Tại Công ty Du lịch Hà Nội

Tại Công ty Du lịch Hà Nội

Lời mở đầu

Hiện nay, trên Thế Giới đã đang và sẽ bùng nổ dòng Du lịch từ Tây sang Đông, từ Đông sang Tây, từ Bắc xuông Nam và ngợc lại Trong tơng lai ăt hẳn còn có Du lịch vơn lên tũ trụ Trên bề mặt hành tinh chúng ta bằng những con đờng khác nhau, những phơng thức khác nhau, những cấp độ khác nhau và những mục tiêu khác nhau suốt ngày đêm…dòng khách Du lịch có mặt trên phạm vi toàn cầu Nguồn thu nhập từ Du lịch đạt đến con số kỷ lục, cao nhất trong các nghành kinh tế khác Theo đánh giá của Hội đồng Du lịch Thế Giới (World Travel and TouRism Council) thì hiện nay Du lịch là môt nghành Công nghiệp lớn nhất trên hành tinh Nguồn thu từ Du lịch của cả TG năm 1993 lên tới 35 tỉ USD bằng 6 % tổng sản phẩm Quốc nội (GDP) của toàn cầu Lực lợng lao động trong nghành Du lịch lên tới 127 triệu ngời, nghĩa là trên Thế Giới cừ 15 lao động thì có một ngời làm Du lịch Theo đánh giá của tổ chức Du lịch Thế Giới thì Du lịch đã trở thành một hiện tợng quan trọngnhất của đời sống hiện đại Lợng khách Du lịch Quốc Tế tăng rất nhanh, tốc độ tăng trung bình hàng năm là 7 %- đó là tốc độ tăng cao nhất so với các nghành kinh tế khác.

Đứng trớc tốc độ phát triển của Du lịch , thấy đợc những lợi ích mà Du lịch đem lại, Đảng và Nhà nớc ta đã đề ra mục tiêu "Từng bớc đa nớc ta rở thành một trung tâm Du lịch, thơng mại tầm cỡ khu vực để nớc ta "hội nhâp với tất cả các nớc trên Thế Giới " Đây là nhiệm vụ nặng nề mà nghành Du lịch nớc ta phải phấn đấu và thực hiện trong thời gian tới.

Do thời gian và lợng kiến thức cùng sự hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự thông cảm và đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn !

Phần I: Tình hình chung của cơ sở thực tậpI Khái quát chung về du lịch - khách sạn.

1 Về du lịch:

Du lịch là một hiện tợng của con ngời nằm trong nội tại phát triển của loài ngời do nhu cầu thẩm nhận về vật chất nh thẩm nhận các cảnh quan, chỗ ở, món ăn, thức uống, chỗ ngủ, phơng tiện đi lại, trò chơi khác lạ, và nhu cầu thẩm nhận tinh thần tâm linh nh: thẩm nhận bề dày Văn hoá, lịch sử, thẩm nhận về văn học nghệ thuật, về phong tục tập quán, lễ hội để con ng… ời cân đối cuộc sống của chính mình trong xã hội và trớc thiên nhiên Có thể nói một chách cách khái quát chung rằng, Du lịch là một trong những nhu cầu tất yếu khách quan của con ngời từ thời cổ đại đến thời hiện dại, từ đông sang Tây, bất luận nam nữ

Ngày nay, Du lịch là một ngành "Công nghiệp không khói ", và còn đợc coi là ngành " kinh tế mũi nhọn " ở một vài quốc gia ở nớc ta nghành Du lịch ra đời vào những năm 1960 và cho đến thập kỷ 90, Du lịch bắt đầu khởi sắc phục vụ cho đờng lối mở cửa " Việt Nam muốn làm bạn với tất cả các nớc trên thế giới " Do đó, lợng khách Du lịch đổ vào Việt Nam ngày càng tăng làm thay đổi từng phần bộ mặt hoạt động của ngành Du lịch Có thể nói rằng từ khi nghành Du lịch nó đã kéo theo nền kinh tế nớc ta phát triển bởi nó đã tạo đợc nhiều việc làm cho ngời lao động và một lợi ích to lớn mà ta không thể không nói đến, đó chính là nguồn thu ngoại tệ nớc ngoài từ khách Du lịch Quốc tế.

2 Về khách sạn.

Kinh doanh Khách sạn là một loại hình quan trong kinh doanh Du lịch đặt trong tổng

thành chơng trình Du lịch mà họ đã lựa chọn Tuy nhiên kinh doanh Khách sạn mang tính độc lập tơng đối của nó

Xét về tính lịch sử, mầm mống của kinh doanh khách sạn có nguồn gốc từ nhà trọ phục vụ những khách đi xa ( các thơng nhân ) Những nhà trọ đó ban đầu là nhà dân nằm ngay dọc đờng lộ trình của khách Khách ở nhờ không phải trả tiền mà thờng để lại một vật kỷ niệm cho chủ nhà lúc tiễn biệt ra đi Dần dần do lực lợng sản xuất phát triển, nền kinh tế hàng hoá xuất hiện, nhu cầu đi lại của con ngời tăng lên kéo theo nhu cầu ở trọ, ăn uống trên đờng cũng tăng lên tơng ứng Vì vậy, từ giai đoạn nhà trọ gắn liền với nhà dân, các nhà kinh doanh đứng ra xây dựng cơ sở lu trú ăn uống độc lập để kinh doanh và đặt tên mới cho các cơ sở đó là Hotel - nghĩa là Khách sạn Ngành kinh doanh Khách sạn xuất hiện từ đó và phát triển hết sức nhanh chóng

Khách sạn có 3 chức năng đó là, chứng năng kinh doanh, chức năng lu thông và chức năng phục vụ khách.

