Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty chế biến nông sản thực phẩm – xuất khẩu Hải Dương

PHẦN MỘT: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL, CCDC TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I - Những vấn đề chung về công tác kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất II - Kế toán chi tiết NVL, CCDC III - Kế toá

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 1 Lớp 6.11

1- Khái niệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

a- Khái niệm nguyên vật liệu: Vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc do doanh nghiệp chế biến cần thiết cho quá trình hoạt động SXKD của Doanh nghiệp

b- Khái niệm công cụ dụng cụ: CCDC là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định để được coi là TSCĐ, vì vậy CCDC được quản lý và kế toán như các loại vật liệu

2 - Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

a - Nguyên vật liệu:

Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó, vật liệu bị tiêu hao mòn toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm Về mặt giá trị nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí SXKD trong kỳ Do đặc điểm này mà vật liệu được xếp vào loại tài sản lưu động của doanh nghiệp

b - Công cụ dụng cụ:

Mặc dù được quản lý nhưng kế toỏn CCDC có những đặc điểm giống TSCĐ vì đều là tư liệu lao động Đó là có thể tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD, trong quá trình sử dụng chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển dần từng bộ phận giá trị hao mòn vào chi phí SXKD trong kỳ, kế toán phải sử dụng các phương pháp, phương pháp phân bổ một lần và phương pháp phân bổ nhiều lần

3 - Vai trò của NVL, CCDC trong sản xuất:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, chi phí cho các đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí và trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là một bộ phận sản xuất dự trữ quan trọng nhất của doanh nghiệp Như vậy xét về mọi mặt ta thấy vị trí của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quá trình sản xuất có ý nghĩa vô cùng quan trọng Việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời, đầy đủ hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Sẽ không thể tiến hành sản xuất nếu không có đủ NVL, CCDC Nhưng khi đã có NVL CCDC thì sản xuất có đạt yêu cầu hay không? Sản phẩm làm ra có khả năng cạnh tranh được hay không? Để đạt được điều này thì lại phụ thuộc vào chất lượng các NVL, CCDC đó Ngoài ra chi phí NVL, CCDC cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến sự biến động của giá thành, chỉ cần chi phí tăng gay giảm 1% cũng đã làm cho giá thành biến động Điều này ảnh hưởng đến kết quả SXKD của doanh nghiệp

Có thể khẳng định lại rằng NVL, CCDC đóng vai trò quan trọng trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp Do đó việc tổ chức công tác hạch toán NVL, CCDC là không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào

4 - Nguyên tắc kế toán NVL, CCDC: Đảm bảo 5 nguyên tắc

- Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp chỉ được lựa chọn áp dụng 1 trong 2 phương pháp: KKTX hoặc KKĐK trong quá trình kế toán các loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá, các loại hàng tồn kho

- Kế toán nhập xuất tồn kho VL và CCDC phải phản ánh theo giá thực tế hoặc còn gọi là giá gốc, là loại giá phản ánh đầy đủ các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả trong quá trình thu mua NVL, CCDC Đây là một loại giá có giá trị về mặt thanh quyết toán

- Kế toán VL và CCDC phải đồng thời kế toán chi tiết cả về mặt hiện vật và giá trị Kế toán phải theo dõi chi tiết VL và CCDC theo từng kho, từng loại Việc bố trí, sắp xếp VL & CCDC trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thực hiện cho công việc hập xuất và theo dõi kiểm tra mặt khác phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ thời hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để phòng ngừa,

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 3 Lớp 6.11

trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ kế toán phải xây dựng định mức tiêu hao VL & CCDC cho từng chi tiết, bộ phận quản lý

- Đối với các CCDC xuất dùng phân bổ 2 lần hoặc nhiều lần kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí theo từng nội dung sử dụng để đảm bảo thời hạn sử dụng theo quy định và tổng số chi phí phân bổ cho phù hợp với số chi phí phát sinh theo từng đối tượng phải chi phí

- Vào thời điểm cuối năm nếu xét thấy VL & CCDC tồn kho có khả năng bị giảm giá so với giá thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

5 - Nhiệm vụ của kế toán NVL - CCDC

a- Nhiệm vụ:

- Tổ chức ghi chép phản ánh tập hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển nhập xuất, tồn kho VL & CCDC, tính giá thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng VL & CCDC về số lượng, chất lượng mặt hàng

- Hướng dẫn kiểm tra các phân xưởng, các kho và phòng ban thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết về kế toán VL & CCDC theo đúng chế độ và đúng phương pháp kế toán

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản nhập xuất VL & CCDC, định mức dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định số lượng và giá trị VL, CCDC tiêu hao, phân bổ chính xác chi phí này cho các đối tượng sử dụng

- Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệt, lập các báo cáo về VL và phân tích tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng VL

b - Tác dụng:

- Tổ chức công tác kiểm tra NVL, CCDC kịp thời, đầy đủ, chính xác và nghiêm túc là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giỏ thành sản phẩm ở doanh nghiệp

- Nhờ có công tỏc hạch toán VL, CCDC mà doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng VL, CCDC rồi từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động

- Hạch toán VL, CCDC cung cấp những thông tin hữu ích, giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua, dự trữ tránh tình trạng làm gián đoạn quá trình sản xuất

6 - Phân loại VL-CCDC:

a - Phân loại vật liệu:

Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp cụ thể mà VL trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau theo từng tiêu thức nhất định

Nhìn chung vật liệu dược chia thành các loại sau:

* Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở

vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới như sắt, thép trong công nghiệp cơ khí, bông trong công nghiệp kéo sợi, gạch, ngói, xi măng trong công nghiệp xây dựng cơ bản, hạt giống, phân bón trong nông nghiệp bán thành phẩm mua ngoài kế toán cũng phản ánh vào NVL

* Vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động nhưng VL phụ không phải là cơ sở

vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới VLP có vai trò phụ trong quá trình SXKD, được tiến hành bình thường phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật công nghệ quản lý như dầu mỡ bôi trơn, máy móc trong sản xuất công nghiệp, thuốc trừ sâu, thuốc kích thớch sinh trưởng trong sản xuất nông nghiệp

* Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình SXKD Nhiên

liệu gồm có: xăng, dầu mỡ, hơi đốt, than, củi

* Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết phụ tùng, máy móc, thiết bị mà

doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị

* Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị

không cần lắp, công cụ, vật kết cấu dùng cho công tỏc xây lắp, XDCB

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 5 Lớp 6.11

* Phế liệu: Là những VL loại ra trong quá trình SXKD của doanh nghiệp, phế

liệu đã mất hết hoặc mất một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu như sắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch ngói vỡ

* VL khác: là các loại VL không được xếp vào các loại kể trên, các loại VL

này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ

Như vậy: - Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp được chia thành NVL trực tiếp dùng vào SXKD và NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm

a- Đánh giá NVL, CCDC theo giá thực tế:

Giá thực tế là giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi phí hợp lý của doanh nghiệp để tạo ra VL, CCDC đó

a1- Giá thực tế VL, CCDC nhập kho:

Giá thực tế của VL, CCDC được xác định theo từng nguồn nhập * Với VL, CCDC mua ngoài

Giá thực tế của VL, CCDC =

Giá mua ghi trên hoá đơn +

chi phí thu mua +

Thuế nhập khẩu (nếu có) +

Các khoản giảm trừ - Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thuê kho bãi - Các khoản giảm trừ gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua bị trả lại)

* Với VL, CCDC thuê ngoài gia công, chế biến

Giá thực tế = Giá xuất kho + chi phí liên quan (vận chuyển, bốc dỡ ) + chi phí chế biến * Với VL, CCDC nhận vốn góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:

Giá thực tế = Giá đánh giá (giá thoả thuận 2 bên) + chi phí liên quan tiếp nhận * Với VL, CCDC được tài trợ, biếu tặng:

Giá thực tế = Giá tương đương tại thời điểm nhận được +

Chi phí tiếp nhận * Với VL, CCDC tự gia công, chế biến

Giá thực tế = Giá thành sản xuất thực tế

a2- Giá thực tế VL, CCDC xuất kho:

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, của yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

+ Phương pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phương pháp này, giá thực tế VL xuất dùng được tính theo công thức: Giá thực tế VL

xuất dùng =

Số lượng VL xuất dùng x

Giá đơn vị bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:

- C1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ:

=

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 7 Lớp 6.11

liệu nhập trong kỳ Giá đơn vị

BQ

cả kỳ dự trữ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ

→ Ưu, nhược điểm của cách tính này:

+ Ưu: Phương pháp này đơn giản, dễ làm

+ Nhược: Độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung

C2:Giá đơn vị BQ cuối kỳ trước:

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá đơn vị BQ

cuối kỳ trước =

Lượng thực tế tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Theo phương pháp này, trong kỳ khi xuất kho sẽ sử dụng đơn vị giá bình quân Giá đơn vị bình quân là giá đơn vị của số vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ

→ Ưu, nhược điểm của cách tính này:

+ Ưu: Phương pháp này đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động của VL trong kỳ

+ Nhược: Không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả VL kỳ này

C3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:

Giá thực tế tồn kho trước khi nhập + Giá thực tế của lần nhập đó

→ Ưu, nhược điểm của cách tính này:

+ Ưu: Phương pháp này vừa chính xác, vừa cập nhật + Nhược: Tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

+ Phương pháp nhập trước - xuất trước ( FiFo)

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số VL vào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thược tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của VL mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị VL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số VL mua vào sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

+ Phương pháp nhập sau - xuất trước (LiFo)

Theo phương pháp này, VL được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất VL nào sẽ tính theo giá thực tế của VL đó Do vậy, phương pháp này có tên là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít loại VL hoặc VL sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được

b- Đánh giá NVL, CCDC theo giá hạch toán:

Theo phương pháp này, toàn bộ VL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ =

Giá hạch toán của vật liệu xuất

dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) X Hệ số giá → Trong đó:

- Giá hạch toán xuất dùng = Số lượng xuất x Đơn giá hạch toán

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ - Hệ số giá (H) =

Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán Vl nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ VL chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý Về thực chất việc sử dụng giá hạch toán để ghi sổ VL nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung chính là một "Thủ

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 9 Lớp 6.11

thuật" của kế toán, nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động hiện có của từng loại hàng tồn kho Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phương pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm hiện có tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ở trên

Trên đây là các phương pháp tính giá VL, CCDC xuất dùng, mỗi phương pháp đều có nội dung, ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định Doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD của mình, khả năng trình độ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý mà vận dụng thích hợp Việc áp dụng phương pháp tính giá xuất thực tế của hàng hoá ở mỗi doanh nghiệp phải tôn trọng nguyên tắc nhất quán trong hạch toán tức là dùng phương pháp nào thì phải thống nhất với phương pháp đó trong kỳ kế toán và nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

II- KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL, CCDC

1- Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán chi tiết NVL, CCDC:

a- Chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành như phiếu nhập kho, phiếu xuất khẩu

Mọi hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp đều liên quan đến việc xuất, nhập VL, CCDC Vịêc nhập, xuất này phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư

Một chứng từ kế toán phải chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu tách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ

Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình biến động NVL, CCDC, là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và sổ sách kế toán

