Những nhân tố chính ảnh hưởng đến triển khai thành công dự án Six Sigma và hàm ý cho các doanh nghiệp Việt Nam

Bài viết này giới thiệu lịch sử phát triển, những quan điểm khác nhau về phương pháp SixSigma, những nguyên tắc, những công cụ phân tích, đặc biệt công cụ thống kê, được sử dụng trong SixSigma; nêu những nội dung cơ bản của vòng tròn DMAIC. Đặc biệt, bài viết quan tâm phân tích những nhân tố chính ảnh hưởng đến triển khai thành công các dự án SixSigma trong các doanh nghiệp Việt Nam.

HỘI THẢO VỀ KHOA HỌC QUẢN TRỊ (CMS-2013) NHỮNG NHÂN TỐ CHÍNH ẢNH HƯỞNG ĐẾN TRIỂN KHAI THÀNH CƠNG DỰ ÁN SIX SIGMA VÀ HÀM Ý CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM THE ESSENTIAL EFFECTS INFLUENCING THE SUCCESSFUL IMPLEMENTATION OF THE SIX SIGMA PROJECTS AND IMPLIED APPLICATIONS OF IT FOR CORPORATIONS IN VIET NAM TS Lê Dân Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng TÓM TẮT Nghiên cứu triển khai dự án SixSigma cho phép doanh nghiệp Việt Nam nâng cao lực cạnh tranh đảm bảo thành cơng đặc biệt trì thành cơng Chính vậy, hiểu biết SixSigma, xác định nhân tố triển khai thành công SixSigma cần quan tâm Bài viết giới thiệu lịch sử phát triển, quan điểm khác phương pháp SixSigma, ngun tắc, cơng cụ phân tích, đặc biệt công cụ thống kê, sử dụng SixSigma; nêu nội dung vòng tròn DMAIC Đặc biệt, viết quan tâm phân tích nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành cơng dự án SixSigma doanh nghiệp Việt Nam Từ khóa: Six sigma; qui trình DMAIC; SPC; quản trị chất lượng toàn diện; cải thiện chất lượng liên tục; dự án ABSTRACT Six Sigma project support corporations in Viet Nam to improve advantage competencies that enhance their accomplishments Thus, research of Six Sigma and the factors affecting the implementation of Six Sigma has been considered This study introduces the historical overview of different aspects of Six Sigma, its fundamentals, methods especially statistics tools and the main content of the DMAIC improvement Cycle Especially, this paper analyzes the important factors affecting the successful implementation of Six Sigma in corporations in Viet Nam Keywords: Six Sigma; the DMAIC improvement cycle; the total quality management; improvement quality; project Đặt vấn đề Trong môi trường cạnh tranh, để thành công, đặc biệt trì thành cơng địi hỏi doanh nghiệp Việt Nam khơng ngừng cải tiến qui trình quản lý cách nghiên cứu ứng dụng phương pháp quản lý tiên tiến Chính vậy, doanh nghiệp phải triển khai ISO vào quản lý ISO hệ thống quản lý chất lượng bao gồm tiêu chuẩn quản lý chất lượng chuyên biệt cho ngành cụ thể ISO đề cập đến lĩnh vực chủ yếu quản lý chất lượng Mục đích hệ thống chất lượng ISO cung cấp hướng dẫn để phát triển hiệu hệ thống chất lượng Hệ thống ISO xem nêm nhằm giữ vững mức chất lượng mà doanh nghiệp đạt được, ISO trở thành nêm cản trở nâng cao chất lượng, hình dung tác dụng hệ thống ISO Hình Như vậy, với ISO, doanh nghiệp phải triển khai thêm phương pháp quản lý chất lượng khác nhằm đảm bảo thành cơng đặc biệt trì thành cơng Hiện nay, có số phương pháp quản lý chất lượng đem lại hiệu tốt phương pháp SixSigma có ưu điểm nỗi bật nhiều nước