- Với chức năng kinh doanh, Khách sạn là một đơn vị kinh doanh độc lập, tự hạch toán kinh doanh giống nh mọi đơn vị sản xuất khác, cung cấp các sản phẩm dịch vụ của Khách sạn cho khách là nằm mục đích thu lợi nhuận Vì vậy, chức năng kinh doanh đóng vai trò quan trọng nhất trong hoạt động của Khách sạn và mục tiêu cơ bản của hoạt kinh doanh Khách sạn chính là thu hút đợc nhiều khách, đạt công suất sử dụng phòng cao nhất.

- Với chức năng lu thông, khách sạn đóng vai trò là trung gian trong việc bán các sản phẩm của các cơ sở sản xuất khác cung cấp bên cạnh việc bán các sản phẩm dịch vụ cho chính Khách sạn tạo ra.

- Chức năng phục vụ khách gọi là chức năng chủ yếu trong kinh doanh Khách sạn nhằm đáp ứng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về ăn ở, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí và các dịch vụ liên quan đến công việc của Khách sạn

II Giới thiệu về Khách sạn

1 Vị trí và cấp hạng của Khách sạn Mùa Xuân

Khách sạn Mùa Xuân địa chỉ 145 Lê Duẩn là một vị trí rất thuận lợi cho việc kinh doanh của Khách sạn cũng nh đối với khách( Khách sạn nằm cách ga Hà Nội 100 m về phía Nam, trên trục đờng Lê Duẩn ) đã tạo điều kiện cho việc kinh doanh của Khách sạn ngay từ những năm đầu thành lập

Trong sự nghiệp công nghệp hoá và hiện đại hoá đất nớc ta hiện nay, nghành Du lịch chiếm một vị trí hết sức quan trong Bởi vậy mà mọi Khách sạn trong nớc nói chung, Khách sạn Mùa Xuân nói riêng đều không ngừng đào tạo và tuyển dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực và trình độ nghiệp vụ.

Khách sạn Mùa Xuân là sạn 1 sao do Sở Du lịch Hà Nội cấp ngày 25 tháng07 năm2002

2 Sơ lợc về quá trình hình thành và phát triển

Ban đầu, tại địa chỉ 145 là nhà nghỉ Đờng Sắt thuộc Công ty dịch vụ - Du lịch - Đờng Sắt Mãi cho đến năm 1994, đợc sự đồng ý của ban lãnh đạo công ty và Sở Du lịch Hà Nội cấp giấy phép đầu t, cải tạo, nâng cấp thành Khách sạn Và vào tháng 4 năm 1995, một Khách sạn 4 tầng chính thức đợc khánh thành và đa vào sử dụng với tổng diện tích xây dựng là : 540 m2 Từ dây, Khách sạn Mùa Xuân dới sự quản lý của đơn vị chủ quản là Công ty Dịch vụ Du lịch Đờng Sắt Hà Nội bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh Khách sạn.

3 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Khách sạn Mùa Xuân

Khác với những Khách sạn khác, Khách sạn Mùa Xuân đợc xây dựng và trang trí rất đơn giản, gọn gàng nhng không mất đi vẻ sang trọng vốn có của một Khách sạn

Khách sạn có 20 phòng nghỉ, 2 phòng Karaokê, 1 phòng Du lịch , 6 phòng Massage, một phòng làm việc và mặt tiền rộng 11,5 m

Với lớp áo màu xanh da trời và vẻ đẹp giản dị, Khách sạn Mùa Xuân nổi bật trên

Khi khách vừa bớc chân vào Khách sạn là có thể nhìn thấy ngay quầy Lễ tân đợc đóng bằng gỗ quý, mặt quầy đợc ốp Focnica trông rất đẹp mắt Bên tay trái của khách là phòng Du lịch, bên tay phải khách là quầy đón tiếp còn nhìn thẳng là quầy bán vé máy bay và quầy bán hàng lu niệm Trong khu đại sảnh, Khách sạn có kê 2 hàng bàn ghế song song nhau và sát với 2 chiếc gơng ốp tờng tạo cảm giác nh thể khu đại sảnh rộng hơn rất nhiều

Phòng ngủ của Khách sạn khép kín và tơng đối đầy đủ tiện nghi, bố trí hợp lý Trên 60 % tổng số phòng có ban công, diện tích buồng đơn là 9 m2, buồng đôi là 14m2 và buồng 3 giờng là 20 m2 Tất cả các phòng trong Khách sạn đều đợc trải thảm, 100% số phòng có ti vi bắt đợc các kênh truyền hình trong và ngoài nớc

Khu công cộng có hệ thống cứu hoả, phơng tiện phòng cháy chữa cháy đầy đủ, hoạt động tốt Hệ thông điện cung cấp 24/24 với độ chiếu sáng đảm bảo theo yêu cầu của từng khu vực, Khách sạn có sân vờn nhỏ và có chỗ để xe cho khách

