Thực trạng công tác kế toán Vốn bằng tiền tại bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh

Thực trạng công tác kế toán Vốn bằng tiền tại bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh

Lời nói đầu

Việt nam đang trong quá trình đẩy mạnh tiến trình hội nhập và phát triểnkinh tế cùng với các nớc trong khu vực và trên thế giới Đây là vấn đề quan trọnghàng đầu của Đảng và nhà nớc ta trên con đờng thực hiện mục tiêu: “Dân giàu, nớcmạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh ” Bảo hiểm xã hội là một chính sáchlớn của Đảng và Nhà nớc, trong những năm qua ngành Bảo hiểm xã hội đã đạt đợcnhiều thành tựu quan trọng góp phần bảo đảm ổn định đời sống cho cán bộ, côngchức, quân nhân và ngời lao động, ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩysự nghiệp xây dựng đất nớc, bảo vệ Tổ quốc Chính vì vậy từ khi thành lập nớc đếnnay Nhà nớc ta đã quan tâm thờng xuyên đến công tác Bảo hiểm xã hội Qua 8 nămhoạt động hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam từng bớc đợc củng cố, hoàn thiện vàkhông ngừng phát triển

Nhận biết đợc vai trò quan trọng của kế toán trong hệ thống các công cụ quảnlý kinh tế tài chính ở nớc ta, đợc phép của Thủ Tớng Chính phủ Bộ trởng Bộ Tàichính đã ban hành một hệ thống kế toán mới phù hợp với yêu cầu hoạt động củaNgành Bảo hiểm xã hội Hệ thống kế toán mới này đã phát huy đợc vai trò và hiệuquả quản lý của mình, ngày càng hoàn thiện hơn tạo điều kiện tốt cho việc quản lýhoạt động thu, chi, của ngành.

Bảo hiểm xã hội Hà tĩnh là một đơn vị sự nghiệp đặc thù với nhiệm vụ chủyếu là quản lý Quỹ Bảo hiểm xã hội và thu - chi Bảo hiểm xã hội theo quy định củaPháp luật Cũng nh những đơn vị HCSN và các doanh nghiệp khác, công tác hạch

toán Vốn bằng tiền luôn là một việc làm hết sức quan trọng trong bảo hiểm xã hội

Hà Tĩnh Vì đây là những yếu tố liên quan trực tiếp đến tình hình thu- chi Bảo hiểmnói riêng và mọi hoạt động khác của bảo hiểm xã hội Hà tĩnh nói chung Trong quá

tình thực tập tại đơn vị đợc sự giúp đỡ, hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo NguyễnThị Mai Chi cùng tập thể cán bộ Phòng kế hoạch - Tài chính Bảo hiểm xã hội Hà

Qua đây cũng cho phép em đợc bày tỏ sự cảm ơn đến cô giáo NguyễnThị Mai Chi, các thầy, cô giáo trong bộ môn kế toán của Trờng Cao đẳng kinh tế

Kỹ thuật Công nghiêp1 Các anh, các chị Phòng Kế hoạch - Tài chính, các phòngban chức năng của cơ quan Bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh những ngời đã giúp em hoànthành chuyên đề thực tập của mình

Chuyên đề thực tập đợc chia ra làm 3 phần chính :

I Khái niệm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dới hình thái giá trịbao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi (tại ngân hàng, kho bạc) và các khoản tiền đangchuyển (kể cả tiềnViệt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý, ngân phiếu.

II Hạch toán vốn bằng tiền

1 Hạch toán biến động tăng, giảm tiền Việt Nam:

1.1 Tiền mặt:

Theo chế độ hiện hành, các đơn vị đợc phép giữ lại một số tiền mặt trong hạnmức quy định để chi tiêu cho những nhu cầu thờng xuyên Mọi khoản thu, chi tiềnmặt phải có phiếu thu, phiếi chi và phải có đủ chữ ký của ngời thu, ngời nhận, ngờicho phép nhập, xuất quỹ (giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền và kế toán trởng) Saukhi đã thu, chi tiền thủ quỹ đóng dấu "đã thu tiền" hoặc "đã chi tiền" vào chứng từthu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi đểchuyển cho kế toán ghi sổ.

Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoạitệ,vàng bạc, đá quý tại quỹ Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số tiềntồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênhlệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm trả để xác định nguyên nhân và kiến nghị biệnpháp giải quyết Với vàng bạc, đá quý nhận ký cợc, ký quỹ trớc khi nhập quỹ phảilàm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số lợng, trọng lợng, giám định chất l-ợng và tiến hành niêm phong có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêmphong.

Kế toán tiền mặt sau khi nhận đợc báo cáo quỹ (có kèm theo các chứng từgốc) do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáoquỹ rồi tiến hành định khoản Sau đó mới ghi vào sổ kế toán tiền mặt theo trình tựphát sinh của các khoản thu, chi (nhập, xuất) quỹ tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vàocuối ngày.

1.2 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.

Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào ngânhàng, kho bạc Khi cần thiết tiêu, doanh nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặcchuyển tiền Việc hạch toán tiền gửi đòi hỏi phải mỡ sổ theo dõi chi tiết từng loạitiền gửi tiền (Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý) Chứng từ để hạch toán cáckhoản tiền gửi là các giấy báo có, báo Nợ hoặc bảng kê sao của ngân hàng kèmtheo các chứng từ gốc(uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảochi ) Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểmtra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thờicho ngân hàng gửi đến cho ngân hàng để đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời.

1.3 Tìên đang chuyển

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng,kho bạc hoặc đã gửi qua bu điện để chuyển cho ngân hàng hay ngời đợc hởng nhngcha nhận đợc giấy báo Theo quy định, các loại tiền Việt Nam và ngoại tệ sau đâyđợc hạch toán vào tài khoản" tiền đang chuyển".

- Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu, nộp thẳng cho ngân hàng.- Chuyển tiền để chuyển cho ngân hàng hoặc các đối tợng khác.

- Thu tiền hàng, nộp thuế ngay cho kho bạc nhà nớc, không nhập quỹ(giaotay ba giữa DN, ngời mua, kho bạc).

2 Hạch toán thu, chi ngoại tệ.

Đối với các đơn vị SXKD khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ, kếtoán phải tực hiện ghi sổ và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là"đồng" Ngân hàng Việt Nam Các tài khoản phản ánh chi phí, doanh thu, vật t, hànghoá,tài sản cố định… khi phát sinh bằng ngoại tệ đ khi phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi và ghi sổ theo "đồng"Việt Nam dựa vào tỷ giá mua của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Đốivới những đơn vị cónhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, cần sử dụng tỷgiá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản "Tiềnmặt","Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ", "Tiền đang chuyển", các tài khoản phản ánhcông nợ phải thu, phải trả, tỷ giá hạch toán có thể là tỷ giá thực tế của cuối kỳ tr ớchoặc tỷ giá cố định trong kỳ Cuối kỳ đánh giá lại số d của các tài khoản nói trên

theo giá mua thực tế của ngân hàng, số chênh lệch giữa tỷ giá mua của ngân hàngvới tỷ giá đã phản ánh trên sổ kế toán đợc chuyển vào tài khoản 413.

Đối với đơn vị ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì các tài khoản"Tiền mặt", "Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ", "Tiền đang chuyển ", Tiền đangchuyển có thể hạch toán theo tỷ giá mua thực tế của ngân hàng tại thời điểm phátsinh nghiệp vụ Cuối kỳ, kế toán tiến hành đánh giá lại ngoại tệ của các tài khoảntrên, số chênh lệch cũng đợc đa vào tài khoản 413.

Đối với các đơn vị kinh doanh ngoại tệ, các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phátsinh đợc quy đổi ra "đồng" Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh Chênhlệch giữa tỷ giá mua vào và tỷ giá thực tế bán ra đợc hạch toán tăng thu nhập tàichính hoặc chi phí tài chính

Phần 2: thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiềntại bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh.