ứng dụng Đặc biệt thời kỳ khủng hoảng mang tính tồn cầu giải pháp tốt cho doanh nghiệp vượt qua khó khăn triển khai phương pháp SixSigma Hình 1: ISO nêm 425 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Quan điểm tiếp cận nguyên tắc SixSigma Phương pháp SixSigma cách tiếp cận quản lý định hướng dự án nhằm cải thiện sản phẩm, dịch vụ, quy trình cách liên tục giảm khuyết tật doanh nghiệp Đó chiến lược kinh doanh tập trung vào nâng cao hiểu biết yêu cầu khách hàng, hệ thống kinh doanh, suất, hiệu suất tài Vào năm 1980, ứng dụng phương pháp SixSigma cho phép nhiều doanh nghiệp trì lợi cạnh tranh họ cách tích hợp qui trình với số liệu thống kê, kỹ thuật, quản lí dự án (Anbari, 2002) Những thách thức việc thực thành công phương pháp SixSigma lớn Tuy nhiên, lợi ích việc áp dụng phương pháp SixSigma đến doanh nghiệp theo định hướng công nghệ, định hướng dự án lớn kỹ thuật, tài chính, dịch vụ, hỗ trợ hành Nguyên tắc SixSigma: - Hướng vào khách hàng: doanh nghiệp phải hiểu “Tiếng nói khách hàng – customers’voice”, tức phải lắng nghe, ghi chép, lưu trữ phân tích cách liên tục - Quản trị theo liệu: liệu khách hàng qui trình phải thu thập lưu trữ Trên sở đó, thực phân tích cẩn thận, khoa học để định, hạn chế kinh nghiệm - Tập trung vào qui trình: Trong Six Sigma, qui trình trung tâm ý, nơi phải hành động Mọi qui trình phải kiểm sốt, quản trị cải tiến liên tục - Quản trị chủ động: Triết lý SixSigma ngăn ngừa việc xảy khắc phục sau việc xảy Nguồn gốc phương pháp SixSigma từ xử lý số liệu cơng cụ phân tích thống kê (Lê Dân, 2008) Hahn cộng (1999), Hoerl Snee (2002), Montgomery (2001) mô tả phương pháp SixSigma theo quan điểm thống kê Chữ Sigma (σ) theo ký tự Hy lạp dùng thống kê để đánh giá biến động qui trình Hiệu hoạt động doanh nghiệp đo mức sigma mà doanh nghiệp đạt qui trình (Antony Banuelas, 2002) Bản chất hoạt động sản xuất hay lĩnh vực khác có dao động Vì vậy, mục tiêu 6Sigma giảm dao động đến mức tối thiểu nhất; nói cách khác với 1.000.000 khả gây lỗi tần suất xuất lỗi 3,4 lần - Hợp tác “khơng biên giới”: tức khơng có rào cản phận từ lên, từ xuống theo hàng ngang, đan chéo chức khác Theo quan điểm kinh doanh, SixSigma chiến lược kinh doanh nhằm nâng cao lợi nhuận, nâng cao hiệu tất hoạt động đáp ứng nhu cầu mong đợi khách hàng (Antony Banuelas, 2001) Cách tiếp cận SixSigma lần áp dụng hoạt động sản xuất nhanh chóng mở rộng đến lĩnh vực khác tiếp thị, Dựa mơ hình PDCA, nhà quản lý bổ sung thêm số nội dung Nhờ bổ sung mà cách tiếp cận SixSigma có tính thực tiễn cao góp phần làm rõ ràng cách lựa chọn xác dự án Cách tiếp cận bao gồm có bước: Define (xác định), Measure (đo lường), Analyze (phân tích), Improve (cải tiến) Control (kiểm soát), viết tắt DMAIC, xem hình Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực trạng hay tình hình thực tế doanh 426 - Hướng tới hoàn thiện cho phép thất bại: để hạn chế lỗi phải có ý tưởng ý tưởng vốn chứa đựng rủi ro Vấn đề phải biết cách hạn chế thiệt hại thất bại Qui trình DMAIC Mỗi phương pháp quản trị chất lượng có cách tiếp cận riêng Thực tế có hai hướng tiếp cận: hướng thứ tập trung vào việc giải vấn đề tồn tại, thứ hai ngăn ngừa