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy Khách sạn

Với hơn 30 ngời lao động trong các lĩnh vực kinh doanh Khách sạn, nhà hàng, Du lịch Quốc tế và nội địa, đại lý thơng mại cho nên bộ máy của Khách sạn đợc phân chia, sắp xếp nh sau :

 Bộ phận quản lý điều hành : Giám đốc + Phó giám đốc

 Bộ phận Đón tiếp khách : Tổ Lễ tân, tổ bảo vệ và tổ buồng + giặt là  Bộ phận văn phòng : Kế toán

 Bộ phận kinh doanh ăn uống : Tổ bếp + tổ nhà hàng

 Các bộ phận kinh doanh khác: Phòng Du lịch + đại lý bán vé

Sơ đồ tổ chức bộ máy Khách sạn Mùa Xuân

Lãnh đạo- Giám đốc- Phó giám đốc

nhà hàngTổ

Lễ

tân

Tổ bảo

Tổ buồng

+ giặt là

4.1 Giám đốc:

Chức năng: Giám đốc là ngời có chức năng cao nhất để quản lý Khách sạn, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động diễn ra trong Khách sạn và cũng là ngòi quyết định cuối cùngvề đờng lối chính sách, chiến lợc kinh doanh của Khách sạn Trong công việc, Giám đốc cùng với Phó giám đốc phối hợp hoạt động để kiểm tra, đôn đốc các nhân viên cấp dới.

Nhiệm vụ : là ngời điều hành chính mọi công việc của Khách sạn, lập kế hoạch công tác và các quy tắc điều lệ đồng thời cũng là ngời đa ra phơng hớng hoạt động của Khách sạn trong mọi thời điểm.

Hàng ngày, Giám đốc trực tiếp kiểm tra tình hình thuê phòng và kiểm tra biên bản giao ban của trợ lý để nắm bắt đựoc các sự việc xảy ra nảy sinh trong kinh doanh và trong các bộ phận kinh doanh.

Giám đốc quản lý chỉ đạo công việc của nhóm đón tiếp khách và nhóm cho thuê phòng để đảm bảo cho việc kinh doanh lu trú của Khách sạn đạt lợi nhuận tối đa

Thống kê, thu thập tình hình kinh doanh của tất cả các bộ phận ăn uống lu trú và các dịch bụ bổ sung

Vạch kế hoạch công tác, trình tự thao tác, tiêu chuẩn phục vụ, điều lệ quy chế của bô phận tiếp nhận khách, đôn đóc cấp dới thực hiện

Kiểm tra giám sát chất lợng phục vụ của nhân viên dới quyền để đảm bảo cho khách đợc phục vụ nhanh chóng nhng không mất đi vẻ ân cần niềm nở, lịch sự của mọi nhân viên

Cùng với Phó giám đốc phối hợp với các bộ phận khác cùng duy trì hoạt động kinh doanh trong Khách sạn

Là ngời quyết định tuyển nhân viên mới và cũng là ngới định kỳ đánh giá công việc của nhân viên dới quyền, tiến hành thởng phạt đồng thời vạch kế hạch bồi dỡng đào tạo nhân viên trong Khách sạn nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và tố chất của nhân viên.

Giải quyết các khiếu nại của khách, đọc và trả lời th từ của khách.

Phải thờng xuyên lập buổi họp toàn thể cán bộ công nhân viên trong Khách sạn để rút ra kinh nghiệm và đề ra phơng hớng hoạt động của Khách sạn

43.Bộ phận kinh doanh lu trú và ăn uống :

Ngoài ra bộ phận đón tiếp còn là cầu nối giữa khách với các bộ phận kinh doanh khác trong và ngoài Khách sạn nhằm cung cấp các dịch vụ nh ăn uống, vui trơi giải trí, tham quan Du lịch v.v

+ Nhiệm vụ của nhóm đón tiếp :

- Lễ tân là nhân viên trực tiếp giao dịch với khách, bán phòng cho khách căn cứ vào yêu cầu của khách, đồng thời cũng là ngời cung cấp các thông tin về loại hình dịch vụ mà khách yêu cầu trong thời gian lu trú.

Quầy lễ tân của Khách sạn Mùa Xuân là nơi diễn ra các hoạt động của bộ phận lễ tân nh : làm thủ tục đăng ký thuê, nhận phòng thanh toán, thu và đổi tiền , chuyển th từ, tổng

đài điện thoại và cung cấp mọi yêu cầu (trong phạm vi quy dịnh của Khách sạn ) cho khách.

- Nhân viên bảo vệ là ngời tiếp xúc đầu tiên với khách, dẫn khách tới khu vực quầy đón tiếp, trông giữ xe cho khách và bao quát tình hình an ninh trật tự ở cửa chính Trong Khách sạn Mùa Xuân tổ bảo vệ có 3 ngời, chia làm 3 ca phối hợp cùng nhau làm việc để đản vảo an toàn cho tính mạng, tài sản của khách cũng nh của Khách sạn

 Nhóm phục vụ phòng của Khách sạn là bộ phận đóng vai trò cơ bản trong việc cung cấp các dịch vụ cho khách trong thời gian lu trú đồng thời cũng là bộ phân hỗ trợ quan trọng nhất cho bộ phận Lễ tân điều phối phòng khi khách có yêu cầu Ngoài ra nhiệm vụ chủ yếu và thờng xuyên của bộ phận này là đảm nhận vệ sinh buồng cho khách và đảm bảo việc giao buồng nhanh có hiệu quả nhằm đa công suất sử dụng buồng là tối đa Chính vì vậy mà ta có thể nói chức năng của bộ phận buồng là :

+ Chức năng kinh doanh và phục vụ.+ Chức năng tuyên truyền và đối ngoại

+ Chức năng đảm bảo an ninh cho khách và tài sản của khách.