I Tình hình cơ bản của bảo hiểm xã hội hà tĩnh

1 Quá trình hình thành và phát triển của BHXH Hà Tĩnh.

Bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh đợc thành lập từ tháng 6 năm 1995 và đi vào hoạtđộng từ 01/7/1995, tiếp nhận bàn giao nhiệm vụ, cán bộ, tài sản từ các ngành đólà : Sở Lao động - TB và XH, và Liên đoàn lao động, Sở Tài chính, Cục thuế Làmột tỉnh có mức thu nhập thấp nhất trong cả nớc, kinh tế - xã hội phát triển chậm,chủ yếu là sản xuất nông nghiệp Với hơn 40% xã miền núi, có 10 đơn vị hànhchính khi mới thành lập ( Hiện nay có 11 đơn vị hành chính), bớc đầu thành lập hệthống BHXH từ tỉnh đến huyện, thị xã gặp rất nhiều khó khăn Nhng với sự quantâm của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh, cùng với sự chỉ đạotrực tiếp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, và với sự phấn đấu không ngừng, năngđộng sáng tạo của tập thể cán bộ công chức, Bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh đã phát huynhững thành tích đạt đợc và khắc phục những tồn tại để đạt đợc mục tiêu lớn về thu,chi BHXH, quản lý chế độ chính sách cũng nh việc xây dựng bộ máy, chơng trìnhhoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội.

BHXH đợc xem nh là một tổ chức xã hội - kinh tế rất quan trọng, nó mangnhiều ý nghĩa thiết thực của cuộc sống, nhiều hệ thống trong nớc vẫn cha có mạngliên đới với quốc tế, nhng riêng ngành BHXH đã có mặt trên 160 quốc gia trên thếgiới.

Qua hơn 8 năm hoạt động, Bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh đã từng bớc áp dụng nộidụng quy định của Bộ Luật Lao động Đến nay về cơ bản mọi hoạt động đã đi vàonề nếp, 1268 đơn vị tham gia với hơn 42.674 ngời đóng và hởng Bảo hiểm xã hộichiếm 3,23 % dân số Hà Tĩnh Trên 5,7 vạn ngời hởng lơng hu và trợ cấp BHXH th-ờng xuyên hàng tháng với tổng số tiền hơn 20 tỷ đồng Giải quyết cho hàng vạn ng-ời hởng chế độ BHXH đúng theo quy định của pháp luật.

1.1 Kết quả Thu Bảo hiểm xã hội :

6 tháng năm 1995 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 7,3 tỷ đồngNăm 1996 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 21 tỷ đồng Năm 1997 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 23 tỷ đồng Năm 1998 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 33 tỷ đồng Năm 1999 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 33,2 tỷ đồng Năm 2000 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 42,8 tỷ đồng Năm 2001 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 52,9 tỷ đồngNăm 2002 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 63,1 tỷ đồngNăm 2003 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 75,9 tỷ đồng

1.2 Thực hiện chi trả lơng hu và trợ cấp BHXH

Năm 1995 chi trả : 60 tỷ đồngNăm 1996 chi trả : 130,7 tỷ đồngNăm 1997 chi trả : 170 tỷ đồngNăm 1998 chi trả : 157,3 tỷ đồngNăm 1999 chi trả : 158,7 tỷ đồng

Năm 2000 chi trả : 201,8 tỷ đồngNăm 2001 chi trả : 246,3 tỷ đồngNăm 2002 chi trả : 297,2 tỷ đồngNăm 2003 chi trả : 302,5 tỷ đồng

Sắp xếp đối chiếu hồ sơ với danh dách chi trả cho hơn 5,7 vạn đối tợng đanghởng Bảo hiểm xã hội hàng tháng Hoàn thành thủ tục tờ khai cấp sổ BHXH theođiều 182,183 Bộ Luật Lao động đợc trên 3,8 vạn trong số 4,26 vạn ngời thuộc diệncấp sổ BHXH.

Điều lệ Bảo hiểm xã hội nhằm cụ thể hoá chơng XII Bộ Luật Lao động, sauhơn 8 năm thực hiện đã thực sự đi vào đời sống chính trị, kinh tế và xã hội, có tácdụng tích cực trong mối quan hệ giữa ngời sử dụng lao động và ngời lao động, thựcsự phát huy quyền làm chủ của mỗi ngời lao động, tạo điều kiện cho ngời lao độnghoạt động theo cơ chế thị trờng, giúp ngời sử dụng lao động có điều kiện sử dụngđúng ngời, đúng việc, hợp lý hoá trong tổ chức lao động đáp ứng yêu cầu của việctổ chức lại sản xuất.

