TIỂU LUẬN NHỮNG RỦI RO CỦA NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG CÔNG TY VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ TIỂU LUẬN NHỮNG RỦI RO CỦA NHÂN VIÊN KẾ TỐN THANH TỐN TRONG CƠNG TY VINAMILK GVHD: ThS Nguyễn Hữu Thọ SVTH: Nghi Vĩ Khang – 33 – KN008 Tô Thị Yến Nhi – 52 – KN002 Huỳnh Thị Quyên – 65 – KN002 Nguyễn Thị Bích Hạnh – 20 – KN008 Nguyễn Thị Huỳnh Như – 56 – KN008 Lê Nguyễn Phương Khanh – 35 – KI001 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5/2020 [i] Vinamilk công ty cổ phần sữa Việt Nam Là công ty sản xuất , kinh doanh sữa thiết bị liên quan Việt Nam.Năm 2007, Vinamilk công ty đứng thứ công ty lớn Việt Nam Nguồn: https://www.vinamilk.com.vn/vi/cau-chuyen-vinamilk 1.1 Công ty Sữa Vinamilk Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam [ii] Giấy phép hoạt động: 155/2003/QĐ-BCN ngày 01/10/2003, cấp phép Bộ Công nghiệp Việt Nam Vốn điều lệ: 17,416,878,000,000 VND (năm 2018) Trụ sở chính: Tịa nhà Vinamilk - Số 10 Tân Trào - P Tân Phú - Q - Tp Hồ Chí Minh Tổng giám đốc: Mai Kiểu Liên Đường dây nóng: 1900 636 979 Website: http://www.vinamilk.com.vn Email: vinamilk@vinamilk.com.vn Logo: Từ năm 1976, thành lập với vỏn vẹn ba nhà máy sữa thành lạp sở tiếp quản nhà máy sữa chế độ cũ đến Công ty Sữa Vinamilk mở rộng với chi nhánh, 15 nhà máy, kho vận công ty sáng tạo, nỗ lực không ngừng để vươn lên tầm cao Hiện nay, Vinamilk cung cấp 250 chủng loại sản phẩm thuộc nhiều ngành hàng khác Vinamilk mang đến giải pháp dinh dưỡng chất lượng quốc tế, đáp ứng nhu cầu cho đối tượng tiêu dùng với sản phẩm thơm ngon, bổ dưỡng, tốt cho sức khỏe gắn liền với nhãn hiệu dẫn đầu thị trường hay ưa chuộng như: Sữa nước Vinamilk, Sữa chua Vinamilk, Sữa đặc Ơng Thọ Ngơi Sao Phương Nam, Sữa bột Dielac, Nước ép trái Vfresh 1.2 Lịch sử hình thành phát triển Năm 1976, Vinamilk thành lập dựa sở tiếp quản nhà máy sữa chế độ cũ để lại gồm: nhà máy sữa Thống Nhất, nhà máy sữa Trường Thọ, nhà máy sữa Bột Dielac Năm 1995, Vinamilk thức khánh thành Nhà máy sữa Hà Nội Năm 2001, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Cần Thơ Năm 2003, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Bình Định Sài Gịn Năm 2005, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Nghệ An Năm 2006, Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa Tuyên Quang Năm 2008, Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa thứ hai Bình Định Nhà máy sữa Tiên Sơn Năm 2009, Vinamilk xây dựng trang trại bò sữa thứ Nghệ An Bộ Tài nguyên Môi trường tặng khen “Doanh nghiệp Xanh” thành tích bảo vệ mơi trường Năm 2010, Vinamilk phát triển đến New Zealand 20 nước khác đồng thời xây dựng trang trại bị sữa Thanh Hóa [iii] Năm 2012 – 2016, Vinamilk khánh thành nhà máy sữa Đà Nẵng, nhà máy sữa Lam Sơn, Nhà máy nước giải khát Việt Nam với nhiều dây chuyền sản xuất đại xuất xứ từ Mỹ, Đan Mạch, Đức, Ý, Hà Lan 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.4 Ngành nghề kinh doanh – Kinh doanh đồng thời sản xuất mặt hàng sữa, bột dinh dưỡng, loại bánh, sữa tươi tiệc trùng đậu nành, loại nước giải khát… – Kinh doanh thiết bị công nghệ, máy móc, phụ tùng có liên quan đến hoạt động sản xuất – Kinh doanh sản xuất bao bì, sản phẩm nhựa, đóng gói… – Kinh doanh lĩnh vực bất động sản ,mô giới, bến bãi… 1.5 Sứ mệnh mục tiêu công ty [iv] – Sứ mệnh : Để đưa Vinamilk trở thành công ty Việt Nam, mà cịn vươn tầm giới Cam kết an tồn cho khách hàng cách mang lại nguồn giá trị dinh dưỡng lớn, sản phẩm phải đạt chất lượng cao, mang lại sức khỏe cho người tiêu dùng điều quan trọng Nếu làm tốt nhiều người biết đến trở thành nơi tin tưởng người tiêu dùng – không Việt Nam, mà ngoại quốc – Mục tiêu : Vinamilk công ty độc quyền, mà cịn nhiều cơng ty khác có địa vị thương trường Vinamilk Vì mục tiêu phấn đấu công ty quan trọng Vinamilk phải thay đổi bắt kịp xu hướng thị trường, thu hút chất xám cho công ty,, tạo chiến lược đặc biệt để làm hài lòng khách hàng đồng thời cạnh tranh với đối thủ GIỚI THIỆU VỀ CHỨC DANH 2.1 Tên chức danh: Kế toán tốn 2.2 Mơ tả cơng việc – Là người đảm nhận nhiệm vụ thực chứng từ thu chi cơng ty hình thức tiền mặt hay chuyển khoản – Quản lí khoản thu , làm nghiệp vụ thu tiền cổ đông , theo dõi tiền cách thu tiền thu ngân ngày , quản lí chứng từ – Thực việc quản lí khoản chi , lập kế hoạch toán , liên hệ với nhà toán cách chủ động trường hợp kế hoạch khơng đảm bảo – Kiểm sốt hoạt động thu ngân cách tiếp nhận trực tiếp chứng từ quầy thu ngân , đảm bảo tính hợp lệ , hợp lí chứng từ , kiểm sốt giấy tờ trường hợp PDA không hoạt động – Theo dõi công việc quản lí tiền mặt cách kết hợp với thủ quỹ , in báo cáo dư quỹ , tiền mặt hàng ngày, kiểm tra tiền tồn vào cuối ngày 2.3 Yêu cầu công việc – Siêng , trung thực tình xảy – Phản ánh kịp thời khoản phát sinh cơng ty – Ln báo cáo xác thơng tin tiền chứng từ có liên cho cấp – Các thơng tin phải trình bày rõ ràng , dễ hiểu cho người sử dụng 2.4 Quyền lợi hưởng – Được đảm bảo thu nhập có sách khen thưởng đầy đủ kịp thời làm việc Vinamilk – Được đào tạo nâng cao trình độ khơng nước mà cịn học tập nước – Các thiết bị , công nghệ đại cung cấp cho nhân viên [v] – Môi trường làm việc động – Những phúc lợi xã hội đầy đủ , chương trình chăm sóc sức khỏe đặc biệt cho nhân viên – Luôn lắng nghe ý kiến cá nhân , học tập tơn trọng PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ CƠNG VIỆC VÀ KHĨ KHĂN CỦA VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KẾ TỐN THANH TỐN 3.1 Chức 3.1.1 Đảm bảo việc toán hạn Một công ty vào hoạt động có nhiều nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ diễn Khi mua bán hàng hóa, dịch vụ trả trả chậm, tốn tốn cho hay nhiều giao dịch Với cơng ty có quy mơ hoạt động lớn Vinamilk ngày có nhiều nghiệp vụ tốn xảy Điều dẫn đến việc tốn khơng thực với thời hạn chứng từ Vì kế tốn tốn có chức đảm bảo nghiệp vụ toán hạn để tránh vi phạm điều khoản hợp đồng, hạn chế thấp việc phát sinh khoản nợ xấu 3.1.2 Đảm bảo việc toán hợp lý Kế toán toán đảm đương chức đảm bảo toán hợp lý khoản phải trả cho nhà cung cấp nhân viên công ty Điều quan trọng để công ty giữ uy tín mắt nhân viên nhà cung cấp khoản toán phải kịp thời hợp lý, hợp lệ, đảm bảo tiện ích mà họ nhận làm việc với công ty, đảm bảo quyền