Để kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất của từng thứ NVL, CCDC, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về NVL, CCDC, hệ thống chứng từ kế toán bao gồm

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất khẩu (Mẫu 02-BH)

- Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 11 Lớp 6.11

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối cùng (Mẫu 07-VT)

Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà áp dụng chứng từ kế toán cho phù hợp

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, chính xác, đúng quy định về kiểu mẫu, nội dung và phương pháp lập Người lập chứg từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể để đảm bảo ghi chép kịp thời và đầy đủ

b- Sổ sách kế toán:

Tại mỗi doanh nghiệp các phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC là khác nhau Tuỳ thuộc vào phương pháp sử dụng, họ dùng các sổ (thẻ) kế toán sao cho phù hợp

Một số sổ kế toán thường được sử dụng:

- Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT): được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn của từng thứ NVL, CCDC theo từng kho Thẻ kho do Phòng kế toán lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn NVL, CCDC về mặt giá trị và số lượng

- Sổ kế toán chi tiết, sổ số dư, sổ đối chiếu luân chuyển: Được sử dụng để hạch toán tình hình biến động VL, CCDC cả về mặt giá trị và mặt số lượng ở phòng kế toán

Ngoài các sổ kể trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các bảng nhập, xuất, bảng luỹ kế, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán trực tiếp được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời

Các chứng từ được lập phải được tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp để kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chính xác của số liệu

Trên cơ sở các chứng từ kế toán, tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành phân loại theo chứng từ nhập, xuất, từng loại NVL, CCDC từng kho Từ đó tập hợp số liệu ghi vào sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp NVL, CCDC

2 - Kế toán chi tiết:

Hạch toán chi tiết VL, CCDC phải được thực hiện song song ở kho và ở phòng kế toán Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC ở kho là một bộ phận hạch toán VL, CCDC trong doanh nghiệp Ở kho, thủ kho là người chịu trách nhiệm về vật chất và tổ chức ghi chép, bảo quản, dự trữ bằng chỉ tiêu hiện vật ở Phòng kế toán, với chức năng và nhiệm vụ của mình thông qua các chỉ tiêu giá trị và giám sát, kiểm tra tình hình nhập - xuất, dự trữ và bảo quản VL, CCDC trong quá trình SXKD

Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán chi tiết VL, CCDC giữa kho và Phòng kế toán của doanh nghiệp có thể thực hiện 1 trong 3 phương pháp sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư

a- Phương pháp thẻ song song:

Định kỳ căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành lập bảng kê nhập - xuất - tồn NVL, CCDC

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 13 Lớp 6.11

- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở thẻ kho, kế toán chi tiết VL, CCDC cho từng danh điểm vật liệu tư, vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ (sổ) này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ xuất kho, thủ kho chuyển tới nhân viên kế toán VL, nhân viên kế toán phải kiểm tra, đối chiến ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền Sau đó lần lượt ghi chép các nghiệp vụ xuất nhập vào thẻ kế toán chi tiết VL có liên quan, cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiến với thẻ kho, các số liệu phải khớp và đúng

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho về mặt gía trị của từng loại NVL, CCDC Số liệu của bảng này dược đối chiếu với số liệu của bộ phận kế toán tổng hợp, ngoài ra để quản lý thủ kho, nhân viên kế toán còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ

* Trình tự ghi chép:

- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản và kiểm tra đối chiếu số liệu đơn giản - Nhược điểm: Ghi trùng về chỉ tiêu, số lượng giữa thủ kho và Phòng kế toán - Phạm vi áp dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại về VL, CCDC, có ít nghiệp vụ nhập, xuất Trình độ chuyên môn của kế toán còn hạn chế

b- Phương pháp đối chiếu luân chuyển:

* Nội dung:

Phiếu nhập kho Số chi tiết NVL,

CCDCPhiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho VL-

CCDCThẻ kho

- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song

- Tại phòng kế toán: Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ xuất nhập kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó thực hiện tập hợp các chứng từ nhập xuất theo từng thứ hàng hoá Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán dùng mở cho cả năm và được ghi một lần vào cuối mỗi tháng Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từnng thứ hàng vật tư, hàng hoá thuộc từng kho Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền, trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho Mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi 1 dòng trên sổ kế toán Sau khi hoàn thành công vịêc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán có liên quan nếu cần

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 15 Lớp 6.11

- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL, CCDC về mặt số lượng Mỗi chứng từ ghi 1 dòng trên thẻ kho Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư Định kỳ từ 3 đến 5 ngày sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp tất cả các chứng từ nhập xuất rồi phân loại theo từng nhóm NVL, CCDC theo quy định

Sau khi phân loại thì lập phiếu giao nhận chứng từ Phiếu này được lập cho từng loại phiếu: Phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng Khi đã lập xong phiếu giao nhận chứng từ, thủ kho nộp lại cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất VL, CCDC

Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho kiểm tra, ghi số lượng NVL, CCDC tồn của từng danh điểm vật tư vào sổ số dư Sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền Nhân viên kế toán NVL, CCDC phụ trách kho thì phải thường xuyên hoặc định kỳ xuống kho hướng dẫn hoặc kiểm tra việc ghi chép thẻ và thu nhận chứng từ rồi ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ

- Tại phòng kế toán: Nhân viên kế toán NVL, CCDC nhận được các phiếu nhập và phiếu giao nhận chứng từ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hoá đơn, giấy vận chuyển Sau đó tính giá của các chứng từ, tổng cộng các chứng từ theo từng nhóm VL, CCDC rồi ghi vào cột thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ

Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho VL, CCDC Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư Số dư này được đối chiếu với cột "số tiền" trên sổ số dư

* Trình tự ghi chép:

- Ưu điểm: Tránh được sự trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán → công việc được tiến hành đều đặn trong tháng

- Nhược điểm: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị cho nên muốn biết tình hình tăng giảm vật tư thì xem ở tại kho, khó khăn cho việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán hoặc nếu có sai sót thì rất khó kiểm tra

→ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại VL, CCDC, khối lượng vật tư hàng hoá nhập, xuất nhiều, trình độ chuyên môn của kế toán trong doanh nghiệp cao, doanh nghiệp xây dựng được giá hạch toán vật tư

Ghi chú: → Ghi hàng ngày ⇒ Ghi cuối tháng

( ): Đối chiếu kiểm tra

* TK 151: "Hàng mua đang đi đường"

Tài khoản này dùng để phản ánh các loại VL, CCDC , hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho

Bảng kê luỹ nhập

nhập-xuất-tồn Thẻ kho

Phiếu

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 17 Lớp 6.11

- Kết cấu tài khoản:

+ Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường tăng

+ Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường giảm (hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc đã giao cho khách hàng)

+ Dư nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường đầu và cuối kỳ * TK 152 "Nguyên vật liệu"

Tài khoản này được dùng để phản ánh theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên VL, theo giá thực tế

- Kết cấu tài khoản:

+ Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL, tăng trong kỳ (mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận vốn góp )

+ Bên có: Phản ánh giá trị thực tế của NVL giảm trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt )

+ Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho

- Tài khoản này có thể mở được chi tiết cho từng loại, từng nhóm của VL tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện kế toán của doang nghiệp

* TK 153 "Công cụ, dụng cụ"

Tài khoản nàu được dùng để phản ánh theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại CCDC

- Kết cấu tài khoản:

+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của CCDC trong kỳ (mua, phát hiện thừa )

+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị thực tế của CCDC trong kỳ (xuất dùng, phát hiện thừa )

* Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của CCDC tồn kho

* Ngoài ta để kế toán VL, CCDC kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 133, 1331, 141, 222, 621

b - Phương pháp kế toán:

b1: Phương pháp kế toán tăng NVL, CCDC

* Trường hợp 1: Tăng CCDC, NVL do mua ngoài (mua trong nước)

1 Hàng và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế

Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK liên quan 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán 2 Hoá đơn về nhưng hàng chưa về:

- Doanh nghiệp nhận được hoá đơn nhưng VL, CCDC chưa về nhập kho thì kế toán lưu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng "hàng mua đang đi đường"

- Nếu trong tháng hàng về thì kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và ghi sổ bình thường

Nơ TK 152, 153 Nợ TK 133

Có TK liên quan 111, 112, 331

- Nếu đến cuối tháng VL, CCDC vẫn chưa về nhập kho nhưng VL, CCDC đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp căn cứ vào hoá đơn để phản ánh

Nợ TK 151: Giá mua chưa thuế

Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK liên quan 111, 112, 331 tổng giá thanh toán

- Sang kỳ kế toán sau khi NVL, CCDC về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi

Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế Có TK 151: Giá chưa thuế 3- Hàng về nhưng hoá đơn chưa về:

- Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được VL, CCDC nhưng hoá đơn chưa về, kế toán lưu chứng từ vào một tập hồ sơ riêng "Hàng về nhưng hoá đơn chưa về"

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 19 Lớp 6.11

- Nếu trong kỳ kế toán hoá đơn về, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán phản ánh bình thường

Nợ TK 151, 152: Giá chưa thuế

Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK liên quan 111, 112, 331 tổng giá thanh toán

- Nếu đến cuối kỳ kế toán hoá đơn vẫn chưa về, kế toán phải ghi theo giá tạm tính Nợ TK 152, 153: Giá tạm tính

Có TK 111, 112, 331: Giá tạm tính

- Sang kỳ kế toán sau khi hoá dơn về căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, kế toán sẽ điều chỉnh giá thực tế theo 3 cách theo quy định

4 - Hàng nhập thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ ghi tăng VL, CCDC theo giá trị hàng thực tế nhập, số thuế căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau:

- Khi nhập kho, kế toán phản ánh:

Nợ TK 152, 153: Số thực tế nhập chưa có VAT Nợ TK 138 (1): Số thiếu chưa VAT

Nợ TK 133 (10): VAT theo hoá đơn Có TK 111, 112, 331

Có TK 133 (1): VAT của số hàng thiếu + Nếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK 138 (1): Số thiếu không rõ nguyên nhân

5 - Hàng nhập thừa so với hoá đơn:

Khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý, kế toán phản ánh như sau:

- Nếu nhập kho toàn bộ VL, CCDC kể cả số thừa, kế toán ghị: Nợ TK 152, 153: Giá trị toàn bộ số hàng chưa VAT

Nợ TK 133: VAT theo hoá đơn

Có TK 338 (1): Giá trị thừa chưa VAT

Có TK 111, 112, 331: Tổng số thanh toán theo hoá đơn + Khi xử lý:

+ Trả lại cho người bán:

Nợ TK 338 (1): Giá trị thừa chưa VAT Có TK 152, 153: Giá trị thừa chưa VAT + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 (1): Giá trị thừa chưa VAT Nợ TK 133 (1): VAT của số hàng thừa

Có TK 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân:

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 21 Lớp 6.11

Nợ TK 338 (1), 152, 153: Giá trị thừa chưa có thuế Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân - Nếu nhập theo số hoá đơn

+ Khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153: Giá chưa thuế

Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán

+ Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002: Số thừa + Khi xử lý, kế toán ghi: Có TK 002

Đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể kế toán phản ánh như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153: Số thừa chưa VAT Nợ TK 133 (1): VAT theo số thừa

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 338 (1) 152, 153: Giá trị thừa chưa thuế Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân

6 - Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu mua hàng (chiết khấu thanh toán) kế toán phản ánh:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng

7 Vật liệu, CCDC mua về không đúng chất lượng, quy chách phẩm chất theo hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp đề nghị giảm giá và được người bán chấp nhận, kế toán phản ánh:

Có TK 152, 153 Có TK 133 (1)

9 - Nếu doanh nghiệp trả hàng cho người bán, kế toán phản ánh: Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 152, 153: Hàng mua trả lại theo giá chưa thuế Có TK 133

* Trường hợp 2: Tăng CCDC, NVL do mua ngoài (mua ngoài nước) - BT1: Nợ TK 152, 153

Có TK 333 (3): Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 111, 112, 331

- BT2: Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ của hàng nhập Có TK 333 (1): VAT đầu ra của hàng nhập khẩu

(Còn các nghiệp vụ khác phản ánh tương tự như mua trong nước)

* Trường hợp 3: Tăng VL, CCDC do được cấp, nhận vốn góp liên doanh, được biếu tặng kế toán phản ánh:

Nợ TK 152, 153: Trị giá nhận về Có 411: Trị giá nhận về

* Trường hợp 4: Tăng VL, CCDC rồi nhận lại vốn góp liên doanh, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153

Nợ TK 152, 153: Giá trị thực tế nhập kho Có TK 621: Giá trị thực tế nhập kho

* Trường hợp 7: VL, CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 23 Lớp 6.11

- Nếu VL, CCDC thừa chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 152, 153: Giá trị thừa

b2 - Phương pháp kế toán giảm NVL, CCDC:

NVL, CCDC trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn kinh doanh

Mọi trường hợp giảm VL, CCDC đều ghi theo giá thực tế ở bên có của TK 152, 153

* Phương pháp kế toán giảm NVL:

- Xuất VL cho SCKD: Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (chi tiết phân xưởng): Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất

Nợ TK 641 (2): Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642 (2): Xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế VL xuất dùng - Xuất góp vốn liên doanh:

Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của VL xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thưc tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào TK 412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản" (Nếu giá vốn lớn hơn giá trị vốn góp thì ghi nợ TK 412, nếu giá vốn nhỏ hơn giá trị vốn góp thì ghi có TK 412 (phần chênh lệch)

Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn Nợ (hoặc có) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh - Xuất VL để cho vay tạm thời, kế toán phản ánh:

Nợ TK 138 (8): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (8): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152: Giá thực tế VL cho vay

- Xuất thuê ngoài gia công, chế biến, kế toán phản ánh: Nợ TK 154: Giá thực tế VL xuất chế biến

Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá thực tế VL xuất

- Xuất nguyên VL dùng để biếu tặng hoặc trả lại ngân sách, trả lại cho các bên tham gia liên doanh, kế toán ghi sổ

Nợ TK 411: Giá thực tế VL xuất dùng Có TK 152: Giá thực tế

- Trường hợp phát hiện thiếu NVL:

+ Phản ánh giá trị hàng thiếu mất, kế toán phản ánh: Nợ TK 138 (1): Giá trị thực tế VL bị thiếu hụt Có TK 152: Giá trị thực tế VL thiếu + Khi có quyết dịnh xử lý, kế toán phản ánh:

Nợ TK 111, 112, 334 Số thu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 632: Số còn lại

Có TK 138 (1): Số thiếu

- Vật liệu giảm do các nguyên nhân khác: nhượng bán, trả lương, biếu Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của VL xuất dùng cho các mục đích, kế toán ghi sổ

Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 138 (8), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 25 Lớp 6.11

Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Có TK 152: Giá thực tế VL giảm

* Phương pháp kế toán giảm CCDC

Công cụ dụng cụ giảm ở doanh nghiệp chủ yếu là do xuất dùng Căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ CCDC sao cho hợp lý

- Trường hợp xuất dùng CCDC với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần CCDC cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ 1 lần hay 100% giá trị)

Nợ TK 627 (3): (Chi tiết phân xưởng): Xuất dùng ở phân xưởng Nợ TK 641 (3): Xuất dùng phục vụ cho tiêu thụ

Nợ TK 642 (3): Xuất dùng phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 153 (1): Toàn bộ giá trị xuất dùng

- Trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần như trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị) Theo phương pháp này khi xuất dùng kế toán phải phản ánh các bút toán say:

+ BT1: Phản ánh toàn bộ số CCDC xuất dùng, kế toán phản ánh Nợ TK 142, 242: Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho

Có TK 153 (1): Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho + BT2: Đồng thời phản ánh 50% giá trị phân bổ lần 1 Nợ TK 627, 641, 642 50% giá trị xuất dùng

- Trường hợp CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí (còn gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần)

+ Khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút sau: BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng

Nợ TK 142, 242: Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho Có TK 1531: Toàn bộ giá trị CCDC xuất kho BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần

Nợ TK 627, 641, 642: Giá trị phân bổ mỗi lần Có TK 142, 242: Giá trị phân bổ mỗi lần

+ Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn Nợ TK 627, 641, 642

Có TK 142 (1), 242

Khi báo hỏng, mất hay hết thời gian sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ 2 lần

- Đối với bao bì luân chuyển

+ Khi xuất dùng bao bì luân chuyển Nợ TK 142, 242

Có TK 142 (1), 242: Giá trị còn lại

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 27 Lớp 6.11

- Đối với đồ dùng cho thuê: Khi chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho:

Nợ TK 153 (3): Giá thực tế đồ dùng cho thuê

Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 153 (1): Chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán

+ Khi xuất CCDC cho thuê, kế toán phản ánh:

Nợ TK 142, 242: Giá thực tế của CCDC xuất cho thuê Có TK 153 (3): Giá thực tế của CCDC xuất cho thuê + Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê:

Nợ TK 627 (3): Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động chính của doanh nghiệp

Nợ TK 811: Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động không thường xuyên của doanh nghiêp

Có TK 142, 242: Giá trị hao mòn + Phản ánh số thu về cho thuê CCDC:

Nợ TK 111, 112, 131, 138(8): Tổng số thu cho thuê Có TK 333 (1): VAT đầu ra phải nộp

Có TK 711: Nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511: Nếu là hoạt động chính của DN

+ Khi nhận lại CCDC cho thuê: Nợ TK 153: Giá trị còn lại

Có TK 142, 242: Giá trị còn lại

c - Sơ đồ hạch toán tổng quát VL, CCDC theo phương pháp KKTX (tính VAT theo phương pháp khấu trừ):

TK 111, 112, 331 TK 152, 153 TK 621, 627, 641, 642

TK 133

Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo SP, xuất cho bán hàng và cho quản lý DN,

VAT đầu vào được khấ t ừ

2- Phương pháp kế toán VL, CCDC xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

a- Tài khoản sử dụng:

Phương pháp KKĐK không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, hàng hoá ở các tài khoản hàng tồn kho (152, 153, 156 ) Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Hàng ngày việc nhập hàng được phản ánh ở TK 611 "Mua hàng", cuối kỳ kiểm kê hàg tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá hàng xuất kho theo công thức

Giá trị VL, CCDC xuất dùng trong kỳ

=

Giá trị VL, CCDC tồn kho đầu kỳ

Tổng giá trị VL, CCDC tăng trong kỳ

-

Giá trị VL, CCDC tồn kho cuối kỳ

Để ghi chép kế toán NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 29 Lớp 6.11

* TK 611 "Mua hàng"

Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng , giảm NVL, CCDC theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

- Kết cấu của tài khoản

+ Bên nợ: • Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc đầu kỳ • Phản ánh thực tế nhập trong kho

+ Bên có: • Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho lúc cuối kỳ • Phản ánh giá thực tế xuất trong kỳ

+ Tài khoản này cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại VL, CCDC

* TK 152, 151, 153: Điều có kết cấu giống nhau - Bên nợ: Kết chuyển giá thực tế lúc cuối kỳ - Bên có: Kết chuyển giá thực tế lúc đầu kỳ - Dư nợ: Giá thực tế tồn kho

Nợ TK 611 (1): Giá mua chưa thuế

Nợ TK 133 (1): VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán

Các nghiệp vụ khác làm tăng VL, CCDC trong kỳ Nợ TK 611 (1): Giá trị VL tăng

Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, vốn cấp phát Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay

Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh

- Khi thanh toán tiền mua hàng nếu được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 515

- Đối với VL, CCDC mua về không đúng chất lượng, quy cách, phẩm chất theo hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp đề nghị giảm giá hoặc được hưởng chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng cho người bán

Nợ TK 111, 112, 331: Theo giá thanh toán

Có TK 133: VAT đầu vào không được khấu trừ Có TK 611: Giá mua chưa thuế

- Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt

Nợ TK 152: NVL tồn khoi cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ

Nợ TK 138 (1): Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát có người phải bồi thường Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức

Có TK 611 (1): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ

- Giá trị NVL, CCDC tính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 611 trừ đi tổng số phát sinh bên có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trở lại, số chiết khấu, giảm giá hàng mua ) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo mục đích sử dụng của tỷ lệ định mức

Nợ TK 627, 621, 641, 642 Có TK 611 (1)

- Đối với hàng nhập khẩ:

+ BT1: Nợ TK 611: Thuế NK phải nộp Có TK 333 (3): Thuế NK phải nộp

+ BT2: Nợ TK 133 (1): VAT được khấu trừ của hàng NK Có TK 333 (1): VAT được khấu trừ của hàng NK

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 31 Lớp 6.11 c- Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL, CCDC theo phương pháp KKĐK (tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

TK 151, 152, 153 TK 611 TK151, 152, 153

d- Các hình thức ghi số kế toán:

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu về trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà sử dụng hình thức kế toán cho phù hợp, từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục sổ kế toán tương ứng để hạch toán các nghiệp vụ về NVL, CCDC

TK 133TK 111,

ốKết chuyển giá trị hàng

tồn kho đầu kỳ chưa sử

VAT đầu vào được khấ t ừ

Giá trị VL, CCDC mua vào

Nhận vốn liên doanh, cấp hát

Đánh giá tăng VL, Giá trị VL, CCDC xuất

TK 151, Kết chuyển giá trị VL, CCDC tồn

ối kỳ

Giá trị VL, CCDC xuất dù lớ

Số lượng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán đã lựa chọn Trong các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức kế toán chủ yếu sau:

- Hình thức nhật ký - sổ cái - Hình thức nhật ký chung - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chứng từ

Mỗi hình thưsc sổ kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng tương ứng với các điều kiện về quy mô, năng lực cán bộ kế toán của doanh nghiệp

Trên đây em đã trình bày những hiểu biết của mình về các vấn đề lý luận chung có liên quan đến đề tài hạch toán NVL, CCDC của doanh nghiệp

Tuy nhiên từ lý luận đến thực tế còn có những khoảng cách nhất định Thực tế công tác kế toán NVL, CCDC có đáp ứng yêu cầu SXKD phù hợp với cơ chế thị trường hay không là điều không dễ dàng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức kế toán NVL, CCDC một cách chặt chẽ, khoa học, đúng quy định của chế độ kế toán

Từ những lý luận đó, em đã đi sâu vào tình hình thực hiện công tác này ở công ty chế biến nông sản thực phẩm - xuất khẩu Hải Dương Nội dung nghiên cứu được trình bày cụ thể ở các phần tiếp theo