Nhà nớc thông qua cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý và hạch toán đợc nguồnthu và chi Bảo hiểm xã hội, từng bớc tách quỹ Bảo hiểm xã hội ra khỏi Ngân sáchNhà nớc, đa sự nghiệp Bảo hiểm xã hội hoạt động theo xu thế phát triển chung củacác nớc.

Nguồn thu vào quỹ Bảo hiểm xã hội năm sau cao hơn năm trớc, năm 1996đạt 21 tỷ đồng, năm 2003 đạt 75,9 tỷ đồng Quỹ Bảo hiểm xã hội tập trung thốngnhất quản lý dới sự chỉ đạo trực tiếp của chính phủ, đảm bảo an toàn, quỹ đợc bảotoàn và phát triển, các chế độ Bảo hiểm xã hội đợc áp dụng chung cho các thànhphần kinh tế Quyền lợi hởng của ngời lao động đợc đảm bảo, phần chi của quỹBHXH cho các chế độ ngày càng tăng và giảm chi Ngân sách theo tỷ lệ tơng ứng,đạt đợc mục đích an ninh xã hội Quỹ đợc hạch toán theo từng chế độ Bảo hiểm xãhội đúng với quy định tài chính Nhà nớc.

BHXH tỉnh trực thuộc Trung Ương là đơn vị trực thuộc BHXH -Việt Nam,đặt tại tỉnh Hà Tĩnh nằm trong hệ thống tổ chức của BHXH -Việt Nam, giúp Tổnggiám đốc quản lý quỹ BHXH và thực hiện các chế độ, chính sách BHXH trên địabàn tỉnh BHXH tỉnh chịu sự quản lý trực tiếp toàn diện của BHXH Việt Nam, chịusự quản lý hành chính nhà nớc trên địa bàn lãnh thổ của UBND tỉnh.

BHXH áp dụng thông tin công nghệ vào công tác xét duyệt chế độ BHXH,cải tiến thủ tục hành chính, đơn giản thủ tục nhng vẫn đảm bảo đợc việc quản lýchặt chẽ các đối tợng tham gia hởng chế độ BHXH đợc đầy đủ, thuận tiện và đúngthời hạn.

BHXH có t cách pháp nhân, có trụ sở đặt riêng tại tỉnh có con dấu và tàikhoản riêng.

2 Tổ chức Bộ máy Quản lý của BHXH Hà Tĩnh.

Căn cứ vào nhiệm vụ thu, chi Bảo hiểm xã hội của BHXH tỉnh, cơ cấu tổchức bộ máy giúp việc Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh đợc tổ chức theo mô hìnhsau :

1 Phòng Chế độ, chính sách

2 Phòng Kế hoạch - Tài chính3 Phòng Thu

4 Phòng Giám định chi5 Phòng Bảo hiểm tự nguyện6 Phòng Công nghệ thông tin7 Phòng Tổ chức – Hành chính 8 Phòng Kiểm tra pháp chế và BHXH 11 huyện, thị xã.

Sơ đồ khái quát chung tổ chức bộ máy quản lý của BHXH Hà Tĩnh:

Lớp KT10 - Công Đoàn

BHXH

Huyện Kỳ AnhBHXH

Huyện Cẩm XuyênBHXH

Thị xã Hà TĩnhBHXH

Huyện Thạch HàBHXH

Huyện Can LộcBHXH

Thị xã Hồng LĩnhBHXH

Huyện Nghi XuânBHXH

Huyện Đức ThọBHXH

Huyện Hơng SơnBHXH

Huyện Hơng KhêBHXH

Kiểm tra pháp chế

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phong Kế hoặch - Tài chính

 Chức năng:

Phòng Kế hoạch – Tài chính có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hộitỉnh thực hiện công tác kế hoạch và quản lý tài chính, tổ chức hạch toán, kế toáncủa hệ thống Bảo hiểm tỉnh theo quy định của pháp luật.

 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Chủ trì phối hợp với các phòng để lập, giao kế hoạch và tổng hợp đánh giá tìnhhình thực hiện kế hoạch tài chính: thu, chi bảo hiểm xã hội, chi quản lý bộ máy,chi đầu t xây dựng,… khi phát sinh bằng ngoại tệ đ hàng quý, hàng năm trong tỉnh.

