Lý do b lo i tr : “Tôi l i quên làm nó m t r i”
Chúng ta th ng xuyên trì hoãn – không ph i do l i bi ng, mà ch đ n gi n b i chúng ta quên. Dù cho b n gi i n m b t ý t ng đ n m y đi n a thì b n c ng không th hành đ ng n u b n không theo dõi chúng. H n n a, b n s th ng xuyên ph i g ng lên đ hoàn thành m t công vi c nào đó n u b n không đ a ra k ho ch và th i h n hoàn thành nó. T t c nh ng đi u này có th đ c gi i quy t b ng vi c phát tri n thói quen đánh giá tu n.
ánh giá tu n là m t khái ni m tôi h c đ c trong cu n Getting Things Done c a David Allen. ây là m t khái ni m đ c bi t h u ích đ ng n ch n s trì hoãn. Nó r t đ n gi n. M i tu n m t l n (theo ý ki n c a tôi thì nên là vào Ch nh t), hãy xem xét và lên l ch cho nh ng d án/công vi c trong 7 ngày ti p theo mà b n mu n hoàn thành. Thêm vào đó, hãy x lý m i ghi chú t c ch n m b t ý t ng c a b n c ng nh m i công vi c gi y t m i.
B n có th hoàn thành t t c nh ng đi u này ch b ng 3 b c đ n gi n sau:
B c 1: t ra 3 câu h i
Khi b t đ u vi c đánh giá h ng u n, hãy h i 3 câu h i sau, chúng s giúp b n đ nh hình tr ng tâm nh ng gì mình s làm trong 7 ngày ti p theo.
Câu h i 1: Mình có vi c riêng nào không?
B n có ho t đ ng gia đình nào đã đ c lên k ho ch t tr c không? B n có đ nh đi ngh không? B n có cu c h n, bu i g p hay cú đi n tho i cá nhân nào không? Có đi u gì thú v mà b n mu n làm không?
i v i tôi, th t khó đ hoàn thành d án khi tôi có vô vàn vi c riêng. Vì v y, t t nh t là hãy lên k ho ch đ phòng nh ng đi u có nguy c s làm gián đo n công vi c, h n là đ chúng đ t ng t xu t hi n và phá h ng tu n t i c a b n. Thành th t mà nói, gi m l ng k t qu còn t t h n là c tr thành siêu nhân và ho t đ ng qu n qu t 16 ti ng m i ngày.
Câu h i 2: âu là nh ng d án mà tôi c n u tiên?
ôi khi, m t d án s đ c u tiên h n nh ng d án khác. ây là lúc b n có th trì hoãn nh ng đi u khác l i. Tôi có m t ni m tin mãnh li t r ng ch nên t p trung vào t ng công vi c m t. B n có th s d ng nh ng đánh giá tu n đ t p trung c g ng c a b n vào vi c hoàn thành m t d án có tác đ ng to l n nh t đ n s nghi p ho c đ i s ng cá nhân c a b n.
Câu h i 3: Tôi có bao nhiêu th i gian?
ây là m t câu h i vô cùng quan tr ng. N u b n bi t th i gian là h u h n, b n s c n ng ng b t đ u nh ng d án m i.
Trong ph n sau, chúng ta s nói v vi c phát tri n thói quen “kh i th i gian”. Còn hi n t i, ch c n bi t r ng vi c theo dõi s l ng gi th c t mà b n dành ra cho vi c công c ng nh vi c t là r t quan tr ng. M t khi b n đã bi t đ c trung bình b n b ra bao nhiêu th i gian đ i v i nhi u công vi c khác nhau, b n có th s d ng câu h i th 3 này đ quy t đ nh đâu là d án b n có th phân b t t nh t th i gian và n ng l ng c a b n thân.
B c 2: Lên l ch trình cho nh ng nhi m v d án
Sau khi tr l i ba câu h i trên, hãy v ch ra nh ng công vi c b n s làm trong 7 ngày t i. Cách đ n gi n nh t là nhìn vào danh sách d án c a b n (APH5) và lên l ch trình sao cho b n có th th c hi n đ c nh ng ho t đ ng quan tr ng nh t.