lợi tốt họ điều quan trọng để họ tận tâm làm việc với công ty lâu dài 3.1.3 Đảm bảo việc xử lý thu chi nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian Kế tốn tốn ngồi chức cần phải đảm bảo vấn đề thu chi xử lí Là kế tốn viên, tất nhiên, vấn đề nhanh nhạy tính tốn điều cần thiết Trong vấn đề thu chi khoản lại nhạy cảm, vậy, người kế tốn phải đề phương án tính tốn, giải xử lí vấn đề cách nhanh chóng, quy trình, khơng xảy sai sót đáng có, đồng thời phải tiết kiệm thời gian, cơng sức chi phí cho doanh nghiệp 3.2 Trách nhiệm Để làm tốt chức Đảm bảo việc toán hạn, kế toán toán cần có trách nhiệm sau: 3.2.1 Đơn đốc khách hàng trả nợ Một công ty coi ổn định có doanh thu lớn, khơng có nợ hạn, không bị chiếm dụng vốn Trên thực tế, doanh nghiệp muốn chiếm dụng vốn công ty khác lâu tốt Vậy nên việc đôn đốc khách hàng khoản nợ kỳ hạn xem ưu tiên hàng đầu doanh nghiệp việc đảm bảo dòng tiền doanh nghiệp khơng bị trì trệ hạn chế rủi ro phát sinh nợ xấu [vi] 3.2.2 Thanh tốn khoản nợ phải trả doanh nghiệp khơng bị hạn Đối với doanh nghiệp lớn, q trình hoạt động khơng thể thiếu khoản vay nợ từ nhà cung cấp, tổ chức tín dụng, Điều giúp doanh nghiệp có thêm nguồn vốn lưu động, tạo địn bẩy tài giúp tăng tỉ suất sinh lợi vốn chủ sở hữu Nhưng điều gây ảnh xấu lên doanh doanh nghiệp bị xếp hàng tín dụng Chỉ tiêu đánh giá khả toán doanh nghiệp dựa lịch sử vay nợ toán khoản vay Vì thế, việc đảm bảo khoản phải trả toán kỳ hạn đem lại lợi ích tài sau cho doanh nghiệp Để hoàn thành chức đảm bảo toán hợp lý, nhân viên kế toán toán cần có trách nhiệm sau đây: 3.2.3 Thanh tốn hợp lý khoản nợ “Có vay có trả, thỏa lòng nhau”, muốn làm ăn lâu dài với nhà cung cấp cơng ty phải có tạo mối quan hệ tốt với họ thông qua cách công ty hành xử với họ Bằng cách toán hạn hợp lý khoản nợ phải trả, công ty gây dựng phần mối quan hệ tốt hai bên Ngồi ra, kế tốn tốn phải phối hợp chặt chẽ với tổ chức cung ứng dịch vụ toán, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian toán xử lý nhanh triệt để khiếu nại, khiếu kiện nhà cung cấp theo quy định; phối hợp chặt chẽ với tổ chức cung ứng dịch vụ chuyển mạch tài nhằm hạn chế cố kỹ thuật, đường truyền, đảm bảo giao dịch liên ngân hàng thông suốt, ổn định 3.2.4 Thanh toán hợp lý khoản chi nội Nhân viên kế toán toán cầu nối doanh nghiệp với người lao động, công nhân, nhân viên quản lý trực thuộc cơng ty tốn khoản thu chi hợp lý khoản nội cách chặt chẽ, hợp lý, hạn chế sai sót q trình làm việc Khi việc sai sót xảy dễ dàng phát hiện, kiểm tra, quy trách nhiệm cho cá nhân hay nhóm tổ chức có liên quan đến vụ việc Để làm chức đảm bảo việc xử lí thu chi nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, nhân viên kế toán toán cần có trách nhiệm sau 3.2.5 Kiểm sốt nhân viên tuân thủ theo quy trình làm việc Đối với doanh nghiệp, nguyên tắc quy trình làm việc vơ quan trọng Doanh nghiệp có ngun tắc, nhân viên làm việc phải có nguyên tắc định, từ đảm bảo vấn đề tuân thủ nội qui, quy định q trình làm việc Đối với kế tốn tốn vậy, quy trình làm việc cần phải tuân thủ, thực xác cách tuyệt đối Điều giúp cơng việc xử lí thu chi thực cách thống nhất, quy trình, tạo nên tảng cho cẩn thận làm việc nhân viên 3.2.6 Quy trình quản lý chứng từ hợp lý Trong vấn đề xử lí thú, chi, chứng từ liên quan đến hoạt động vơ quan trọng Có chứng từ, đồng nghĩa phải đôi với hợp lý, hợp lệ Muốn đảm bảo hợp đồng hay công việc xử lí thu chi nói riêng, cần [vii] có quy trình quản lí chứng từ thật hợp lí, có hiệu quả, khơng để chứng từ bị thất lạc, nhàu nát hay có cố cắp 3.3 Nhiệm vụ, cơng việc Để hồn thành trách nhiệm Đơn đốc khách hàng tốn nợ kỳ hạn, kế toán toán phải thực nhiệm vụ sau: 3.3.1 Liên hệ cho khách hàng Liên hệ khách hàng nhiệm vụ mà kế toán viên cần làm để đảm bảo việc thu hồi nợ khơng bị trì trệ, đồng thời rà sốt nguy phát sinh nợ xấu lập dự phịng cần thiết Có nhiều hình thức để liên hệ với khách hàng mà kế tốn sử dụng: – Nhân viên gọi điện thoại liên hệ trực tiếp để xác nhận số nợ đồng thời trao đổi thời hạn trả nợ – Liên hệ qua email để nhắc nhở khách hàng thời hạn toán Trong số trường hợp khoản nợ có nguy chuyển thành nợ khó địi, kế tốn cần gặp mặt trao đổi trực tiếp để tìm hiểu nguyên nhân mức độ nghiêm trọng Việc giúp kế tốn giảm thiểu nguy phát sinh nợ xấu đưa biện pháp phù hợp cho trường hợp Ngoài ra, định kỳ hàng tháng, nhân viên cần gửi cho khách hàng bảng kê tốn để thơng báo tổng số dư nợ hối thúc khách hàng trả nợ hạn 3.3.2 Thu hồi nợ khách hàng đồng thời tất toán số dư nợ khách hàng Sau liên hệ khách hàng để thông báo số tổng số nợ phương án tốn nợ khách hàng, nhiệm vụ kế toán toán tiếp nhận nghiệp vụ toán nợ hạch tốn xác nghiệp vụ vào phần mềm kế toán Khi khách hàng tiến hành toán khoản nợ, kế toán toán tất toán hợp đồng khách hàng theo quy trình cập nhật số dư nợ lại hệ thống Nhưng trường hợp khách hàng khất nợ, trả chậm, có dấu hiệu phát sinh nợ khó địi, kế tốn viên cần liên hệ khách hàng thường xuyên để thu nợ trước hạn dùng biện pháp cứng rắn khơng liên hệ khách hàng Để hồn trách nhiệm Thanh toán khoản nợ phải trả doanh nghiệp khơng bị q hạn, kế tốn tốn phải thực nhiệm vụ sau: 3.3.3 Lập kế hoạch trả nợ Các khoản nợ phải trả xem nguồn vốn thiếu doanh nghiệp, tạo địn bẩy tài giúp tăng lợi nhuận cổ phần doanh nghiệp Nhưng việc để khoản nợ phải trả bị hạn nhiều làm ảnh hưởng đến vòng quay khoản phải trả doanh nghiệp, đồng thời tác động lớn đến uy tín doanh nghiệp mắt cổ đơng, đối tác nhà cung cấp Vì vậy, để hạn chế cho việc khoản nợ bị chuyển hạn, kế toán viên cần phải lập kế hoạch trả nợ hợp lý chi tiết Bên cạnh kế toán viên cần phải ý đến khoản chiết khấu toán để lập kế hoạch trả nợ vừa hưởng điều khoản chiết khấu vừa chiếm dụng vốn lâu có lợi phải phù hợp với nguồn vốn lưu động có doanh nghiệp [viii] 3.3.4 Thanh toán khoản nợ phải trả Khi đến thời hạn toán nợ theo kế hoạch trả nợ hay theo thời hạn hợp đồng quy định, kế toán cần lập giấy đề nghị tốn theo chứng từ, hóa đơn thu thập lưu trữ Sau giấy đề nghị toán chấp nhận, kế toán viên người liên hệ với ngân hàng để chuyển khoản toán cho nhà cung cấp, đối tác, Kế toán hạch toán giảm nợ phải trả hệ thống doanh nghiệp nhận giấy báo nợ hay bảng kê ngân hàng để tránh việc sai số nghiệp vụ Để hồn thành trách nhiệm