- Chuyển kịp thời tiền thu bảo hiểm xã hội vào tài khoản của Bảo hiểm xã hội ViệtNam theo quy định.

- Tổ chức cấp phát kịp thời kinh phí để chi trả cho đối tợng hởng các chế độ trợcấp bảo hiểm xã hội.

- Tổ chức cấp phát và quản lý kinh phí chi cho hoạt động quản lý bộ máy, kinhphí đầu t xây dựng cơ bản, sữa chữa lớn, mua sắm trang, thiết bị và các nguồnkinh phí khác của Bảo hiểm xã hội tỉnh.

- Chủ trì phối hợp các phòng chức năng thực hiện xét duyệt và tổng hợp quyếttoán tài chính do Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý.

- Thực hiện đầy đủ chế độ, định mức chi tiêu tài chính, tổ chức hạch toán, kế toánđúng chế độ kế toán kế toán theo quy định.

- Hớng dẫn, kiểm tra Bảo hiểm xã hội huyện thực hiện đúng các nghiệp vụ quảnlý tài chính, hạch toán, kế toán theo chế độ quy định.

- Theo dõi, lu trữ, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định.

- Thực hiện chế độ thông tin, tổng hợp báo cáo tài chính tháng, quý, năm theo quyđịnh.

- Quản lý công chức, viên chức theo phân cấp của Bảo hiểm xã hội tỉnh.

3 Tổ chức bộ máy kế toán của BHXH Hà Tĩnh

3.1 Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán.

Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính là thu nhập, phản ánh, xửlý và tổng hợp thông tin về các khoản thu, các khoản chi BHXH, về các nguồn kinhphí đợc cấp, đợc tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí tại đơn vị Việclựa chọn hình thức kế toán là một trong những nội dung quan trọng để tổ chức côngtác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị Hình thức kế toán phù hợpnhất là hình thức kế toán tập trung.

Cơ cấu tổ chức của phòng kế hoạch - tài chính

thanhưtoánchiưBHXHKếưtoánư Kếưtoánưchiưhoạtưđộng Kếưtoánưkhámưchữaưbệnh

3.2 H×nh thøc sæ kÕ to¸n ®ang ¸p dông t¹i B¶o hiÓm x· héi Hµ TÜnh:

§¬n vÞ sö dông h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ.- Chøng tõ gèc

- Chøng tõ ghi sæ

- Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ- Sæ c¸i

- C¸c sæ, thÎ, kÕ to¸n chi tiÕt vµ B¸o c¸o tµi chÝnh.

Trình tự ghi sổ kế toán

theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

II tình hình thực tế về công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiềntại bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh

1 Những nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền

- Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng ngânhàng Việt Nam Vàng bạc, đá quý, kim khí quý và ngoại tệ phải đợc quy đổi rađồng Việt Nam để ghi sổ kế toán.

- Về nguyên tắc, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý đá quý hạch toán trên khoản tiềnmặt phải đợc phản ánh trên giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Để đơn giản công tác hạch toán, các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,kho bạc phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán.

Chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế đợc phản ánh vào tài khoản413- chênh lệch tỷ giá.

- Đối với vàng bạc, kim khí quý, ngoài việc theo dõivề mặt giá trị còn phải đợcquản lý chi tiết về mặt số lợng, chất lợng, quy cách theo đơn vị đo lờng thống nhấtcủa Nhà nớc Việt Nam Các loại ngoại tệ phải đợc quản lý chi tiết theo từng nguyêntệ.

2 Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền

- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của cácloại tiền Việt Nam ở đơn vị nh: tiền mặt(kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ),vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, các loại chứng chỉ có giá tiền gửi ngân hàng khobạc

- Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt,tiền gửi ngân hàng kho bạc, quản lý ngoại tệ vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, cácloại chứng chỉ có giá vá các quy định trong chế độ quản lý lu thông tiền tệ hiệnhành.

