KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

lOMoARcPSD|11346942 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỦ ĐỀ 2: “KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ” BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư – lưu trữ Mã phách: Hà Nội - 2021 lOMoARcPSD|11346942 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT QĐ Quyết định UBND Uỷ ban nhân dân lOMoARcPSD|11346942 DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội lOMoARcPSD|11346942 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ NỘI DUNG 1 KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ 1.2 Chức công tác lưu trữ 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tổng quan Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.1.3 Sự hình thành phát triển 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 10 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 11 2.3.1 Kết đạt 11 2.3.2 Hạn chế 11 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13 3.1 Công tác đạo, quản lý đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 13 3.2 Rà sốt, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu 13 3.3 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ 13 3.5 Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 14 KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 lOMoARcPSD|11346942 NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ Xét theo xu hướng hội nhập quốc tế theo tinh thần đổi đề Luật Lưu trữ nước ta (trong Luật Nhà nước ta công nhân quyền sở hữu tài liệu lưu trữ, bao gồm quyền sở hữu tư nhân tài liệu lưu trữ qui định phải lựa chọn tài liệu không sản sinh hoạt động quan, tổ chức mà tài liệu sản sinh hoạt động cá nhân), đưa định nghĩa chung khái niệm Công tác lưu trữ Việt Nam sau: Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân cá nhân quản lý tiến hành (thực hiện) công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu Phông đưa trữ quốc gia Việt Nam tài liệu lưu trữ khác, Cách định nghĩa phát biểu dạng rút gọn sau: Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp cá nhân tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Với định nghĩa nêu trên, nội hàm khái niệm Công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện Phương diện thứ hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn văn quy phạm pháp luật, văn quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, tra việc thực quy định Nhà nước công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học - công nghệ hợp tác quốc tế lưu trữ, quản lý đào tạo cán bộ, công chức viên chức lưu trữ Phương diện thứ hai bao gồm hoạt động nghiệp vụ như: thu thập xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu, thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trên sở thống nội hàm định nghĩa nêu khái niệm Công tác lưu trữ để phân biệt với khái niệm Hoạt động lưu trữ - khái niệm lOMoARcPSD|11346942 sử dụng thức Luật Lưu trữ năm 2011 Việt Nam, phân tích thêm khái niệm Hoạt động lưu trữ Theo giải thích qui định khoản 1, điều 02 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Hoạt động lưu trữ “Hoạt động thư thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” Trong đó, “Thu thập tài liệu q trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử”; “Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân”; “Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị” Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ lại khơng giải thích qui định cụ thể 1.2 Chức công tác lưu trữ Theo giáo trình lưu trữ học - Lý luận phương pháp, xuất M txcova năm 2012 (trang 21) E.M Burova tác giả khác Ý biên soạn, nêu rằng: trước đây, chức xã hội công tác lưu trữ, nhà khoa học phân thành hai chức bản: Chức thứ bảo quản thông tin hồi cố cần thiết cho xã hội Chức thứ hai đảm bảo thông tin cho nhu cầu xã hội Trong kỷ XX công tác lưu trữ coi ngành hoạt động xã hội (của nhà nước) bao gồm phương diện trị, khoa học, pháp lý thực tiễn việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện nay, theo khoản 01 điều Luật Lưu trữ Liên bang Nga số 125-Z “ Công tác lưu trữ Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004) giáo trình lưu trữ học - Lý luận phương pháp xuất Matxcova 2012 (trang 21) E.M Burova tác giả khác biên soạn, khẳng định cơng tác lưu trữ có hai chức là: lOMoARcPSD|11346942 - Tổ chức bảo quản hồn chỉnh an tồn tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia tài liệu lưu trữ khác - Tổ chức sử dụng chúng vào mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân Trong thực tiễn cơng tác lưu trữ nước ta, hai chức nêu khẳng định Hai chức thực mức độ ưu tiên khác tùy theo tình hình kinh tế-xã hội thời kỳ phát triển đất nước 1.3 Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất khoa học: Tính chất khoa học cơng tác lưu trữ thể bật qua việc nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã hội phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mỗi quy trình nghiệp vụ loại hình tài liệu lưu trữ có đặc thù riêng Khoa học lưu trữ địi hỏi phải tìm tịi phát đặc điểm cụ thể loại hình tài liệu lưu trữ đề