Thanh tốn hợp lý khoản nợ cho nhà cung cấp, kế toán toán cần thực nhiệm vụ sau: 3.3.5 Xét duyệt toán khoản lý chiếu với sổ kế toán, lập theo thứ sử dụng chứng từ có đánhnợ sốhợp trước tự xemtốn xét bảng sổ tra chitính tiết, hợp hóa đơn… ra, kế Kếliên tốntục; phải kê, kiểm lệ, đầyNgồi đủ thơng tintốn phải xem xét quyền hạn từ chức vụ qua duyệt người chứng thơng cáccủa cơng việcduyệt sau chuyển chứng từ cho kế toán trưởng xác nhận Kế toán trưởng duyệt khoản toán nghiệp vụ mua hàng: biên kiểm kê hàng tồn kho, trả tiền người bán không bán vận chuyển sau đối chiếu với lệnh mua hàng, hóa lập cho người duyệt với đầy đủ chứng từ kèm đơn vận chuyển, chứng từ lưu; sau kế toán toán xin xác nhận (chữ ký) kế toán trưởng nghiệp vụ toán khoản phải trả cho nhà cung cấp Trong qua trình thực cơng việc, kế tốn gặp vấn đề chứng từ chẳng hạn chứng từ không hợp lệ Kế toán toán tham gia chỉnh sửa xử lý chứng từ khơng hợp lệ Kế tốn tốn thực việc xem xét kiểm tra lại việc ghi nội dung kinh tế cụ thể ý loại chủ ý nghiệp vụ phát sinh vào tài khoản, kiểm tra hóa đơn đánh số trước theo thứ tự hay chưa, xem xét ngày ghi hóa đơn mua hàng ngày ghi sổ kế tốn có với thực tế hay khơng thơng qua bô phận làm việc liên quan, chọn dãy liên tục hóa đơn, gửi đơn đặt đối chiếu khoản mua hàng ghi sổ với hóa đơn xem xét chứng từ đính kèm, gửi thư xác nhận khoản phải thu khách hàng 3.3.6 Thanh toán hợp lý Kế tốn tốn tiến hành tính tốn khoản phải trả cho nhà cung cấp với liệu đặt hàng số hàng thực nhận với lần đặt hàng Việc tính tốn chi tiết cho nhà cung cấp dễ dàng tốn xác hợp lệ Khi tính tốn, nhân viên kế tốn cần cẩn trọng khoản ứng trước nhà cung cấp để tránh toán sai lệch Sau kế tốn tốn hồn tất việc tính tốn hợp lý khoản chi cho nhà cung cấp với liệu đặt hàng số hàng thực nhận với lần đặt hàng, kế toán toán tiến hành chi toán cho nhà cung cấp: chuyển khoản toán cho nhà cung cấp với số tiền tính tốn trước Việc tốn đảm báo tính cơng khai hợp lệ, có chứng từ toán đầy đủ Kế toán toán lưu trữ chứng từ cẩn thận để dễ dàng đối chiếu sau Dựa vào chứng từ liên quan đến việc chi toán cho nhà cung cấp, kế toán toán lập báo cáo khoản thực chi cho cấp trên, dựa vào số liệu chứng từ nhận được, kế [ix] toán toán thu thập sàng lọc thông tin để ghi báo cáo thực chi gửi cho cấp Báo cáo đảm bảo tính đầy đủ hợp lý, trình bày rõ ràng, dễ hiểu Dựa vào báo cáo thực chi xác định dịng tiền cơng ty phản ánh cơng ty có quản lý dịng tiền hiệu hay khơng Trích: https://tailieu.vn/doc/kiem-toan-chu-trinh-ban-hang-va-thu-tien-970188.html Để thực tốt trách nhiệm Thanh toán khoản thu chi nội kế toán toán cần phải thực nhiệm vụ sau 3.3.7 Thanh tốn khoản lương nội cách xác cho nhân viên Một nguồn nhân lực quan trọng tạo lên thu nhập cho công ty nhân viên công ty- người ngày đêm cống hiến sức cho cơng ty phát triền, kế toán toán nội phận quan để kết nối người với lợi ích cơng ty cơng việc cụ thể như: – Soạn thảo, lập hợp đồng lao động, xây dựng chế, cách tính lương cho nhân viên – Theo dõi bảng chấm công theo tiến độ, cập nhật báo cáo thường xuyên ghi, sổ khoản ứng lương nhân viên, trích khoản theo lương phải nộp theo thông tư 200 – Hạch toán nghiệp vụ liên quan cách chặt chẽ xác Sau kiểm tra chặt chẽ, khoản cộng trừ sau tiến hành toán tiền lương cho nhân viên 3.3.8 Theo dõi tình hình khoản tạm ứng Trong trình hoạt động cơng ty, có nhiều lúc cơng ty tạm ứng cho nhân viên công tác, phục vụ cho phát triển công ty – Nhận giấy đề nghị tạm ứng nhân viên – Lập lệnh chi tạm ứng, tiến hành chi tạm ứng cho nhân viên – Căn vào chứng từ phận liên quan, thu thập gửi đế mở sổ theo dõi khoản tạm ứng – Chi khoản tạm ứng nhân viên, xuất tiền chi cho nhân viên Thu chứng từ hóa đơn nhân viên toán khoản tạm ứng – Đối chiếu khoản công nợ Để thực trách nhiệm Kiểm soát nhân viên tuân thủ theo quy trình làm việc, cần thực nhiệm vụ sau 3.3.9 Giám sát trình làm việc nhân viên Trong kinh doanh, với công ty lớn Vinamilk, với đội ngũ nhân viên vô lớn làm việc nhiều phận, việc giám sát trình làm việc nhân viên vô quan trọng cần thiết Việc giám sát phải thực cách nghiêm ngặt, quy trình, nói khơng với vấn đề gian lận, bao che q trình Có vậy, nhiệm vụ giám sát thực có ý nghĩa thiết thực cho trách nhiệm kiểm soát Muốn vậy, [x] đầu tiên, giám sát cần dựa bảng phân công, lịch làm việc nhân viên, từ đó, biết xếp giám sát cách phù hợp Lịch làm việc cơng cụ quan trọng, vậy, muốn theo dõi tốt cần thiết phải nắm rõ nó, tránh gây nhầm lẫn, sai sót Sau đó, hết theo dõi, kiểm tra suất làm việc nhân viên q trình giám sát Đối với cơng ty, suất làm việc nhân viên yếu tố khơng thể xem nhẹ Nếu cơng ty có nhiều nhân viên làm việc có suất hiệu quả, khối lượng cơng việc ngày xử lí nhanh gọn, giúp công ty giải công việc từ lên cách tối ưu Hoặc ngược lại, suất nhân viên q thấp, cơng việc hồn thành trễ tiến độ, gây nên trì trệ, gây nhiều khó khăn cho q trình xử lí Đồng thời, trình giám sát, phát sai sót quy trình làm việc xử lí thu chi nhân viên, cần trực tiếp có nhắc nhở chỉnh sửa cho phù hợp, đảm bảo tính xác 3.3.10 Đơn đốc, quản lí, hướng dẫn nhân viên trình làm việc Đối với vấn đề kiểm sốt, khơng đơn giám sát nhân viên mà cịn bao gồm vấn đề làm để khiến cho trách nhiệm thực tốt Muốn cơng việc hoàn thành tiến độ, cần phải nâng cao tinh thần tự giác nhân viên Hơn nữa, cơng việc kế tốn tốn cần đảm bảo thời gian mục tiêu tốn, vậy, việc đơn đốc, quản lí nhân viên q trình làm việc giúp cho q trình kiểm sốt dễ dàng Để thực nhiệm vụ này, cần đưa quy định riêng cụ thể mức độ, thời hạn thực hoàn thành cơng việc nói chung hoạt động tốn nói riêng Cần có khen thưởng cá nhân làm việc tốt, đồng thời cần phê bình, có biện pháp xử phạt trường hợp nhân viên khơng hồn thành thời gian bàn giao cơng việc, gây nhiều ảnh hưởng đến cơng ty Nó khơng gây hậu kinh tế, vi phạm hợp đồng với bên đối tác, mà cịn uy tín kinh doanh, gây nhiều bất lợi q trình kinh doanh sau Tiếp đó, cần có hướng dẫn cụ thể cho phận có liên quan thủ tục, hồ sơ tốn Thanh tốn có nhiều vấn đề, có nhiều loại để toán Mỗi loại toán cần quy trình thủ tục khác toán nợ phải trả, toán tiền tạm ứng, Nếu làm tốt công việc này, thực tảng vững để nâng cao mức độ hoàn thành trách nhiệm từ bước ban đầu Việc am hiểu để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thủ tục giúp q trình tốn diễn cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, cơng sức, chi phí cho đơi bên Ngồi ra, để toán dễ dàng thuận tiện, cần phân chia cơng việc tốn cho đối tượng cách hợp lí Cần ưu tiên phân chia cơng việc cho nhân viên có nhiều kiến thức kinh nghiệm loại hình tốn Tiếp đến đào tạo để nhân viên có nhiều kĩ với nhiều loại hình tốn khác nhau, đảm bảo đa dạng linh hoạt trình làm việc với [xi] Muốn vậy, phận giám sát, phận nhân nhân viên cần có mối liên hệ hợp tác lẫn Nếu giám sát không thực cách minh bạch sáng, định dẫn đến nhiều hậu khó kiểm sốt cho cơng ty sau Vì vậy, việc cần thiết để đảm bảo cá nhân hay tập thể giám sát công việc phải thật trung thực có uy tín Để thực trách nhiệm Quy trình quản lý chứng từ hợp lý, kế toán viên cần thực nhiệm vụ sau 3.3.11 Thu thập chứng từ cách đầy đủ Chứng từ quan trọng Vì vậy, việc thu thập cách đầu đủ để đảm bảo kế tốn tốn hồn thành hết tất công việc điều vô cần thiết Chứng từ có nhiều loại có nhiều kiểu tốn, thu, chi khác Ví dụ như: – Đơn mua hàng tiền mặt ghi tiền mặt kèm theo phiếu thu ,nếu chuyển khoản kèm theo giấy báo có – Phiếu nhập kho, hàng hóa đồng thời kẹp với hóa đơn mua hàng – Phiếu xuất kho kẹp với hóa đơn bán – Các chứng từ thuế cần lưu trữ kĩ qua tháng, năm – Các giấy tờ chứng minh nộp thuế Và để thu thập chứng từ cách đầy đủ nhất, cần thực công việc sau: – Đầu tiên, phận kế toán toán cần tiếp nhận phân loại đầy đủ chứng từ từ phận phịng ban có liên quan, đồng thời lưu trữ chứng từ liên xuất nhận từ hợp đồng với đối tác Sau thu nhận đầy đủ chứng từ, kế toán bắt đầu kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ chứng từ Chứng từ phải không nhàu nát, rách, không tẩy xố, thơng tin chứng từ phải hợp lệ chấp nhận Nếu chứng từ khơng đáp ứng vấn đề đó, chứng từ xem không hợp lệ yêu cầu xử lí – Cuối cùng, chứng từ cần phân loại, xếp cách khoa học, dễ tìm kiếm để tạo thuận lợi trình làm việc với chứng từ 3.3.12 Xử lý lưu trữ chứng từ hợp lý Trong trình thu thập chứng từ, việc chứng từ bị lỗi, khơng hợp lí vấn đề thường xuyên xảy Vì vậy, cần đảm bảo xử lí chứng từ rõ ràng trước đưa vào lưu trữ hoàn toàn cần thiết Mỗi loại chứng từ có lỗi riêng, có nhiều cách xử lí khác để trở thành hợp lí Để thực nhiệm vụ này, kế toán tốn cần đảm bảo cơng việc tối thiểu sau: – Đầu tiên, muốn chứng từ phải đầy đủ, khơng có sai sót, kế tốn cần hạch tốn tất nghiệp vụ cách cẩn thận, tỉ mỉ, quy trình hợp lí Đây bước quan trọng, giúp kế tốn xử lí nhanh chóng lập, thập chứng từ, đồng thời dễ dàng tìm kiếm lỗi sai khiến chứng từ khơng hợp lệ, từ đề phương án xử lí nhanh chóng hợp lí [xii] – Tiếp đó, cần đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ chứng từ có liên quan Việc kiểm tra giúp kế tốn đảm bảo quy trình xử lí cơng việc – Sau xử lí tính hợp lí, kế tốn cần lưu trữ chứng từ theo quy trình Quá trình lưu trữ cần diễn nhanh chóng, theo thứ tự hợp lí để với mốc thời gian xảy việc lập chứng từ KHÓ KHĂN VÀ CÁC BIỆN PHÁP Trong q trình thực nghiệp vụ chun mơn, kế tốn tốn gặp phải khó khăn sau: 4.1 Khách hàng không nhấc máy không nối máy với khách hàng – Khi gọi điện liên hệ với khách hàng, lúc gọi kế tốn viên tiếp nhận Đơi có trường hợp hệ thống mạng điện thoại bị nghẽn khách hàng muốn tránh né nghĩa vụ trả nợ, trường hợp thường dấu hiệu để nhân viên đề phịng việc phát sinh nợ xấu – Rủi ro môi trường hoạt động- ngành vấn đề ý thức ảnh hưởng – Để hạn chế việc gọi điện khách hàng khơng nhấc máy kế tốn viên cần phải giữ mối quan hệ tốt với khách hàng, đặt lịch hẹn với khách hàng trước liên lạc Nếu trường hợp khách hàng khơng nghe máy, kế tốn cần để lại lời nhắn gửi email để hẹn lại ngày liên lạc với khách hàng 4.2 Email bị đánh dấu chuyển vào hộp thư spam – Các doanh nghiệp thường liên lạc, gửi chứng từ, hóa đơn tốn, bảng kê qua email cho nhà cung cấp, khách hàng, đối tác Nhân viên toán người thực nhiệm vụ Nhưng lúc email kế toán viên người nhận phản hồi Trong trường hợp không nhận phản hồi từ người nhận, email kế toán viên bị đưa vào hộp thư spam người nhận Việc gây khó khăn cho việc gửi hóa đơn chứng từ, bảng kê tốn định kỳ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc kế toán viên – Rủi ro thường xảy môi trường hoạt động ngành – Để tránh tình trạng email bị đưa vào họp thư spam, nhân viên kế tốn cần kiểm tra email có đầy đủ tiêu đề, nội dung có đầy đủ, xác hay chưa trước gửi cho nhà cung cấp, khách hàng, Nếu lâu không nhận phản hồi từ người nhận, kế toán viên phải trực tiếp liên hệ qua điện thoại với người nhận để báo người nhận kiểm tra lại hộp thư spam bỏ đánh dấu spam 4.3 Chưa cập nhật xác số cơng nợ – Một cơng ty có quy mơ lớn Vinamilk có nhiều nghiệp vụ tốn diễn ngày đến từ nhiều nhà cung cấp, khách hàng, khác Vì nghiệp vụ tốn xảy chưa cập nhật kịp thời bị cập nhật nhầm số nợ đối tượng khác Điều gây khó khăn cho kế toán viên tổng hợp liệu, lập báo cáo, bảng kê [xiii] – Rủi ro thuộc ý thức nhân viên – Doanh nghiệp nên áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát nhập liệu đầu vào Bên cạnh nhân viên phải tự nâng cao ý thức, thường xuyên cập nhật nghiệp vụ vào hệ thống đối chiếu so sánh chứng từ để tránh việc nhập liệu bị sai sót, nhầm lẫn đồng thời kiểm sốt chứng từ cịn tồn đọng chưa xử lý 4.4 Hệ thống bị lỗi – Khi sử dụng hệ thống, phần mềm kế toán để thay biện pháp lưu trữ, xử lý chứng từ truyền thống, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro hệ thống bị lỗi dẫn đến nhập liệu đầu vào, lưu trữ xử lý, kết xuất thơng tin khơng cịn xác mong muốn Hệ thống bị lỗi ảnh hưởng trực tiếp suất làm việc nhân viên hiệu suất xử lý cơng việc khơng xác – Điều môi trường vật chất tác động – Hệ thống, phần mềm phức tạp, có ảnh hưởng đến tồn doanh nghiệp nên có vấn đề cần phải chuyên viên kiểm tra giải Khi kế toán viên gặp cố kỹ thuật phải liên hệ nhân viên IT để xử lý, đồng thời, doanh nghiệp phải quan tâm đến hệ thống, phần mềm công nghệ, thường xuyên nâng cấp, bảo trì để phù hợp với hoạt động doanh nghiệp 4.5 Bảng kê toán bị gửi trễ so với dự kiến – Định kỳ hàng tháng, kế toán toán phải gửi bảng kê toán cho khách hàng Nhưng kế toán viên gặp số khó khăn cố đường truyền, email bị đưa vào spam, nhân viên nộp báo cáo không hạn, bị mất, dẫn đến việc gửi bảng