3.Tài khoản sử dụng

- TK 111: "Tiền mặt"

- TK 112: "Tiền gửi ngân hàng, kho bạc"- TK 113: "Tiền đang chuyển"

3.1 Tài khoản 111 "Tiền mặt"

3.1.1 Hạch toán tài khoản 111 cần tôn trọng một số quy định sau

- Chỉ phản ánh vào TK 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, thực tế nhập xuất quỹ.- Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác số hiện có, tìnhhình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luônđảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán với sổ quỹ Mọi chênh lệch phát sinhphải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.- Kế toán tiền mặt phải chấp nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý luthông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ,kiểm soát trớc quỹ, sau quỹ và kiểm kê quỹ tiền mặt của Nhà nớc.

3.1.2 Kết cấu và nội dung của TK 111

Bên nợ: Các khoản tiền mặt tăng, do:

- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu thanh toán;- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê;

- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (trờng hợp tỷ giá ngoại tệ tăng).

Bên có: Các khoản tiền mặt giảm, do:

- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu thanh toán;- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;

- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (trờng hợp tỷ giá ngoại tệ giảm).

Số d bên nợ:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu thanh toán và các chứng chỉ có giá còn tồnquỹ.

TK 111 - Tiền mặt, có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam(bao gồm cả ngân phiếu thanh toán).

Tài khoản 1112: Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ (theo đồngViệt Nam).

3.1.3 Phơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu:

 Rút tiền gửi Ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, ghi:Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Khi nhận các khoản kinh phí bằng Tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu t XDCBCó TK 461- Nguồn kinh phí quản lý bộ máyCó TK 462- Nguồn kinh phí dự án

 Thu thanh lý, nhợng bán TSCĐ bằng Tiền mặt, ghi:Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 511- Các khoản phải thu (5118)

 Khi thu đợc các khoản nợ phải thu của khách hàng và các đối tợng khác bằngTiền mặt, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 311 - Các khoản phải thu Thu hồi các khoản tạm ứng bằng Tiền mặt , ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 312- tạm ứng

 Khi thu hồi các khoản công nợ của cấp dới hoặc thu hộ cấp dới bằng Tiềnmặt, đơn vị cấp trên ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 342- Thanh toán nội bộ

 Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, cha xác định đợc nguyên nhân, chờ xử lý,ghi:

Có TK 661- Chi quản lý bộ máyCó TK 662- Chi dự án

Có TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảoCó TK 667- Chi lơng hu và trợ cấp

Có TK 668- Chi khám chữa bệnh bắt buộcCó TK 669- Chi khám chữa bệnh tự nguyện

 Thu BHXH bằng Tiền mặt tại đơn vị BHXH, ghi:Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 512- Thu BHXH bắt buộcCó TK 513- Thu BHXH tự nguyện

 Nhận tiền mặt do cấp trên cấp kinh phí quản lý bộ máy,kế toán BHXH Quận,huyện, Thị xã ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 461- Nguồn kinh phí quản lý bộ máy

 Nhận tiền mặt để chi trả hộ các đối tợng TBXH và ngời có công, ghi:Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 335- Thanh toán trợ cấp TBXH và ngời có công Khi nhận số tiền đại lý nộp lại do cha chi hết, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Có TK 313- Thanh toán về chi BHXH (3131)

 Phát sinh khoản chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trờng hợp tỷ giángoại tệ tăng), ghi:

 Khi chi Tiền mặt để mua TSCĐ (trờng hợp mua trực tiếp), ghi:Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình

Nợ TK 213- TSCĐ vô hìnhCó TK 111- Tiền mặt

Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:Nợ TK 431- Quỹ cơ quan

Nợ TK 441- Nguồn kinh phí đầu t XDCBNợ TK 661- chi quản lý bộ máy

Nợ TK 662- Chi dự án

Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

 Chi các khoản đầu t XDCB, chi quản lý bộ máy, chi thực hiện chơng trình, dựán, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ bằng Tiền mặt, ghi:

Nợ TK 241- XDCB dở dangNợ TK 661- chi quản lý bộ máyNợ TK 662- chi dự án

Nợ TK 631- chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụCó TK 111- Tiền mặt

 Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả lơngbằng Tiền mặt, ghi:

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (3311, 3312, 3318)Nợ TK 334- phải trả viên chức

Có TK 111- Tiền mặt  Chi tạm ứng bằng tiền mặt, ghi:

 Xuất quỹ Tiền mặt ứng trớc cho đại diện chi trả, ghi:Nợ TK 313- Thanh toán về chi BHXH (3131)

