội đồng tín dụng hoặc những người có năng lực phân tích và phán quyết. Nếu chấp thuận cho vay, cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn khách hàng ký kết hợp đồng tín dụng và làm tiếp các bước tiếp theo. Nếu từ chối cho vay, ngân hàng sẽ có văn bản trả lời và giải thích lý do cho khách hàng được biết.
Giai đoạn 3: Giải ngân
Ngân hàng chỉ đồng ý giải ngân khi khách hàng hoàn thiện các thủ tục bảo đảm tín dụng bằng tài sản tại ngân hàng. Tuy nhiên, đối với các khoản vay mà TSBĐ hình thành từ vốn vay, tài sản đó chỉ được xác định quyền sở hữu thuộc về khách hàng để thế chấp/cầm cố khi ngân hàng đã giải ngân, do đó, với những khoản vay này, thực ra, ngân hàng đã chấp nhận giải ngân trước khi có TSBĐ. Chính vì vậy, để bảo vệ quyền lợi cho mình, các ngân hàng đã tiến hành soạn thảo các văn kiện tín dụng để khách hàng ký cam kết sẽ thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thế chấp/cầm cố tài sản tại ngân hàng ngay khi quyền sở hữu tài sản được xác lập. Các văn kiện tín dụng này đều được soạn thảo dựa trên quy định của pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của ngân hàng khi phải xử lý tài sản. Giai đoạn giải ngân có tính chất quan trọng về mặt pháp lý, thể hiện qua các văn kiện tín dụng đã ký kết với khách hàng. Tuy nhiên, trước khi thực hiện giải ngân, cán bộ tín dụng cần nắm vững hồ sơ pháp lý của TSBĐ.
Giai đoạn 4: Giám sát tín dụng
Giám sát tín dụng là khâu khá quan trọng nhằm mục tiêu bảo đảm cho tiền vay được sử dụng đúng mục đích đã cam kết, kiểm soát rủi ro tín dụng, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ sau này. Còn với các khoản vay có TSBĐ hình thành từ vốn vay, quá trình giám sát tín dụng cần được thực hiện thường xuyên và nghiêm túc đặc biệt trong giai đoạn hồ sơ pháp lý của tài sản chưa hoàn thiện. Cán bộ
24
tín dụng cần theo sát tiến độ hình thành tài sản và tiến độ hoàn thiện thủ tục pháp lý liên quan đến quyền sở hữu của khách hàng đối với tài sản như đã cam kết; đôn đốc khách hàng thực hiện các cam kết trước khi giải ngân về việc hoàn thiện hồ sơ tài sản; cùng khách hàng hoàn thiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thế chấp/cầm cố tài sản tại ngân hàng và đăng ký giao dịch bảo đảm theo quy định.
Giai đoạn 5: Thu nợ và thanh lý hợp đồng tín dụng
Đây là khâu kết thúc của quy trình tín dụng bao gồm các việc như thu nợ khách hàng theo đúng những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng tín dụng; tái xét hợp đồng tín dụng; thanh lý hợp đồng tín dụng khi khách hàng đã hoàn tất các nghĩa vụ trả nợ cả gốc và lãi và giải chấp tài sản, lưu hồ sơ vay vốn của khách hàng vào kho lưu trữ. Trong trường hợp đến hạn trả nợ mà khách hàng không có khả năng trả nợ thì ngân hàng có thể xem xét cho gia hạn nợ hoặc chuyển sang nợ quá hạn để sau này có biện pháp xử lý thích hợp nhằm bảo đảm thu hồi nợ.