cách xác tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Ví dụ: Nội dung nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành khác với nội dung nghiệp vụ chinh lý tài liệu nghe - nhìn, tài liệu khoa học - công nghệ Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết nghiên cứu khoa học ngành khác toán học, lý, hoá, sinh, địa lý, tin học vào nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đảm bảo thơng tin nhanh chóng, xác nội dung tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc tổ chức sử dụng có hiệu Để quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu chuẩn hố lưu trữ phải nghiên cứu cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng, điều kiện bảo quản, an toàn cho loại hình tài liệu, tiêu chuẩn giá, tủ, bìa hồ sơ, cặp (hộp), sổ sách, thẻ trả tìm đặt cho công tác tiêu chuẩn hố ngành lOMoARcPSD|11346942 - Tính chất mật: Về lý luận, tài liệu có giá trị lịch sử phải sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên số tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung bí mật quốc gia, ngun tắc, chế độ cơng tác lưu trữ phải thể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu; cán lưu trữ phải người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước lOMoARcPSD|11346942 HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tổng quan Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội 2.1.1 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội (Nguồn: Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Hà Nội) Lãnh đạo Chi cục gồm: Chi cục trưởng số Phó Chi cục trưởng theo quy định Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, trước pháp luật việc thực chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn giao việc thực chức năng, nhiệm vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ Phó Chi cục trưởng người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Chi cục trưởng ủy nhiệm cho Phó Chi cục trưởng điều hành hoạt động quan, đơn vị lOMoARcPSD|11346942 Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ sách khác chức vụ Chi cục trưởng Chủ tịch UBND Thành phố định theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ; Phó Chi cục trưởng, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Giám đốc Sở Nội vụ định theo quy định Đối với việc luân chuyển, điều động công chức nội Chi cục, giao Chi cục trưởng định; Chi cục trưởng báo cáo, xin ý kiến Giám đốc Sở trường hợp điều động, luân chuyển nội chức vụ Trưởng phịng, Phó trưởng phịng thuộc Chi cục Các phịng chun mơn, nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ: - Phịng Hành - Tổng hợp - Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ Đơn vị nghiệp trực thuộc: Trung tâm Lưu trữ lịch sử 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.1.2.1 Chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ quan trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật 2.1.2.2 Nhiệm vụ Giúp Giám đốc Sở tham mưu, tổ chức thực nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tham mưu UBND Thành phố ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; b) Tham mưu công tác quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn Thành phố theo quy định pháp luật; c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Thành phố, định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định pháp luật; lOMoARcPSD|11346942 d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định pháp luật; đ) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; g) Tổ chức tập huấn, bồi dng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; h) Tổng hợp báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; i) Thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử Thành phố, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; k) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; l) Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luaath m) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ n) Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ o) Quản lý tổ chức máy, biên chế, tài chính, tài sản giao; thực chế độ sách cơng chức, viên chức, người lao động Chi cục theo phân cấp Giám đốc Sở Nội vụ theo quy định pháp luật; p) Thực việc lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ cá nhân công chức, viên chức, lao động hợp đồng đơn vị theo quy định; lOMoARcPSD|11346942 q) Thực cơng tác cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí đơn vị; tiếp nhận, trả kết thủ tục hành chính, tiếp cơng dân, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh xử lý vi phạm pháp luật thuộc lĩnh vực văn thư - lưu trữ theo quy định r) Chủ trì thực nhiệm vụ giải kiến nghị, phản ánh công dân, tổ chức nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ Chi cục; phối hợp với Thanh tra sở giải khiếu nại, tố cáo công dân, tổ chức nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ Chi cục 2.1.3 Sự hình thành phát triển Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội tiền thân Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 15/6/1998, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 