 Xuất quỹ Tiền mặt không thông qua đại diện (nh chi một lần trớc khi về hu,chi một lần của ngời lao động có tham gia BHXH dới 15 năm… khi phát sinh bằng ngoại tệ đ) hoặc chi trảchi phí khám chữa bệnh trực tiếp cho đối tợng hởng BHYT ở BHXH Tỉnh,Thành phố; BHXH quận, huyện, ghi:

Nợ TK 664- Chi BHXH do NSNN đảm bảoNợ TK 667- Chi lơng hu và trợ cấp

Nợ TK 668- Chi khám chữa bệnh bắt buộcNợ TK 669- Chi khám chữa bệnh tự nguyện

Có TK 111- Tiền mặt  Chi lệ phí BHXH, ghi:

Nợ TK 316: Thanh toán lệ phí chi trảCó TK 111- Tiền mặt

Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt

Lớp KT10 - Công Đoàn

Nhập quỹ

Rút tiền gửi ngânhàng, kho bạc

Thu hồi công nợ

Nhân kinh phíbằng tiền mặt

Doanh thu bánhàng

Lãi từ đầu t tàichính

Thu giảm chi

Thu BHXH tựnguyện

Xuất quỹ

Gửi ngân hàng

Mua vật t, hànghoá TSCĐ

Thanh toán nợ

Cấp kinh phícho cấp dới

Chi cho các hoạtđộng

Chi quỹ

431

3.1.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 10/2003.

 Ngày 1/10, rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 600.000.000.

Tên tôi là: Trần Văn LamĐịa chỉ: BHXH Hà Tĩnh

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 6.200.000đ (viết bằng chữ): Sáu triệu hai trăm

nghìn đồng chẵn.

Lý do tạm ứng: Tạm ứng đi công tácThời hạn thanh toán:

Thủ trởng đơn vị Phụ trách kế toán Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị TƯ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

 Phiếu chi số 201, ngày 3/10 trích quỹ phúc lợi thanh toán chi phí đi thamquan cho cán bộ công viên chức trong cơ quan, số tiền: 35.500.000.

Địa chỉ: BHXH Hà Tĩnh

Lý do chi: chi cho cán bộ công nhân viên đi tham quan

Số tiền: 35.500.000đ (viết bằng chữ): Ba mơi lăm triệu năm trăm nghìn đồng

 Theo phiếu chi số 202, ngày 4/10 trả lơng hu cho bà Nguyễn Thị Mai là1.101.000.

Đến tại: phòng Kế hoạch - Tài chính Để: nhận lơng hu

Số tiền: 1.101.000đ (Viết bằng chữ): Một triệu một trăm linh một nghìn đồng chẵn.

Thời gian:Từ ngày 30/9 đến 4/10

Thủ trởng đơn vị Ngời lập phiếu

Địa chỉ: Phờng Bắc Hà - Thị xã Hà TĩnhLý do chi: trả lơng hu

Số tiền: 1.101.000đ (Viết bằng chữ): Một triệu một trăm linh một nghìn đồng chẵn.

 Thanh to¸n tiÒn viÖn phÝ cho häc sinh TrÇn ThÞ BÐ, theo phiÕu chi sè 203,ngµy 4/10 sè tiÒn lµ 300.000.

§¬n vÞ: BHXH Hµ TÜnh MÉu sè: C22 -BH§Þa chØ: ThÞ x· Hµ TÜnh

PhiÕu chi QuyÓn sè: 1

Ngµy 04 th¸ng 10 n¨m 2003 Sè: 203 Nî: 669 Cã: 111Hä tªn ngêi nhËn tiÒn : TrÇn ThÞ BÐ

§Þa chØ: Phêng B¾c Hµ - ThÞ x· Hµ TÜnhLý do chi: Thanh to¸n tiÒn viÖn phÝ

 Ngày 6/10 trả tiền viện phí cho ông Trơng Khánh Phan, Phiếu chi số 204, sốtiền là: 720.800.