Kinh doanh buồng có hiệu quả sẽ mang lại doanh thu lớn hơn doanh thu của các bộ phận kinh doanh khác nhng nó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố ngoài yếu tố về vật chất (chất lợng phòng), nó còn phụ thuộc vào thái độ phục vụ tận tình ,chu đáo, cộng với thái độ đón tiếp niềm nở của nhân viên phục vụ cũng nh nhân viên quản lý tạo cho khách ấn t-ợng tốt về Khách sạn và khách có thể còn quay trở lại Khách sạn trong những lần tới.

b, Bộ phận ăn uống:

Tổ bếp và tổ nhà hàng trong Khách sạn gồm có 7 ngời (1 tổ trởng và 6 nhân viên ) Do quy mô hoạt động và khả năng kinh doanh còn nhiều hạn chế vì vậy bộ phận nhà hàng của Khách sạn Mùa Xuân cha đợc coi là bộ phận tạo ra doanh thu lớn cho Khách sạn

Nhiệm vụ chính của bộ phận này là phục vụ ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong Khách sạn

Bộ phận kế toán của Khách sạn gồm có 3 nhân viên :1 kế toán trởng và 2 nhân viên ,chịu trách nhiệm theo dõi mọi hoạt động tài chính của Khách sạn

Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm các công việc sau:

+ Phân tích các báo cáo về các khoản thu-chi trong Khách sạn+ Sử lý các thông tin về lơng

+ Thu thập các dữ liệu của mọi giao dịch tài chính và làm các báo cáo tài chính cụ thể.

+ Chịu trách nhiệm lập các khoản tiền nộp Ngân hàng

+ Phối hợp với bộ phận Lễ tân trong việc bảo quản tiền mặt của Khách sạn và làm tốt công tác do Giám đốc giao phó.

4.5 Bộ phận kinh doanh các dịch vụ khác :

Bên cạnh chức năng kinh doanh chính là lu trú, Khách sạn Mùa Xuân còn kinh doanh các dịch vụ khác nh : dịch vụ lữ hành, dịch vụ bán vé tàu và vé máy bay - đây là hai dịch vụ đem lại doanh thu tơng đối cho Khách sạn

Nhiệm vụ chính của bộ phận này là cung cấp đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời các dịch vụ mà khách đã đặt qua mọi hình thức giao dịch trực tiếp và gián tiếp qua điện thoại, Fax, Telex, hoặc thông qua nhân viên Lễ tân của Khách sạn

Ngoài ra, Khách sạn còn có các dịch vụ khác nh dịch vụ giặt là, môi giới phơng tiện giao thông và dịch vụ điện tín.

Qua sơ đồ tổ chức bộ máy của Khách sạn Mùa Xuân và thông qua việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh trong Khách sạn (từ Giám đốc quản lý điều hành cho đến các nhân viên ) đã phần nào giúp em hiểu rõ hơn về quy mô hoạt động của một Khách sạn nhà nớc trong thời mở cửa.

5 Nguồn khách đến Khách sạn:

Là một đơn vị kinh doanh mới đi vào hoạt động cho đến nay số lợng khách tới Khách sạn ngày một đông hơn cả về số lợng và về nguồn khách.

Nếu nh trớc kia khi còn là nhà nghỉ đờng Sắt thì nguồn khách tới Khách sạn chủ yếu là cán bộ công nhân viên trong nghành và khách vãng lai chờ đợi tàu thì cho đến nay ngoài 2 nguồn khách trên Khách sạn còn thu hút đơc số lợng khách Du lịch trong và ngoài nớc.

6 Tình hình kinh doanh của Khách sạn

Nhờ vào sự cố gắng, nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên trong Khách sạn bởi vậy mà tình hình kinh doanh tăng trởng hàng năm của Khách sạn Mùa Xuân luôn là :

10 →13%.

Là một đơn vị tự hạch toán kinh doanh có đầyđủ chức năng kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh Khách sạn - Nhà hàng tuy luôn phải cố gắng phấn đấu từng bớc hoàn thiện mình song Khách sạn còn rất nhiều hạn chế kìm hãn sự phát triển kinh doanh của Khách sạn Có thể lấy một ví dụ điểm hình nh: Khách sạn kinh doanh lu trú là chủ yéu nhng do mặt bằng chật hẹp nên số lợng phòng ít và các dịch vụ phục vụ cho khách ăn nghỉ lại không nhiều nên không đáp ứng đợc nhu cầu của khách.Chính điều này đã làm giảm bớt l-ợng khách lui tới khách sạn đồng nghĩa với việc kinh doanh của Khách sạn cũng bị ảnh h-ởng Vì vậy đòi hỏi Khách sạn phải tìm cách đổi mới và nâng cao cả về chất lợng và số l-ợng các sản phẩn dịch vụ của mình tránh tình trạng tụt hậu so với các Khách sạn khác Qua các bảng số liệu sau đây ta có thể thấy đợc tình hình kinh doanh của Khách sạn :

