Vai trò của công tác văn thư

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ BÀI: KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KIỂM TRA KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư lưu trữ Mã phách: Hà Nội, 11 - 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG Nội dung công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.4 Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức7 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý 2.1 Tầm quan trọng công tác văn thư 2.2 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý quan, tổ chức KẾT LUẬN 14 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác văn thư đóng vai trị quan trọng hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác văn thư xuất hầu hết văn phòng chiếm nội dung lớn hoạt động văn phòng Trong hoạt động quản lý gắn liền với việc ban hành, xuất tài liệu, hồ sơ giấy tài liệu điện tử Công tác văn thư lại phần gắn liền với hồ sơ tài liệu quan tổ chức Ngồi ra, cơng tác văn thư cịn cung cấp thông tin cần thiết để phục vụ cho việc quản lý, lãnh đạo quan tổ chức Vậy cụ thể cơng tác văn thư gồm nội dung gì, vai trị sao, em xin trình bày cụ thể đề tài: “Khái quát nội dung công tác văn thư chứng minh vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý” NỘI DUNG Nội dung công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư 1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư gồm nội dung sau: Soạn thảo, ký ban hành văn Đây công tác gồm có bước: - Bước 1: Soạn thảo văn - trách nhiệm thuộc cán chuyên môn - Bước 2: Duyệt thảo văn - trách nhiệm thuộc trưởng đơn vị - Bước 3: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày - trách nhiệm thuộc Chánh Văn Phòng hay Trưởng phòng Hành - Bước 4: Ký ban hành văn - trách nhiệm thuộc thủ trưởng quan Quản lý văn Hoạt động quản lý văn bao gồm: quản lý văn quản lý văn đến - Quy trình quản lý văn gồm bước: + Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn + Bước 2: Đăng ký văn + Bước 3: Nhân đóng dấu quan tổ chức, dấu mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy), ký số quan tổ chức (đối với văn điện tử) + Bước 4: Phát hành theo dõi việc chuyển phát + Bước Lưu văn - Quy trình quản lý văn đến gồm bước: + Bước 1: Tiếp nhận văn đến + Bước 2: Đăng ký văn đến + Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến + Bước 4: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trong quản lý văn đến, bước - 3, trách nhiệm thuộc văn thư quan, bước tùy theo tình cụ thể trách nhiệm thuộc thủ trưởng quan, trưởng đơn vị, cán chuyên môn Chánh Văn phịng (hay Trưởng phịng Hành chính) Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Theo Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan gồm bước sau: - Bước 1: Xây dựng danh mục hồ sơ - Bước 2: Lập hồ sơ - Bước 3: Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư - Căn vào văn quy phạm pháp luật hướng dẫn quản lý sử dụng dấu để quan, tổ chức quản lý dấu theo quy định - Các loại dấu bao gồm: dấu quan loại dấu khác - Trách nhiệm quản lý dấu thuộc về: Thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) - Bảo quản sử dụng dấu: Văn thư quan có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu theo quy định 1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư a Nhanh chóng Nhanh chóng từ khâu xây dựng văn - truyền đạt thông tin, tổ chức quản lý văn bản, kiểm tra, tiếp nhận, vào sổ, đăng ký, giải văn xử lý thông tin văn phải thực nhanh chóng tất khâu quy trình nghiệp vụ b Chính xác Thơng tin xác hỏa động quản lý đạt hiệu cao ngược lại Các yêu cầu cụ thể bao gồm: - Về nội dung: Nội dung văn ban hành phải với thẩm quyền, với quy định hiến pháp, pháp luật chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan ban hành Số liệu đưa vào văn bản, tài liệu phải xác, trung thực Các dẫn chứng phải chuẩn xác, rõ ràng - Về thể thức: Văn phải trình bày theo mẫu quy định quan nhà nước có thẩm quyền (đối với văn Nhà nước ban hành), với quy định Đảng Đoàn thể - Về kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu xác phải quán triệt đầy đủ tất khâu nghiệp vụ như: Quy trình soạn thảo văn bản; đánh máy văn bản, in ấn văn phải xác, tránh sai lỗi tả, việc đăng ký chuyển giao văn phải đầy đủ cột mục, phải với chế độ quy định nhà nước, chế độ quan công tác văn thư c Bí mật Phải đảm bảo quy định bảo vệ bí mật nhà nước quy định văn quy phạm pháp luật (Luật bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018; Nghị định 26/2020/NĐ-CP; Thông tư 24/2020/TT-BCA) Người làm cơng tác văn thư phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Người làm công tác văn thư, đặc biệt cán văn thư phải: - Sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng văn tài liệu, không để bừa bãi bàn làm việc - Không để tài liệu nơi đông người qua lại - Khơng tiếp khách phịng văn thư Quy định đầy đủ, chặt