toán cho khách hàng bị chậm trễ Điều làm ảnh hưởng đến việc thu hồi nợ làm giảm uy tín quý công ty việc thông báo khoản nợ, chiết khấu mà đối tác hưởng – chất Rủi ro phát sinh mơi trường hoạt động ngành, ý thức nhân viên vật – Để hạn chế việc gửi bảng kê toán bị trễ hạn cho đối tác, kế toán viên cần đặt hạn nộp sớm so với kỳ gửi bảng kê cho đối tác Bên cạnh cần thường xuyên kiểm tra đường truyền, nâng cấp băng thông cập nhật hệ thống định kỳ để đảm bảo suất hiệu suất làm việc nhân viên 4.6 Chứng từ gửi đến chưa xác thực – Chứng từ chứng chủ yếu ghi lại hoạt động sản xuất kinh doanh ngày doanh nghiệp Thông qua đó, kế tốn viên tạo báo cáo tình hình hoạt động cách xác làm tiền đề để hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp Vì vậy, chứng từ xem cứ, loại giấy tờ quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động kế toán doanh nghiệp Chứng từ xem hợp lệ, có giá trị pháp lý sử dụng mẫu quy định, khơng có dấu hiệu chỉnh sửa có đầy đủ dấu xác thực từ bên có liên quan – Chứng từ gửi đến không hợp lệ ảnh hưởng ý thức nhân viên môi trường pháp lý [xiv] – Để hạn chế việc này, kế toán viên cần kiểm tra chứng từ trước nhận Bên cạnh doanh nghiệp cần nâng cao nhận thức nhân viên việc tạo lập chứng từ theo quy định, pháp luật 4.7 Chứng từ bị rách, ướt, nhòe,… – Rủi ro xảy thường vấn đề ý thức nhân viên việc bảo quản xếp chứng từ không cẩn thận Khi chứng chừng khơng cịn ngun vẹn, kế tốn khó khăn việc thu thập thơng tin trình báo cáo cho cấp trên, quan thuế, Điều làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích doanh nghiệp – Vì doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống thu thập, xử lý bảo quản chứng từ kế toán cách hợp lý chặt chẽ Để khắc phục trường hợp chứng từ khơng cịn ngun viện, kế toán viên phải liên hệ với bên liên quan để cấp lại chứng từ Ngoài ra, để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp nên dần chuyển sang chứng từ điện tử thay cho chứng từ truyền thống để dễ dàng việc lưu trữ chuyển thông tin cho quan thuế 4.8 Không truy xuất chứng từ điện tử – Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 nay, đa phần doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình doanh nghiệp số hóa giấy tờ, chứng từ để quản lý dễ dàng Nhưng để sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần phải trang bị hệ thống công nghệ phù hợp đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo Chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tính bảo mật cao Nhưng bên cạnh phát sinh vấn đề không truy xuất chứng từ không cấp quyền, hệ thống quản lý bị lỗi, ; hệ thống bị đối thủ đăng nhập trái phép dẫn đến việc chứng từ quan trọng, – Rủi ro môi trường hoạt động ngành, vật chất ý thức nhân viên tác động – Để sử dụng chứng từ điện tử cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy, thường xuyên cập nhật, bảo trì hệ thống Đồng thời, doanh nghiệp phải đề cao tầm quan trọng việc bảo mật thông tin chứng từ lưu trữ bên doanh nghiệp, nâng cao nhận thức nhân viên vấn đề an ninh mạng 4.9 Chưa nhận giấy báo ngân hàng – Thanh tốn khơng dùng tiền mặt xu hướng thị trường Ngày nay, đa phần hoạt động toán doanh nghiệp diễn thơng qua ngân hàng nhằm đảm bảo tính minh bạch hoạt động kinh tế khấu trừ thuế giá trị gia tăng, giảm chi phí cho doanh nghiệp Nhưng thực toán qua ngân hàng, lúc giao dịch thực chứa đựng nhiều rủi ro Vì để xác minh tăng, giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng, kế toán viên cần phải thu thập giấy báo nợ giấy báo có ngân hàng để chứng thực Điều gây khó khăn cho kế tốn tốn việc cập nhật kịp thời nghiệp vụ liên quan đến thay đổi tài khoản tiền gửi ngân hàng giấy báo ngân hàng phải cần thời gian để chuyển đến cho doanh nghiệp – - Khó khăn thuộc môi trường hoạt động ngành, pháp lý [xv] – - Để cập nhật kịp thời, nhanh chóng nghiệp vụ toán qua tiền gửi ngân hàng, kế toán viên nên thường xuyên truy cập vào hệ thống để theo dõi bảng kê trực tuyến tài khoản tiền gửi ngân hàng doanh nghiệp hạch toán nghiệp vụ Khi nhận giấy báo nợ, có ngân hàng nên xếp lưu trữ lại cho phù hợp để dễ dàng theo dõi 4.10 Số tiền nhận khơng theo hóa đơn – Để chứng từ từ phận thống đảm bảo tính xác liệu chứng từ, kế toán viên cần thường xuyên đối chiếu chứng từ với với số dư thực tế tài khoản tiền Đôi xuất vấn đề số tiền nhận không theo hóa đơn chứng từ Điều xuất phát từ nguyên nhân + Về phía khách hàng: cố, nhầm lẫn nên phía khách hàng chuyển sai số tiền cần phải toán, + Về phía nhân viên : Nhân viên thu ngân tính tốn, ghi nhầm số tiền hóa đơn, nhập sai số tiền vào hệ thống… – Rủi ro xuất phát từ vấn đề nhận thức nhân viên, khách hàng – Nhằm hạn chế việc chênh lệch số tiền thực nhận với số tiền hệ thống, kế toán viên cần kiểm soát hoạt động toán thu ngân Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tạo mơi trường tốt cho nhân viên để nâng cao ý thức, trách nhiệm với công việc, đề biện pháp khen thưởng trách phạt phù hợp 4.11 Chứng từ bị thiếu mất, thất lạc luân chuyển ban ngành – Mỗi ngày, doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ diễn Theo đó, số chứng từ phát sinh khơng phải số nhỏ Doanh nghiệp chọn lưu trữ chứng từ theo phương pháp truyền thống lưu trữ điện tốn đám mây thơng qua phần mềm hỗ trợ Nhưng dù lưu trữ theo cách có rủi ro chứng từ bị thiếu mất, thất lạc gây khó khăn việc đối chiếu chứng từ, xử lý thông tin nộp cho quan có thẩm quyền – viên Điều ảnh hưởng mơi trường vật chất, hoạt động ngành, ý thức nhân – Để hạn chế việc thiếu mất, thất lạc chứng từ, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chứng từ kế tốn hợp lý Nếu lưu trữ điện toán đám mây phải ý đến vấn đề bảo mật thông tin Còn trường hợp lưu trữ truyền thống, phòng ban cần lưu lại chứng từ quan trọng, chuyển lưu đến phận có thẩm quyền xử lý 4.12 Khoản tốn bị ghi trùng – Trong q trình tác nghiệp, đơi kế toán gặp vài nghiệp vụ phức tạp dẫn đến sai sót thường xảy kế toán toán Hạch toán nghiệp vụ lần hai nhân viên kế tốn khác xử lý nghiệp vụ dẫn đến việc hạch toán trùng, nhân viên chưa nắm vững kỹ kế toán hay nhầm lẫn gây nên Khi khoản toán bị ghi trùng dẫn đến việc chênh lệch liệu sổ sách với số tiền thực có, làm sai số báo cáo doanh nghiệp [xvi] – Rủi ro thường vấn đề nhận thức nhân viên ảnh hưởng Việc thường xảy nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm cơng tác kế tốn – Để khắc phục việc này, kế toán viên cần cẩn thận việc ghi nhận bút toán Trong trường hợp ghi trùng, kế toán toán phải ghi số âm để điều chỉnh lại bút tốn ghi nhầm Ngồi ra, công ty nên ổ chức thêm buổi tập huấn nhằm nâng cao tay nghề cho kế toán viên trau dồi, cập nhật thêm kiến thức chun mơn cịn 4.13 Nhân viên nộp bảng kê khơng hạn – Khối lượng công việc vừa đủ deadline hợp lý yếu tố để nhân viên làm việc đạt hiệu tối đa Việc nộp kê hạn ngun nhân từ phía cấp giao việc nhiều, nhân viên không đảm đương xuể, ý thức nhân viên thờ với công việc, không xếp công việc hợp lý dẫn đến việc dồn việc Cho nên, để giải vấn đề nộp kê không hạn dẫn đến chậm trễ công việc sau, toán khoản phải trả bị chậm trễ, cần giải nguyên nhân + Từ phía cấp trên, giao việc hợp lý đồng nhân viên, đề deadline hợp lý để nhân viên kịp hoàn thành đạt suất cao nhất, đôn đốc nhân viên để hồn thành cơng việc, đồng thời hỗ trợ nhân viên kịp thời + Từ phía nhân viên, nhân viên phải tự lên kế hoạch công việc cần làm, xếp chúng cách hợp lý hoàn thiện hạn, tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc phận liên quan – Rủi ro xảy vấn đề nhận thức 4.14 Thông tin chứng từ liên quan không trùng khớp – Do chứng từ luân chuyển qua nhiều phận, việc lấy liệu chứng từ để truy xuất thông tin liên quan xảy nhiều sai sót Có thể sai sót tên khách hàng, số lượng, mã hàng hóa, nhầm lẫn hóa đơn cần đối chiếu, thiếu chứng từ để đảm bảo đối chiếu đầy đủ… Do đó, để hạn chế sai sót xảy ra, nhân viên có trách nhiệm đối chiếu cập nhật xác thơng tin ghi chứng từ, trùng khớp hợp lý với Công ty cần có hệ thống kiểm sốt tự động, phát lỗi sai, bất hợp lý giảm thiểu công việc tỉ mỉ cho nhân viên – Rủi ro xảy vấn đề nhận thức, hệ thống 4.15 Số tiền toán lớn, vượt quy định toán thẻ – Rủi ro xảy qua trình tính tốn sai sót, nhập dư liệu tốn – Giải pháp: tìm hiểu hạn mức tốn thẻ ngân hàng, chia nhiều lần toán để hạn chế rủi ro 4.16 Dữ liệu đưa vào spam nên kế tốn khơng nhận – Rủi ro xảy vấn đề nhận thức, hệ thống – Để hạn chế rủi ro xảy ra, kế toán nên thường xuyên kiểm tra tất hộp thư, đảm bảo phận nhận đầy đủ thông tin liên quan vấn đề tốn Có đủ [xvii] liệu kế tốn xuất thơng tin xác kịp thời Do đó, việc đảm bảo nhận thông tin đầy đủ quan trọng 4.17 Chứng từ bị làm giả – Hàng ngày, kế toán toán làm việc với nhiều giấy tờ với nhiều loại chứng từ khác nhau, phát giấy tờ bị làm giả trở nên khó khăn, thơng qua tiểu xảo tinh vi làm cho trình kiểm sốt gặp trở ngại Cố tình ghi sai lệch số liệu chứng từ hành vi sai trái phải chịu trách nhiệm, nặng trách nhiệm hình – Giải pháp: nhân viên kế tốn phải dành nhiều thời gian để đối chiếu chứng từ hợp lệ, chứng từ có thực, báo cáo với cấp việc gian lận trình làm việc nhân viên, truy cứu người chịu trách nhiệm có hình phạt nghiêm khắc cho hành vi – Rủi ro xảy vấn đề nhận thức 4.18 Chi sai số tiền xét duyệt – Rủi ro thường xảy trình nhập liệu nhân viên kế tốn Cơng việc đòi hỏi cẩn thận tỉ mỉ số Tính tốn chuyện chi tốn số tính tốn chuyện khác Cơng việc hai nhân viên khác thực hiện, để đảm bảo tính đồng bộ, nhân viên cần cập nhật liệu kịp thời xác Nếu chi sai số tiền xét duyệt, cần có cách xử lý phù hợp cho sai sót này, báo cho nhà cung cấp số tiền chuyển có chứng từ chứng minh phù hợp – Chi sai số tiền xét duyệt rủi ro thơng đồng nội bộ, đánh cấp tài sản công ty Công ty cần nhận bất thường có hướng giải nghiêm khắc với nhân viên có hành vi sai trái – Rủi ro hệ thống nhận thức 4.19 Dễ bị tiền, gian lận toán tiền mặt – Rủi ro xảy chủ yếu bị tác động môi trường ý thức – Lợi dụng sơ hở trình luân chuyển, vận hành dịng tiền, nhân viên giỏi lách luật biển thủ tiền gây thất thoát tài sản cho công ty – Theo thông tư 200 quy định Bộ tài hoạt động liên quan đến việc kinh doanh số tiền giao dịch từ 20 triệu trở lên cần phải giao dịch qua ngân hàng, không sử dụng tiền mặt, điều làm phần khắc phục, hạn chế trường hợp gian lận cơng ty có biện pháp không kiêm nhiệm kế tốn với cơng ty, phân chia quyền hạn trách nhiệm riêng cho phận kế tốn cơng ty, đề biện pháp xử phạt nghiêm minh xảy tình trạng dựa vào hệ thống pháp luật tùy theo mức độ thất thoát tài sản 4.20 Báo cáo bị sai sót tập hợp, kiểm tra khoản thực chi – Việc tính tốn bị sai sót khơng thể tránh khỏi việc sai sót nhập liệu, tính tốn Thế lỗi mắc phải dễ thấy công ty dẫn đến rủi ro chủ yếu thuộc môi trường ý thức nhân viên công ty [xviii] – Do bất cẩn nhân viên hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần ẩu tả việc thực ghi chép nghiệp vụ, nhân viên kế toán hành nghề hạch tốn lập báo cáo chưa vững, ngồi số cịn có khả lập sai báo cáo để biển thủ số tiền chênh lệch – Để khắc phục rủi ro phận kế toán cần phải hạch tốn nghiệp vụ phát sinh kì cách xác, kiểm tra thực thu, thực chi thường xuyên để tránh hạn chế sai sót xảy ra, nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải lưu giữ chứng từ gốc, hợp lệ để làm chứng đối chiếu, rà soát kĩ báo cáo có liên quan đến nhau, hóa đơn chứng từ liên quan liên hệ với thủ quỹ tiền để xác nhận kiểm tra 4.21 Tính sai, khơng chinh xác với quy định sách tính lương cơng ty – Việc tính tốn lương sai, nhầm cho nhân viên dạng rủi ro phổ biến công ty, rủi ro xảy thường máy móc, phần mềm chấm cơng, lương cơng ty bị hư hỏng, chưa cập nhật sách tính lương cơng ty – Việc tính sai lương nhân viên gây nhiều tổn thất cho công ty tổn thất dễ dàng nhận thấy tổn thất tài sản cơng ty tính tiền dư cho nhân viên, tính tiền thiếu ảnh hưởng đến công nhân viên làm theo lực làm ảnh hưởng đến nguồn nhân lực quan trọng công ty – Để hạn chế rủi ro cơng ty đề sách tính lương cho nhân viên, rõ ràng theo quy định tính lương cơng ty, thường xun cập nhật sửa chữa phần mềm tính lương cơng ty, muốn thay đổi phần mềm tính lương cần phải có phê duyệt trưởng phịng ban chức có liên quan phê duyệt – Chủ yếu môi trường gây rủ ro phụ thuộc yếu tố môi trường vật chất 4.22 Thanh toán lương cho nhân viên nghỉ việc, chưa kịp cập nhật danh sách nhân viên – Môi trường ảnh hưởng đến rủi ro dễ thấy môi trường ý thức môi trường vật chất – Việc chi tiền cho nhân viên không làm việc cho công ty gây tổn thất mặt tài sản, gây ảnh hưởng lớn đến trình hoạt động công ty – Rủi ro xảy mang