Phần II Thực trạng hoạt động kinh doanh của Khách sạnI Nghiệp vụ Lễ tân

1 Giới thiệu

Bộ phận Lễ tân đợc ví là "trung tâm thần kinh " của Khách sạn, là nút liên hệ giữakhách với Khách sạn và là cầu nối giữa khách với các dịch vụ trong và ngoài Khách sạn Tại quầy Lễ tân, khách đến đặt buông, đăng ký Khách sạn, trao đổi thông tin, thanh toán, trả phòng Mọi hoạt động diễn ra trong Khách sạn đều h… ớng về bộ phận Lễ tân, Lễ tân còn là nơi thu nhận thông tin và truyền phát mọi thông tin với các bộ phận khác trong Khách sạn.

Bộ phận Lễ tân của Khách sạn Mùa Xuân gồm 2 tổ : tổ bảo vệ và tổ lễ tân

♦ Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ:- Có trách nhiệm mở cửa Khách sạn cho khách.- Vận chuyển hành lý của khách khi cần thiết - Bao quát khu vực đại sảnh.

- Kiểm soát và trông giữ xe cho khách, điều hành xe đến đúng khu vực để xe của Khách sạn.

♦ Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên Lễ tân:+ Chức năng :

Nhân viên Lễ tân là ngời bán phòng và đăng ký phòng trớc cho khách là ngời chịu trách nhiệm đòi nợ khi khách rời Khách sạn dựa và hoá đơn thanh toán của các bộ phận dịch vụ khác chuyển tới.

Chịu rrách nhiệm lắng nghe ý kiến khen, che của khách về Khách sạn và về chất lợng phục vụ Từ đó thông báo lại cho bộ phận quản lý Khách sạn để khắc phục kịp thời.

+ Nhiệm vụ :- Chào đón khách

- Làm thủ tục cho khách nhận phòng và trả phòng.- Ghi lại thông tin giữ liệu cần thiết

- Giải đáp các yêu cầu, thắc mắc của khách.

- Trả lời điện thoại và nối đờng dây điện thoại cho khách - Lắng nghe và ghi nhận các ý kiến đóng góp của khách.

- Thanh toán và thu nợ để trả cho các dịch vụ khác mả Khách sạn đã cung ứng cho khách.

- Tiếp nhận và môi giới các loại hình dịch vụ cho khách mà khách có yêu cầu.- Báo cáo lại với tổ trởng những vấn đề bất thờng xảy ra trong ca làm việc của mình.- Lập sổ báo cáo tình hình kinh doanh buồng nộp cho cấp trên.

Nhiệm vụ của ngời tổ trởng tổ Lễ tân:

Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất trong mọi hoạt động của tổ mình, là ngời phân chia công việc trong tổ cho các thành viên, điều hành chỉ đạo các nhân viên dới quyền phối hợp cùng nhau hoạt động.

2 Tổ chức bộ máy đón tiếp của Khách sạn

Tổ chức bộ máy đón tiếp của Khách sạn Mùa Xuân đợc sắp xếp theo sơ đồ sau :

Sơ đồ số 02: Bộ máy đón tiếp của khách sạn Mùa Xuân

Ban Giám đốc

Nhân viên đón tiếp

Nhân

3 Sơ đồ bố trí khu đại sảnh của Khách sạn

Khu đại sảnh là phần diện tích thoáng mát, đợc thiết kế lộng lây, thẩm mĩ cao (kết hợp gữa truyền thống và hiện đại, giữa Đông và Tây) Tại khu vực này, Khách sạn Mùa Xuân có bố trí một quầy đón tiếp, một quầy bán vé và một quầy lu niệm

Đây cũng là nơi làm việc của các nhân viên trong tổ Lễ tân và tổ Bảo vệ

Khu đại sảnh là nơi đón tiếp khách đầu tiên, là bộ mặt của Khách sạn và cũng là một điểm để đánh giá cấp hạng của Khách sạn Nơi đây đợc lắp đặt các trang thiết bị hiện đại nhất nh : hệ thống cửa tự động, điều hoà hai chiều và các lối đi chính trong đại sảnh đều đ-ợc trải thảm.

Quầy đón tiếp đợc bố trí gần với cửa chính ra vào Khách sạn, phía trên cao của quâỳ có gắn biển "Reception" ngang tầm nhìn của khách.

Sơ đồ 03: Sơ đồ bố trí khu đại sảnh khách sạn Mùa Xuân

1 Cửa chính giành cho khách2 Quầy lễ tân

3 Lối ra vào của các nhân viên trong Khách sạn 4 Lối ra đi lên các tầng(khu lu trú của khách)5 Quầy bán vé máy bay và vé tầu

6 Quầy hàng lu niệm7 Bàn ghế giành cho khách8 Giá để tạp chí sách báo

1

4.1 Quy trình làm việc của nhân viên Lễ tân

Quy chình làm việc của nhân viên lễ tân chia làm 3 ca : Ca 1 từ 6 h - 14 h

Giai đoạn 4 : Thanh toán và tiễn khách.