14/1998/QĐ-UB việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Ngày 10/12/2003 UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 171/2003/QĐ-UB xác định lại chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội với chức giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật Thực Nghị số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 Quốc hội việc điều chỉnh địa giới hành thành phố Hà Nội Ngày 08/9/2008, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 620/QĐ-UBND việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội sở hợp Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây trực thuộc Sở Nội vụ Hà Tây với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội thành lập theo Quyết định số 4415/QĐ-UBND ngày 09/9/2010 Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội sở hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội Chi cục có chức giúp lOMoARcPSD|11346942 Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND Thành phố quản quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Thành phố; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử Thành phố thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Hiện nay, Chi cục có 02 phịng chun môn, nghiệp vụ 01 Trung tâm Lưu trữ lịch sử Trong năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ động, tích cực tham mưu trình UBND Thành phố ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ địa bàn Thành phố như: Chỉ thị tăng cường công tác văn thư, lưu trữ; Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015 - 2020; Kế hoạch triển khai thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; văn hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ; công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu; bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; công tác tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Công tác đào tạo, bồi dng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán quản lý, công chức, viên chức quan tâm, từ năm 2010 đến Sở Nội vụ mở 25 lớp với gần 3.000 lượt người tham gia Công tác tiếp nhận giải thủ tục hành Chi cục thực minh bạch, quy trình, đảm bảo 100% yêu cầu tổ chức, cá nhân giải kịp thời, thời gian quy định Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bước quan, tổ chức cá nhân quan tâm, đảm bảo an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đến nay, có 900 quan, tổ chức thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Thành phố; Lưu trữ lịch sử Thành phố bảo quản 68 phông tài liệu với 417.254 hồ sơ, tương ứng 5.587,82 mét tài liệu; nguồn tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng to lớn việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chiến lược, xây dựng chế, sách, chương trình, kế hoạch cơng tác lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật,… góp phần cho nghiệp xây dựng, kiến thiết đất nước Thủ đô lOMoARcPSD|11346942 Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015 - 2020 triển khai có hiệu quả; tổ chức thẩm định trình Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội định công nhận 211 Đạo Sắc phong 13 sở thờ tự thuộc quận, huyện tài liệu lưu trữ quý, tổ chức công bố trao định đơn vị Được quan tâm, đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, với sự nỗ lực, cố gắ ng của tâ ̣p thể lãnh đa ̣o, công chức, viên chức, người lao động, tập thể Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, UBND thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ Thành phố tặng thưởng Cờ thi đua xuất sắc, Tập thể lao động xuất sắc, Bằng khen giấy khen 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Các quan, tổ chức bước quan tâm bố trí kho Lưu trữ, đầu tư mua sắm đầy đủ trang thiết bị bảo quản đảm bảo an tồn tài liệu lưu trữ như: giá, hộp, bình cứu hỏa, máy điều hịa, máy thơng gió, nội quy quản lý kho, xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng giá, tủ; thuận lợi cho việc quản lý tra tìm phục vụ cho cơng tác chun mơn Được quan tâm UBND Thành phố Sở Nội vụ, năm 2010 Chi cục Văn thư - Lưu trữ bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ Bên cạnh việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu thực thường xuyên, nên không xảy trường hợp đáng tiếc làm mất, hư hỏng tài liệu, hàng năm Chi cục phối hợp với quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chỉnh lý, lựa chọn tài liệu lưu trữ lịch sử để chuẩn bị cho việc nộp lưu điều kiện kho bảo quản Chi cục đáp ứng Hiện nay, Chi cục thực “Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” đề mục tiêu bảo đảm 10 lOMoARcPSD|11346942 100% lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử với thời hạn bảo quản vĩnh viễn 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 2.3.1 Kết đạt Thực quy định Trung ương thành phố Hà Nội, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội chủ động hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tiến hành kiểm tra, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử Năm 2020, Trung tâm thu thập phông lưu trữ với tổng số 3.303 hồ sơ Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội cho biết, nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội bảo quản 85 phơng tài liệu lưu trữ có giá trị, thời gian tài liệu lưu trữ từ năm 1923 đến 2014 với 420.196 hồ sơ Những tài liệu phần lớn phản ánh kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng giai đoạn khác thành phố Hà Nội tỉnh Hà Tây cũ; đáp ứng khoảng 90% nhu cầu độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố quan tâm phát huy giá trị tài liệu nhiều hình thức: Phục vụ độc giả (bố trí phịng đọc rộng 30m2), trưng bày triển lãm tài liệu, đăng tải website Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hà Nội Năm 2020, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội hướng dẫn, thực thủ tục trình ký nhu cầu tra tìm thơng tin, tài liệu lưu trữ cho 355 lượt người với 530 hồ sơ, văn bản; từ đầu năm 2021 đến nay, số 173 lượt người với gần 200 hồ sơ, văn 100% thủ tục hành giải quy trình thời hạn, khơng có hồ sơ chậm muộn Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố bước trở thành địa tin cậy cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cho quan, tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, cá nhân địa bàn thành phố 2.3.2 Hạn chế 11 lOMoARcPSD|11346942 Một số quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chưa hợp tác, giao nộp tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, quan, đơn vị theo ngành dọc địa bàn thành phố Tài liệu trước quan, tổ chức chưa lập, quản lý chặt chẽ nên việc giao nộp nhiều tài liệu hồ sơ khơng đầy đủ Bên cạnh đó, tài liệu kho số hóa phần nhỏ nên khó khăn việc phục vụ độc giả theo thủ tục hành mức độ 3, mức độ Đáng ý, hệ thống máy chủ Trung tâm trang bị từ lâu chưa nâng cấp nên đáp ứng lưu trữ điện tử thời gian tới 12 lOMoARcPSD|11346942 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Công tác đạo, quản lý đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Trên sở nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; tùy theo tình hình cụ thể kho lưu trữ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác quản bảo tài liệu có, Thủ trưởng quan, tổ chức đạo xây dựng kế hoạch tổ chức thực việc bảo quản tài liệu phù hợp với tình hình điều kiện quan mình, quan, tổ chức tiến hành thực Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, để bảo quản sử dụng tốt tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý Nghiên cứu đầu tư mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu cần thiết, tiết kiệm phát huy hiệu 3.2 Rà sốt, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu Rà soát, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu có nguy hư hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch đề xuất thực việc tu bổ tài liệu Ban hành văn đạo, quy định tổ chức thực nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc trì hoạt động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 3.3 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ Thực giải pháp công nghệ để trì hoạt động Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin bước đại hóa cơng tác lưu trữ; bảo đảm an tồn thơng tin 13 lOMoARcPSD|11346942 3.5 Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ thường xun, trì nhiệt độ, độ ẩm, phịng cháy chữa cháy theo quy định; đồng thời tổ chức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định; bước chọn lọc để số hóa tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu tổ chức, cá nhân 14 lOMoARcPSD|11346942 KẾT LUẬN Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng hoạt động quản lý Công tác lưu trữ công việc thiếu họat động quản lý máy nhà nước Những công văn, tài liệu sau giải xếp thành hồ sơ đem nộp vào phận lưu trữ, phòng lưu trữ quan để tra cứu sử dụng cần thiết gọi hồ sơ, tài liệu lưu trữ Sẽ nhiều phiền tóai xảy ta thiếu quản lý, lưu trữ thông tin dạng hồ sơ, văn Tuy nhiên, ta lưu trữ tất lưu trữ mãi khơng có người, không đủ chỗ, không cần thiết phải làm Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang tính chất phù hợp với u cầu họat động Tơi tìm hiểu công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Đánh giá công tác lưu trữ qua kết đạt vấn đề cịn hạn chế cơng tác lưu trữ Đồng thời đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội 15 lOMoARcPSD|11346942 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình lý luận phương pháp công tác lưu trữ, NXB Lao động, Hà Nội http://ccvtlt.sonoivu.hanoi.gov.vn/chi-cuc-van-thu-luu-tru.html http://quanlydoanhnghiep.edu.vn/khai-niem-vai-tro-va-tinh-chat-cua-congtac-luu-tru/ 16 ... lOMoARcPSD|11346942 NỘI DUNG KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ Xét theo xu hướng hội nhập quốc tế theo tinh thần đổi đề Luật Lưu trữ nước ta (trong Luật Nhà nước... lOMoARcPSD|11346942 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ NỘI DUNG 1 KHÁI QUÁT NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm Công tác lưu trữ 1.2 Chức công... trữ đề cách xác tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Ví dụ: Nội dung nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành khác với nội dung nghiệp vụ chinh lý tài liệu nghe - nhìn, tài liệu khoa học -