Đơn vị: BHXH Hà Tĩnh Mẫu số: C22 -BHĐịa chỉ: Thị xã Hà Tĩnh

Phiếu chi Quyển số: 1

Ngày 06 tháng 10 năm 2003 Số: 204 Nợ: 669 Có: 111Họ tên ngời nhận tiền : Trơng Khánh Phan

Địa chỉ: Phờng Tân Giang - Thị xã Hà TĩnhLý do chi: Thanh toán tiền viện phí

Số tiền: 720.800đ (Viết bằng chữ): Bẩy trăm hai mơi nghìn tám trăm đồng chẵn.

 Theo phiếu chi số 205, ngày 8/10 mua một số đồ dùng phục vụ thể thao, trịgiá: 5.200.000.

Địa chỉ: BHXH Hà Tĩnh

Lý do chi: Thanh toán tiền mua hàng

Số tiền: 5.200.000đ (Viết bằng chữ): năm triệu hai trăm nghìn đồng chẵn

 Ngµy 8/10, theo phiÕu chi sè 206 tr¶ l¬ng hu vµ trî cÊp 1 lÇn cho bµ Lan, sètiÒn: 31.275.810.

§Õn t¹i: phßng KÕ ho¹ch - Tµi chÝnh §Ó: nhËn l¬ng hu vµ trî cÊp 1 lÇn

Sè tiÒn: 31.275.810® (ViÕt b»ng ch÷): Ba m¬i mèt triÖu, hai tr¨m b¶y m¬i l¨m

§¬n vÞ: BHXH Hµ TÜnh MÉu sè: C22 -BH§Þa chØ: ThÞ x· Hµ TÜnh

PhiÕu chi QuyÓn sè: 1

Ngµy 08 th¸ng 10 n¨m 2003 Sè: 206 Nî: 667 Cã: 111Hä tªn ngêi nhËn tiÒn : bµ Lan

 Theo phiÕu chi sè 207, ngµy 9/10 «ng H¶i t¹m øng tiÒn ®i c«ng t¸c4.000.000.

 Ngày 10/10 thanh toán tiền tàu xe cho ông Nguyễn Xuân Quảng đi công tácHà Nội số tiền 500.000, phiếu chi số 208.

Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây

2/ Chi quá số tạm ứng (II-I)

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đơn vị: BHXH Hà Tĩnh Mẫu số: C21 -BHĐịa chỉ: Thị xã Hà Tĩnh

Phiếu thu Quyển số: 1

Ngày 10 tháng 10 năm 2003 Số: 300 Nợ: 111 Có: 312Họ tên ngời nộp tiền : Trần Văn Lam

Địa chỉ: BHXH Hà Tĩnh

Lý do nộp: thanh toán tiền tạm ứng còn thừa

Số tiền: 3.180.000đ (Viết bằng chữ): Ba triệu một trăm tám mơi nghìn đồng chẵn.

 Ngµy 12/10, phiÕu chi sè 208, chÞ T mîn c¬ quan sè tiÒn lµ 5.000.000.

 Ngày 14/10, phiếu chi số 211 căn cứ vào chứng từ cơ quan thanh toán tiềntạm ứng còn thiếu cho ông Hải, số tiền :2.000.000.

Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây

1/ Số tạm ứng chi không hết (I-II)

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Địa chỉ: BHXH Hà TĩnhLý do chi: tạm ứng còn thiếu

Số tiền:2.000.000đ (viết bằng chữ): Hai triệu đồng chẵn

 Ngày 14/10, phiếu thu số 301, công ty 474 nộp tiền BHYT cho công nhânviên số tiền là 17.803.000.

Đơn vị: BHXH Hà Tĩnh Mẫu số: C21 -BHĐịa chỉ: Thị xã Hà Tĩnh

Phiếu thu Quyển số: 1

Ngày 10 tháng 10 năm 2003 Số: 300 Nợ: 111 Có: 312Họ tên ngời nộp tiền : Nguyễn Huy Hoàng

Địa chỉ: công ty 474

Lý do nộp: nộp tiền bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên

Số tiền:17.803.000 (Viết bằng chữ): Mời bảy triệu tám trăm linh ba nghìn đồng

 Ngµy 17/10, thanh to¸n l¬ng vµ BHXH cho c«ng nh©n viªn, sè tiÒn45.821.022, phiÕu chi sè 212.

B¶ng1

B¶ng2