4.2 Các nghiệp vụ Lễ tân diễn ra trong Khách sạn Mùa Xuân:

 Nghiệp vụ 1: Nhận đặt phòng trực tiếp

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : Lễ tân chào hỏi khách.

Bớc 2 : Khi nhận đợc yêu cầu đặt phòng, nhân viên Lễ tân cần kiểm tra sổ sách có liên

quan

+ Sổ sơ đồ phòng + Sổ đặt phòng trớc

để biết xem Khách sạn có thể đáp ứng đợc yêu cầu đặt phòng của khách không.

TH1 : Nếu Khách sạn không đáp ứng đợc yêu cầu đặt phòng của khách thì nhân viên Lê tân nhẹ nhàng từ chối khéo và nêu gợi ý khách có thể sử dụng loại hạng phòng nào khác trong Khách sạn không Hoặc nếu đợc sự đồng ý của khách Lễ tân sẽ liên hệ với các Khách sạn khác giúp khách.

TH2 : Nếu Khách sạn đáp ứng đợc yêu cầu đặt phòng của khách thì nhân viên Lễ tân tiếp tục làm các bớc sau.

Bớc 3 : Lễ tân cần tìm hiểu các thông tin về khách

- Tên

- Quốc tịch - Thời gian lu trú

- Phơng tiện và phơng thức thanh toán - Thời gian thanh toán.

Bớc 4 : Ghi "Phiếu đặt buồng" theo yêu cầu của khách và xin khách để lại giấy tờ

tuỳ thân (Chứng minh th, Bằng lái xe, bằng tiến sĩ ) đồng thời yêu cầu khách điền vào…

"Phiếu báo nhân khẩu"

Bớc 5 : Ghi "Phiếu báo phòng" để chuyển cho bộ phận buồng dẵn khách lên phòng

đồng thời trao chìa khoá phòng cho khách.

Bớc 6 :

+ Ghi ký hiệu " phòng có khách " vào "Sổ sơ đồ phòng".

+ Ghi lại các thông tin về khách vào "Sổ đăng ký tạm trú" để cuối ngày mang đến cơ

quan công an điạ phơng làm thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.

Khách sạn Mùa Xuân phiếu đặt buồng 145 Lê Duẩn - Hà Nội

ĐT: 8221160-8221162 Fax: 8221159

Tên khách: Trần Viết ThắngTên khách: Bùi Huyền ChâuTên khách:……… ………

Phòng 1giờng: 204 Mức giá: 160.000đPhòng 2giờng: Mức giá: … …………Phòng 3giờng: Mức giá: … …………

Thời gian đến: 14h ngày: 23/9/2002Yêu cầu đặc biệt : ………

Đặt phòng theo yêu cầu Cá nhân

Địa chỉ: Đoan Hùng Phú ThọSĐT: ……… Số Far: ………

Công ty

Địa chỉ:……….………SĐT: ……… Số Far: ………

Ghi chú

C«ng an Hoµn KiÕm phiÕu b¸o nh©n khÈu t¹m tró§ån tr¹m : 10

GiÊy CM hay giÊy tê kh¸c: 130570237 ………

CÊp ngµy: 19/7/1990 … …….t¹i: Phó Thä………

Số phiếu: 5599

Họ và tên khách: Trịnh Lê Hoa

Số phòng: 301 Giá tiền: 130.000 đ Thời gian đến: 10h 15'

Thời gian lu trú: Ngày 23/9 đến ngày: 27/9.

Ngày 23 tháng 9 năm 2002

Lễ tân

Sổ sơ đồ phòng

407VN1khách lu

TP : 9h

401VN1khách luTP : 9h30'

402VN3Vào 12h

403VN2khách luTP: 9h 45'

404VN3khách luTP:15h20'

405VN2khách luTP : 16h5'

VN2Vào: 10h

307VN1khách luTP:17h30'

301VN1Vào: 10h

304VN2Vào: 14h

305406VN3Vào: 11h

203VN2khách lu

204VN2Vào: 14h

206VN2khách luTP: 10h5'

Sè phßng

Nh©n viªn c¬ së tr×nh b¸o

Ký, x¸c nhËn cña c¬ quan c«ng an

15.

27.

Nghiệp vụ 2 : Nhận đặt phòng trớc

• Trờng hợp: Khách đặt phòng trực tiếp bằng điện thoại

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : Nhấc điện thoại nhanh chóng, giới thiệu tên Khách sạn

Thông thờng khách cho biết tên, địa chỉ và các yêu cầu đặt phòng, lúc này Lễ tân phải chú ý lắng nghe rồi ghi lại rõ ràng tất cả các thông tin, đồng thời trong lúc ghi cần nhắc lại xem có chính xác không.

Bớc 2 : Lễ tân kiểm tra khả năng tiếp nhận của Khách sạn thì xin lỗi, từ chối khách

TH1 : Khách sạn không đủ khả năng tiếp nhận thì xin lỗi và từ chối khách.