chẽ, đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin khâu nghiệp vụ d Hiện đại Hiện đại cơng tác văn thư áp dụng phương tiện kỹ thuật mà cụ thể ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động: - Ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo văn bản, chữ ký điện tử, dấu điện tử việc chuyển giao văn bản, giải theo dõi giải văn - Sử dụng trang thiết bị văn phòng phương tiện đại - Bên cạnh cần phải chuẩn hóa trình độ cán bộ, nhân viên cán văn thư Đây yếu tố quan trọng cần trọng quan tâm 1.4 Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức 1.4.1 Thủ trưởng quan - Thủ trưởng quan có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cứu; ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư - Giải kịp thời xác văn đến quan - Duyệt nội dung ký văn quan trọng quan: giao cho cấp phó ký thay văn thuộc phạm vi lĩnh vực công tác phân công giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) ký thừa lệnh văn khác - Chỉ đạo công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1.4.2 Chánh văn phòng (Trưởng phịng hành chính) - Giúp thủ trưởng quan trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư phạm vi quan hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị trực thuộc - Xem xét toàn văn đến phản hồi cho đơn vị, nhân; đôn đốc, báo cáo lãnh đạo quan, tổ chức việc giải quyết, tiến độ kết giải văn đến - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn giao ký văn Văn phịng Trưởng phịng Hành trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký trình người có thẩm quyền quan ký - Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn 1.4.3 (Lãnh đạo) Cán phụ trách đơn vị Trưởng đơn vị có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan, tổ chức công tác văn thư: - Tổ chức soạn thảo văn phạm vi đơn vị - Kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức pháp luật nội dung văn - Tổ chức giải văn thuộc phạm vi đơn vị 1.4.4 Cán chuyên môn - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu thủ trưởng quan cán phụ trách đơn vị - Thảo văn bản; chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo phạm vi chức trách nhiệm vụ giao - Lập hồ sơ công việc, chịu trách nhiệm số lượng, thành phần nội dung tài liệu hồ sơ, đảm bảo yêu cầu chất lượng hồ sơ trước nộp lưu vào lưu trữ quan 1.4.5 Văn thư quan Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi chuyển phát văn - Tiếp nhận, đăng ký văn đến, trình chuyển văn đến - Sắp xếp, bảo quản phục vụ tra cứu, sử dụng lưu văn - Quản lý sổ đăng ký văn bản, quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức loại dấu quan Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý 2.1 Tầm quan trọng công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 2.2 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý quan, tổ chức Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý thể qua nội dung: 2.2.1 Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn phục vụ hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý quan phải dựa vào nguồn thơng tin Trong đó, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, thống nguồn thông tin văn Hoạt động quản lý quan trình giải công việc hàng ngày phải dựa văn Thơng tin văn xác việc giải công việc hiệu VD: Khi có văn định thành lập hội đồng kỷ luật sinh viên Nguyễn Văn A, Hội đồng vào văn tường trình sinh viên, biên họp lớp, biên họp khoa từ lập biên họp hội đồng đưa định kỷ luật sinh viên Nguyễn Văn A Những văn sử dụng nguồn thông tin cần thiết để hội đồng thực chức năng, nhiệm vụ VD: Để phịng Nhân quản lý tốt nhân tổ chức cần phải cung cấp đầy đủ hồ sơ nhân cá nhân tổ chức Ngược lại, phòng bị thiếu hồ sơ nhân việc quản lý trở nên khó khăn VD: Để ban hành Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg ngày 07/7/2021 Quy định việc thực số sách hỗ trợ người lao động người sử dụng lao động gặp khó khăn đại dịch Covid-19 vào văn bản, cụ thể: - Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức Chính phủ Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019; - Thực Nghị số 68/NQ-CP ngày 01 tháng năm 2021 Chính phủ số sách hỗ trợ người lao động người sử dụng lao động gặp khó khăn đại dịch COVID-19; - Theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội; Các văn văn tiếp nhận phận văn thư, việc cung cấp đầy đủ văn đảm bảo để ban hành văn Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg Thủ tướng 2.2.3 Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công chức, viên chức Văn pháp lý để giải công việc hoạt động quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa soạn thảo văn nhanh chóng, xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải xác có đầy đủ nhằm rút ngắn thời gian giải cơng việc từ mang lại hiệu suất cơng việc cao Ngược lại, cơng việc nói thực không tốt ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc VD: Việc tiếp nhận chuyển