phát sinh vấn đề Phương pháp SixSigma tiếp cận theo hướng thứ HỘI THẢO VỀ KHOA HỌC QUẢN TRỊ (CMS-2013) nghiệp mà lộ trình MAIC hay IC Đối với nhà quản lý quen với mơ hình PDCA tiếng Deming thể ISO 9000 tiếp cận DMAIC nhanh chóng DMAIC quy trình khép kín nhằm loại bỏ bước không hiệu quả, thường tập trung vào phép đo mới, áp dụng công nghệ để cải tiến liên tục Nội dung bước DMAIC (Trung tâm suất Việt Nam, 2002): Hình 2: Vịng trịn DMAIC Define (Xác định): Là bước khởi đầu qui trình cải tiến Bước xác định mục tiêu mà nhà quản lý mong đợi đạt thông qua dự án cải tiến Bước cung cấp tảng cho nhóm làm việc xác định vai trò trách nhiệm thành viên nhóm, thiết lập mục tiêu, cột mốc đánh giá tiến trình Measure (Đo lường): Là bước đánh giá sở phân tích định lượng lực hoạt động qui trình Trong giai đoạn có hoạt động lập kế hoạch thực thu thập liệu Analyze (Phân tích): Là bước đánh giá tìm nguyên nhân chủ yếu tác động đến qui trình, tìm lĩnh vực trọng yếu để cải tiến Các biến động đến qui trình cần phân tích để tìm ngun nhân giải pháp loại trừ biến động Bước xem bước quan trọng DMAIC thực tế có nhiều dự án thất bại nhóm phát triển vội vàng chuyển sang giai đoạn cải tiến sau hoàn thành việc đo lường Các nhà quản trị cần nhận thức việc phân tích liệu qui trình để tìm nguồn gốc vấn đề điều quan trọng ảnh hưởng đến thành công dự án SixSigma Improve (Cải tiến): Là bước thiết kế triển khai giải pháp cải tiến nhằm loại trừ bất hợp lý, loại trừ biến động chủ yếu qui trình Trong bước này, cần thiết, phải tiến hành số kiểm tra thực tế để đánh giá kết cải tiến có đạt kết định Nếu việc phân tích tìm hiểu nguyên nhân gốc thực cách cẩn thận giai đoạn phân tích việc cải tiến qui trình diễn nhanh chóng, dễ dàng đạt hiệu cao Control (Kiểm soát): Là bước thể chế hóa cải tiến qui trình sản phẩm giám sát qui trình thực Bước chuyển giao từ cải tiến đến kiểm soát qui trình chắn cải tiến đặt chỗ Tất nhiên, chuyển giao trình chuyển từ nhóm dự án đến người thực Thành công chuyển giao phụ thuộc vào kế hoạch kiểm sốt Các nhân tố để triển khai thành cơng dự án SixSigma Hiện có nhiều quan điểm khác nhân tố ảnh hưởng đến thực thành công dự án SixSigma Sở dĩ nhân tố ảnh hưởng đến thực thành công SixSigma tùy theo đặc thù doanh nghiệp dự án SixSigma Theo Antony Banuelas (2002) Banuelas Coronado Antony (2002), nhân tố thực thành cơng SixSigma doanh nghiệp sau: Quản lý cam kết tham gia, hiểu biết phương pháp SixSigma, công cụ kỹ thuật, liên kết SixSigma với chiến lược kinh doanh, liên kết SixSigma với khách hàng, liên kết SixSigma đến nhà cung cấp, lựa chọn dự án, đánh giá theo dõi, sở hạ tầng, thay đổi văn hóa, kỹ quản lý dự án, đào tạo, liên kết SixSigma với nguồn nhân lực Theo Johnson Swisher (2003) đưa nhân tố thực thành công ứng dụng SixSigma như: Duy trì liên tục quản lý cam kết, giáo dục đào tạo nhà quản lý 427 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG người tham gia cách liên tục, thiết lập kỳ vọng rõ ràng lựa chọn nhà lãnh đạo dự án cách cẩn thận; lựa chọn dự án chiến lược quan trọng Theo Starbird (2002) lập luận SixSigma phần hệ thống quản lý để đạt hiệu kinh doanh doanh nghiệp nhân tố dẫn đến thành