TH2 : Nếu Khách sạn đủ khả năng tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách thì Lễ tân giới thiệu qua về tiện nghi trong phòng, mức giá các loại phòng cho khách (có thể thoả thuận mức giá nếu khách yêu cầu )

Bớc 3 : Khi khách đã đồng ý đặt phòng thì nhân viên Lễ tân vào "Sổ đặt phòng trớc" các thông tin đã ghi lại đợc trong qúa trình

nghe điện thoại về

+ Tên và địa chỉ của khách + Số lợng ngời

+ Số lợng và loại hạng phòng+ Thời gian lu trú

+ Thời gian hẹn đến + Phơng thức thanh toán + Những yêu cầu đặc biệt

Sổ đặt phòng trớc

Ngày khách

Tên khách

Tên cơ quanĐịa chỉ và SĐT

Số ời

ng-Số ợng phòng

l-T/g lu trúT/g hẹn đến

Tiền đặt cọc

Lễ tân nhận

• Trờng hợp: Nhận đặt phòng trớc bằng văn bản (th , Fax, Telex)

Quy trình nghiệp vụ :

Sau khi nhận đợc yêu cầu đặt phòng bằng văn bản, Lễ tân thực hiện các bớc sau :

Bớc 1 : + Tìm hiểu yêu cầu đặt phòng

+ Kiểm tra xem khả năng tiếp nhận của Khách sạn

Bớc 2 : + Trả lời khách bằn văn bản

Bớc 3 : + Vào "Sổ đặt phòng trớc" các nội dung mà khách đã viết trong văn bản.

 Nghiệp vụ 3 : Phục vụ khách đặt phòng trớc

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : + Khách đến quầy, Lễ tân chào hỏi khách

+ Thông thờng khách cho biết tên, địa chỉ và nói là đã đặt phòng trớc rồi.

Bớc 2 : + Lễ tân xin khách chờ cho một lát để kiểm tra trên sổ đặt phòng trớc.

+ Thoả thuận với khách về các phòng mà Khách sạn đã giành phòng cho họ và về giá cả (nếu có phát sinh)

Bớc 4 : Vào các loại sổ sách có liên quan nh

+ Sổ sơ đồ phòng+ Sổ đăng ký tạm trú

+ Đánh dấu khách đã tới vào "Sổ đặt phòng trớc"

 Nghiệp vụ 4 : Giao nhận và bảo quản chìa khoá phòng cho khách

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : Sau khi làm xong thủ tục trong việc nhập phòng cho khách, Lễ tân trao chìa

khoá phòng cho khách và không quên nhắc khách nếu đi ra ngoài thì gửi lại chìa khoá

Bớc 2 : Khách đi ra ngoài gửi lại chìa khoá, nhân viên Lễ tân để chìa khoá vào đúng ô

có số phòng của khách

Bớc 3 : Khách xin lại chìa khoá, Lễ tân đa hai tay hoặc đặt lên bàn cho khách tự lấy.

 Nghiệp vụ 5 : Nhận và bảo quản hành lý cho khách

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : Lễ tân nhận số lợng, chủng loại hành lý của khách Bớc 2 : Viết vào giấy tên khách và số phòng, rồi dán lên hành lý Bớc 3 : Xếp gọn hành lý của khách và vào sổ bàn giao

 Nghiệp vụ 6 : Tiếp tân và nhắn tin

Quy trình nghiệp vụ tiếp tân:

Khi khách bên ngoài đến quầy đón tiếp xin gặp khách lu trú trong Khách sạn thì :

Bớc 1 : Lễ tân tìm hiểu ngời mà khách cần gặp (tên, số phòng, quốc tịch, mục đích của

cuộc gặp và đã hẹn trớc cha)

Bớc 2 : Lễ tân kiểm tra trên ô chìa khoá xem khách có ở trong phòng không.

TH1: Nếu khách ở trên phòng thì gọi điện lên phòng báo cho khách biết là có ngời cần gặp và mời khách xuống quầy đón tiếp.

TH2: Nếu khách không có nhà, Lễ tân thông báo lại cho khách và hỏi khách có cần nhắn lại gì không.

Quy trình nghiệp vụ nhắn tin:

TH1: Nhắn tin từ bên ngoài vào cho khách lu trú

Bớc 1 : Kiểm tra ô chìa khoá nếu khách ở trong phòng thì gọi điện lên phòng mời

khách xuống nhận tin, nếu khách đi vắng thì xin lỗi ngời đa tin và hỏi xem khách có cần nhắn lại gì không.

Bớc 2 : Ghi lại nội dung tin nhắn cho khách vào "Phiếu nhắn tin" và đặt vào ô để

chìa khoá phòng.

Phiếu nhắn tin

Ngời đợc nhận tin: A Hoà ……Phòng: 201… ………….

Tin nhận lúc: 9h., ngày 23 tháng.9 năm 2002………

Nội dung tin nhắn:

A Hoà gọi điện cho chị Thanh có việc cần theo số: 091.6642078

TH2 : Nhắn tin cho khách ngoài

Bớc 1 : Tìm hiểu nội dung thông tin, tên , địa chỉ ngời đợc nhận tin

Bớc 2 : Ghi vào "Phiếu nhắn tin" và không quên nhắc lại cho khách kiểm tra xem đã

chính xác cha.

Bớc 3 : Khi khách bên ngoài đến nhận tin thì nhân viên Lễ tân truyền đạt lại nội dung

tin nhắn hoặc đa phiếu nhắn tin cho khách xem.