nhanh văn Sở y tế Hà Nội tới Ban đạo phịng chống dịch Covid-19 tình hình ca bệnh giúp cho lực lượng y tế cán nhanh chóng khoanh vùng, truy vết ca nhiễm đồng thời tạo điều kiện để tiến hành dập dịch 10 VD: Để nhanh chóng tiến hành kỷ luật sinh viên Nguyễn Văn A sau có đầy đủ chứng văn bản, tài liệu cần thiết, cần nhanh chóng cho ban hành Quyết định thành lập hội đồng kỷ luật sinh viên VD: Việc chậm trễ ban hành văn Lệnh cấm khỏi nơi cư trú làm cho tội phạm đối tượng tình nghi có điều kiện rời khỏi nơi cư trú gây khó khăn cho q trình điều tra cơng an 2.2.4 Giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Làm tốt công tác văn thư giúp phần giảm bệnh quan liêu giấy tờ, hạn chế việc ban hành văn không phù hợp thực tế, trái với quy định pháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn để làm việc sai trái, vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin văn bản, bí mật quan, tổ chức giữ kín Việc làm rị rỉ, lộ thông tin quan, tổ chức không gây hoang mang dư luận mà ảnh hưởng đến danh dự, uy tín quan, tổ chức VD: Vụ việc ông Nguyễn Đức Chung (nguyên chủ tịch UBND thành phố Hà Nội) có hành vi tiến hành xâm phạm tài liệu bí mật quan, nhà nước Nếu công tác văn thư đảm bảo ơng Nguyễn Đức Chung khơng thể lợi dụng để thực hành vi sai trái, vi phạm pháp luật 2.2.5 Giữ gìn chứng hoạt động quan, tổ chức Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực, rõ ràng VD: Văn Báo cáo tổng kết công tác năm 2020 UBND quận Tây Hồ chứng hoạt động công tác quan năm 2020 Việc 11 thực công tác văn thư văn việc giữ gìn chứng hoạt động quan tổ chức VD: Nội dung Biên họp giao ban lưu giữ chứng hoạt động quan, tổ chức suốt trình bắt đầu, diễn ra, kết thúc buổi họp VD: Bản Kết luận điều tra văn Cơ quan điều tra lập kết thúc điều tra vụ án hình ghi nhận lại diễn biến vụ án, biện pháp điều tra áp dụng chứng thu thập được, quan điểm xử lý tiếp tục vụ án Cơ quan điều tra Đây chứng ghi lại hoạt động quan điều tra suốt trình điều tra 2.2.6 Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ Trong trình hoạt động, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông lưu trữ khơng hồn chỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành hoạt động quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu VD: Khi lập hồ sơ kỷ luật sinh viên Nguyễn Văn A, phận văn thư nộp đủ văn bản, tài liệu vào hồ sơ bao gồm văn bản: Bản tường trình sinh viên Nguyễn Văn A Biên họp lớp Biên họp khoa Quyết định thành lập hội đồng kỷ luật Biên họp hội đồng kỷ luật 12 Quyết định kỷ luật sinh viên Nguyễn Văn A Nếu đầy đủ văn cơng tác lưu trữ thuận lợi, trái lại thiếu số văn nêu hồ sơ không đảm bảo để tiến hành lưu trữ mà cịn ảnh hưởng tới q trình kỷ luật sinh viên Nguyễn Văn A Tóm lại, từ việc phân tích lấy ví dụ cho vai trị cơng tác văn thư, thấy vai trị cơng tác văn thư quan trọng trình hoạt động quan, tổ chức Các nhiệm vụ công tác gắn liền với hoạt động thường ngày quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức muốn hoạt động có hiệu phải phụ thuộc nhiều vào công 13 KẾT LUẬN Công tác văn thư bao gồm hoạt động: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư Trong công tác văn thư, đề cao u cầu tính xác, nhanh chóng, bí mật đại Trách nhiệm cơng tác văn thư không thuộc văn thư quan mà thuộc thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng (Trưởng phịng Hành chính), trưởng đơn vị cán chun mơn Cơng tác văn thư có chức quan trọng, chủ yếu việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức có hiệu hoạt động tốt hay không phụ thuộc nhiều vào công tác Để thực tốt cơng tác văn thư, địi hỏi phải có kiến thức lý luận phương pháp tiến hành quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư 14 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 Chính phủ Công tác văn thư Luật Lưu trữ năm 2011 PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 Chính Phủ Quản lý sử dụng dấu Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg ngày 07/7/2021 Thủ tướng Chính phủ Quy định việc thực số sách hỗ trợ người lao động người sử dụng lao động gặp khó khăn đại dịch Covid-19 Lê Tú (2020), “Khởi tố, bắt tạm giam ông Nguyễn Đức Chung”, Báo Nhân dân, https://nhandan.vn/thoi-su-phap-luat/khoi-to-bat-tam-giam-ongnguyen-duc-chung-614749/ Truy cập lần cuối ngày 30/11/2021 15 ... dung công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.4 Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức7 Vai. .. công tác văn thư gồm nội dung gì, vai trị sao, em xin trình bày cụ thể đề tài: “Khái quát nội dung công tác văn thư chứng minh vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý” NỘI DUNG Nội dung công tác. .. lưu khóa bí mật cơng tác văn thư 1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư gồm nội dung sau: Soạn thảo, ký ban hành văn Đây cơng tác gồm có bước: - Bước 1: Soạn thảo văn - trách nhiệm thuộc