tính khách quan chủ quan nhân viên, tính khách quan phần mềm tính lương chưa cập nhật danh sách nhân công, nhân viên nhất, nguyên nhân chủ quan kế toán tốn cố tình chi trả lương cho nhân viên nghỉ để biển thủ số tiền đó, kế tốn tốn hồn tàn khơng biết danh sách nhân viên nghỉ – Để hạn chế rủi ro tránh gây tổn thất tài sản cho công ty, công ty không để kiêm nhiệm vị trí với người chấm cơng khác với người tính lương, người chấm cơng khác với người phát lương cho nhân viên 4.23 Chưa cập nhật sách lương, thưởng, trích bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân phải nộp theo quy định nhà nước [xix] – Khi trích lập bảng phải nộp theo lương cho nhà nước, nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên bị sai, dẫn tới công ty phải bù số tiền chênh lệch gây tổn thất mặt tài sản cho công ty – Để hạn chế rủi ro xảy cơng tu xây dựng sách kiểm sốt chặt chẽ phần cập nhật thơng tư, tính lương, kiểm tra việc tính thuế thu nhập hàng kì để hạn chế việc tính sai, thuê chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cách chặc chẽ – Môi trường ảnh hưởng đến rủi ro môi trường pháp luật môi trường vật chất 4.24 Lý tạm ứng nhân viên không trung thực, phù hợp với lợi ích cơng ty, người khơng quyền tạm ứng – Rủi ro chịu ảnh hưởng môi trường nhận thức – Khi nhân viên ứng tiền tạm ứng với lý không quản lý chặt chẽ dịng tiền tạm ứng phòng ban liên quan, ý thức nhân viên chưa tách biệt việc công việc tư Đã gây tổn thất mặt tài sản – Công ty sớm nhận rủi ro xảy để hạn chế xảy ra, công ty xây dựng số sách, điều kiện tạm ứng, có sách khơng chưa đủ cơng ty xây dựng quy trình thực trình tạm ứng cách chặt chẽ phải có kí xác nhận phận có liên quan khơng phận kế tốn tạm ứng, chữ kí nhân viên quyền tạm ứng phải giống với chữ kí mà người có quyền tạm ứng đăng kí ban đầu để tránh trường hợp chữ kí giả để ứng tiền Trích: https://www.misa.com.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/4789/Kiem-soat-chu-trinh-tien-luong 4.25 Số tiền mặt quỹ khơng đủ để chi tạm ứng – Đối với công ty lớn Vinamilk, việc tạm ứng xảy thường xuyên Tạm ứng cho nhiều vấn đề, ví dụ tạm ứng tiền mặt cho nhân viên cơng tác, tạm ứng tiền để mua hàng hóa, tạm ứng tiền mặt dùng cho tiếp khách, tạm ứng vật tư, hàng hóa… Tuy nhiên, mua hàng hóa với số lượng lớn hay vấn đề để chi tạm ứng lớn, số tiền mặt quỹ khơng đủ để chi, khơng đáp ứng đủ nhu cầu tạm ứng khó khăn mà cơng ty gặp phải Việc không đủ tiền để chi tạm ứng, dẫn đến ảnh hưởng lớn đến tiến độ suất làm việc, dẫn đến việc thiếu hàng hóa, vật tư, ảnh hướng đến tiến độ làm việc bên tạm ứng, gây ảnh hưởng đến cơng ty Và rủi ro gây nhiều khó khăn vấn đề kiểm sốt – Đây rủi ro môi trường vật chất – Để giải rủi ro này, kế tốn tốn cần có giả pháp sau: + Điều nên suy nghĩ để khắc phục nên vay mượn nguồn để chi tạm ứng trước, phục vụ cho công việc quan trọng cần thiết Cơng ty làm thủ tục vay mượn ngân hàng, vay mượn cổ đơng vay mượn doanh nghiệp có khả cho vay với lãi suất phù hợp, sau chuyển vào khoản nợ để chi trả Trước vay, cần chuẩn bị hồ sơ, thủ tục vay cần thiết để việc giải cách nhanh chóng hiệu [xx] + Việc vay mượn nguồn ngồi khơng phải lúc vay mượn ngay, cơng ty cần có tiêu chuẩn định để cho vay Vì vậy, không đủ điều kiện để vay mượn, cần xem xét thỏa thuận với bên tạm ứng để giảm khoản cần phải chi, xem phần thiếu tạm ứng phần nợ mà doanh nghiệp cần phải trả cho bên tạm ứng Việc thỏa thuận cần phải đưa điều kiện hợp lí, hợp lệ, vừa cần đáp ứng đủ nhu cầu đơi bên, để chọ đơi bên khơng có ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh có lợi 4.26 Nhân viên biển thủ tiền tạm ứng – Trong kinh doanh, vấn đề nhân viên không trung thực, gian lận công việc gặp Nhưng nhắc đến phận kế toán toán, biển thủ tiền tạm ứng cơng ty khơng xa lạ Ngun nhân dẫn đến tình trạng nhân viên kế tốn tốn biển thủ tiền tạm ứng lỗi vấn đề phân chia trách nhiệm phận công ty Một nhân viên làm lúc nhiều chức cơng việc, vậy, nhân viên dễ dàng việc gian lận Cũng hệ thống bảo mật thông tin công ty chưa tốt, nhân viên dễ dàng tham gia chỉnh sửa nội dung để gian lận – Đây rủi ro mơi trường văn hóa xã hội Cần nâng cao nhận thức tính trung thực làm việc Chính yếu tố văn hóa xã hội ảnh hưởng khơng nhỏ đến nhận thức người – sau: Để giải phần rủi ro này, cần thực giải pháp + Đầu tiên, cấp cần phổ biến nêu cao tinh thần trung thực, tự giác cho nhân viên, kế tốn tốn vấn đề nói khơng với gian lận Nếu vấn đề phổ biến từ đầu quy định xử phạt công ty trường hợp gian lận, đánh vào tâm lí nhân viên, từ giúp giảm thiểu rủi ro khơng đáng có biển thủ tiền tạm ứng + Thứ hai, cần phân chia trách nhiệm phân cơng việc cách biệt lập, ví dụ cá nhân thu chi tạm ứng cá nhân ghi hóa đơn Điều tạo ro ràng, minh bạch xác q trình làm việc + Thứ ba, cần có hệ thống bảo mật thơng tin nhiều lớp khoản thu chi tạm ứng, tránh để phận khơng liên quan dễ dàng đăng nhập chỉnh sửa sai thông tin để cố tình gian lận Mỗi phịng ban, phận có chức cơng việc riêng biệt để tránh làm việc chồng chéo 4.27 Số liệu theo dõi thực tế khác với số liệu giấy tờ – Trong q trình tốn, ghi hóa đơn, cơng việc phải nhập số liệu tốn xử lí hình thức thủ cơng nên dễ xảy sai sót Một rủi ro mà kế toán toán thường xuyên gặp phải số liệu ghi giấy tờ lại khác với số liệu toán thực tế Có thể, q trình tính tốn khoản tốn khoản tốn có sai sót, chưa nhân viên kiểm tra kĩ lưỡng, gây sai số liệu đối chiếu toán với bên nợ, bên cho nợ Hoặc có thể, q trình tốn số liệu nhập số lại chưa Vì vậy, kế toán [xxi] toán cần phải cẩn thận, để đảm bảo q trình khơng xảy sai sót, gây ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc, thời gian để làm việc lại từ đầu có rủi ro – Đây rủi ro môi trường ý thức – Để hạn chế rủi ro này, giải pháp rèn luyện cho nhân viên phận kế tốn tốn đức tính cẩn thận phong cách làm việc xử lí vấn đề Có cẩn thận, có kĩ lưỡng, lúc rủi ro thực khắc phục dần 4.28 Khó xác định suất làm việc cá nhân làm việc tập thể – Trong môi trường lớn công ty Vinamilk, vấn đề làm việc tập thể điều tất yếu Làm việc nhóm, làm việc tập thể có nhiều ưu điểm, ví dụ, giúp giải cơng việc cách nhanh chóng hơn, đạt hiệu suất tốt Nhưng bù lại, lại xảy nhiều mâu thuẫn cá nhân với nhau, thua khối lượng công việc trình đánh giá suất cho cá nhân khó Một khơng