 Nghiệp vụ 7 : Tiếp nhận nhu cầu ăn uống của khách

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : Khi khách đến quầy Lễ tân đa ra nhu cầu về ăn uống thì nhân viên Lễ tân cần

tìm hiểu rõ các mục sau+ Thực đơn ăn+ Số lợng ngời ăn+ Thời gian ăn

Bớc 2 : Ghi "Phiếu báo ăn" rồi chuyển cho bộ phận bếp của Khách sạn.

Thực đơn:

2 suất

15.000đ / 1 suất

 Nghiệp vụ 8 : Thanh toán và tiễn khách

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : Thông thờng khách sẽ thông báo với Lễ tân thời gian trả phòng (trong TH

khách không thông báo thì Lễ tân có thể căn cứ vào" Sổ đặt phòng " ) để chuẩn bị làm

các thủ tục cần thiết.

Bớc 2 : Trong khi làm thủ tục thanh toán Lễ tân gọi điện lên tổ buồng để họ nhận

phòng và nếu có chuyện gì xảy ra thì họ báo lại cho Lễ tân biết, kịp thời giải quyết.

Bớc 3 : Dựa vào "Hoá đơn dịch vụ và điện thoại" để lập "Hoá đơn tổng hợp"và

tiến hành thanh toán với khách.

Bớc 5 : Chào và chúc khách đi đờng bình anBớc 6 : Vào "Sổ thu" của Lễ tân

Kh¸ch s¹n Mïa Xu©n

145- Lª DuÈn- HN

§T: 8221160- 8221162Fax: 8221159

PhiÕu thanh to¸n tiÒn ®iÖn tho¹i, fax

Kh¸ch s¹n Mïa Xu©n

145- Lª DuÈn- HN§T: 8221160- 8221162 Fax: 8221159

PhiÕu thanh to¸n tæng hîp

Kh¸ch s¹n mïa xu©n145- Lª duÈn- hn

TP 404 (9-23/9) 220*4 25.000 4sevenup =24.000 81 45.000 53 70.000 91 6 Lipton = 30.000

TP 307 (20- 23/9) 150*3 11.000 2Coca = 12.000 91 20.000 55 40.000 92

Nghiệp vụ 9 : Nộp tiền cho bộ phận kế toán

Quy trình nghiệp vụ :

Sau mỗi ca làm việc nhân viên Lễ tân phải nộp tiền cho bộ phận kế toán trong Khách sạn theo các bớc sau:

Bớc 1 : Chuyển giao toàn bộ số tiền thu đợc trong ca.Bớc 2 : Giao cho bộ phận kế toán

+ Hoá đơn chứng từ cần thiết có liên quan đến dịch vụ tiêu dùng của khách.+ Sổ thu của Lễ tân

+ Hoá đơn thuế GTGT(nếu có)

+ Sổ theo dõi thanh toán hàng ngày "Sổ nộp tiền"

Bớc 3 : Sau khi thanh toán xong yêu cầu kế toán phải ký nhận vào sổ nộp tiền.

Sổ nộp tiền

Ngày nộpSố tiềnNgời nộpKế toán ký

Ca 123/9/02Ca 223/9/02Ca 323/9/02

24/9/02

 Nghiệp vụ 10 : Đăng ký tạm trú cho khách

Quy trình nghiệp vụ :

Cuối ngày làm việc vào khoảng 23h, Lễ tân ca 3 đến cơ quan công an tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú cho khách.

Bớc 1 : Lễ tân mang theo các sổ sách giấy tờ sau

+ Danh sách khách lu trú trong ngày

+ Các giấy tờ tuỳ thân của khách

+ Phiếu đăng ký tạm trú mà khách đã tự khai khi đặt phòng

+ Sổ đăng ký tạm trú

Bớc 2 : Khi đăng ký xong cho khách có thể trả lại một số giấy tờ tuỳ thân cần thiết cho

Chú ý : Nếu từ 23h cho tới 6h sáng ngày hôm sau khách mới tới thì nhân viên Lễ tân phải

làm thủ tục đăng ký bổ sung cho khách.

Danh sách khách lu trú

Ngày 23 tháng 9 năm 2002 …

STTHọ và tên kháchSố phòngNgày điGhi chú

Nguyễn Quỳnh AnhĐặng Bá NinhNguyễn Ngọc HạpTrần Anh Dũng

3/1030/9ntnt

Lê Thị Nh HoaChu Thu Cúc Bùi Duy HoàNhân Phúc Trung Phùng Khắc ChinhNguyễn Tiến Dũng Đinh Nguyên KhiêmTrịnh Lê Hoa

Trần Việt QuangNguyễn Duy Lân Minh Quốc DũngTrần Viết ThăngBùi Huyền Châu

 Nghiệp vụ 11 : Bàn giao ca

Quy trình nghiệp vụ :

Bớc 1 : Làm nhiệm vụ cho đến đúng thời điểm bàn giao ca là

Ca 1 : 6h kém 5'Ca 2 : 2h kém 15'Ca 3 : 10h kém15'

Bớc 2 : Bàn giao những công việc đã là xong nh thanh toán, xếp phòng, những công

việc còn dở dang và những tồn tại sau ca làm việc, cũng nh những kiến nghị cần giải quyết cho ngời làm ca sau làm tiếp.