cơng SixSigma như: Khi bắt đầu qui trình quản lý phải xác định quy trình cốt lõi, nhu cầu khách hàng biện pháp; trình hoạt động phải trọng báo cáo, cụ thể nhà lãnh đạo phải trì báo cáo danh sách hội, tình trạng dự án nguồn lực hoạt động, kết từ dự án hoàn thành Dựa quan điểm khác nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng thành cơng SixSigma, khái qt thành nhóm nhân tố sau: Quản lý tham gia cam kết doanh nghiệp SixSigma địi hỏi cống hiến đóng góp nhà quản lý hàng đầu Những nhà quản lý phải có uy tín có tầm ảnh hưởng đủ lớn để cấu lại doanh nghiệp thay đổi thái độ nhân viên phương pháp SixSigma (Hendricks Kelbaugh, 1998) Những giám đốc điều hành phải thường xuyên tham gia việc thực thành công SixSigma Cơ sở hạ tầng phải hoàn thiện cá nhân phải đào tạo để sẵn sàng cho hoạt động Thực dự án SixSigma có nghĩa cam kết nguồn lực, thời gian, tiền bạc, nỗ lực toàn doanh nghiệp Lựa chọn dự án, quản lý, kỹ kiểm soát Những dự án SixSigma phải xem xét, hoạch định lựa chọn cách cẩn thận để tối đa hóa lợi ích Dự án phải khả thi, mang lại lợi ích tài hướng tới khách hàng Dự án xem xét định kỳ để đánh giá tình trạng dự án việc sử dụng cơng cụ kỹ thuật phân tích Dự án phải làm rõ ràng buộc dự án, chủ yếu chi phí, lịch trình phạm vi 428 Khuyến khích chấp nhận thay đổi văn hóa Mọi thành viên phải đối mặt với thay đổi văn hóa thách thức việc thực SixSigma Chính điều đòi hỏi phải xây dựng kế hoạch kênh truyền thông, động viên cá nhân vượt qua trở ngại, tuyên truyền cho lãnh đạo, nhân viên khách hàng lợi ích SixSigma Khi thông báo kết dự án SixSigma phải thông báo thành công, trở ngại thách thức nhằm giúp dự án tương lai tránh sai lầm tương tự Giáo dục đào tạo liên tục Giáo dục đào tạo giúp người hiểu rõ nguyên tắc bản, công cụ, kỹ thuật SixSigma Đào tạo nhằm đảm bảo nhà quản lý nhân viên áp dụng thực kỹ thuật SixSigma phức tạp cách hiệu Thường có bảng xếp hạng chun mơn xác định hệ thống gồm mức độ: Chưởng môn Đai đen (Master Black Belt), Đai đen (Black Belt), Đai xanh (Green Belt) Chương trình đào tạo điều chỉnh cho phù hợp với vai trò quan trọng trách nhiệm cá nhân thực dự án SixSigma Các doanh nghiệp phải thực giáo dục đào tạo liên tục thích ứng với xu hướng Kết luận Hiểu biết chất, cơng cụ SixSigma, vịng trịn DMAIC cung cấp hội thực tốt dự án SixSigma Nó cho phép họ hỗ trợ tốt chiến lược doanh nghiệp Các khía cạnh thống kê SixSigma phải bổ sung cho quan điểm kinh doanh thách thức doanh nghiệp để thực thành công dự án SixSigma Thực phương pháp tiếp cận khác để tăng hiệu suất tổng thể lĩnh vực kinh doanh khác Tích hợp liệu, cấu trúc SixSigma vào doanh nghiệp cần cải tiến Tuy số hạn chế năm qua, nhiều doanh nghiệp thực thành công phương pháp SixSigma nhằm phát triển doanh nghiệp HỘI THẢO VỀ KHOA HỌC QUẢN TRỊ (CMS-2013) cách bền vững Nó nhanh chóng trở thành động lực nhiều doanh nghiệp theo định hướng công nghệ điều khiển, dự án Các nhà nghiên cứu thực tiễn cố gắng tích hợp SixSigma với thực tiễn quản lý cách sáng tạo để làm cho phương pháp SixSigma hấp dẫn so với phương pháp quản trị chất lượng khác đặc thù sản phẩm, đặc thù doanh nghiệp, chiến lược phát triển, môi trường cạnh