Hãy xem xét chi ti t t ng d án. Hãy xác đ nh nh ng m c trong danh sách đó mà có tác đ ng to l n nh t t i công vi c c ng nh đ i s ng cá nhân c a b n. Sau đó, hãy lên l ch trình sao cho b n có th th c hi n nh ng vi c này trong 7 ngày ti p theo.
B n đã có m t cu n s ho c ng d ng đ ghi l i nh ng ý t ng xu t s c. V y b ng cách nào b n có th theo sát chúng? Gi i pháp đ n gi n nh t là gi i quy t t ng ý t ng m t. Hãy làm chúng ngay t c kh c ho c x p l ch khi nào b n có th th c hi n chúng. C quá trình này có th đ c gói g n thành m t đánh giá tu n.
B n ch c n đ n gi n là m quy n s ho c ng d ng n m b t ý t ng ra và l t qua t ng ghi chú m t. V c b n, b n s quy t đ nh m t trong hai đi u sau:
1. Nh ng ý t ng có th th c hi n ngay
Tôi th c s r t yêu thích quy t c “hai phút” c a David Allen. Nó phát bi u r ng n u m t ý t ng có th hoàn thành trong hai phút, thì b n nên làm nó ngay l p t c. ng trì hoãn nó và c ng đ ng x p l ch cho nó. Hãy làm nó ngay!
T gi , n u có m t ý t ng b n mu n th c hi n ngay t c thì, hãy vi t ra m t k ho ch chi ti t t ng b c v cách b n s làm nó. (B n còn nh th o lu n c a chúng ta v Hi u ng Zeigarnick và t i sao vi c không có k ho ch l i c n tr nh ng d án hi n t i không?) Hãy vi t ra m t lo t nh ng hành đ ng mà b n s làm v i ý t ng này và đ a nh ng đi u đó vào tu n c a b n.
2. Nh ng ý t ng không th th c hi n ngay
ôi khi b n có m t ý t ng xu t s c nh ng đó ch a ph i là lúc thích h p đ th c hi n nó. M c dù v y, b n v n mu n theo sát nó. ó chính là lúc b n s d ng “thói quen 43 th m c”. Hãy ch n m t ngày đ th c hi n ý t ng và sau đó hãy đ t m t l i nh c nh vào bên trong th m c t ng ng. V i cách đó, b n s không bao gi b l m t ý t ng quan tr ng nào.
Áp d ng thói quen
Rõ ràng, b n s không c n s d ng thói quen này h ng ngày. M c dù v y, vi c th c hi n nó theo tu n s giúp b n xác đ nh đ c nh ng công vi c quan tr ng, và cu i cùng cho phép b n v t qua đ c s trì hoãn. B n có th th c hi n thói quen này b ng cách làm theo nh ng đi u sau:
1. M i tu n, hãy dành m t kho ng th i gian nh t đ nh cho vi c đánh giá.
2. B t đ u b ng cách đ t 3 câu h i đ xác đ nh nh ng d án c ng nh nh ng công vi c cá nhân quan tr ng.
3. Phân chia th i gian cho t ng m c và lên k ho ch cho tu n c a b n.
4. X lý nh ng ghi chú, th c hi n nh ng nhi m v chí m t hai phút đ hoàn thành và t o nh c nh nh m theo sát nh ng ý t ng ch a th th c hi n ngay.
5. Hãy luôn làm đánh giá tu n, ngay c n u s p t i, b n không có công vi c nào quan tr ng.
Tóm l i, đánh giá tu n r t quan tr ng đ i v i vi c ch ng l i s trì hoãn. Khi b n lên k ho ch cho 7 ngày, b n s t o ra m t c m giác c p bách, thúc đ y b n t p trung vào nh ng đi u quan tr ng. Hãy phát tri n thói quen đ xác đ nh nh ng d án quan tr ng s p t i và g t b m i s phân tán ra kh i tâm trí b n.