xác định điều này, q trình để cơng nhận thành tích cá nhân nhân viên khó hồn thành Và tập thể, nên việc đánh giá cho cá nhân khập khiễng Nên lấy tập thể để tuyên dương không lấy cá nhân để tuyên dương tập thể Và điều phần khó khăn cho doanh nghiệp trình giám sát trình làm việc vì, có khơng cá nhân lợi dụng làm việc tập thể để lười biếng, có người hăng say nỗ lực làm việc để bù lại lười biếng – Đây rủi ro môi trường ý thức – Để hạn chế rủi ro này, cần có giải pháp sau: + Cần phân chia công việc mà nhân viên cần phải làm làm việc tập thể Từ cơng việc đó, dựa mức độ hồn thành mà đánh giá suất cá nhân riêng biệt + Khi đánh giá, cần quan sát thành tập thể, từ đánh giá khả làm việc với tập thể cá nhân cho phù hợp 4.29 Phát lỗi sai nhân viên không kịp thời, gây nhiều rủi ro khó khắc phục – Trong trình giám sát nhân viên, khối lượng công việc lớn đồng nghĩa với số lượng nhân viên vơ nhiều Kế tốn tốn vậy, có nhiều loại hình để tốn, cần nhiều nhân phụ trách Vì vậy, xảy sai sót đáng tiếc chưa phát kịp thời, gây rủi ro lớn điều khó tránh Ví dụ, nhân viên kế tốn toán toán khoản nợ cho nhà cung cấp lại toán nhầm cho nhà cung cấp khác, gây thiệt hại lớn tài sản Nếu có giám sát công việc kịp thời, lỗi sai sửa chửa khơng có rủi ro xảy – Đây rủi ro thuộc môi trường ý thức – Để hạn chế rủi ro xảy ra, cần có giải pháp phổ biến nâng cao ý thức trách nhiệm cẩn thận trình làm việc nhân viên, đồng thời nên đề phương án dự phòng để giải vấn đề có rủi ro bất ngờ xảy 4.30 Khó khăn chỉnh sửa cơng việc nhân viên làm sai [xxii] – Đây khó khăn vấn đề giải lỗi sai Chỉ cần sai li dặm Kế toán toán phận nhạy cảm, sai sót thường nằm khâu chi trả hay thu tiền sai, tiền, gây ảnh hưởng lớn đến tài sản công ty – Đây rủi ro thuộc môi trường ý thức – Để hạn chế rủi ro này, giải pháp tối ưu việc nâng cao ý thức cẩn thận làm việc nhân viên 4.31 Thời gian cần thiết để thực công việc dài thời gian dự đốn – Trong q trình làm việc, thời gian cho cơng việc bị kéo dài so với quy định ban đầu đề ra, ví dụ nhân viên làm trễ bảng thành tốn lương cho cơng nhân, nhân viên khơng hồn thành tiến độ kế hoạch công việc theo thời gian quy định Điều gây nhiều khó khăn xử lí cơng việc cấp trên, gây nhiều hậu xấu Ví dụ, trễ tiến độ làm việc, gây ví phạm hợp đồng, phía công ty phải gánh chịu trách nhiệm bồi thường, gây thiệt hại lớn uy tín tài sản – Đây rủi ro thuộc môi trường hoạt động ngành ý thức – Để hạn chế rủi ro này, cần đối chiếu tiến độ hoàn thành trách nhiệm công việc nhân viên với thời hạn cơng việc, từ đưa phương án đơn đốc, nhắc nhở nhân viên cách hợp lí, đảm bảo vấn đề chất lượng thời gian Đồng thơi, bên cạnh đó, cần nêu cao tinh thần tự giác làm việc có trách nhiệm với nhân viên 4.32 Công việc phân công không phù hợp với nhân viên – Trong công việc, nhân viên giao công việc với lực họ để họ làm tốt cơng việc cho công ty cách hiệu Hiện nay, vấn đề chun mơn hố nguồn lao động quan tâm ý, giải pháp tối ưu để tránh lãng phí nguồn nhân lực Ngược lại, cơng việc giao cho nhân viên khơng với trình độ chun mơn, chắn mức độ hồn thành cơng việc giảm bớt, tiến độ lâu so với dự kiến, gây nhiều khó khăn – Đây rủi ro thuộc môi trường hoạt động ngành – Để hạn chế rủi ro này, giải pháp tối ưu cần phải tìm hiểu biết lực nhân viên, tùng phận để phân công công việc cho hợp l 4.33 Chứng từ không thuộc phận xử lý – Một số trường hợp chứng từ bị trình vận chuyển từ nơi sang nơi khác lại chuyển đến nơi khơng thuộc phận xử lí Làm thời gian gây khó khăn việc xử lí – Đây rủi ro mơi trường hoạt động ngành – Để hạn chế rủi ro này, cần thực giả pháp sau + Cần kiểm tra kĩ lưỡng chửng từ trước đưa cho phận xử lí, xem có với phận hay khơng [xxiii] + Nếu khơng thuộc phận xử lí, cần hồn trả cho bên giao chứng từ, tránh để chúng gây nhầm lẫn 4.34 Sự cố trình nhận gây mất, hư hỏng chứng từ – Trong trình nhận chứng từ, việc xảy vấn đề mất, hỏng nhiều nguyên nhân chủ quan khách quan xảy Khi phát bị hư hỏng chứng từ, điều cần làm kiểm tra, lập biên số lượng chứng từ bị Sau tổ chức phục hồi lại chứng từ bị Tìm liên lạc với người có lưu liệu chứng từ họ – Đây rủi ro mơi trường ý thức – Để hạn chế rủi ro, giải pháp tối ưu cần đảm bảo trình lưu trữ chứng từ nên làm cách cẩn thận tỉ mỉ Tránh để đối tượng khơng liên quan tham gia vào q trình lưu giữ 4.35 Chứng từ bị thiếu dấu xác nhận bên liên quan – Trong trình thu thập chứng từ cách đầy đủ, không tránh khỏi vấn đề lỗ chứng từ, đó, chứng từ bị thiếu dấu xác nhận bên có liên quan thường xuyên xảy Con dấu điều kiện tối ưu để xác nhận chứng từ hợp lí, có xác nhận rõ ràng khơng bị làm giả Nếu chứng từ bị thiếu dấu, cần kiểm tra bên liên quan hoàn trả để đóng dấu xử lí – Đây rủi ro thuộc môi trường hoạt động ngành – Để hạn chế rủi ro xảy ra, kế toán toán cần kiểm tra đầy đủ chứng từ có liên quan, trước nhận chứng từ phả có đầy đủ dấu xác nhận bên liên quan chấp nhận 4.36 Hạch tốn sai nghiệp vụ – Trong cơng việc kế toán, hạch toán nghiệp vụ công việc thường xuyên xảy Khi hạch tốn, có nghiệp vụ kế tốn làm chưa quen, làm ẩu, thiếu thông tin dẫn đến sa sót định Việc hạch tốn sai gây sai sót q trình tính tốn, xử lí thơng tin cho kế tốn tốn việc xử lí tốn khoản nợ, thu khoản cho nợ…Thơng thường sai TH ví dụ – + Tiền thực chi thực thu quỹ không khớp với sổ sách + Lập phiếu chi tạm ứng chưa chi tiền + Ghi trùng khoản thu chi + Ghi phiếu thu chi năm cũ Đây rủ ro môi trường hoạt động ngành – Để hạn chế rủi ro này, kế toán toán cần phải theo dõi nắm rõ nội dung nghiệp vụ cần hạch toán Sau hoàn thành, cần đối chiếu số liệu thực tế số liệu hạch toán kĩ lưỡng trước lưu vào số sách, có sai sót cần điều chỉnh kịp thời [xxiv] ... việc toán hợp lý Kế toán toán đảm đương chức đảm bảo toán hợp lý khoản phải trả cho nhà cung cấp nhân viên công ty Điều quan trọng để công ty giữ uy tín mắt nhân viên nhà cung cấp khoản toán. .. việc có trách nhiệm với nhân viên 4.32 Công việc phân công không phù hợp với nhân viên – Trong công việc, nhân viên giao công việc với lực họ để họ làm tốt cơng việc cho công ty cách hiệu Hiện nay,... thấy công ty dẫn đến rủi ro chủ yếu thuộc môi trường ý thức nhân viên công ty [xviii] – Do bất cẩn nhân viên hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần ẩu tả việc thực ghi chép nghiệp vụ, nhân viên