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 33 Lớp 6.11

PHẦN HAI

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CHẾ BIẾN NÔNG SẢN THỰC PHẨM - XUẤT

KHẨU HẢI DƯƠNG

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CHẾ BIẾN NSTP-XK HẢI DƯƠNG 1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu Hải Dương là một doanh nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 1139/QĐ-UB ngày 5/10/1993 của UBND tỉnh Hải Hưng (nay là tỉnh Hải Dương) Với nhiệm vụ của tỉnh giao là sản xuất, chế biến - xuất khẩu hàng nông sản thực phẩm và tiêu thụ các sản phẩm trong quá trình sản xuất và chế biến

Tên giao dịch quốc tế của công ty là: Hai Dương AGREX CO

(Hai Dương agricultural and foodstuffs processing import export company) Trụ sở SX: Số 2 Lê Thanh Nghị - Thành phố Hải Dương - Tỉnh Hải Dương Người đại diện: Nguyễn Thanh Dâu

Công ty là một doanh nghiệp trọng điểm của tỉnh có nhiệm vụ đầu tư, sản xuất chế biến các mặt hàng nông sản thuwj phẩm phục vụ cho xuất khẩu, góp phần tăng kim ngạch xuất khẩu cho tỉnh, tìm đầu ra cho các mặt hàng nông sản, thực phẩm để từng bước làm thay đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi của tỉnh Ngoài ra doanh nghiệp còn được phép kinh doanh các mặt hàng lâm sản, vật tư chất đốt, nhập khẩu vật tư, hàng hoá, thiết bị, phương tiện vận tải, vật liệu xây dựng phục vụ các ngành sản xuất, dịch vụ và đời sống

Ngay từ đầu mới thành lập, công ty đã khẩn trương củng cố, kiện toàn bộ máy lãnh đạo, tổ chức lao động phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường Một mặt Công ty chú trọng đến công tác thị trường và coi đây là "Chìa khoá vàng" để mở rộng thị trường, mở rộng sản xuất Công ty cũng hết sức chú trọng đến đầu tư chiều sâu, cải tạo nâng cấp và xây dựng mới các nhà xưởng sản xuất thực phẩm, các khu bể để muối rau quả nhằm chế biến những sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn xuất khẩu

Giữa vòng xoáy của thị trường, Công ty luôn tìm tòi, nắm bắt được những thông tin chính xác về nhu cầu của các ngành khác nên đã có hướng đi đúng đắn và vận dụng các giải pháp kinh doanh tối ưu nhất Do đó Công ty đã và đang đứng vững trên thị trường, gây được tín nhiệm với khách hàng, các bạn hàng ngày càng quen thuộc với công ty, với những sản phẩm của Công ty Đạt được điều này là do sự năng động của Ban lãnh đạo cùng với sự nỗ lực vươn lên của các phòng ban và sự đoàn kết nhất trí của toàn thể công nhân viên chức trong công ty

Cho đến nay các mặt hàng xuất khẩu của công ty ngày càng đa dạng về chủng loại và đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng, cụ thể là:

Bước vào năm 2003 được sự quan tâm giúp đỡ của Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và các ngành chức năng, doanh nghiệp đã từng bước củng cố bộ máy tổ chức, củng cố các điều kiện sản xuất, tích cực triển khai các nhiệm vụ SXKD, đa dạng hoá mặt hàng, đa phương hoá thị trường, nhằm tạo ra thị trường mới, mặt hàng mới để bù đắp cho sự suy thoái của một số mặt hàng do biến động của thị trường gây nên Tính đến 30/11/2003 doanh nghiệp vẫn tìm được thị trường, tạo ra việc làm , đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động trong doanh nghiệp Tuy nhiên do biến động xấu của thị trường nên doanh nghiệp chỉ đạo được một số kết quả nhất định như sau:

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 35 Lớp 6.11

Mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là đảm bảo việc làm và thu nhập cho công nhân, không ngừng nâng cao trình độ văn hoá nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, từng bước tháo gỡ khó khăn để tiếp tục phát triển không ngừng Đoàn kết tự tin trong hoàn cảnh nào cũng ủng hộ nhau hoàn thành nhiệm vụ chung của ngành và tỉnh giao Xây dựng đơn vị vững mạnh, SXKD tốt, góp phần xứng đáng sức mình vào xây dựng một Hải Dương văn minh giàu đẹp

2 - Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động SXKD của Công ty:

Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý thích hợp với điều kiện và đặc điểm của mình, cơ cấu tổ chức đó có đặc điểm chung và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp Vì vậy để phù hợp với tính chất, quy mô hoạt động, công ty chế biến NSTP - XK Hải Dương đã tổ chức bộ máy sản xuất gồm có các phòng ban và xưởng sản xuất như sau:

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp

Qua sơ đồ tổ chức quản lý của công ty ta thấy tổ chức quản lý của doanh nghiệp theo kiểu chức năng Theo cơ cấu tổ chức này giúp các cấp quản trị điều

Phân xưởng chế

Phân

xưởng sản Ngành kho

hành khởi công tác sự vụ, tạo điều kiện sử dụng kiến thức chuyên môn và dễ tìm các nhà quản lý

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 37 Lớp 6.11

* Nhiệm vụ của các phòng ban:

- Giám đốc: Là người đứng đầu đại diện theo phát luật của Công ty, là người quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty,bảo vệ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, phụ trách chung về vấn đề tài chính đối nội, đối ngoại

→ Giám đốc thực hiện các chức năng sau: + Tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ

+ Lập kế hoạch tổng thể ngắn hạn, dài hạn + Đầu tư xây dựng cơ bản

Giúp việc cho Giám đốc là phó Giám đốc, ngoài ra còn có một số chuyên viên kinh tế, kỹ thuật ở các phòng ban và một số trưởng phòng

- Phó giám đốc: Là người quản lý các công việc tại Công ty, thay thế Giám đốc điều hành mọi công việc khi giám đốc đi vắng Tuy nhiên phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao

Cụ thể đó là những việc như nghiên cứu và thực hiện các hủ trương và biện pháp kỹ thuật ngắn hạn, dài hạn, áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong thiết kế, chế tạo sản phẩm đưa công nghệ vào sản xuất, tổ chức và quản lý, kiểm tra chất lượng các NVL, CCDC, chi tiết máy móc

Như vậy, người trực tiếp điều hành doanh nghiệp là Giám đốc, dưới Giám đốc là Phó giám đốc, dưới nữa là các phòng, ban Mỗi phòng, ban có nhiệm vụ cụ thể

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ cây dựng và quản lý vịêc thực hiện các quy trình công nghệ, quy trình kỹ thuật, các tiêu chuẩn về định mức kỹ thuật nghiên cứu chế thử và triển khai các mặt hàng mới

- Phòng kế toán tài vụ: Chức năng giúp việc về lĩnh vực thống kê - kế toán tài chính Đồng thời có trách nhiệm trước nhà nước theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện thu chi tài chính và hướng dẫn thực hiện hạch toán kế toán, quản lý

tài chính đúng nguyên tắc, hạch toán chính xác, báo cáo kịp thười cho lãnh đạo và cơ quan quản lý, bảo vệ định mức vốn lưu dộng, tiến hành thủ tục vay vốn, xin cấp vốn, thực hiện kế hoạch và phân tích thực hiện phương án, biện pháp làm giảm chi phí bảo quản hồ sơ và tài liệu kế toán, phát huy và ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ô lãng phí, vi phạm chế độ chính sách kế toán - tài chính của nhà nước, các khoản chi phí, thuế

- Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất, tìm kiếm và khai thác thị trường tiêu thụ, thu thập thông tin kinh tế, đề xuất với giám đốc về mặt hàng mới Tổ chức vùng NVL, đôn đốc thanh toán tiền hàng và tránh chiếm dụng vốn

- Phòng tổ chức hành chính: Bao gồm bộ phận tiền lương và hành chính quản trị, đảm nhận nhiệm vụ quản trị văn phòng, tham mưu cho giám đốc trong công tác lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, an toàn lao động, tuyển dụng và đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, thực hiện các chế độ của nhà nước quy định đối với người lao động

Mỗi phòng, bàn, mỗi cá nhân đều có nhiệm vụ cụ thể hoạt động dưới sự giám sát của Giám đốc Mỗi phòng ban là một mắc xích của cả quá trình SXKD tại Công ty

* Theo sơ đồ trên thì cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp dược chia làm 3 bộ phận: phân xưởng chế biến, phân xưởng sản xuất và ngành kho

- Phân xưởng chế biến: Tại đây hàng hoá được sơ chế và lọc, chọn cung cấp cho phân xưởng sản xuất

- Phân xưởng sản xuất: đóng hộp, bai bì, đóng gói

→ Quy trình khép kín, kỹ thuật đảm bảo thực phẩm an toàn Kiểm tra hàng hoá đúng phẩm chất, an toàn chất lượng

Kiểm tra các cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và thực hiện tốt quy trình công nghệ, công tác vệ sinh văn minh, công việc hoàn thành chính xác báo cáo lên cấp trên

Thực phẩm đóng gói, đóng hộp đúng quy định, kiểm tra sự an toàn

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG 39 Lớp 6.11

3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất và qui trình công nghệ của doanh nghiệp

Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng hiện nay là sản xuất kinh doanh, nhập kho hàng thực phẩm xuất nhập khẩu

Sản phẩm chủ yếu là dưa chuột muối, thịt lợn sữa, thịt hộp, ớt khô, tương ớt…Công ty áp dụng quy trình sản xuất khá phù hợp là qui trình khép kín và liên tục từ khâu sản xuất đến khâu hoàn thành sản phẩm

Công ty chế biến nông sản thực phẩm xuất khẩu HảI Dương có nhiệm vụ sản xuất và chế biến các mặt hàng nông sản thực phẩm với chất lương cao để phục vụ cho việc xuất khẩu Để thực hiện nhiệm vụ đó kết hợp với tình hình thực tế của địa phương và chính công ty, công ty đã chia làm 2 mảng kinh doanh chính

- Tổ chức đầu tư thu mua, chế biến các mặt hàng nông sản xuất khẩu - Tổ chức thu mua, chế biến các mặt hàng thực phẩm xuất khẩu

Nguyên vật liệu Sơ chế, chế biến

Bán thành phẩm

Bao bì đóng hộp

Thành phẩm (sản phẩm chính)

Sơ đồ sản xuất của doanh nghiệp được khái quát thành 3 biểu sau:

Biểu 1

Biểu 2: QUY TRÌNH CHẾ BIẾN CẢI XA LÁT

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, qui trình công nghệ của từng loại, sản phẩm công ty đã tổ chức nhiều bộ phận sản xuất, mỗi bộ phận có chức năng riêng

- Phân xưởng chế biến thực phẩm: Tổ chức thu mua nguyên liệu, chế biến thực phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm

- Phân xưởng chế biến nông sản: Có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu và vận động đầu tư sản xuất, chế biến nông sản chịu trách nhiệm về chất lương sản phẩm

Muối đợt 1

Đảo lần 2

Phân loại đóng gói Thành phẩm

Cải xa lát tươi Cho vào

Phân loại đóng gói

Thành phẩm