tranh,… Như vậy, doanh nghiệp muốn triển khai thành công dự án Sixsigma, tùy thuộc vào điều kiện mà vận dụng cho hài hòa góp phần thành cơng cho dự án SixSigma / Để triển khai thành cơng dự án SixSigma, ngồi nhân tố nêu ảnh hưởng đến cịn phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác, TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trung tâm suất Việt Nam (2002), “6 Sigma – Phương pháp tiếp cận quản lý”, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật [2] Lê Dân (2008) Kiểm sốt q trình sản xuất cơng cụ SPC Tạp chí Khoa học & Phát triển Tp Đà Nẵng, số 140, tr 24-26 [3] Lê Dân (2009) Triển khai phương pháp SixSigma doanh nghiệp: Giải pháp cho thời kỳ khó khăn Tạp chí Sinh hoạt lý luận, số 4, tr 36-40 [4] Lê Dân (2010) Hồn thiện cơng tác thống kê phục vụ triển khai phương pháp SixSigma Tạp chí Thơng tin Khoa học Thống kê, số 1, tr.31-35 [5] Lê Dân (2010) Hoàn thiện công tác thống kê nhằm ứng dụng phương pháp Sixsigma doanh nghiệp công nghiệp Việt Nam (trường hợp doanh nghiệp Đà Nẵng) Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, mã số: B2006-ĐN04-06 [6] Antony, J., Banuelas, R., 2001 A strategy for survival Manufacturing Engineer 80 (3), 119–121 [7] Antony, J., Banuelas, R., 2002 Key ingredients for the effective implementation of six sigma program Measuring Business Excellence (4), 20–27 [8] Antony, J., Escamilla, J.L., Caine, P., 2003 Lean Sigma Manufacturing Engineer 82 (4), 40–42 [9] Banuelas Coronado, R., Antony, J., 2002 Critical success factors for the successful implementation of six sigma projects in organizations The TQM Magazine 14 (2), 92–99 [10] Hahn, G.H., Hill, W., Hoerl, R.W., Zinkgraf, S.A., 1999 The impact of six sigma improvement: a glimpse into the future of statistics The American Statistician 53, 1–8 [11] Hendricks, C.A., Kelbaugh, R., 1998 Implementing six sigma at GE The Journal of Quality and Participation 21 (4), 48–53 [12] Hoerl, R.W., Snee, R.D., 2002 Statistical Thinking: Improving Business Performance Duxbury Press/Thompson Learning, San Jose [13] Johnson, A., Swisher, B., 2003 How six sigma improves R&D Research Technology Management 46 (2), 12–15 [14] Montgomery, D.C., 2001 Introduction to Statistical Quality Control, fourth ed Wiley, New York, NY Moreton, M., 2003 Featured company: bechtel ASQ Six Sigma Forum Magazine (1), 44 [15] Starbird, D., 2002 Business Excellence: Six Sigma as a Management System, ASQ’s 56th Annual Quality Congress Proceedings 2002 pp.47–55 429 ... khai thành cơng dự án SixSigma Hiện có nhiều quan điểm khác nhân tố ảnh hưởng đến thực thành công dự án SixSigma Sở dĩ nhân tố ảnh hưởng đến thực thành công SixSigma tùy theo đặc thù doanh nghiệp. .. cơng cho dự án SixSigma / Để triển khai thành cơng dự án SixSigma, ngồi nhân tố nêu ảnh hưởng đến phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác, TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trung tâm suất Việt Nam (2002), “6 Sigma. .. thực tốt dự án SixSigma Nó cho phép họ hỗ trợ tốt chiến lược doanh nghiệp Các khía cạnh thống kê SixSigma phải bổ sung cho quan điểm kinh doanh thách thức doanh nghiệp để thực thành công dự án SixSigma